Phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc khi triển khai xây dựng Hệ thống QTNS?

Đang ngồi nghĩ phương án truyền thông cho buổi offline "Bạn có biết cách phản biện CEO?" ngày 15/06/19 và Dự án Giải mã Nghề Nhân sự K07 tại Hà Nội tới thì đọc được mail của anh G:

"Xin chào anh Hùng Cường,
Rất cảm ơn anh đã hỗ trợ trong thời gian qua đã gửi mail chia sẻ kiến thức.
Tôi có vấn đề băn khoăn chưa rõ, mong muốn được anh chỉ giáo: tôi đang làm quy trình, mô tả công việc cho một số bộ phận phụ trách: anh em chưa hiểu phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc, anh có hướng dẫn nào về việc này, vui lòng giúp đỡ.
thanks
"

Ngẫm thấy đúng những cái tôi đang làm nên trả lời:

Hi anh,

Mô tả công việc là bản diễn giải cụ thể hơn 1 công việc.
Quy trình là bản diễn giả chi tiết các nhiệm vụ trong quy trình dưới dạng lưu đồ và sơ đồ.

Thật khó diễn giải nhưng nếu anh viết mô tả công việc chi tiết thì sẽ thành quy trình anh ạ. Cường có đăng câu hỏi của anh lên Group HrShare: https://www.facebook.com/groups/hrlinkvn/permalink/2089076921221657/ anh vui lòng xem thêm trao đổi ở đây anh nhé.

Brgs
HC

Viết xong, đọc lại thấy bản thân trả lời hời hợt quá nên tôi quyết định bỏ lại công việc và lên blog viết một cách cụ thể hơn, rồi sau đó sẽ gửi cho anh G thêm 1 lần nữa để anh hiểu. Như trong mail trả lời tôi đã phân biệt ở trên. Giờ tôi sẽ lấy ví dụ để anh chị em có thể phân biệt rõ hơn.

Mô tả công việc trông sẽ như này:

I. THÔNG TIN CHUNG
1. Quan hệ quản lý
- Cấp trên quản lý trực tiếp: Trưởng phòng SX , Trưởng ca
- Cấp dưới trực tiếp: CN vận hành
2. Quan hệ công việc:
- Bên trong: Kho, QA, HCNS, Kế toán
- Bên ngoài: Đơn vị bảo dưỡng máy móc, Đối tác chất lượng của khách hàng

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao

III. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ PHẢI LÀM | KẾT QUẢ ĐẦU RA/ KPI
1. Lập kế hoạch sản xuất và công việc
- Lập kế hoạch công việc theo tháng và tuần
- Lập kế hoạch sản xuất hàng ngày
2. Vận hành sản xuất
- Nhận lệnh sản xuất
- Kiểm tra linh kiện sản xuất, báo QA nếu linh kiện sx bị lỗi
- Gắn zich, mang zich về máy
- Kiểm tra toàn bộ tính năng của máy
- Chạy máy và cắt sản phẩm
- Kiểm tra sản phẩm trước khi bàn giao cho QC
3. Kiểm tra rà soát lỗi trong quá trình sản xuất
4. Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào
- Tiếp nhận nguyên vật liệu đến
- Kiểm tra tên và ngoại quan của NVL
- Bàn giao NVL cho khâu sản xuất
5. Làm các công việc khác theo sự phân công của trưởng bộ phận và công ty
6. Báo cáo công việc và sản xuất
- Lập kế hoạch công việc theo tháng và tuần
- Lập kế hoạch sản xuất hàng ngày

IV. QUYỀN HẠN
1. Quyền đề xuất: Đề xuất các chế độ khen thưởng
2. Quyền quyết định

V, ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
- Thời gian làm việc:
- Điều kiện môi trường làm việc:
- Được trang bị

VI. TIÊU CHUẨN VỊ TRÍ
- Yêu cầu cơ bản
- Trình độ đào tạo
- Tin học
- Ngoại ngữ
- Kinh nghiệm
- Yêu cầu năng lực chuyên môn

Còn Quy trình thì sẽ trông như thế này:

Nếu tìm hiểu kỹ hơn, anh chị em có thể thấy quy trình của tôi khá khác so với ISO và một số biểu mẫu khác. Đây là bản tôi tự sáng tạo tổng hợp ra để kết hợp sức mạnh của các phương pháp như SIPOC, RACM, ISO. Cụ thể như ISO sẽ để phần diễn giải và biểu mẫu ở dưới lưu đồ, còn tôi thì để ngang luôn. Khi điền đầy đủ các thông ti vào biểu mẫu này chúng ta sẽ thấy rõ như tôi đã chia sẻ ở trên: "Quy trình là bản diễn giả chi tiết các nhiệm vụ trong quy trình dưới dạng lưu đồ và sơ đồ."

Quy trình của tôi bao gồm:
- Công việc cần làm
- Người chịu trách nhiệm
- Lưu đồ các bước nhỏ triển khai
- Tài liệu (biểu mẫu) đi kèm
- Kết quả cần đạt được
- Người tiếp nhận
- Diễn giải chi tiết các bước nhỏ

Vừa rồi là tôi đã giới thiệu sơ qua nội dung và hình ảnh 2 công cụ trong Hệ thống Quản trị Nhân sự mà tôi đang mang đi tư vấn và hỗ trợ các công ty xây. 2 công cụ này quan trọng vì nếu làm thực chất nó sẽ giải quyết được nhiều bài toán về Quản trị Nhân sự (sẽ xảy ra nều không có). Ví dụ như: Em không biết làm công việc như thế nào là đúng với mong muốn của anh (công ty) cả?

Chi tiết hơn về xây dựng mô tả công việc, tôi có chia sẻ trong bài: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn ( http://blognhansu.net.vn/?p=20813 ). Thân mời anh chị em cùng đọc nếu quan tâm chi tiết hơn.

À, anh chị em cũng đừng hỏi tôi về biểu mẫu vì tôi cũng đã chụp ảnh không dấu chút nào như ở trên. Cả nhà chỉ cần gõ lại là được. Gửi biểu mẫu cho anh chị em cũng được nhưng tôi sợ là sẽ gửi chậm do bản thân khá bận nên mong anh chị em thông cảm.

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

2 thoughts on “Phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc khi triển khai xây dựng Hệ thống QTNS?

  1. Em bổ sung:

    Mô tả công việc thường áp dụng cho một chức danh cụ thể còn quy trình thì áp dụng cho một nhóm/ bộ phận/ công ty.

    Cám ơn anh rất nhiều.
    Hạnh

  2. ” Thật khó diễn giải nhưng nếu anh viết mô tả công việc chi tiết thì sẽ thành quy trình anh ạ” Hoàn toàn nhất trí với cường điều này. Tuy nhiên, tôi nghĩ như thế này. Trong MTCV không thể chi tiết hết được các ” bước công việc” mà chỉ có thể gợi í trên sơ đồ mối quan hệ nên thường sẽ có 2 vấn đề là phân công công việc và hướng dẫn công việc trong quy trình cụ thể. Trong một MTCV của 1 vị trí có thể sẽ có nhiều quy trình kèm theo. Ví dụ MTCV của 1 nhân viên HCNS có 2 nhiệm vụ Tuyển dụng, tính lương, 2 vấn đề này đã phải có 2 quy trình là ” quy trình tuyển dụng” và ” Quy trình thanh toán/tính lương” chứ chưa nói đến các quy trình liên quan như “Quy trình đánh giá công việc”, “Quy trình quản lý tài sản”, “Quy trình xử lý kỷ luật”…Cũng có thể hiểu Quy trình là những cái cụ thể để hướng dẫn cho lao động hiểu các bước để thực hiện các nhiệm vụ trong MTCV.
    Để xây dựng ra một MTCV thường các HR sẽ phải đặt ra các câu hỏi trong phân tích công việc: Vị trí này sẽ làm những gì? làm trong bao lâu? làm như thế nào ( quy trình thực hiện – để làm các công việc đó họ cần thu thập những gì, phối hợp với ai, thủ tục hồ sơ…), Tại sao phải làm công việc đó? những ai có thể làm công việc này ( trình độ, kỹ năng ). Thông thường thì MTCV sẽ có trước. Tôi nhớ ngày tôi mới ra trường khi nhận công việc tại một cty gỗ tôi được giao nhiệm vụ tính lương nhưng tôi loay hoay không biết phải làm như thế nào ( lấy số liệu công, sản phẩm từ đâu để tính, trước khi trình trưởng phòng thì cần làm những gì, trình những gì…).

    Thanks & Best regards

    LÊ XUÂN THƯ

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *