Hành trình xây dựng chính sách lương 3P của chúng ta đã gần đến đích. Bạn nghiền ngẫm cách thức xây dựng ra một cơ chế lương sao cho minh bạch, giấy tờ và thực tế như nhau, đáp ứng đúng luật. Đại khái là bạn muốn "một sổ" trong hệ thống QTNS của công ty. Vì thế bạn đã chỉ đạo thay vì phụ cấp này kia như bình thường thì áp dụng kết cấu lương 3P. Đặc biệt công ty bạn là công ty mới nữa chứ. Bạn bảo bạn phụ trách phòng Hành chính nhân sự đọc các bài viết về cách xây dựng chính sách lương 3P tôi đang hướng dẫn. Sau một thời gian, kết quả ra hợp đồng lao động có điều khoản như sau:

Có người sẽ nhìn vào bảng này và nói: "Đây không phải là lương 3P", "P1 tạm thời đồng ý. P2 thì nó ko phải là lương năng lực. Bên bạn gọi P2 là lương cá nhân, và thực chất nó là "phụ cấp" bên bạn tự xây. Nó không xác định dc ý nghĩa của P2 trong cơ cấu 3P", "Nhiều DN áp dụng và đã thành công chuẩn 3P chứ không phải là 3P biến đổi khác nguyên lý của nó"... Còn tôi, thì tôi coi nó là một biến thể của lương 3P với mục đích tối ưu theo luật (những gì trả cố định hàng tháng cho người lao động thì cần phải đóng BHXH). Đoạn này tôi chỉ góp ý là tránh dùng từ lương đối với các khoản không cố định vì có thể gây hiểu nhầm. Hếu không thì cần phải định nghĩa rõ Lương P1 là gì, lương P2 là gì. Riêng với P3 thì nên đổi "Lương P3" thành "Thưởng P3". Cụ thể tôi sẽ đổi "Lương cá nhân (P2)" thành "Phụ cấp và thưởng năng lực (P2)".

Vậy đó, lương 3P tối ưu theo luật sẽ là lời giải cho bài toán "một sổ" trong Quản trị nhân sự.

Tiếp tục với bản chính sách ở trên. Trong này có ô "Thưởng theo mức độ hoàn thành công việc (nếu đạt 100%): 5,450 triệu". Để mọi thứ công bằng và minh bạch, theo tôi, chúng ta cần xây dựng ra một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc. Tôi hay dùng phương pháp BSCvsKPI để xây hệ thống này. Đây là phương pháp bài bản tôi hay dùng để tư vấn giúp các công ty xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất. Tuy nhiên trên khuôn khổ xây dựng chính sách lương 3P, việc cần là làm sao để nhanh có công cụ đo mức độ hoàn thành công việc cho các nhân viên. Vì thế tôi đề nghị cách làm tắt như sau (phương pháp JD - KPI: Sử dụng chức năng, nhiệm vụ để tìm ra thước đo đánh giá hiệu quả công việc).

1. Xác định Cơ cấu tổ chức của bộ phận (Tôi đã chia sẻ trong bài: "Các bước tắt xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty sao cho nhanh"). Các bước nhỏ như sau:
- Xác định định hướng Cơ cấu tổ chức bộ phận (nếu có)
- Xác định mục đích của bộ phận
- Xác định chức năng của phòng, phân bổ nhiệm vụ và đặt tên các vị trí
- Hoàn thiện sơ đồ vị trí

2. Tiến hành tìm ra các thước đo hiệu quả công việc thông qua việc lập bảng phân tách KPI. Các bước nhỏ:
Bc2.1, Chúng ta, nhìn vào từng đầu công việc rồi lẩm bẩm khẩu quyết: Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức:
- Khối lượng
- Chất lượng
- Tốc độ hoàn thành
- Chi phí
của người thực hiện công việc đó?

Hay trả lời câu hỏi khẩu quyết: Công việc như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?

Bc2.2. Có được câu trả lời rồi thì chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
Số + ...
Tỷ lệ + ..
Thời gian ...

Ví dụ đơn giản: Chúng ta có CÔNG VIỆC: ĂN CƠM
Công việc "Ăn cơm" như thế nào là đạt về:
- Số lượng: Ăn hết 1 tô cơm
- Chất lượng: Ăn vui vẻ (Dạ ko bị la “ ăn đi con” hoặc ba mẹ khen)
- Thời gian: Ăn trong thời gian quy định (15 phút)
- Chi phí:

Chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
+ Đạt về số lượng: Ăn hết 1 tô cơm
>> KPI:
- Số tô cơm con cần ăn hết: 1 tổ
- Tỷ lệ số tô cơm con ăn được/ tổng số tô cơm con cần ăn: 100%

+ Đạt về chất lượng: Ăn vui vẻ (Dạ ko bị la “ ăn đi con” hoặc ba mẹ khen)
>> KPI:
Không bị la:
+ Số lần ba mẹ la con khi ăn: 0
+ Tỷ lệ số bữa ăn ba mẹ la con khi ăn/ tổng số bữa ăn: 100%
Ba mẹ khen:
+ Số lời khen của ba me cho con
+ Tỷ lệ số bữa bố mẹ hài lòng về con/ tổng số bữa ăn

+ Đạt về thời gian: Ăn trong thời gian quy định (15 phút)
>> KPI:
- Số lần ăn muộn hơn so với quy định: 0
- Thời gian trung bình con ăn cơm/ 1 bữa: 15 phút
- Tỷ lệ tổng thời gian con ăn cơm/ tổng thời gian cho phép: 100%

Ví dụ khác: Đầu việc: Chuẩn bi và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, dụng cụ dóng gói
Sau một lúc nhẩm khẩu quyết tôi ra KPI là: Tỷ lệ sản phẩm cũ được bỏ ra khỏi máy trước sản xuất

3. Đưa các thước đo đã tìm được ở bảng phân tách vào thư viện KPI bộ phận và phân bổ xuống các vị trí

Cách tạo ra thư viện KPI cũng không khó. Chỉ cần mở file excel ra rồi tạo ra các bảng gồm:
- Các cột có nội dung: Stt, Mục tiêu công việc (chắc năng nhiệm vụ), các thước đo KPI, chỉ tiêu KPI, vị trí A, vị trí B...
- Các dòng là các nội dung tương ứng với các cột ở trên như chức năng gì, các thước đo KPI ra sao

Cuối cùng, để phân bổ các thước đo KPI, chúng ta gán C (chịu trách nhiệm chính, báo cáo, giải trình) - T (tham gia vào dòng chảy công việc) - H (hỗ trợ, cung cấp thông tin) vào từng ô trong ma trận vị trí và thước đo KPI. Tức ta trả lời câu hỏi: "Thước đo KPI này thì vị trí nào chịu trách nhiệm chính và vị trí nào tham gia vào thực hiện và vị trí nào hỗ trợ cung cấp thông tin để hoàn thành công việc?"

Để làm tắt, chúng ta có thể dùng dùng ma trận phân nhiệm trong quá trình làm cơ cấu tổ chức để phân bổ KPI. Nghĩa là nếu chúng ta phân T cho vị trí nào làm công việc gì thì toàn bộ KPI của công việc đó cũng gán T cho vị trí luôn.

4. Lựa chọn rút gọn KPI cho các vị trí.

Phân bổ KPI xong, chúng ta tách riêng (nhặt) các KPI của từng vị trí và bắt đầu lựa chọn KPI. Nguyên tắc lựa chọn cần tuân theo như sau:
- Rút xuống khoảng 8 thước đo.
- Giữ lại thước đo quan trọng (Chiến lược hoặc bao quát hoặc tần suất làm nhiều hoặc thể hiện màu sắc của vị trí).
- Giữa lại thước đo Smart (cân, đo, đong, đếm được).
- Giữ lại thước đo để xử lý vấn đề công việc của vị trí.

Cứ theo các nguyên tắc trên cho đến khi nào xong các vị trí là có thể nói đã hoàn thành xong việc xây dựng KPI.

5. Hoàn thiện thẻ KPI cho các vị trí

Mỗi một vị trí sẽ có nhiều thước đo (KPI) để đo hiệu quả công việc. Các thước đo này gộp lại với nhau thành 1 thẻ KPI. Thẻ KPI này thường có các cột: Stt, kí hiệu, mục tiêu (chức năng, nhiệm vụ), trọng số, thước đo (tên KPI), chỉ tiêu, cách đo. Công việc cần làm lúc này là hoàn thiện thẻ KPI hay đáp cho đủ các nội dung vào các cột vừa rồi.

Trong các cột có cột trọng số cho các thước đo (kpi). Trọng số còn được gọi là tỷ trọng. Chúng ta có nhiều pp tính tỷ trọng:
- Chấm điểm: 1,2,3
- Phân % cho các chỉ số theo cảm tính (phương pháp chuyên gia)
- Phân % cho các chỉ số (kpi) theo phương pháp so sánh cặp.

Tôi đề xuất dùng phương pháp chuyên gia. Thực tế tôi tư vấn thấy các công ty cũng dùng phương pháp này là chính.

Làm như trên, nhanh phải không ạ? Tuy nhiên phải nói thật với cả nhà, xây KPI kiểu này nguy hiểm lắm vì nó sẽ tạo ra lỗi (bệnh) cho Hệ thống Quản trị Nhân sự (Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải) về sau. Cụ thể là bệnh: Nhân viên đạt KPI được thưởng ầm ầm trong khi công ty thì không có doanh số và có thể là lỗ. Tức là anh em vui nhưng tổ chức chả vui tí nào. Cách giải quyết bài toán này đó là gắn thêm các chỉ số từ bộ phận và công ty vào để tất cả mọi người cùng lên 1 thuyền.

Ví dụ:
- KPI công ty: Tổng doanh thu cần đạt
- KPI bộ phận: Tỷ lệ hoàn thành KPI của trường phòng

Ra được thẻ KPI vị trí rồi, việc tiếp theo là hoàn thiện chính sách đánh giá hoàn thành công việc để khớp với chính sách thưởng P3.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản