Tặng tài liệu về luân chuyển, bổ nhiệm, phát triển nhân viên miễn phí

Cường mới nhận được lời đề nghị của một chị về tặng tài liệu về luân chuyển, bổ nhiệm, phát triển nhân viên. Chị nhắn tin thế này:

"hi Cường
chị đang muốn tìm hiểu về chính sách/quy trình luân chuyển và thăng tiến nội bộ
các tài liệu em đang có
thì có nhiều tài liệu về vấn đề này không?
Cho chị xin hoặc nếu mua thì vào link nào nhé!"

Thấy mấy tài liệu này tìm chút là ra, không mất nhiều công sức lắm nên nhân lúc "nông nhàn" không phải tư vấn, tôi liền lục trong thư viện tài liệu Quản trị Nhân sự chuyên sâu iCPO www.tailieunhansu.net . Tìm xong thì tôi up lên driver rồi gửi cho chị.

Không biết nhà mình có ai quan tâm tới mấy tài liệu này không? Nếu có thì đăng ký tải ở đây nhé: https://bit.ly/3HJHiHB

Hi vọng tài liệu sẽ đúng ý cả nhà!

Không nên kết luận gì về ứng viên khi phỏng vấn

Sáng nay, họp đầu tuần, bạn trợ lý nói. Em xem lại bản khảo sát mức độ hài lòng của học viên các lớp thấy có anh H viết nội dung "Lớp học buồn ngủ". Tôi thấy lạ quá nên nghiêm túc kiểm điểm bản thân và sẽ cải tiến để khác phục. Xong tôi bảo bạn rằng liên hệ lại với anh H rồi hỏi han kỹ và mời anh ý học lại. Bạn trợ lý nói tiếp: "Em rõ ràng chăm sóc anh ý và thấy anh ý khen lớp học thế. Vậy mà khảo sát thì ra như vậy. Các học viên khác trong lớp thì mọi người khen, anh ạ. Em xem lại kỹ thì thấy là có thể do anh H đã phỏng vấn để tham gia tư vấn với anh. Và trong quá trình phỏng vấn anh hay ra kết luận. Em nhớ có đoạn anh ra kết luận là anh ý chưa đủ kiến thức để đi tư vấn. Thế là anh ý khựng lại mất mấy giây."

Trao đổi của bạn trợ lý làm tôi suy nghĩ quá. Suy nghĩ về việc làm thế nào để lớp học online sôi nổi hơn mà vẫn đạt được mục tiêu của khóa học. Và cũng suy nghĩ cả về việc phỏng vấn. Trong phỏng vấn, tôi hay có thói quen như kiểu bệnh nghề nghiệp là đưa ra kết luận. Ví dụ tôi sẽ hỏi: "Em có biết phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì không?". Sau đó ứng viên nói vòng vòng kiểu như dựa vào mô tả công việc để hỏi và đánh giá chất lượng ứng viên. Nghe câu trả lời là biết ứng viên không biết khung năng lực là gì nên sau khi ứng viên trả lời xong tôi chốt: "Nghe em trả lời anh xin phép đánh giá là em chưa biết gì nhé?". Có lẽ kiểu kết luận đó làm cho ứng viên sốc. Nhất là các ứng viên đang trong tuổi tự tin hay trên "đỉnh của ngọn đồi vô tri". Và thế là họ không ưa mình.

Trước tôi rút kết luận là "không nên khuyên bảo gì ứng viên" thì giờ rút thêm kinh nghiệm là: "cũng không nên kết luận gì ứng viên cả".

Kinh nghiệm của tôi có vẻ như sẽ trái ngược với 1 số anh chị em làm tuyển dụng. Vì tôi thấy có người từng viết bài kể về việc được ứng viên cám ơn khi họ đưa ra những lời khuyên cho họ. Từ ắy, người đồng nghiệp đó thấy nghề tuyển dụng rất nhân văn và đam mê.

Liệu có ai có thể giúp tôi biết cách khiến ứng viên vừa biết họ ở đâu mà vừa muốn làm việc với tôi không?

Tặng tài liệu tham khảo về các chương trình thực tập sinh, Quản trị viên tập sự, tài năng trẻ miễn phí

Hôm nay tôi nhận được lời đề nghị này: "Anh ơi, em đang tìm tài liệu tham khảo về các chương trình thực tập sinh. Không biết là anh có tài liệu có thể chia sẻ thêm cho em tham khảo được ko ạ". Vậy là bỏ thời gian để tập hợp các tài liệu:

A1 NS - 04 - Quy trinh thuc tap
A1 NS - 05 - Quy dinh quan ly quan tri vien tap su
B1 BTL08 - Cac chuong trinh tai nang tre

Đây là các folder tài liệu khá nặng. Và Cường tin là nó sẽ giúp ích được các bạn làm tuyển dụng và đào tạo ở các công ty lớn tương đối.

Chúc bạn có tài liệu tốt để tham khảo!

Bạn có muốn tài liệu tham khảo về các chương trình thực tập sinh, Quản trị viên tập sự, tài năng trẻ miễn phí?

Đăng ký tại đây: http://blognhansu.net.vn/?p=24910 hoặc https://bit.ly/3l7QKua

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)

Mẫu cơ cấu tổ chức bộ phận và cách phân biệt chức năng, nhiệm vụ

Sáng nay nhận được bản chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng ban của một đối tác tư vấn, tự nhiên tôi nghĩ mình cần phải cầm bút lên để viết vài dòng lên blog. Một trong những điều khó khăn của những người làm công việc xác định cơ cấu tổ chức và mô tả công việc đó chính là phân biệt được rõ các thuật ngữ. Để giải quyết khó khăn này, năm 20213, tôi đã từng viết bài: Nhân sự, câu từ trong nghề và thống nhất các định nghĩa trong mô tả công việc … ? để nhắc mình và cũng là để ai đó cần khi làm mô tả công việc. Trong bài có một loạt các định nghĩa và hướng dẫn viết mô tả công việc như:

+ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Vị trí sinh ra đểm làm gì. (Thường dùng chữ đảm bảo ở đầu)
+ TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ PHẢI LÀM | KẾT QUẢ ĐẦU RA
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí cần phải làm
- Kết quả đầu ra: Sản phẩm, yêu cầu cần phải có khi thực hiện công việc
+ QUYỀN HẠN: Giới hạn, phạm vi, mức độ được ra quyết định.

Tuy nhiên những thuật ngữ này chỉ có trong mô tả công việc. Thế còn trong bản cao hơn mô tả công việc là cơ cấu tổ chức phòng ban, bộ phận thì các thuật ngữ sẽ được định nghĩa ra sao?

Với tôi, một bản cơ cấu tổ chức bộ phận là một bộ phận có các phần:
1. Định hướng cơ cấu tổ chức: Xác định xem cơ cấu tổ chức theo mô hình nào (một chỉ huy, đa chỉ huy, vùng miền ...)?
2. Mục đích của phòng: Phòng sinh ra để làm gì cho tổ chức (công ty?) (thường hay dùng từ đảm bảo ở đầu)
3. Sơ đồ tổ chức của bộ phận: Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?
4. Chức năng của bộ phận:Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện.
5. Ma trận phân nhiệm và phân quyền xuống các vị trí: Bảng phân bổ chức năng thành nhiệm vụ cho các vị trí và quyền hạn của vị trí.

Tặng bạn mẫu cơ cấu tổ chức mà tôi đã xây:

Quay trở lại với bản chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng ban tôi mới nhận được ở trên. Tôi thấy dường như người viết lên bản cơ cấu này chưa tìm hiểu sâu các thuật ngữ nên dẫn tới sự lẫn lộn giữa chức năng và nhiệm vụ. Bản này có 3 phần:
- Phần 1: Vị trí và chức năng
- Phần 2: Nhiệm vụ và quyền hạn
- Phần 3: Tổ chức bộ máy

Phần 1 nhặt một vài ý của phần 2 lên. Phần 2 thì ghi chi tiết hơn các công việc. Thỉnh thoảng một vài công việc thì thêm chữ để giám đốc duyệt. Ý ở đây là quyền hạn chỉ có tham mưu. Trong phần 2 thỉnh thoảng có mục đích công việc (đảm bảo gì đó). Phần 3 thì chỉ ghi: phòng do 1 trưởng phòng và 1 - 2 phó phòng phụ trách. So với mẫu của tôi thì bản đó thiêu thiếu bên cạnh sự lẫn lộn như đã chia sẻ ở trên.

Giờ tôi phải ngồi hoàn thiện lại bản cơ cấu này giống như bản mẫu của tôi thôi. Trước khi dừng, xin gửi cả nhà một vài phân biệt:
- Chức năng: Là khả năng hoặc hoạt động của bộ phận có thể làm được. Chức năng là tập hợp các cầu công việc lớn. Chức năng thường đi với phòng ban.
- Nhiệm vụ: Là công việc cần làm để thực hiện chức năng. Nhiệm vụ là tập hợp các công việc nhỏ diễn giải chi tiết hơn các công việc lớn (chức năng). Nhiệm vụ đi với vị trí.
- Trách nhiệm: Là các nhiệm vụ (công việc) thuộc về vị trí và vị trí đó nhận toàn bộ hoặc một phần kết quả, rủi ro của công việc.

Nguyễn Hùng Cường (mr kinhcan24)

Nghề Quản trị Nhân sự đang bị máy móc thay thế

Có một dạo, tôi đọc được nhận định của ai đó nói rằng: Nghề Quản trị Nhân sự sẽ khó bị thay thế bởi máy móc vì nó liên quan đến con người. Tôi tin quan điểm này. Nhưng giờ thì không. Máy móc sẽ sớm thay thế nghề HR. Nếu không tin, hãy đọc bài viết dưới đây.

Cuộc chiến khắc nghiệt chống lại máy móc

Sau gần 4 năm chăm chỉ giao hàng, Stephen Normandin sững sờ khi nhận được email tự động: ông bị sa thải bởi một con bot.

Cựu binh 63 tuổi này đảm nhận việc vận chuyển các gói hàng cho công ty Amazon ở Phoenix (Mỹ). Tuy nhiên, một ngày nọ, thuật toán theo dõi hoạt động đánh giá ông không hoàn thành nhiệm vụ và tự đưa ra quyết định sa thải ông.

Normandin nói ông không thể can thiệp vào những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát khi giao hàng, như khu chung cư bị khóa. Việc bị chấm dứt hợp đồng với ông thật khó chấp nhận và ông luôn tự hào về đạo đức làm việc của mình.

"Tôi là mẫu người cổ hủ, cống hiến 110% trong mọi công việc. Điều này thực sự khiến tôi khó chịu khi họ nói tôi sai trong khi tôi biết rõ là mình làm tốt thế nào", ông nói.

Đế chế của bot

Từ lâu, giới chuyên gia đã dự đoán robot rồi sẽ thay thế công nhân. Tại hãng bán lẻ lớn nhất thế giới Amazon, máy móc còn đóng vai trò như ông chủ khi tham gia các khâu tuyển dụng, đánh giá và sa thải hàng triệu người mà không có hoặc có rất ít sự giám sát của con người.

Amazon chuyển giao nhiều hoạt động quy mô lớn của mình cho các thuật toán. Từ nhiều năm trước, công ty sử dụng phần mềm để quản lý hàng triệu thương gia bên thứ ba trên thị trường trực tuyến của mình, làm phát sinh những khiếu nại từ người bán rằng họ bị cáo buộc bán hàng giả và tăng giá dù không hề làm thế.

Về sau, công ty còn giao việc vận hành nguồn nhân lực cho máy móc, không chỉ quản lý công nhân trong kho, mà còn giám sát lái xe hợp đồng, các công ty giao hàng độc lập và thậm chí để đo hiệu suất của nhân viên văn phòng. Các nguồn tin cho biết, nhà sáng lập Jeff Bezos tin rằng máy móc đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn con người, giảm chi phí và mang lại lợi thế cạnh tranh cho Amazon.

Amazon bắt đầu dịch vụ giao hàng Flex từ năm 2015 và đội quân tài xế hợp đồng nhanh chóng trở thành một phần quan trọng của chương trình. Flex đảm bảo các gói hàng được giao ngay trong ngày, nhờ đó Amazon ăn nên làm ra trong Covid-19 khi khi hàng triệu người phải ở nhà phải và mua hàng qua mạng.

Ngay khi đăng ký, các lái xe Flex nhận ra thuật toán theo dõi mọi hành động của họ, như liệu có đúng là họ đã đến điểm giao hàng, có hoàn thành lộ trình trong thời gian quy định, có để gói hàng "lộ thiên" thay vì giấu sau chậu cây như được yêu cầu... Từ những dữ liệu nhận về, hệ thống sẽ xếp hạng hiệu suất của các lái xe, gồm Xuất sắc, Tốt, Khá và Rủi ro. Gần như không có sự can thiệp của con người.

Bloomberg phỏng vấn 15 tài xế Flex và có bốn người nói bị chấm dứt hợp đồng một cách vô lý. Một số cựu quản lý của Amazon cũng thừa nhận hệ thống tự động không nắm được những thách thức trong thế giới thực mà tài xế phải đối mặt hàng ngày, như sự cố bất thường trên đường, không tìm được nhà vệ sinh công cộng... Việc ủy thác cho máy móc đương nhiên có thể mắc sai lầm, nhưng quyết định tin tưởng vào thuật toán vẫn rẻ hơn nhiều so với trả tiền cho con người để điều tra các lỗi sai, nhất là khi việc thay thế và tuyển mới các tài xế rất dễ dàng.

Đến nay, Amazon không gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các lái xe hợp đồng cho Flex. Theo AppAnnie, khoảng 4 triệu tài xế đã tải ứng dụng Flex trên toàn cầu, trong đó có 2,9 triệu ở Mỹ. Bên trong Amazon, chương trình Flex được coi là thành công lớn. Phát ngôn viên của Amazon Kate Kudrna cho biết những lời tố cáo - rằng tài xế bị đối xử tồi tệ, hay bị chấm dứt hợp đồng thiếu công bằng - không đại diện cho trải nghiệm của đại đa số tài xế Flex.

Cuộc chiến của sự bất lực

Khi Ryan Cope bị dừng hợp đồng năm 2019, anh không bận tâm đến việc tranh cãi hay chi tiền thuê trọng tài. Khi đó, Cope, 29 tuổi, hiểu rằng anh không thể đáp ứng các yêu cầu rập khuôn của thuật toán. Lái xe trên những con đường lầy lội trong tuyết ở Denver, anh thường lắc đầu bất lực khi Amazon yêu cầu hàng phải được giao đến khách hàng trong vòng 2 giờ đồng hồ.

"Bất cứ khi nào có vấn đề, cũng sẽ không nhận được sự hỗ trợ", Cope nói. "Bạn đang chống lại một cái máy, vậy nên bạn không cần cố thử làm gì".

Vào tháng 12/2020, Thượng nghị sĩ Chris Coons của đảng Dân chủ đề xuất Đạo luật Công bằng Thuật toán, mong muốn xây dựng quy tắc đảm bảo thuật toán được sử dụng một cách công bằng và những người bị ảnh hưởng có cơ hội đảo ngược sai lầm. Cho đến nay, đề xuất của ông vẫn chẳng đi đến đâu.

Neddra Lira, sống ở Texas, bắt đầu giao hàng qua ứng dụng Flex vào năm 2017. Bà mẹ 42 tuổi của 3 đứa trẻ thích sự linh hoạt của ứng dụng và cơ hội kiếm khoảng 80 USD cho lộ trình bốn giờ sau khi trừ tiền xăng.

Lira đã giao khoảng 8.000 gói hàng và có xếp hạng hiệu suất "xuất sắc" trong phần lớn thời gian. Thuật toán Amazon đánh giá năng suất giao hàng của tài xế chủ yếu tập trung vào việc "đúng giờ", như họ có đến nhận gói hàng nhanh, giao hàng trong thời hạn dự kiến và làm theo yêu cầu đặc biệt của khách hàng hay không. Trong khi đó, các dịch vụ gọi xe như Uber ưu tiên những thứ như độ sạch của xe hoặc thái độ của tài xế. Dù sao, hành khách của Uber nắm rõ khi nào bị kẹt xe, do đó, lái xe ít bị phạt trong những trường hợp ngoài tầm kiểm soát của họ.

Vì là dịch vụ giao hàng, khách hàng của Amazon không thể biết tài xế Flex gặp phải trở ngại gì. Lira kể, đôi khi có rất nhiều tài xế xếp hàng bên ngoài điểm nhận hàng nên cô phải đợi cả tiếng đồng hồ để lấy gói hàng của mình và bị trễ so với lịch trình. Hay khi cô phát hiện chiếc đinh trong lốp xe của mình và giải thích tình hình, thuật toán vẫn xếp hạng của cô ở mức "có nguy cơ" vì đã bỏ lộ trình.

Dù gặp vài rắc rối, Lira yên tâm rằng xếp hạng của cô vẫn ổn. Nhưng một ngày, cô nhận được email thông báo cô đã vi phạm điều khoản dịch vụ của Flex nên "không đủ điều kiện để tham gia chương trình Flex và sẽ không thể đăng nhập vào ứng dụng".

Lira gửi khiếu nại, nhưng hết lần này đến lần khác chỉ là những câu trả lời như "chúng tôi đang xem xét đơn của bạn". Mất hợp đồng, cô gặp khó khăn về tài chính, không thể trả tiền thế chấp và chiếc xe của cô đã bị bán đi.

"Thật không công bằng. Tôi còn suýt mất nhà", Lira nói.

Tương tự, hệ thống cũng hoạt động tốt với Normandin trong nhiều năm. Ông biết mọi con đường tắt và các điểm kẹt xe. Ông luôn xếp hạng xuất sắc và thậm chí còn được hỏi liệu có muốn tham gia đào tạo những lái xe khác không. Đến tháng 8/2020, Normandin gặp một loạt vấn đề mà ông cho rằng nằm ngoài tầm kiểm soát. Ông nhận được một số chuyến giao hàng trước bình minh tại các khu chung cư, nhưng khi đó, cổng tòa nhà vẫn khóa. Normandin gọi cho khách theo hướng dẫn, nhưng nhiều người từ chối trả lời cuộc gọi từ số lạ, đặc biệt là vào sáng sớm. Đồng hồ vẫn tiếp tục đếm giờ và thuật toán đã ghi lại sự chậm trễ của ông.

Hai tháng sau, Normandin thức dậy lúc 3h sáng, mở điện thoại nhưng không thể đăng nhập Flex. Ông kiểm tra email và thấy một thông báo chung chung từ Amazon rằng thứ hạng của ông "giảm xuống dưới mức có thể chấp nhận được" và ông bị chấm dứt hợp đồng.

Ông quyết chiến đấu để lấy lại công việc của mình. Sau đó là một quy trình quen thuộc với bất kỳ ai muốn khiếu nại và bị mắc kẹt trong vòng lặp của dịch vụ trả lời tự động. Cuối cùng, sau vài email hứa hẹn "đang xem xét đơn khiếu nại", ông vẫn không lấy lại được công việc của mình.

Sau khi cú sốc lắng xuống, ông quyết định sử dụng số tiền trợ cấp trong đại dịch của mình để bắt đầu kinh doanh sửa chữa động cơ nhỏ.

Châu An (theo Bloomberg - VNexpress)

Các HR chuẩn bị việc mới cho mình đi làm vừa!

Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?

Tối thứ 5, vừa chia sẻ về Kỹ thuật triển khai BSC và KPI xong thì tôi nhận được câu hỏi qua zalo (phần mềm chat): "Anh Cường ơi, em đang ngâm cứu về cơ cấu tổ chức nhưng chưa biết cách viết như thế nào cho mượt. Hôm trước em cũng mua bộ tài liệu 990k bên Anh để mong có tài liệu tham khảo nhưng em cũng ko thấy có nên em mạ muội nhắn tin xin xỏ Anh, nếu Anh có bản nào đẹp đẹp về phân tích cơ cấu tổ chức Anh cho em tham khảo được không ạ? Em cảm ơn anh Cường nhiều ạ." Tôi thấy lạ. Làm gì có chuyện thư viện tài liệu iCPO ( www.tailieunhansu.net ) không có. Vì thế tôi mới trả lời: "Cơ cấu tổ chức là 1 thuật ngữ bao gồm:
- Sơ đồ tổ chức
- MTCV
- Quy trình công việc
- Ma trận phân quyền
Vì thế Cường chưa nghe đến thuật ngữ phân tích cơ cấu tổ chức bao giờ. Mình mới chỉ nghe đến phân tích công việc.
". Vừa trả lời vừa tìm kiếm trong kho tài liệu của tôi xem có đúng là không có tài liệu về cơ cấu tổ chức không? Sau khi search (tìm kiếm), tôi ra kết quả các tài liệu như sau:

0 Huong dan xay dung Co cau to chuc.xlsx
1. Phu luc 1 (Phat trien Co cau to chuc).xls
1.1 Phu luc 1.1 (Xac dinh dong chay kinh doanh).xls
1.2 Phu luc 1.2 (Lap ma tran chuc nang Cong ty).xls
1.3 Phu luc 1.3 (Lua chon Co cau to chuc phu hop).xls
1.4 Phu luc 1.4 (Thiet ke so đo to chuc).xls
1.5 Phu luc 1.5 (MTCV Đon vi theo KPI).doc
1.6 Phu luc 1.6 (Quy che to chuc hoat dong Cong ty).doc
2. Phu luc 2 (Xay dung he thong chuc danh).xls
2.3 Phu luc 2.3 (MTCV).doc
Luan van 8Mso gphap nham ht co cau to chuc bo may QT cua Cty Kinh Doanh Nha So 3.doc
Luan van Hoan thien co cau to chuc cua Cty CP SX va TM Da hinh.docx
VD Cơ cấu tổ chức chung của các công ty thuộc khối ngành XNK.docx
VD Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ctykc24.pdf
VD Mau Quyet dinh ve Ban hanh Co cau To chuc Cty.doc

Sau khi tìm ra tài liệu, tồi liền gửi cho bạn đã ủng hộ thư viện iCPO của tôi. Hôm sau, tôi có cơ duyên được gặp một anh giám đốc đang có mong muốn nâng cấp hệ thống QTNS của công ty mình lên. Trong lúc chờ anh vào họp, để tích kiệm thời gian, tôi có hỏi bạn trợ lý xem có câu hỏi gì về Nhân sự không? Nếu có thì cứ chia sẻ. Hi vọng tôi sẽ trả lời được. Và thế là bạn hỏi về cách xác định số bậc lương.

Xác định số bậc có liên quan đến việc xác định cơ cấu tổ chức, nên nhân tiện đó tôi chia sẻ luôn về cách xác định cơ cấu tổ chức. Bạn có muốn biết tôi xác định cơ cấu tổ chức thế nào không? Nếu có, hãy kiên nhẫn được tiếp phần dưới đây của tôi.

1. Việc đầu tiên trong quá trình xác định cơ cấu tổ chức thì cần phải hiểu Cơ cấu tổ chức là gì? Về cơ bản chúng ta có thể hiểu:
1.1 Định nghĩa tổ chức: "Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người hoạt động trong những hình thái nhất định để đạt được những mục đích chung” (1)
“Tổ chức bao hàm một chỉnh thể hoạt động độc lập, có chính danh và tôn chit mục đích hoạt động. Nó có thể là một doanh nghiệp, một công ty, một cơ quan, một tổ chức và một ngành, v.v …” (2)

(1) Khoa Khoa học quản lý – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trính Quản trị học (2006) – Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – trang 5
(2) Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình Phân tích lao động xã hội (2002) – Chủ biên: PGS. TS Trần Xuân Cầu – trang 31

1.2. Định nghĩa cơ cấu: “Cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung” (3).

(3) Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình Phân tích lao động xã hội (2002) – Chủ biên: PGS. TS Trần Xuân Cầu – trang 31

1.3. Định nghĩa cơ cấu tổ chức: “Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo từng cấp, những khâu xác định nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu xác định”. (4)

(4) Khoa Khoa học quản lý – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trính Quản trị học (2006) – Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – trang 170

Đấy là giáo trình và các thầy cô trường KTQD định nghĩa. Còn với tôi thì như đã nói ở trên: Cơ cấu tổ chức là 1 thuật ngữ bao gồm:
- Sơ đồ tổ chức
- MTCV
- Ma trận phân quyền
- Quy trình công việc
Tức là định nghĩa của tôi rộng hơn 1 chút.

2. Hiểu được định nghĩa, việc tiếp theo cần biết đó là hiểu rằng Cơ cấu tổ chức chỉ là 1 tập hợp các công cụ trong Hệ thống Quản trị Nhân sự. Trong khi đó Hệ thống được sinh ra để phục vụ cho Chiến lược. Cho nên xác định chiến lược cho tổ chức là việc nên làm.

Như tôi đã viết ở khá nhiều bài trên blog, chiến lược công ty sẽ dẫn tới chiến lược BU/ PL (đơn vị kinh doanh), chiến lược đơn vị kinh doanh sẽ dẫn tới chiến lược cấp chức năng. Trong các chiến lược chức năng có chiến lược về Nhân sự. Và trong chiến lược nhân sự thì chiến lược vận hành là một trong những điều chúng ta cần biết khi xác định cơ cấu. Chiến lược vận hành thường có 2 loại: độc lập hoặc phụ thuộc.

Chiến lược vận hành độc lập hay được áp dụng trong mô hình holding (sở hữu vốn). Với chiến lược này, công ty mẹ chỉ sở hữu vốn chứ không can thiệp vào các hoạt động của các công ty con. Còn chiến lược vận hành phụ thuộc thường áp dụng trong mô hình Coporation (tập đoàn) thì công ty mẹ vừa sở hữu vốn vừa can thiệp vào các hoạt động của công ty con.

Với kinh nghiệm đi tư vấn của tôi, những công ty có quy mô doanh thu < 100 tỷ thường sẽ không có chiến lược vận hành. Hay hiểu đơn giản là họ chọn sẵn luôn trong đầu chiến lược vận hành là phụ thuộc. Còn các công ty > 100 tỷ thì lúc này họ có các chi nhánh và các công ty con nên câu hỏi về chiến lược vận hành sẽ xuất hiện trong đầu ban lãnh đạo.

3. Xác định tên phòng ban. Từ mô hình công ty, chiến lược, chuỗi giá trị bao gồm chuỗi hoạt động chính và các các hoạt động hỗ trợ được hình thành.

Từ chiến lược và chuỗi giá trị, chúng ta sẽ bắt đầu nhóm các hoạt động, các chiến lược trên bản đồ chiến lược thành các nhóm. Nhóm xong, tùy vào văn hóa và quan điểm của tổ chức, chúng ta sẽ đăt tên cho các nhóm đó. Mỗi một tên nhóm có thể hiểu đó là tên một phòng.

4. Sau khi có chiến lược công ty, chiến lược vận hành, tên các nhóm hoạt động, chúng ta tiếp tục đánh giá và xem xét các yếu tố khác như:
- Quy mô công ty
- Công nghệ
- Quan điểm quản trị
- Năng lực đội ngũ
- Giai đoạn thành lập

Xem xét xong, ta sẽ tiến hành lựa chọn sơ đồ tổ chức. Nói chung tôi đã lập ra một cái bảng ma trận để lựa chọn sơ đồ tổ chức.

Nếu muốn xem vui lòng click vào: 0 Huong dan xay dung Co cau to chuc

File này là một phần trong các file của folder: A1 BTL07 - Phan tich hoan thien co cau to chuc thuộc thư viện tài liệu Quản trị Nhân sự iCPO advan của tôi. Không biết anh chị em đã có thư viện này chưa?

Lựa chọn xong sơ đồ tổ chức, việc tiếp theo của xây dựng cơ cấu tổ chức đó chính là xác định chức năng cho các bộ phận. Để làm được việc này, chúng ta cần từ quy trình tổng thể tạo ra ma trận chức năng – bảng excel phân bổ xem đầu việc lớn (quy trình lớn) do bộ phận nào chịu trách nhiệm chính, tham gia, hỗ trợ. Cụ thể:
- Liệt kê các quy trình chính cần có (chi tiết hóa các hoạt động chính trong chuỗi hoạt động)
- Đưa các quy trình đó vào trong bảng ma trận chức năng
- Sử dụng quy ước để phân bổ xuống các bộ phận:C - Chịu trách nhiệm chính, T - Tham gia, H - Hỗ trợ

Cùng với ma trận chức năng, việc tiếp theo của chúng ta là sẽ thành lập ra ma trận phối hợp và ma trận phân quyền. Về cơ bản, ta sẽ làm giống như ma trận chức năng (lên list các đầu quy trình, rồi sử dụng các quy ước để phân bổ xuống các bộ phận). Chúng ta có thể sử dụng quy ước RACI trong ma trận phối hợp, còn sử dụng 5M trong ma trận phân quyền (quyết quyết).

Có chức năng nhiệm vụ xong, công việc tiếp theo cần tiến hành là xác định định hướng sơ đồ tổ chức từng bộ phận. Về cơ bản sơ đồ tổ chức của bộ phận sẽ theo định hướng chung của sơ đồ tổ chức công ty. Ở trên chúng ta lựa chọn hướng nào thì ở dưới chúng ta gần như lựa chọn như vậy. Với kinh nghiệm của tôi, đa phần các bộ phận sẽ có cơ cấu nằm ngang hoặc nằm ngang có trợ lý (phó phòng).

Từ định hướng sơ đồ tổ chức, chúng ta xác định ra các vị trí cần có. Để xác định ra cần có những vị trí nào chúng ta có thể sử dụng phân nhóm các công việc. Cách làm như sau:
- Liệt kê các quy trình chi tiết cho bộ phận (quy trình con)
- Nhóm các đầu việc giống nhau vào một nhóm. Chúng ta có 2 cách nhóm: trực tuyến (làm tất cả các công việc trong 1 quy trình) hoặc chức năng (làm các đầu việc giống nhau của các quy trình) hoặc trực tuyến - chức năng. Ví dụ nhóm theo kiểu trực tuyến: Vị trí đào tạo (phụ trách các đầu việc của quy trình đào tạo); hoặc nhóm theo kiểu chức năng: vị trí admin sale (chuyên lo các giấy tờ cho tất cả các thành viên sale trong phòng kinh doanh).
- Từ những đầu việc đó đặt tên.

Có tên các vị trí, công việc cần làm tiếp là sử dụng ma trận phân nhiệm để phân bổ các đầu việc xuống các vị trí để xác định chính xác các đầu việc cần phải làm của từng vị trí.

Công đoạn tiếp theo là hoàn thiện mô tả công việc cho từng vị trí và hoàn thiện quy trình cụ thể. Phần này cũng dài nên thân mời cả nhà cùng đọc các bài viết dưới đây:

- Phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc khi triển khai xây dựng Hệ thống QTNS? http://blognhansu.net.vn/?p=21807
- 5 bước để xây dựng một quy trình vận hành tiêu chuẩn http://blognhansu.net.vn/?p=23398
- Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn http://blognhansu.net.vn/?p=20813
- Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty http://blognhansu.net.vn/?p=8685
- 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự http://blognhansu.net.vn/?p=8159
- PDCA trong viết mô tả công việc http://blognhansu.net.vn/?p=7399
- BTL06 – Hệ thống bản mô tả công việc ( update ) http://blognhansu.net.vn/?p=2150

Dưới đây là hình ảnh các loại sơ đồ tổ chức:

Tái bút: Để ra bài này, ngoài trải nghiệm thực tế, tôi còn tham khảo khá nhiều sách và bài viết. Anh chị em nào quan tâm, thân mời cả nhà cùng đọc.

Nguyễn Hùng Cường (mr)

Chiến lược nhân sự cho giai đoạn công ty khởi nghiệp

Bài này hay ở chỗ chiến lược nhân sự:
- Giai đoạn mới mở công ty (khoảng 1 - 2 năm đầu), trả lương cố định và tốt để thu hút tạo lớp nhân viên cũ.
- Giai đoạn ổn định (năm 3 - 4), trả lương khoán 1 phần.
- Giai đoạn sau: tiến tới khoán nhiều phần với từng vị trí và năng lực.

Chi tiết bài viết: NÊN TRẢ LƯƠNG THEO THỜI GIAN HAY THEO SỐ LƯỢNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC HOÀN THÀNH?

Vốn là chủ doanh nghiệp, Tôi đã từng đau đầu với câu hỏi này.
Hồi mới khởi nghiệp, để hút nhân viên bắt buộc phải trả lương "cố định". Sau một thời gian mình phát hiện ra hiệu suất làm việc rất kém, đúng kiểu "tối ngày đày công". Người nhân viên đúng kiểu "lương có thế thì làm thế thôi". Mình bắt buộc phải cải thiện, tăng lương cho nhân viên để giữ người và hy vọng nhờ tăng lương, họ sẽ làm việc hăng hái hơn, hiệu quả hơn.

Được đâu chừng dăm tháng, lại quay về trạng thái ban đầu, "lương thế thì làm thế thôi".
Mình chán. Bắt đầu tuyển dụng lớp nhân viên mới, và thỏa thuận ngay từ đầu trả theo NĂNG SUẤT. Nhờ phương pháp “khoán việc “ này, mình loại được rất nhiều người muốn nhận lương "cứng".

Đợt đó mình tuyển cùng lúc được 5 kiến trúc sư đồng ý nhận lương theo năng suất. Ối dời đất ơi, lần đầu tiên mình biết là lương kiến trúc sư có thể đạt được trên 40 triệu/tháng. Làm marketing không kịp. Kiến trúc dí đội marketing té khói.

Trong xưởng thiết kế chỉ nghe tiếng ro ro của máy tính chạy thay vì tiếng ồn ào cười đùa và tiếng nói chuyện rào rào như trước kia.

Kể từ ngày đó. Mình chợt nhận ra rằng. Những người đòi lương cứng là những người an phận và ko có chí tiến thủ. Họ lười nữa. Đầu họ luôn nghĩ "lương có thế thì làm thế thôi". Họ chả thể nào nghĩ được TẠI SAO TÔI KHÔNG THỂ ĐƯỢC TRẢ MỨC LƯƠNG CAO HƠN? hoặc TÔI XỨNG ĐÁNG ĐƯỢC NHẬN MỨC LƯƠNG CAO HƠN!

Sau thời gian nghiên cứu ứng dụng phương pháp “ Khoán việc “ và đây là tiền đề cho “ TỰ ĐỘNG HOÁ DOANH NGHIỆP” Mình thấy có nhiều bạn lò mò không thể xây dựng được cách tính khoán việc như thế nào và quản lý làm sao cho hiệu quả.

- Cách để cho nhân viên tự giác
- Cách để nhân viên làm việc hiệu quả hơn gấp 4 lần
- Cách để không phụ thuộc vào nhân sự
- Cách để không Họp, Không email, Không lạc trôi
- Cách để có nhiều thời gian hơn cho bản thân, gia đình.
- Cách đưa công nghệ vào vận hành toàn bộ doanh nghiệp.
- Và cuối cùng là xây dựng được doanh nghiệp tinh gọn hiệu quả tự hoạt động mà không cần có mặt của bạn.

Nguồn A Hạnh Eke

Các công ty khi mới mở nhỏ hơn 3 năm thì họ sẽ làm thế nào để tuyển và giữ người?

Dạo này mình hay băn khoăn trong đầu câu hỏi: "Các công ty khi mới mở nhỏ hơn 3 năm thì họ sẽ làm thế nào để tuyển và giữ người?". Cho nên khi có cơ hội tiếp xúc CEO thì mình thấy có mẫu số chung:

- Lúc đầu thường có team là người quen sẵn (người thân, ng cùng góp vốn, anh em cùng làm công ty...).
+ Ưu điểm: Team càng đông thì tuyển ng mới sẽ dễ hơn. Do ng lao động, nhất là bạn trẻ thích đông, thích vui. Mình dính mấy quả về việc này. Các bạn thấy cty ít ng, giám đốc đi suốt nên tụt cảm xúc.
+ Nhược: Chi phí cao do lúc đầu ít việc.
- Tuyển lúc đầu thường tuyển người quen giới thiệu.
- Phỏng vấn thì chỉ phỏng vấn kinh nghiệm, thấy làm đc việc thì đàm phán lương.
- Lương thì không có barem rõ ràng. Cứ đàm phán được bao nhiều thì đàm phán. Xu hướng là để mức cao khi để dụ ng.
- Công việc cũng không có mô tả, chỉ đại khái chung chung. Có việc gì làm nấy.
- Đánh giá hiệu quả công việc không có. Chỉ cần cảm tính.
Đây là những đặc điểm giúp công ty vượt qua giai đoạn đầu về mặt quản trị nhân sự. Chiến lược Nhân sự lúc này là: Đắp đủ định biên, chấp nhận lỗ do chi phí nhân sự, luôn có backup cho các vị trí.

Ps: Hình dưới là buổi hiến máu hôm nay!

Tôi thích bình luận của anh Linh: nói chung công ty mới là phải cắt máu nuôi quân trong 3 năm đầu. Còn đây là tôi với Ban Nhân lực tập đoàn Hải Phát