Liên quan đến chính sách thưởng P3 có phần quy định thưởng hoàn thành KPI. Trong quy định này, tôi thấy có 2 luồng quan điểm mà thực tế tôi đã từng tiếp cận:
- Để được thưởng KPI thì cần phải hoàn thành từ 100% công việc trở lên (1).
- Một quan điểm khác: Không cần 100%, chỉ cần 70% là đã được thưởng rồi (2).
Bạn theo quan điểm nào?

Bản thân tôi, khi xây dựng chính sách thưởng KPI sẽ theo cả 2 quan điểm. Nghĩa là: Khi nhân viên đạt 70% khối lượng công việc là đã đạt điểm kì vọng của tổ chức (hòa vốn - tương đương 100% công việc của quan điểm 1). Từ mức độ hoàn thành KPI 70% trở lên, nhân viên cứ làm thêm là giúp tổ chức có lãi và chúng ta sẽ thưởng cho họ. Như vậy mới Win - win (2 bên cùng chiến thắng).

Cách làm của tôi như sau:

1. Xác định chỉ tiêu KPI sao cho tổ chức hòa vốn (số tiền doanh nghiệp bỏ ra để duy trì một nhân viên trong tổ chức bằng số tiền họ kiếm về).

Chúng ta dùng cách lấy chỉ tiêu từ định mức lao động. Định mức lao động là thuật ngữ nói về việc chúng ta sẽ liệt kê các đầu việc và sản phẩm của công việc ra rồi sau đó đo thời gian cũng như đo chi phí để tính xem liệu với 8h làm việc, một người sẽ làm ra được bao nhiêu sản phẩm, công việc cũng như bao nhiêu tiền. Các bước nhỏ như sau:
- Bước 1: Xác định vị trí cần làm định mức.
- Bước 2: Xác định các thông số cụ thể bao gồm: Số ngày làm việc; Số h làm việc; Tổng thu nhập (trả cho NLĐ); Tổng chi phí (các loại chi phí để duy trì 1 nhân viên)
- Bước 3: Xác định các công việc làm trong ngày và trong tháng
- Bước 4: Xác định tổng sản phẩm đạt trong tháng được và thời gian để ra các sản phẩm đó
- Bước 5: Tính đơn giá và đơn giờ (theo thị trường và thỏa thuận)
- Bước 6: Tính tổng thành tiền và thành giờ cho các công việc, cũng như tính tổng số tiền, số giờ thu được
- Bước 7: So sánh kết quả với các thông số ở bước 2.
- Bước 8: Chuyển đổi các sản phẩm đó thành chỉ tiêu KPI

Ví dụ để bạn cùng hiểu:
- Vị trí: HCNS tổng hợp
- Thông số đầu vào:
+ Số ngày làm việc: 20 ngày
+ Số h làm việc: 160 h
+ Tổng thu nhập (trả cho NLĐ): 7.500 nghìn
+ Tổng chi phí (các loại chi phí để duy trì 1 nhân viên): 9.750 nghìn

- Nội dung công việc - Sản phẩm đầu ra - Thời gian - Đơn giá:
1 . Xử lý công văn đến đi - 10 Lượt - 2,5h (mỗi lượt 15 phút) - 1 Lượt chi 12.500 VND
2 . Xử lý vi phạm nội quy - 5 Biên bản - 2,5h (mỗi biên bản mất 30 phút) - 1 Biên bản chi 50.000 VND
3 . Đăng bài tuyển dụng - 20 Bài - 40h (mỗi bài viết mất 2h) - 1 Bài chi 400.000 VND
4 . Tổ chức phỏng vấn - 4 Buổi - 2h (mỗi buổi phòng vấn 30 phút) - 1 Buổi chi 100.000 VND
5 . Đào tạo nhân viên - 5 Nhân viên - 10h (mỗi nhân viên mất 2h) - 1 Nhân viên chi 400.000 VND
6 . Thực hiện chế độ - 6 Chế độ - 12h (mỗi lần thực hiện chế độ mất 2h) - 1 Chế độ chi 400.000 VND
7 . Xử lý vụ việc QH lao động - 5 Vụ việc - 2,5h (mỗi vụ việc cần 30 phút để xử lý) - 1 Vụ việc chi 100.000 VND
8 . Công việc khác - 20 Ngày - 10h (mỗi ngày có 30 phút để làm các công việc khác) - 1 Ngày chi 100.000 VND

Chúng ta có thể tính thêm số tiền chi theo giờ để so sánh. Cụ thể là chúng ta cần trả lời câu hỏi: Với công việc này, chúng ta sẽ trả bao nhiêu tiền một giờ.

- Tính tổng chi phí, thời gian cho các công việc:
Tổng tiền chi ra: 15.675.000 VND
Tổng thời gian nhân viên làm: 81,5 h

Nhìn vào bảng ở trên, chúng ta so sánh và thấy nhân viên đã làm ra số tiền (15.675.000 VND) lớn hơn công ty trả cho người lao động (9.750.000 VND) nhưng thời gian họ làm (81,5 h) thì vẫn còn dư (so với 160h).

- Sử dụng định mức để làm căn cứ đặt chỉ tiêu KPI:
+ Số công văn đến hoặc đi được xử lý: 10 lượt
+ Số biên bản xử lý vi phạm nội quy: 5 Biên bản
+ Số bài tuyển dụng cần đăng: 20 Bài
+ Số buổi phỏng vấn tuyển dụng cần tổ chức: 4 Buổi
+ Số nhân viên được đào tạo hội nhập: 5 Nhân viên
+ Số chế độ phúc lợi cho người lao động cần tiến hành: 6 Chế độ
+ Số vụ việc xử lý vụ việc QH lao động hoàn thành: 5 Vụ việc

Bạn đã hình dung ra rồi chứ. Chúng ta sẽ đưa ra các chỉ tiêu KPI sao cho hòa vốn (tức là số tiền công ty chi ra bằng số tiền nhân viên mang vêc theo kpi).

2. Chuyển đổi các chỉ tiêu KPI ở mức hòa vốn tương ứng với 70%

Khi có các chỉ tiêu KPI ở mức hòa vốn, chúng ta coi các chỉ tiêu này chỉ tương ứng 70%. Từ đó, ta nâng chỉ tiêu KPI lên mức đạt 100% theo công thức: Chỉ tiêu KPI ở mức 100% = Chỉ tiêu KPI ở mức hòa vốn * 100%/ 70%.

Ví dụ: Số biên bản xử lý vi phạm nội quy ở mức 100% = 5 biên bản * 100% / 70% ~ 7,1 biên bản.

Chúng ta làm với tẩt cả các chỉ tiêu thì sẽ ra được thẻ KPI có các chỉ tiêu cần đạt 100%.

3. Lợi ích của việc đặt KPI đạt 70% là được thưởng

Như đã viết ở trên, cách làm này giúp:
- Tạo động lực cho nhân viên khi có cảm giác chỉ cần cố gắng 1 chút là đã được thưởng.
- Xây dựng cơ chế win - win cho các bên.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản