Phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc khi triển khai xây dựng Hệ thống QTNS?

Đang ngồi nghĩ phương án truyền thông cho buổi offline "Bạn có biết cách phản biện CEO?" ngày 15/06/19 và Dự án Giải mã Nghề Nhân sự K07 tại Hà Nội tới thì đọc được mail của anh G:

"Xin chào anh Hùng Cường,
Rất cảm ơn anh đã hỗ trợ trong thời gian qua đã gửi mail chia sẻ kiến thức.
Tôi có vấn đề băn khoăn chưa rõ, mong muốn được anh chỉ giáo: tôi đang làm quy trình, mô tả công việc cho một số bộ phận phụ trách: anh em chưa hiểu phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc, anh có hướng dẫn nào về việc này, vui lòng giúp đỡ.
thanks
"

Ngẫm thấy đúng những cái tôi đang làm nên trả lời:

Hi anh,

Mô tả công việc là bản diễn giải cụ thể hơn 1 công việc.
Quy trình là bản diễn giả chi tiết các nhiệm vụ trong quy trình dưới dạng lưu đồ và sơ đồ.

Thật khó diễn giải nhưng nếu anh viết mô tả công việc chi tiết thì sẽ thành quy trình anh ạ. Cường có đăng câu hỏi của anh lên Group HrShare: https://www.facebook.com/groups/hrlinkvn/permalink/2089076921221657/ anh vui lòng xem thêm trao đổi ở đây anh nhé.

Brgs
HC

Viết xong, đọc lại thấy bản thân trả lời hời hợt quá nên tôi quyết định bỏ lại công việc và lên blog viết một cách cụ thể hơn, rồi sau đó sẽ gửi cho anh G thêm 1 lần nữa để anh hiểu. Như trong mail trả lời tôi đã phân biệt ở trên. Giờ tôi sẽ lấy ví dụ để anh chị em có thể phân biệt rõ hơn.

Mô tả công việc trông sẽ như này:

I. THÔNG TIN CHUNG
1. Quan hệ quản lý
- Cấp trên quản lý trực tiếp: Trưởng phòng SX , Trưởng ca
- Cấp dưới trực tiếp: CN vận hành
2. Quan hệ công việc:
- Bên trong: Kho, QA, HCNS, Kế toán
- Bên ngoài: Đơn vị bảo dưỡng máy móc, Đối tác chất lượng của khách hàng

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao

III. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ PHẢI LÀM | KẾT QUẢ ĐẦU RA/ KPI
1. Lập kế hoạch sản xuất và công việc
- Lập kế hoạch công việc theo tháng và tuần
- Lập kế hoạch sản xuất hàng ngày
2. Vận hành sản xuất
- Nhận lệnh sản xuất
- Kiểm tra linh kiện sản xuất, báo QA nếu linh kiện sx bị lỗi
- Gắn zich, mang zich về máy
- Kiểm tra toàn bộ tính năng của máy
- Chạy máy và cắt sản phẩm
- Kiểm tra sản phẩm trước khi bàn giao cho QC
3. Kiểm tra rà soát lỗi trong quá trình sản xuất
4. Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào
- Tiếp nhận nguyên vật liệu đến
- Kiểm tra tên và ngoại quan của NVL
- Bàn giao NVL cho khâu sản xuất
5. Làm các công việc khác theo sự phân công của trưởng bộ phận và công ty
6. Báo cáo công việc và sản xuất
- Lập kế hoạch công việc theo tháng và tuần
- Lập kế hoạch sản xuất hàng ngày

IV. QUYỀN HẠN
1. Quyền đề xuất: Đề xuất các chế độ khen thưởng
2. Quyền quyết định

V, ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
- Thời gian làm việc:
- Điều kiện môi trường làm việc:
- Được trang bị

VI. TIÊU CHUẨN VỊ TRÍ
- Yêu cầu cơ bản
- Trình độ đào tạo
- Tin học
- Ngoại ngữ
- Kinh nghiệm
- Yêu cầu năng lực chuyên môn

Còn Quy trình thì sẽ trông như thế này:

Nếu tìm hiểu kỹ hơn, anh chị em có thể thấy quy trình của tôi khá khác so với ISO và một số biểu mẫu khác. Đây là bản tôi tự sáng tạo tổng hợp ra để kết hợp sức mạnh của các phương pháp như SIPOC, RACM, ISO. Cụ thể như ISO sẽ để phần diễn giải và biểu mẫu ở dưới lưu đồ, còn tôi thì để ngang luôn. Khi điền đầy đủ các thông ti vào biểu mẫu này chúng ta sẽ thấy rõ như tôi đã chia sẻ ở trên: "Quy trình là bản diễn giả chi tiết các nhiệm vụ trong quy trình dưới dạng lưu đồ và sơ đồ."

Quy trình của tôi bao gồm:
- Công việc cần làm
- Người chịu trách nhiệm
- Lưu đồ các bước nhỏ triển khai
- Tài liệu (biểu mẫu) đi kèm
- Kết quả cần đạt được
- Người tiếp nhận
- Diễn giải chi tiết các bước nhỏ

Vừa rồi là tôi đã giới thiệu sơ qua nội dung và hình ảnh 2 công cụ trong Hệ thống Quản trị Nhân sự mà tôi đang mang đi tư vấn và hỗ trợ các công ty xây. 2 công cụ này quan trọng vì nếu làm thực chất nó sẽ giải quyết được nhiều bài toán về Quản trị Nhân sự (sẽ xảy ra nều không có). Ví dụ như: Em không biết làm công việc như thế nào là đúng với mong muốn của anh (công ty) cả?

Chi tiết hơn về xây dựng mô tả công việc, tôi có chia sẻ trong bài: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn ( http://blognhansu.net.vn/?p=20813 ). Thân mời anh chị em cùng đọc nếu quan tâm chi tiết hơn.

À, anh chị em cũng đừng hỏi tôi về biểu mẫu vì tôi cũng đã chụp ảnh không dấu chút nào như ở trên. Cả nhà chỉ cần gõ lại là được. Gửi biểu mẫu cho anh chị em cũng được nhưng tôi sợ là sẽ gửi chậm do bản thân khá bận nên mong anh chị em thông cảm.

Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn

Xin chào cả nhà! Sáng sớm thứ 7, trời Hà Nội lại mưa rả rích. Tôi đang tính làm nốt cái luận văn MBA để tháng 8 trả bài cho cô. Vậy mà lọ mọ thế nào lại hì hụi làm cái thông báo Off cho anh chị em làm HR tại Vĩnh Phúc. Từ thông báo, tôi sang checkmail. Kiểm tra email một lúc lại thấy có bạn hỏi về xây dựng mô tả công việc:

Chào anh Cường, Em là D hiện đang phụ trách đào tạo của một công ty dịch vụ vận tải (xe đường dài tuyến cố định và xe taxi). Hôm nay được chỉ định một số công việc liên quan đến HR, cụ thể là xây dựng bảng mô tả công việc cho các chức danh cấp cao đến cấp thấp. Do cty là công ty gia đình, thành lập được 5 năm mà chưa có quy trình gì cả, tất cả đề làm và xử lý theo cảm tính. Em đang loay hoay quá, A Cường có thể giúp em được không?

Bộ mô tả công việc dành cho CBNV đang làm việc, ví dụ như:
- Trưởng ban kiểm soát.
- Giám đốc tài chính
- Thư ký chủ tịch.
- Giám đốc, phó giám đốc điều hành.
– Trợ lý tổng giám đốc, giám đốc.
– Kế toán trưởng...
- Trưởng phòng kinh doanh
– Trưởng phòng nhân sự
- Trưởng phòng kỹ thuật.
- Trưởng phòng tổng đài đặt vé xe tuyến cố định, xe taxi

.....và nhiều vấn đề khác nữa mà em chưa biết đi từ đâu ? Bộ tài liệu thư viện QTNS iCPO của bên anh 990k ( http://blognhansu.net.vn/tai-lieu-ve-nhan-su/ ) đã đầy đủ và có chức năng cập nhật tài liệu mới không ?

Cảm ơn anh và mong nhận được phản hồi từ anh.

Lúc đầu tôi tính trả lời mail ngắn gọn để còn đi làm việc như dự định ban đầu:

Dear em,

Cám ơn em đã gửi mail. Về cơ bản xây dựng mô tả công việc có thể coi là bước đầu của quá trình tái cơ cấu lại hệ thống QTNS. Anh cũng đang làm dự án đó cho vài công ty. Nhưng anh không đi từ mô tả công việc mà đi từ: BSC tới KPI, sau đó tới Năng lực văn hóa lõi. Từ năng lực văn hóa lõi anh đến Khung năng lực. Sau khung năng lực anh mới quay trở lại xây dựng MTCV một cách cụ thể. Tiếp theo của xây dựng MTCV là Quy trình chi tiết.

Tại sao lại đi ngược so với mọi người? Trước đây anh cũng nghĩ vậy cho đến khi anh ngộ ra rằng không thể làm được gì trong quá trình tái cơ cấu nếu không có sự tham gia của CEO và hiểu công ty. Mà muốn như vậy, chúng ta cần đi từ chiến lược xuống, từ lõi văn hóa ra. Anh đã chia sẻ ở 2 seri:
- Kinh nghiệm xây dựng BSC và KPI: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-kpi/
- Kinh nghiệm xây dựng Khung năng lực: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-khung-nang-luc/

Sang đến xây dựng MTCV và Quy trình, anh mời toàn bộ nhân viên của bộ phận đó, cùng trưởng bộ phận và CEO ngồi vào làm. CEO có thể vừa làm việc của mình vừa theo dõi góp ý trong quá trình xây. Còn các thành viên khác thì tập trung vào xây dựng. Việc tập trung toàn bộ nhân viên có 2 việc tốt:
- Phản ánh đúng công việc
- Tạo cảm giác sản phẩm dự án là của nhân viên
- Đào tạo lại về công việc
- Thống nhất các vấn đề đã phát sinh trong công việc đang làm

Như vậy có nghĩa là các công việc trong mail em phải tự xây. Tài liệu chỉ để tham khảo mà thôi.

Về mặt tài liệu, anh tin là thư viện quản trị Nhân sự iCPO sẽ có đủ để em tham khảo. Về việc update, anh sẽ update thường xuyên theo bài toán của anh chị em ủng hộ. Mọi người đang cần giải quyết bài toán gì, anh sẽ cố gắng tìm kiếm hỗ trợ và update. Quá trình update thư viện là hoàn toàn miễn phí.

Anh,

Viết xong, tôi thấy nội dung mail vẫn còn cái gì đó chưa vừa ý. Thế là lại mở blog ra và viết bài này: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn.

Trước kia tôi đã từng trải qua một vài dự án xây dựng MTCV. Nếu làm chuẩn chỉnh sẽ cần làm như thế này:
Giai đoạn 1: Lên và bảo vệ kế hoạch.
Giai đoạn 2: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo.
Giai đoạn 3: Khảo sát thông tin.
Giai đoạn 4: Tiến hành thí điểm một phòng ban và phê duyệt Mẫu mô tả công việc.
Giai đoạn 5: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban và phỏng vấn làm rõ mô tả công việc.
Giai đoạn 6: Phê duyệt và kết thúc dự án.

Đây là 6 giai đoạn được tôi chia sẻ trong bài: Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty - http://blognhansu.net.vn/?=8685 . Trong quá trình xây dựng MTCV có rất nhiều lưu ý như việc cần phải định nghĩa các từ ngữ. Ví dụ như trong bài: Cách dùng từ trong xây dựng mô tả công việc phần 1 – lãnh đạo, quản lý, chỉ huy - http://blognhansu.net.vn/?p=8609 . Ở bài này, tôi viết ra một số phân biệt về các thuật ngữ tại một dự án dư vấn tôi đã triển khai. Quy mô doanh nghiệp trong dự án này khoảng 1000 người.

6 giai đoạn trên, nếu áp dụng trong tư vấn sẽ trở thành 19 bước triển khai dự án tư vấn như trong bài: 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự. Cụ thể:

Bước 0: Trao đổi thống nhất cơ cấu tổ chức, số lượng chức danh, vị trí, khối lượng công việc và thời gian. Xem xét, phân tích, đánh giá sơ lược về các mô tả công việc.

Bước 1: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
Bước 3: Họp trao đổi với tổ hỗ trợ triển khai, công bố quyết định thành lập tổ và dự án.
Bước 4: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
Bước 5: Mềm hóa các dữ liệu đã có trước đó như quyết định, mô tả công việc cũ
Bước 6: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo

Bước 7: Ký biên bản chốt form, biểu mẫu, cấu trúc mô tả công việc
Bước 8: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 9: Gửi cho đối tác xem lại mô tả công việc và tiến hành phỏng vấn trao đổi cụ thể về từng mô tả.
Bước 10: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
Bước 11: Gửi đối tác bản mô tả công việc đã được sửa version 2 cho các trưởng bộ phận lấy ý kiến.
Bước 12: Gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3

Bước 13: Sửa mô tả công việc theo ý kiến trưởng bộ phận
Bước 14: Lấy chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận vào mô tả công việc version 3
Bước 15: Gửi mô tả công việc cho phòng Nhân sự để xem lại
Bước 16: Sửa lại mô tả công việc thành version 4 theo những đóng góp ý kiến của phòng nhân sự (biên bản có đóng dấu và chữ ký).
Bước 17. Hoàn thiện mô tả công việc version 4 và tiến hành lấy chữ ký xác nhận của phòng nhân sự và trưởng bộ phận.
Bước 18: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

Đấy là chuẩn, còn tôi hiện giờ tôi làm ngắn gọn hơn. Tôi làm giống như trong mail trên tôi chia sẻ. Xin tường thuật lại để cả nhà dễ hình dung.

Ngày cuối cùng khi kết thúc dự án xây dựng khung năng lực sơ bộ, tôi đặt lịch với CEO làm việc với các bộ phận. Do làm việc với bộ phận trong khi các bộ phận khó có thể tách ra khỏi việc triển khai xử lý công việc nên tôi hẹn lịch chuyển sang khung giờ thuận tiện cho công ty. Cụ thể tôi sẽ chuyển sang lịch:
- Đầu giờ làm việc sáng
- Cuối giờ làm việc sáng
- Đầu giờ làm việc chiều
- Cuối giờ làm việc chiều
(lịch làm 2 dự án trước BSC - KPI và Khung năng lực làm từ 9h đến khi xong thì dừng, để TBP sắp xếp công việc).

Đến ngày, giờ làm việc với bộ phận, khi tất cả đã đông đủ, đầu tiên tôi giới thiệu tổng quan về dự án tái cấu trúc để toàn thể anh em hiểu.

Giới thiệu xong, tôi bắt đầu vào việc xây dựng MTCV. Công việc đầu tiên đó chính là thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận và nhiệm vụ chung của phòng. Tôi dẫn: "Xin được giới thiệu với anh chị em vị trí của bộ phận trong tổng thể sơ đồ tổ chức của công ty" (Mở bảng sơ đồ tổ chức công ty được thống nhất từ trước với ban giám đốc và trưởng BP). "Xin hỏi cả nhà nhiệm vụ tổng quát, chính của bộ phận là gì?". Thực tế thì sẽ ít nhân viên nào nói được hết các nhiệm vụ của phòng. Sau khi anh em trong bộ phận nói xong, tôi quay ra hỏi ban giám đốc: "Vậy mong muốn của BGD đối với bộ phận là gì? Mục đích chính BGD muốn anh em trong bộ phận cần làm là như thế nào?". Lúc này CEO bắt đầu chia sẻ rõ về vai trò mục đích và tâm quan trọng cũng như mong muốn của công ty khi thành lập ra bộ phận.

Sau khi CEO chia sẻ xong, tôi chốt nhiệm vụ. Cùng với đó tôi tiếp tục hỏi: "Vậy sơ đồ tổ chức của bộ phận hiện tại của mọi người đang như thế nào?". Các thành viên tiếp tục chia sẻ. Mọi người chia sẻ còn tôi vẽ lại ra bảng và vào excel. Thưởng khi vẽ sơ đồ tổ chức bộ phận chúng ta sẽ thấy có mấy loại:
- Bộ phận có vị trí phó nhưng chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ trưởng bộ phận, không có nhân viên
- Bộ phận có vị trí phó phụ trách một mảng, có nhân viên.
Như hình ở dưới chúng ta thấy, đây là sơ đồ tổ chức bộ phận có vị trí phó nhưng chỉ là trợ lý cho trưởng bộ phận.

Từ sơ đồ tổ chức, tôi hỏi: "Chính thức các vị trí này ai đang đảm nhận?". Mọi người lần lượt tự nói vị trí hoặc TBP sẽ giới thiệu qua một lượt. Việc hỏi lại này nhằm mục đích thống nhất lại thêm một lần nữa vị trí của mọi người trước công ty. Tôi đã gặp có tình huống: mọi người bảo bạn A là phó nhưng khi thống nhất thì công ty lại nói rằng không, hiện tại vị trí phó đang trống. Như vậy nếu không có câu hỏi vừa rồi, có lẽ bộ phận sẽ còn rối rắm ở chỗ này.

Chốt xong nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức bộ phận, tôi chuyển sang làm mô tả công việc vị trí. Tôi làm tắt bằng cách lấy luôn mẫu có sẵn của MTCV ra và dẫn mọi người đi theo từng mục. Làm cách này cho nhanh chứ như theo trình tự chuẩn ở trên chắc hết năm hết tháng mới xong mất.

Công việc dẫn của tôi cũng đơn giản thôi, hỏi mọi người theo đúng form đã có như:
- Quan hệ quản lý
- Quan hệ công việc
- Mục đích công việc
- Trách nhiệm và nhiệm vụ
- Kết quả đầu ra (chỉ tiêu)
- Quyền hạn thực hiện công việc
- Điều kiện làm việc
- Tiêu chuẩn công việc
Cứ mỗi một đầu mục, các thành viên của vị trí sẽ rõ hơn mình cần phải làm gì.

Trong quá trình xây này, điểm khó khăn nhất là lúc viết ra trách nhiệm và nhiệm vụ. Có người thì nói chi tiết còn có người thì lại nói sơ sài. Nếu nói chi tiết, tôi sẽ tóm gọn lại. Còn nếu họ nói sơ sài, tôi sẽ dẫn họ đi theo quy trình công việc họ đang làm để diễn giải rõ hơn. Tưng ứng với từng nhiệm vụ sẽ có kết quả đầu ra. Các kết quả đầu ra này chính là chỗ liên thông với dự án KPI ở trên. Tôi sẽ nhặt các chỉ số (không phải con số) vào. Ý nghĩa của ô này nằm ở chỗ các công việc sẽ được đo đếm bằng các chỉ số. Mỗi người sẽ có chỉ tiêu riêng khi thực hiện công việc thông qua năng lực (dự án khung năng lực).

Trong nội dung chi tiết các nhiệm vụ, thường gần cuối tôi hay thêm câu: "Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty và quản lý trực tiếp!". Việc thêm câu này xuất phát từ thực tế có những công việc không thể để trong MTCV như công việc hỗ trợ đột xuất phòng ban khác, và cũng không thể để trong KPI được vì đó là những công việc không nằm trong sự phối hợp. Ví dụ cao điểm cần chuyển hàng lên xe gấp. HR không có nhiệm vụ và gần như không phải phối hợp việc này. Vậy làm thế nào để HR ra hỗ trợ chuyển hàng? Không có câu này, nhân viên dễ ngồi chơi và khi sếp giao việc, nhân viên lại mạnh dạn bảo "không phải nhiệm vụ của em nên em không làm"

Khi cho vào MTCV, tôi đều giải thích rằng: "Câu này có ý rằng: không ai có thể yêu cầu anh chị em làm việc khác so với mô tả công việc này trừ khi có sự yêu cầu từ quản lý (trưởng phòng) hoặc công ty. Và Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty, quản lý trực tiếp là một phần của MTCV. Dĩ nhiên mọi người có quyền từ chối nếu công việc đó nếu nó nằm ngoài phạm vi công ty. Phần này sẽ được trao đổi kỹ hơn trong mục quyền hạn".

Ngoài ra khi viết MTCV nên thêm câu "bao gồm (nhưng ko giới hạn) các nhiệm vụ sau".

Phần cuối của MTCV là yêu cầu về năng lực. Để cho chắc chắn tôi sẽ hướng dẫn mọi người lại thêm 1 lần nữa cách phân tách năng lực để anh em trong bộ phận cùng bàn chốt lần cuối về khung năng lực vị trí. Việc sẽ khá xuôi nếu bộ phận có nhân viên trình độ học vấn cao và sẽ khó nhằn khi bộ phận có nhân viên trình độ thấp. Ví dụ như sẽ rất khó làm nếu bộ phận toàn công nhân. Mọi người cứ im thin thít khi hỏi cần: nhiệm vụ này cần thái độ kỹ năng kiến thức gì? Nhưng không vấn đề gì vì đây chỉ là hỏi lại để xem có gì thay đổi hay bổ sung cho dự án Khung năng lực. Mọi người không nói thì tôi sẽ áp kết quả từ dự án trước vào.

Đến đây tôi xong việc xây dựng mô tả công việc và chuyển sang xây dựng quy trình. Hẹn gặp mọi người ở bài tường thuật - chia sẻ kinh nghiệm xây dựng quy trình.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM blogger / HRM consultant

Phân tích công việc – xây dựng mô tả công việc có phải là vẽ chân dung ứng viên ?

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/YV76j1 ) Hắn mỉm cười thích thú khi vừa gửi xong email cho sếp. Hắn coi đó là bài tập mà hắn giao cho sếp, quả bóng đã được đá đi. Sếp hắn không phải là loại người hay đổi lỗi cho nhân viên như một số kiểu quái đản sếp hắn đã từng làm việc. Ai đời có loại sếp (không phải sếp của hắn) đổi tại nhân viên ngay cả khi đó không phải lỗi của họ: “Sao em không nhắc anh check mail ? Sao em không hỏi lại anh về việc em đã hỏi?”. Đời có loại sếp như thế nên mới có kiểu mail: [Hỏi lần x], [Trao đổi lần y], [Xin ý kiến lần z] về cùng một vấn đề. Rồi mail là một chuyện, lại còn phải gọi điện, gặp mặt trực tiếp và cả kiểu cc cho sếp to hơn thì nội dung mail mới được đọc, được trả lời. Hắn hay coi đa số mọi người đều thuộc loại quái đản này, nhất là với những người hắn mới làm việc. Vì thế hắn hay cẩn thẩn sử dụng outlook để nhắc lịch hoặc ghi note chi chít (như hình 2).

Ngước lên cái bảng Kaban, đập luôn vào mắt là cái note (tờ ghi chú) nhỏ bảo rằng công việc hôm nay sẽ là “lên kế hoạch phân tích công việc của vị trí nhân viên Đòi nợ”. Hắn bắt tay luôn vào việc. Cơ bản, việc phân tích công việc giúp hắn hiểu hơn về vị trí. Khi hiểu về vị trí, nắm được các thuật ngữ cần có của vị trí đó, hắn tuyển sẽ tin tay hơn. Chính xác, dưới đây là mấy câu hỏi mà hắn quan tâm:

- Nhân viên thực hiện những công tác gì?
- Khi nào công việc được hoàn tất?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
- Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
- Tại sao phải thực hiện công việc đó?
- Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

Ngoài ra, khi làm cái việc này nó còn có nhiều lợi ích khác nữa. Theo lý mà nói, phân tích công việc cũng chính là xây dựng mô tả công việc. Các bước hắn định tiến hành như sau:

Bước 1: Chuẩn bị mẫu mô tả công việc và mẫu khảo sát phân tích công việc
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ.
Bước 3: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc, quan sát thực tế. (hình 3)

Bước 4: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 3 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 5: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo
Bước 6: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 7: Gửi và tiến hành phỏng vấn một số nhân viên trao đổi cụ thể về mô tả và xác minh thông tin.
Bước 8: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
Bước 9: Gửi và gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3

Dự định xong, hắn mở bản mẫu kế hoạch triển khai dự án mà hắn hay làm ra và bắt đầu điền thông tin vào đó. Khi mà mọi thứ đã lên chuyên nghiệp thì cái gì cũng có mẫu. Kiến thức trong đầu đã có, mẫu kế hoạch cũng có, nhoáy một cái, khoảng 15 phút sau, hắn cho ra lò cái kế hoạch triển khai Phân tích công việc và Triển khai xây dựng mô tả công việc cho vị trí Đòi Nợ. (hình 4)

Xong một việc, tiếp đến việc thứ 2, hắn viết mail cho trưởng bộ phận Đòi nợ và book (đặt) lịch với ảnh. Subject (Tiêu đề email): Trao đổi về dự án Phân tích và Xây dựng mô tả công việc vị trí Đòi nợ

“Dear anh,

Theo như kế hoạch, sang tháng em bắt đầu hỗ trợ tuyển nhân viên vị trí Đòi Nợ cho anh. Đây là vị trí đã có từ lâu rồi nhưng giờ chúng ta mới đẩy mạnh. Để có thể tuyển dụng tốt chúng ta cần có “chân dung ứng viên”. Mà muốn vẽ được chân dung thì cần phải có mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc. Chính vì thế để bài bản em sẽ một công đôi việc luôn. Cụ thể em đang định tính mấy việc sau:
1. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho tập đoàn
2. Xây dựng lại mô tả công việc cho vị trí Đòi nợ

Việc 1 em đã xin ý kiến sếp tổng. Còn việc 2, em thấy mình có thể chủ động làm được. Tuy nhiên việc này đòi hỏi phải có sự giúp sức của anh và các anh em trong phòng. Tóm lược như sau: Em sẽ triển khai dự án Phân tích công việc và xây dựng lại mô tả công việc vị trí Đòi nợ.

1. Mục đích:
- Chuẩn bị cho công việc tuyển dụng 100 nhân viên vị trí Đòi Nợ
- Làm rõ một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc
- Xây dựng Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
2. Thời lượng: 1 tuần.
3. Dự kiến bắt đầu triển khai dự án: thứ 2 tuần tới.

Cụ thể các công việc cần làm như trong file dự án em đính kèm. Cơ bản có 9 bước. Chúng ta sẽ kết thúc sớm trong tuần sau. Để được như vậy, anh cho em book lịch anh và các anh em như trong kế hoạch của dự án. Anh xem giúp em. Nếu cần chỉnh sửa gì anh nhớ bảo em nhé.

Em,"

Viết nhanh cái email, đính kèm file dự án, hắn cũng không quên cc cho sếp và ấn nút gửi. Email hoàn thành việc gửi, hắn liền di chuột vào server (máy chủ lưu trữ dữ liệu) và bắt đầu tìm kiếm các tài liệu liên quan đến vị trí Đòi nợ, tập hợp lại. Đang đọc tài liệu, chiếc laptop báo “tính tong”, sếp hắn đã phản hồi email xin kinh phí: “OK! Cậu cứ tiến hành công việc tuyển dụng như bình thường. Chuyện kinh phí và tăng nhân sự để tôi về rồi chúng ta bàn cụ thể. Tôi muốn cậu nói kỹ hơn về việc định biên phòng tuyển dụng.”

Còn tiếp!

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn

Mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng hành chính trong tổ chức giáo dục

Sáng thấy cái Mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng hành chính trong tổ chức giáo dục lại nhớ đến vài người bạn ủng hộ tôi trong ngành giáo dục. Họ cũng như nhiều người khác, đang xây dựng hệ thống nhân sự cho đơn vị trường của mình. Nghĩ đến họ rồi quay lại nhìn mô tả công việc vừa rồi. Mặc dù nó chưa phải mô tả công việc hoàn hảo theo đúng font form biểu mẫu cho lắm. Nhưng để tham khảo thì cũng tạm được.

CÔNG TY CỔ PHẦN
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức vụ: Trưởng phòng Tổ chức
Đơn vị: Ban Kế hoạch Tổng hợp

I. MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC:
1 . Bên trong:
- Cấp trên cấp Công ty: Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc.
- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc..
- Cấp trên có liên quan:
- Cán bộ quản lý, điều hành có liên quan: Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Kinh doanh; Giám đốc Đào tạo, Phó Giám đốc Đào tạo; Các Trưởng phòng - Trợ lý trong Ban KHTH; Trưởng phòng công tác GV&HS, Phó Trưởng phòng công tác GV&HS; Trưởng phòng ĐBKD; Trưởng phòng TCKT, Phó Trưởng phòng TCKT.
- Có liên quan: Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên trong các đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Bên ngoài:
- UBND các tỉnh/tp:
- UBND các quận/huyện:
- Các Sở GD&ĐT:
- Các Phòng GD&ĐT:
- Các Nhà trường:
- Các đơn vị khác: Sở LĐTB&XH, Phòng LĐTB&XH; BHXH quận, BHXH TP; Chi cục thống kê quận; Công an quận, Công an phường; UBND phường; Các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê mua ngoài và các đối tác khác; …

II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Xây dựng tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và tổ chức thực hiện;
2. Hoạch định nguồn nhân lực quý, năm, trong từng giai đoạn; xây dựng kế hoạch tuyển dụng và tổ chức thực hiện;
3. Xây dựng kế hoạch đào tạo hội nhập, đào tạo lại, đào tạo nâng cao đối với CB, CV, NV và tổ chức thực hiện;
4. Đề xuất: Điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, sắp xếp, bố trí nhân sự, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nâng lương, điều chỉnh lương và các chính sách khác có liên quan cho người lao động và tổ chức thực hiện;
5. Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động; thực hiện công tác bảo hiểm;
6. Xây dựng hệ thống đánh giá, tổ chức đánh giá nhân sự và tổng hợp báo cáo chất lượng nhân sự trong từng thời điểm;
7. Xây dựng kế hoạch, phương án phối hợp tổ chức, kịch bản điều hành các sự kiện nội bộ Công ty, đề xuất kinh phí, đồng thời tổ chức thực hiện.
8. Lập kế hoạch xe và tổ chức thực hiện;
9. Quản trị và biên tập website;
10. Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác ATLĐ; ANTT, PCCN, thiên tai…;
11. Sắp xếp nội vụ; sắp xếp, bố trí chỗ ngồi làm việc của Cán bộ, Nhân viên;
12. Cập nhật hệ thống văn bản Pháp luật, các văn bản của các cơ quan quản lý có liên quan; tư vấn pháp luật; soạn thảo và chuẩn hóa hệ thống văn bản mẫu và mẫu biểu trong toàn Công ty;
13. Chuẩn bị nội dung, chương trình họp, các tài liệu và các nội dung khác phục vụ cuộc họp HĐQT, Đại hội đồng cổ đông và Ban Giám đốc;
14. Thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, lập sổ chứng nhận cổ phần, chuyển văn phòng giao dịch; lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
15. Lập kế hoạch điều hành tuần, tháng và trong từng nhiệm vụ;
16. Thẩm định, điều chỉnh kế hoạch công tác tuần của các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
17. Lập quyết định, nghị quyết, quy định, chỉ thị, thông báo, kết luận … vv trình ký và tổ chức thực hiện;
18. Xây dựng dự thảo Điều lệ công ty; Xây dựng nội quy, quy chế và hướng dẫn tổ chức thực hiện; quản lý, theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế…;
21. Chủ trì và phối hợp xây dựng: Tiêu chí, lộ trình phát triển văn hóa Doanh nghiệp; quy trình thực hiện nhiệm vụ theo nhiệm vụ của Ban KHTH, của các đơn vị và tổ chức thực hiện;
22. Chỉ đạo, đôn đốc, giám sát, hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ, thúc đẩy phát triển, đánh giá các mặt công tác của các đơn vị theo chức năng nhiệm vụ, phương án và kế hoạch đã được phê duyệt.
23. Tiếp nhận, thẩm định, trình ký các loại văn bản của các đơn vị; tiếp nhận, các báo cáo, các thông tin từ các đơn vị, cá nhân; báo cáo, đề xuất kịp thời với Ban Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo và chỉ đạo giải quyết các thông tin đã tiếp nhận;
24. Chuẩn bị các bài phát biểu tại các hội nghị, sự kiện; thư chúc mừng các sự kiện;
25. Chuẩn bị tài liệu, phương tiện, hậu cần, … cho Chủ tịch, Giám đốc đi công tác;
26. Thực hiện việc thanh tra, kiểm tra theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc;
27. Đại diện Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp luật, giải quyết các tranh chấp và các nhiệm vụ khác được uỷ quyền và phân công.
28. Cùng tham gia thực hiện: Tổ chức tập huấn Giáo viên; Tổ chức các sự kiện, các hoạt động chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên; Tổ chức các hội nghị Giáo viên và các sự kiện cho Học sinh; Trang bị CSVC; bàn giao sách, TLGV.
29. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch và Ban Tổng Giám đốc giao.

Ngày tháng năm
Người nhận việc

Nhận xét: Nói chung bản mô tả công việc này tôi chưa vừa ý lắm. Vì nó viết theo kiểu liệt kê và chỉ để cho người ở vị trí đó biết các công việc chứ không có nhiều yếu tố giúp cho các công việc khác của nhân sự. Nó còn không có cả theo chuẩn nào. Tôi thích cách viết mô tả công việc theo PDCA hơn: http://blognhansu.net/2013/11/19/pdca-trong-viet-mo-ta-cong-viec/

Cụ thể ở mô tả công việc này thiếu:
1. Mục đích chung của công việc
2. Kết quả đầu ra (làm căn cứ để xây dựng các chỉ số công việc)
3. Quyền hạn: không có quyền hạn thì sẽ rất khó để thực hiện công việc.
4. Điều kiện làm việc
5. Tiêu chuẩn năng lực / tiêu chuẩn vị trí : dùng để tuyển dụng và xây dựng từ điển năng lực.

Ngoài ra form còn không theo cả ISO. Như vậy nếu tôi làm trưởng phòng thì 1 trong những việc tôi phải làm đó là viết lại mô tả công việc cho công ty.

Cuối cùng, trong mô tả công việc này có việc "9. Quản trị và biên tập website" khá lạ. Tôi chưa thấy trưởng phòng tổ chức hành chính nào kiêm luôn cả việc quản trị website. Chắc ý ở đây là phòng hành chính sẽ có 1 nhân viên phụ trách kỹ thuật chung bao gồm cả phần cứng và phần mềm. Sự thật là thế thì khổ anh chàng kỹ thuật này. Vì anh ý phải ở 1 phòng không đúng chuyến môn. Mà cũng có thể anh ta sướng vì chỉ có 1 mình anh ta làm việc như vậy. Người khác thì không biết gì. Anh ấy sẽ là nhân vật key không thể thay thế.

Tán dóc 1 chút gọi là súc miệng buổi sáng. Anh chị em có ai quan tâm thì download theo link ở dưới nhé.

Linkdownload bản mô tả công việc : http://tailieunhansu.com/diendan/f567/05-_-mo-ta-cong-viec-truong-phong-chuc-hanh-chinh-cong-ty-giao-duc-84503

Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty

Chiều thứ 7 khi đang thảnh thơi chuốt lại các bản mô tả công việc cho đối tác thì tôi nhận được mail của 1 bạn hỏi về bài viết này: 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự.

***

Dear anh Cường!

Được biết anh từ lâu, nay mới xin trao đổi với anh 1 vấn đề. Đọc các bài viết của anh chia sẻ trên Blog em rất thích và cũng có những suy nghĩ như anh về vị trí Nhân sự. em cũng ước mơ được trở thành 1 người tư vấn Nhân sự chứ không phải là "làm dâu trăm họ".

Chính vì vậy mà em cũng đã chuẩn bị cho mình những tố chất cũng như cố gắng học hỏi những bài học chia sẻ của các đàn anh đàn chị. Vấn đề của em hiện tại là em đang phải làm cho một công ty "gia đình trị" và em hiểu rằng vấn đề em phải làm đầu tiên đó là phải thống nhất và xây dựng được Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các sếp dường như là không màng đến vấn đề này và phó thác nó cho em. Khi em trình bày cho sếp của em về So đồ cơ cấu em thiết kế để tham khảo thì Sếp chỉ nói là nó còn quá chung chung. hic....

Thật sự với một người mới ra trường như em, em tự phải bơi để trình bày vấn đề này và em có cảm giác hơi bị bất lực. Em rất mong được sự hỗ trợ của anh. Em gửi cho anh Sơ đồ cơ cấu tổ chức của em trình sếp và chức năng của phòng Nhân sự, còn các phòng khác thì thật sự là em do cũng chưa có nhiều kinh nghiệm nên em vẫn chưa hình dung được, nếu anh có tài liệu nào anh cho em tham khảo với nhé.

Và em cũng gừi cho anh sơ đồ mà sếp em gừi cho em (File word) để anh xem và cho nhận xét dưới góc nhìn của 1 chuyên gia tư vấn nhé, nếu lần cố gắng này mà không được chắc em xin nghỉ, để tìm 1 môi trường phù hợp hơn.

Em cảm ơn và mong nhận được hồi âm của anh
Trân trọng!

***

Em ơi,
1. Cái sơ đồ của em là mối quan hệ trong công việc. Chứ không phải sơ đồ tổ chức. Trong file word, em bỏ hết phần sau phòng ban đi em nhé. Không nên dùng sơ đồ ở file excel.
2. Em đang làm dự án xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ từng phòng ban. Vì thế em nên làm các bước sau:
- Bước 1: lập kế hoạch, trong đó có

+ Các công việc thực hiện
+ Kết quả cần đạt được
+ Thời gian thực hiện
Bắt đầu
Kết thúc
+ Trách nhiệm
Thực hiên
Hỗ trợ
Phê duyệt

Bước 2: lấy ý kiến phê duyệt của ban giám đốc. Nhất quyết em làm gì thì làm cũng phải có được:
- Quyết định triển khai dự án của giám đốc (có chữ ký, đóng dấu)
- Mail của giám đốc gửi cho toàn bộ phận nói về dự án này.

Bước 3: Họp triển khai với các trưởng bộ phận và toàn công ty. Nói họp cho to tát nhưng ít nhất phải có 1 buổi ngắn gọn nói rõ cho mọi người biết. Nếu không toàn công ty thì với từng bộ phận.

Bước 4: Triển khai xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Việc này các trưởng bộ phận phải lo việc xây dựng các chức năng. Còn em lo xây dựng cơ cấu tổ chức.

Bước 5: Lấy ý kiến phê duyệt và ban hành.

***

Đọc đi đọc lại thì rõ ràng không phải công ty nào cũng có điều kiện để thuê tư vấn. Vì thế việc phải tự thân vận động là hiển nhiên. Tuy nhiên việc tự thân vận động không phải là dễ dàng gì. Và đôi khi là cả tình trạng bụt chùa nhà không thiêng nữa. Khó khăn thì nhiều nhưng sếp tiếc tiền thì đành phải tự làm. Tự làm như thế nào ? Tìm hiểu kỹ trên mạng thì chắc sẽ có nhiều bài hỗ trợ. Với cá nhân tôi thì tôi cũng có vài chia sẻ nho nhỏ để giúp ai đó đang vướng mắc và cần đường đi.

Ở mail trả lời trên thì chúng ta thấy rằng đây là những bước để xây dựng cơ cấu tổ chức. Còn xây dựng mô tả công việc thì nó là phần công việc đằng sau dự án này. Chúng ta có thể tiến hành song song với dự án trên hoặc tách thành 2 cấu phần và triển khai từng bước.

Về quy trình triển khai như sau:

00 Bang danh gia thuc trang so bo
00 Ke hoach trien khai du an
xx Mail truyền thông dự án
01 Quyet dinh thanh lap va trien khai du an
02 Danh sach to ho tro trien khai du an
03 Bang danh gia thuc trang chi tiet
04 Mau MTCV ver0.0
05 Thong ke cac tai lieu hien hanh tac dong toi MTCV
06 Huong dan viet MTCV
xx Mail truyền thông dự án
07 Bang khao sat thong tin cong viec
08 Huong dan su dung va dien bang KS thong tin
09 Thong bao KH trien khai khao sat thong tin
10 Ban mo ta cong viec mau thi diem ver1.0
11 Bang cau hoi phong van thi diem 1 don vi
12 Hoan thien thi diem MTCV 1 don vi
13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
11 Quyet dinh phe duyet mau MTCV
12 Quyet dinh ban hanh MTCV don vi thi diem
xx Mail truyền thông dự án
13 Ban thao cac MTCV cac phong ban con lai
14 Bang cau hoi phong van cac phong ban con lai
15 Ban thao MTCV hoan thien lan 2 sau phong van
16 = 13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
17 Quyet din ban hanh MTCV toan cong ty

Về cơ bản thì 1 dự án xây dựng mô tả công việc nó cần những văn bản như trên các bước tương tứng với các văn bản đó. Thực ra điểm mấu chốt cho sự thành công các dự án nhân sự là sự tham gia quyết liệt của Ban giám đốc và sự thấu hiểu của các nhân viên trong công ty. Mà muốn có được cái đó thì phải có nghệ thuật trong truyền thông và thuyết phục. Có một số lần tôi dùng truyện ngụ ngôn có liên quan đến dự án để viết mail cho mọi người. Có lần tôi lại dùng các con số để phân tích như Ý nghĩa tỷ lệ thôi việc.

Nhìn vào list (danh sách) ở trên, ta có thế thấy dự án xây dựng mô tả chia thành mấy giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Lên và bảo vệ kế hoạch. Xây dựng dự thảo mẫu mô tả công việc để các thành viên dự án có thể hình dung ra các nội dung có trong mô tả công việc. Chốt trong giai đoạn này là phải có được một cái quyết định phê duyệt dự án của sếp to nhất công ty. Điểm mấu chốt là đây. Không có nó thì công việc của nhân sự sẽ khó hoàn thành.

Giai đoạn 2: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo. Sau khi có quyết định phê duyệt dự án xong thì nhân sự nội bộ dù đã gắn bó với công ty cũng nên làm một cái đánh giá tổng thể thực trạng về dự án. Đặt mình với vai trò sếp để đưa ra các câu hỏi và tự trả lời. Bên cạnh đó thì nhân sự cũng nên thống kê các tài liệu hiện hành của công ty sẽ tác động vào mô tả công việc. Ví dụ như quy định của ISO về văn bản, quy định phân cấp, mô tả công việc cũ, quy chế đánh giá ... Nói chung là sẽ có nhiều văn bản tác động qua lại lẫn nhau vì thế không nên bỏ xót kẻo mai sau lại phải bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp.

Nhận xét: Tùy vào từng đơn vị để đảo 2 giai đoạn này. Đôi khi 1 số nơi, các sếp lại yêu cầu phải đánh giá thực trạng chi tiết trước khi triển khai. Nếu như thế thì nó giống với dự án tư vấn hơn. Còn ở nội bộ công ty thì nhiều khi chỉ cần thuyết phục bằng mồm là có thể tiến hành xây dựng kế hoạch rồi. Đánh giá thực trạng sẽ ở phần thực thi.

Giai đoạn 3: Khảo sát thông tin. Bước này không có gì để nói. Trên mạng rất nhiều biểu mẫu, mọi người có thể tìm một lúc ra là ra cả đống. Tuy nhiên lưu ý là mẫu phải phục vụ cho việc viết mô tả công việc của mình. Vì thế nên chỉnh sửa lại các mẫu đó cho phù hợp với mô tả công việc mẫu ở trên.

Giai đoạn 4: Tiến hành thí điểm một phòng ban và phê duyệt Mẫu mô tả công việc. Chỗ này tôi thấy rõ là những ai đã triển khai dự án đều có kinh nghiệm rằng không nên cần mẫn bắt tay vào xây toàn bộ MTCV. Việc này lãng phí công sức và tiêu tốn thời gian. Tại sao lại như thế ? Tại vì các sếp nhà ta không phải ai cũng giống nhau. Mỗi người đều có kiến thức riêng, nhất định về Nhân sự. Và họ sẽ đưa những ý trí của mình vào đó. Nếu ta xây hết rồi lại sửa lại thì cực kỳ mất công. Vì thế nên thí điểm trước. Như vậy sẽ đỡ tốn công hơn.

Khi đã thí điểm thành công thì phải bắt sếp phê duyệt ngay. Ở đây có 2 thứ phải được phê duyệt: Đó là mẫu mô tả công việc chốt cuối cùng và mô tả công việc của phòng ban được phê duyệt.

Giai đoạn 5: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban và phỏng vấn làm rõ mô tả công việc. Chỗ này mới bắt đầu có vấn đề và nhiều thứ để chia sẻ. Nói chung là sẽ khá vất vả. Các mô tả công việc sẽ phải tương thích với nhau từ quan hệ, mục đích công việc, nhiệm vụ công việc cho đến quyền hạn ... Mà việc thống nhất này không dễ nếu như không có mẫu mô tả công việc ở giai đoạn trên.

Giai đoạn 6: Phê duyệt và kết thúc dự án. Đây là giai đoạn sung sướng nhất vì cuối cùng công việc cũng gần hoàn thành.

6 giai đoạn này viết ra thì ngắn nhưng nếu làm quyết liệt cũng phải mất 3 tháng để hoàn thành. Và nhân lực sẽ cần là: 2 người fulltime + 3 người partime với quy mô khoảng 200 vị trí cần xây dựng. Không kể những công ty rắc rối hơi tí lại thay đổi lúc thì phòng này lúc thì phòng kia. Điều này mới đáng sợ.

Bài viết có sự tham khảo, đối chiếu từ dự án Tư vấn Xây dựng mô tả công việc của Vietez.

19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự

Hôm nay tôi tính viết dài dài một chút như lại mắc bệnh lười. Thôi thì viết tạm 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự khi triển khai một dự án xây dựng mô tả công việc vậy. Chung quy lại là các bước như sau:

Bước 0: Trao đổi thống nhất cơ cấu tổ chức, số lượng chức danh, vị trí, khối lượng công việc và thời gian. Xem xét, phân tích, đánh giá sơ lược về các mô tả công việc.

Bước 1: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
Bước 3: Họp trao đổi với tổ hỗ trợ triển khai, công bố quyết định thành lập tổ và dự án.
Bước 4: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
Bước 5: Mềm hóa các dữ liệu đã có trước đó như quyết định, mô tả công việc cũ
Bước 6: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo

Bước 7: Ký biên bản chốt form, biểu mẫu, cấu trúc mô tả công việc
Bước 8: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 9: Gửi cho đối tác xem lại mô tả công việc và tiến hành phỏng vấn trao đổi cụ thể về từng mô tả.
Bước 10: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
Bước 11: Gửi đối tác bản mô tả công việc đã được sửa version 2 cho các trưởng bộ phận lấy ý kiến.
Bước 12: Gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3

Bước 13: Sửa mô tả công việc theo ý kiến trưởng bộ phận
Bước 14: Lấy chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận vào mô tả công việc version 3
Bước 15: Gửi mô tả công việc cho phòng Nhân sự để xem lại
Bước 16: Sửa lại mô tả công việc thành version 4 theo những đóng góp ý kiến của phòng nhân sự (biên bản có đóng dấu và chữ ký).
Bước 17. Hoàn thiện mô tả công việc version 4 và tiến hành lấy chữ ký xác nhận của phòng nhân sự và trưởng bộ phận.
Bước 18: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

Trong quá trình thực hiện những bước xây dựng mô tả công việc trên chúng ta sẽ phát sinh một loạt các điều chỉnh. Phát sinh như thế nào? Điều chỉnh ra sao thì tương lai tôi sẽ có một bài viết riêng. :) Cả nhà thích bài viết nào trong các bài viết dưới đây ?

- Kinh nghiệm hướng dẫn, cách xây dựng mô tả công việc
- Nhật ký chia sẻ kinh nghiệm, hướng dẫn cách xây dựng mô tả công việc
- Các loại mẫu mô tả công việc
- Các kiểu viết mô tả công việc
- Các cách viết mô tả công việc
- Sự không thống nhất giữa Tiêu chuẩn chức danh, khung năng lực, tiêu chuẩn vị trí hay là yêu cầu vị trí ?
- Có bao nhiêu quyền trong mô tả công việc
- Có nên bỏ nghĩa vụ trong bản mô tả công việc
- Sự không thống nhất giữa Mục đích công việc, mục tiêu công việc hay là chức năng của vị trí ?
- Khi nào nên viết lại mô tả công việc?
- Khi nào nên viết thêm mô tả công việc
- Sự không thống nhất giữa Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm hay chức năng và nhiệm vụ
- Sự không thống nhất giữa Kết quả đầu ra hay Tiêu chuẩn đánh giá
- Sự không thống nhất giữa Quyền hạn và trách nhiệm hay quyền hạn hay quyền hạn và nghĩa vụ

Bài nào được nhiều comment nhất tôi sẽ viết bài chia sẻ kinh nghiểm về chủ đề đó :)

Nhân sự, câu từ trong nghề và thống nhất các định nghĩa trong mô tả công việc … ?

Hôm nay đi phỏng vấn để xây dựng mô tả công việc cho một dự án tư vấn về. Tự dưng tôi lại ngộ ra được mấy điều. Điều đầu tiên đó chính là câu và từ trong nhân sự. Dường như việc giỏi văn là một lợi thế khi làm nhân sự. Và nhất là làm mô tả công việc.

Điều thứ 2 đó là: Khi làm cái gì, cho dù dự án nhỏ đến đâu thì cũng phải thống nhất thuật ngữ để tránh hiểu lầm. Cúng giống như dự án Xây dựng hệ thống quản trị tri thức hay dự án Xây dựng từ điển năng lực tôi nghĩ trước khi triển khai dự án Xây dựng mô tả công việc, các chuyên gia nên đưa việc thống nhất khái niệm vào. Và cho công việc thống nhất khái niệm này thành 1 buổi. Dẫu biết rằng các thành viên tổ hỗ trợ triển khai và các trưởng đơn vị luôn bận rộn nhưng nếu như không thống nhất thì các thành viên của dự án khi triển khai sẽ lại mất rất nhiều công để giải thích. Và rồi mỗi người lại giải thích một kiểu khác nhau.

Người cùng nghề nhân sự thì có thể hiểu giống nhau về cùng một từ khóa. Nhưng người khác nghề có thể họ sẽ hiểu theo một cách khác.

Và ai đã làm nhân sự và từng học nhân sự đều biết về cấu trúc một mô tả công việc. Tùy vào tình hình công ty, một số sẽ nhặt vào cái này cái kia. Nhưng cơ bản sẽ có:

"Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng, nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn."

Mô tả công việc luôn có 6 phần:

(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí nào đó, qua đó cũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;

(ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào;

(iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ phải trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đó có những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(v) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;

(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩn cho vị trí.

Đại khái khi làm mô tả công việc là sẽ phải có:

Logo
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Mã số
Ngày phát hành
Lần chỉnh sửa, bổ sung
Số trang

Vị trí công việc:
Bộ phận:

I. THÔNG TIN CHUNG
1 Quan hệ quản lý : Chịu sự quản lý hoặc quản lý vị trí nào?
2 Quan hệ công việc: Tương tác, trao đổi, phối hợp làm việc với các bộ phận nào trong và ngoài tổ chức

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Vị trí sinh ra đểm làm gì. (Thường dúng chữ đảm bảo ở đầu)
III. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ PHẢI LÀM | KẾT QUẢ ĐẦU RA
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí cần phải làm
- Kết quả đầu ra: Sản phẩm, yêu cầu cần phải có khi thực hiện cong việc

IV. QUYỀN HẠN: Giới hạn, phạm vi, mức độ được ra quyết định.

V. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
1 Thời gian làm việc
2 Điều kiện, Môi trường làm việc
3 Được trang bị
a) Máy móc,thiết bị
b) Đồng phục văn phòng theo quy định của Công ty

VI. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
1 Yêu cầu cơ bản
a) Trình độ đào tạo
b) Tin học
c) Ngoại ngữ
d) Kinh nghiệm

2 Yêu cầu năng lực chuyên môn
a) Kiến thức
b) Kỹ năng
c) Thái độ

NGƯỜI THỰC HIỆN
TRƯỞNG BỘ PHẬN
PHÒNG TCLĐ
PHÊ DUYỆT

Cơ bản là như vậy nhưng không có định nghĩa quả là khổ. Nói rõ định nghĩa thì lại là lý thuyết. Tự dưng viết đến đây tôi lạ nghĩ đến mấy câu cửa miệng gần đây của các nhà cải cách "các trường học đa số không dạy những gì sinh viên cần". Nhưng theo tôi thì các trường học lại dạy những thứ chuyên gia cần. Tôi có nên định nghĩa từng mục ở trên không nhỉ ? Và cả lưu ý cho từng mục nữa ?

Có lẽ tôi sẽ làm điều đó nhưng ở một bài khác. Giờ viết nhiều tôi sợ có người lại chê.

Một lúc nào đó tôi sẽ đề xuất thay từ: Thái độ = Bản chất trong ASK. Vì khi nói đến thái độ trong ASK anh em nhân sự hay nghĩ đến định nghĩa: tất cả những yếu tố bên trong của con người để làm được việc. Nhưng khi người khác không phải nhân sự đọc vào thì lại nói thái độ là biểu hiện bên ngoài bổ nghĩa cho hành vi. Ví dụ thái độ: nghiệm túc chấp hành nội quy.

PDCA trong viết mô tả công việc

Mấy hôm nay ngồi làm mô tả công việc cho một dự án tư vấn thấy cái này hay hay. Thường thì viết mô tả công việc nó cũng có quy tắc. Viết thế nào cho đúng cho hiệu quả là cả một vấn đề. Và đây là 1 số nguyên tắc:

Tổ chức các chức năng nhiệm vụ theo các nguyên tắc với thứ tự ưu tiên như sau:
+ Quy trình PDCA: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động ( như vậy các chức năng lập kế hoạch viết trước, các chức năng mang tính kiểm tra viết sau...)
+ Viết theo quy trình của các công việc hoặc theo thứ tự từ dễ đến khó
+ Có thể viết theo tần suất thực hiện của công việc

Đây không phải làm sản phẩm của mình nhé. Chỉ là mượn trên google đưa về cho bài viết nó có hình ảnh thôi.

Vậy PDCA là gì ? Đây là câu trả lời:

"Công cụ PDCA hay còn được gọi là vòng lặp PDCA. PDCA được tạo thành từ các chữ cái đầu của các từ PLAN - Lập kế hoạch, DO – Triển khai thực hiện, CHECK - Kiểm tra, ACT – Hành động khắc phục, phòng ngừa.

Từ các từ tạo nên PDCA đã cho thấy một chu trình thực hiện công việc từ đầu đến cuối, đầu tiên một công việc phải được lập kế hoạch cụ thể, hoạch định những việc cần làm. Sau đó thực hiện công việc theo kế hoạch, hoạch định đã được lập. Tiếp theo là kiểm tra lại những việc đã làm xem có điểm nào sai sót, không phù hợp không. Cuối cùng là hành động khắc phục, phòng ngừa các điểm sai sót và không phù hợp. Chu trình này được lặp đi lặp lại đối với mỗi công việc tại mỗi vị trí của mỗi người. Nếu chu trình được thực hiện đúng và thường xuyên sẽ đem lại hiệu quả trong hoạt động và tránh được các sai sót, thiệt hại có thể xảy ra."

Như thế, nếu tuân theo nguyên tắc này thì:
I. Cấp trưởng phòng hay có cấu trúc nhiệm vụ như sau:
1. Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Phòng.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá.
- Các công việc con
d) Công tác nghiên cứu cải tiến sản xuất và khắc phục, phòng ngừa các sản phẩm không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với Ban lãnh đạo Công ty.
- Các công việc con
3. Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty và các bộ phận khác về lĩnh vực chuyên môn của Phòng.
- Các công việc con
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Trưởng Phòng và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty giao.

II. Cấp phó phòng thì hay có cấu trúc:
1. Giúp trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động của Phòng Quản lý chất lượng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, mục tiêu của Phòng trong phạm vi được giao phụ trách.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng theo chỉ đạo của Trưởng Phòng.
- Các công việc con
d) Công tác khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Phó Phòng.

III. Nhân viên thì như thế này:
1. Lập kế hoạch và thực hiện các công việc được giao.
a) Công tác lập kế hoạch công việc của cá nhân.
- Các công việc con
b) Công tác thực hiện công việc được giao
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, soát xét các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Các công việc con
d) Công tác cải tiến, khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do người quản lý trực tiếp phân công.

Vậy đó, viết như thế này có vẻ như dễ hiểu và được nhiều người khen. Và có vẻ như phù hợp với các tổ chức có ISO. Các bạn định viết mô tả thử tham khảo form viết ở trên xem sao nhé.