Nếu xây KPI cho đơn vị sự nghiệp, nên bắt đầu từ đâu?

Sáng nay Cường nhận được một câu hỏi khá lạ. Nội dung câu hỏi như sau: "Chào anh. Cho hỏi nếu xây dựng chỉ số KPI cho một đơn vị sự nghệp sau khi các cơ quan tiến đến áp dụng vị trí việc làm chứ không còn theo mô hình ngạch bậc, thì bắt đầu xây dựng từ đâu ?" Câu hỏi này như là 1 giọt nước báo hiệu cơn mưa sẽ tới. Có lẽ dần dần, các cơ quan thuộc khối nhà nước sẽ nâng cấp hệ thống Quản trị Nhân sự của mình lên nữa cho phù hợp với đời sống quản trị của khối tư nhân.

Trước hết, phải nói rằng, hệ thống QTNS của nhà nước có rất nhiều thứ đáng để học hỏi. Và nếu tìm hiểu kỹ, kì thực nhà nước có nhiều điểm đi trước tư nhân và bắt kịp với quốc tế. Ví dụ như Quản trị năng lực – Khung năng lực chả hạn. Các công ty nhà nước đã có thứ này từ lâu. Tuy nhiên, khi đưa mô hình Quản trị năng lực vào thực tế thì những nhà chính sách phải làm sao áp dụng trên quy mô số lớn (hàng triệu nhân viên) nên những thứ họ đưa có vẻ chung chung. Dẫn tới chúng ta cảm tưởng như mô hình lỗi thời.

Một ví dụ khác nữa, tôi hiện có tham gia công tác xã hội ở địa phương và làm phó chủ tịch hội chữ thập đỏ của Phường. Mô hình phối hợp của hội và ủy ban nhân phường: Nhận sự chỉ đạo của cấp trên (ngành dọc) nhưng khi triển khai thì phải trao đổi, xin ý kiến của Ủy Ban (ngành ngang) và ngược lại, nhận sự chỉ đạo của Ủy ban thì cần thông báo, xin ý kiến Quận hội. Hàng năm hội sẽ nhận được khoảng 100 chỉ tiêu được giao. Từ 100 chỉ tiêu này, hội phường sẽ lên kế hoạch chi tiết để đạt được. Theo như ngôn ngữ khối tư nhân thì 100 chỉ tiêu này có thể được gọi là 100 kpi. Các KPI này được tìm ra từ các chức năng nhiệm vụ của hội. Mỗi nhiệm vụ vài ba kpi.

Nếu bạn đồng ý với tôi rằng: “Hệ thống QTNS của nhà nước có nhiều cái đáng học hỏi và chỉ cần nâng cấp 1 chút”, chúng ta đi đến nội dung tiếp theo. Tôi sẽ đi vào trả lời câu hỏi ở đầu bài.

Nhìn vào câu hỏi, tôi thấy có đoạn: “các cơ quan tiến đến áp dụng vị trí việc làm chứ không còn theo mô hình ngạch bậc”. Thực sự cần phải hiểu rõ ý người đặt câu hỏi là gì. Liệu có phải tác giả câu hỏi muốn nói: Giờ cơ quan sẽ thay đổi mô hình:
- Mô hình QTNS cũ:
+ Cơ quan chỉ có 4 ngạch: nhân viên, chuyên viên, quản lý, lãnh đạo. Tất cả mọi người không phân biệt làm gì, nếu không quản lý ai thì là nhân viên hoặc chuyên viên. Nếu có nhân viên thì là quản lý, nếu quản lý nhiều quản lý thì lãnh đạo.
+ Người nào ở ngạch nào thì có lương ở ngạch đó. Nếu cùng bậc thì lương sẽ giống nhau còn nếu không cùng bậc thì lương khác nhau. Lên bậc thì dựa vào thâm niên và bằng cấp theo quy định của nhà nước.
+ Lương được trả theo thời gian và cố định. Ngoài ra sẽ có các khoản thưởng thi đua và lậu.

- Mô hình QTNS mới:
+ Cơ quan chỉ có 4 ngạch: nhân viên, chuyên viên, quản lý, lãnh đạo. Trong các ngạch sẽ có các vị trí.
+ Người nào ở vị trí nào thì có lương ở vị trí đó. Mỗi một vị trí sẽ có mức lương khác nhau. Lên bậc thì dựa vào năng lực và hiệu quả công việc chứ không theo thâm niên.
+ Lương được trả theo hiệu suất.

Nếu đúng như này, thì cơ quan của người hỏi, hẳn đang muốn làm lại hệ thống Quản trị hiệu suất và gắn hiệu suất với củ cà rốt (thưởng – vật chất) và động lực bên trong (động lực 3.0) để tạo động lực thúc đẩy cán bộ viên chức làm việc tốt hơn. Đây chuẩn là nghề của Cường (tôi).

Hiểu được ý của tác giả câu hỏi, rồi tôi tiếp tục tìm hiểu về đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Đơn vị hành chính sự nghiệp là các cơ quan, đơn vị hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng các nguồn kinh phí khác như học phí, hội phí, kinh phí được tài trợ, các nguồn thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ để phục vụ các nhiệm vụ của Nhà nước, trong đó chủ yếu là các hoạt động chính trị xã hội.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp được trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan đoàn thể và các tổ chức xã hội do Trung ương và địa phương trực tiếp quản lý hoặc các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.

Hiểu rõ đầu bài, giờ tôi sẽ vào trả lời câu hỏi: “nếu xây dựng chỉ số KPI thì bắt đầu xây dựng từ đâu?”

Với tôi, tôi sẽ bắt đầu từ việc:
1. Hiểu (có kiến thức):
1.1 Về bức tranh lớn Quản trị nhân sự. Cụ thể là hiểu:
+ Cách giải tất cả các bài toán QTNS
+ Mô hình văn hóa tổ chức
+ Hệ thống Quản trị Nhân sự và các hoạt động Tuyển – Dạy – Dùng – Giữ - Thải
+ Cách xây và nguyên tắc xây hệ thống QTNS
1.2 Hệ thống Quản lý thực hiện công việc:
+ Các công cụ trong hệ thống QL thực hiện công việc
+ Các công cụ Quản trị hiệu suất là một phần của hệ thống QL THCV
1.3 BSC – Thẻ điểm cân bằng
+ Chiến lược và khủng hoảng chiến lược tổ chức
+ Công cụ để thực thi chiến lược khắc phục khủng hoảng – BSC
+ BSC là gì
+ Cách thức xây dựng BSC
1.4 KPI – Thước đo hiệu quả công việc
+ Các loại định nghĩa gắn với thuật ngữ KPI
+ Phân loại và nguồn gốc sinh ra các thuật ngữ gắn với thước đo hiệu quả
+ Lưu đồ xây KPI vị trí tốt
+ Nguyên tắc xây dựng KPI

2. Hiểu xong thì bắt đầu tiến hành xây dựng các chỉ số KPI. Với tôi thì tôi vẫn triển khai tuần tự theo các bước như sau:
2.1 Topdown – Từ trên xuống
- Xác định dòng chảy chiến lược
- Xác định bản đồ chiến lược
- Xác định các thước đo và chỉ tiêu chiến lược
- Đưa các thước đo và chỉ tiêu chiến lược vào thẻ điểm cân bằng (BSC)
- Hoàn thiện BSC của công ty:
+ Trọng số viễn cảnh, thành phần
+ Đơn vị
+ Tần suất kiểm soát
- Từ bản BSC hoàn thiện, phân bổ các chỉ tiêu xuống các bộ phận theo nguyên tắc CTH (C: Chịu trách nhiệm chính, báo cáo giải trình; T: Tham gia vào dòng chảy công việc; H: Hỗ trợ cung cấp thông tin)
2.2 Bottomup – Từ dưới lên:
- Nhận chỉ tiêu được phân bổ từ công ty
- Coi các chỉ tiêu của công ty như là mục tiêu của bộ phận.
- Phân rã các mục tiêu bộ phận ra thành các mục tiêu nhỏ hơn để giúp bộ phận dễ đạt mục tiêu hơn.
- Xác định chức năng nhiệm vụ, vị trí của bộ phận
- Tìm các thước đo hiệu quả và chỉ tiêu công việc từ chức năng và quy trình bộ phận
- Tập hợp các thước đo và chỉ tiêu đó vào bảng chỉ tiêu được phân bổ để tạo thành thư viện KPI (thước đo hiệu quả công việc)
2.3 Hoàn thiện các thẻ KPI cho vị trí và hệ thống Quản trị hiệu suất
- Tiến hành rút gọn, lựa chọn các KPI phù hợp cho từng vị trí
- Chỉnh sửa, thêm bớt các thước đo khắc phục điểm yếu khi áp dụng KPI
- Xây dựng hệ thống đo đếm báo cáo
- Xây dựng chính sách đánh giá và lương thưởng thúc đẩy hoàn thành KPI
- Kiểm thử chính sách trước khi áp dụng

Vậy là xong! Nhìn lại các bước tôi thấy tôi đã gõ lại những gì tôi đã từng viết. Vì tôi có mở lớp đào tạo triển khai xây dựng BSCvsKPI nên tôi đã làm ra chương trình đào tạo (outline) với toàn bộ các bước trên. Ngoài ra khi đi tư vấn, các công ty thường có yêu cầu lên kế hoạch triển khai chi tiết. Chi tiết thế nào thì cũng chỉ mấy bước trên. Khác một chút là công ty có bao nhiêu phòng ban, các công việc sẽ lặp lại ở từng phòng ban.

Cuối cùng, do đây là đơn vị sự nghiệp nên khi triển khai xây, chúng ta sẽ cần lưu ý đến quan điểm, chính sách của nhà nước và cơ quan cấp trên. Cùng với đó, chúng ta sẽ phải xử lý sao cho phù hợp với những điểm thắt như “lậu” trong cơ quan. Sẽ thế nào nếu như mọi người đã quen kiểu cũ. Giờ sao cho tốt hơn? Giải quyết những điểm thắt này quả không dễ. Không những thế, các vấn đề về chính trị và nhiệm kỳ cũng là một yếu tố vừa dễ vừa khó để triển khai.

Có lẽ tôi nên dừng bút vì cũng hết ý. Bạn đọc bài này, nếu vẫn thấy mông lung, thì hãy đọc các bài viêt chi tiết của tôi về KPI trên blog này. Chỉ cần vào ô tìm kiếm và đánh chữ KPI là được. Tôi cũng đang dự định xuất bản 1 quyển sách về Hệ thống quản trị hiệu suất, nên nếu đã tìm mà cần đọc có hệ thống hơn, bạn hãy vào link này: http://blognhansu.net.vn/2021/06/15/muc-luc-cac-bai-viet-q5-tai-tao-he-thong-quan-tri-hieu-suat-nhan-su-performance-management-system-kpi/

Nếu đọc rồi mà vẫn cần hỗ trợ, thân mời bạn tham gia lớp học với tôi. Tôi có lớp chia sẻ kinh nghiệm của bản thân đi xây BSC và KPI cho các công ty. Chi tiết khóa học tại: http://daotaonhansu.net/kpi/ . Sắp tới, tôi sẽ có lớp online G8:

– Th.ời lượng: 5 – 7 b.uổi online trên phần mềm Zoom.
– Th.ời gian: Tối 19h00 – 21h00 thứ 3, thứ 5 hàng tuần.
– Khai giảng buổi 1: Thứ 3 – Ngày 20/07/2021
– Ch.i ph.í: 2.5 tri.ệu/ khóa (Gi.ảm 2O phần trăm đối với học vi.ên từng là họ.c viên lớp Giải mã hoặc đó.ng sớm trước 5 ngày hoặc từ 3 người trở lên)
- Đăng ký: https://goo.gl/w2s1st

Nguyễn Hùng Cường (kc24)
Tư vấn tái tạo Hệ thống QTNS bài bản

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

Viết một bình luận