Các công việc của phòng hành chính theo cách nhìn quy trình

Cái sáng thứ 7 lần thứ n ngồi trên chiếc bàn quen thuộc, tôi lại ngắm nhìn cái khung trời nho nhỏ ngoài cửa sổ. Khung trời với khoảng không thoáng đãng. Ở cái đất Hà Nội này, nếu không ở chung cư, không ở biệt thự mà kiếm ra được cái cửa sổ khoảng không ngút tầm mắt thật không dễ. Mà cái khoảng thông yên tĩnh thì lại càng khó. Vậy mà căn nhà nhỏ của tôi lại có. Đây là một sự may mắn của đời người.

Cái cửa sổ mở ra, trước mắt là trung tâm y tế quận, với tòa nhà 2 tầng và cái sân với nhiều cây xanh. Trung tâm y tế của quận nên mọi thứ thật yên bình. Chim vui đùa qua các ngọn cây, hót ríu rít. Thỉnh thoảng những cơn gió nhẹ lướt qua. Dù là mùa đông nhưng cái cảm giác gió lùa qua bàn tay vẫn như ngày nào. Gió miên man đưa ta về với một thời hoa dại, một thời xao lãng với những con nước lên xuống. Thời nỗi buồn, niềm vui dập dờn như con sóng cả.

Tôi nhớ mình hồi cấp ba cùng mấy đứa bạn. Cả lũ rủ nhau đạp xe đạp đi xa tít tắp. Chúng tôi đi mãi cho đến khi gặp bờ đê của con sông Hồng cùng những bãi bồi. Chúng tôi chạy ùa tới. Nô đùa ...

Gió đến đưa tôi về với ngày xưa, gió đi lại kéo tôi về với thực tại. Nhìn vào chiếc máy tính thân yêu, tôi thấy bài viết của mình : Xây dựng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu trong quản lý nhân sự của 1 công ty theo ISO như thế nào ? Trong bài viết tôi nói về quy trình nhân sự và có đá cả sang phía hành chính. Quy trình nhân sự thì xoay quanh vòng đời làm việc của nhân viên. Vậy quy trình của phòng hành chính, về tổng quát nên hiểu và nhìn như thế nào ?

Tôi thấy dường như tất cả những gì không tên đều đổ vào phòng Hành chính hết. Theo định nghĩa học thuật thì hành chính là: thực thi những chính sách, quy định, quyết định của tổ chức. Nếu giải thích theo con chữ và vận vào công việc thì dường như Hành Chính là đơn vị thực thi triển khai mọi thứ cho các phòng ban khác.

Nhưng thực tế thì tôi không thấy thế. Cách hiểu của tôi theo cái nhìn thực tế trải nghiệm thì Hành Chính là: làm tất cả mọi thứ để duy trì môi trường làm việc sao cho phù hợp và tối ưu nhất góp phần thúc đẩy nhân viên, tổ chức hoạt động hiệu quả. So sánh với định nghĩa Nhân sự tôi từng nói: Nhân sự là làm tất cả mọi thứ để thúc đẩy nhân viên, tổ chức hoạt động hiệu quả nhất. Nhìn vào 2 định nghĩa của tôi thì dường như Nhân sự bao gồm Hành Chính và ngược lại Hành Chính là 1 mảng việc của Nhân sự.

Nếu theo 2 định nghĩa này của tôi thì có vẻ các bạn học hành chính sẽ có phản ứng. Để viết bài này, tôi có đọc các định nghĩa hành chính và các công việc hành chính do các bạn từ trường Hành Chính định nghĩa. Tôi thấy các bạn định nghĩa rất hoành tráng và dường như nó đi vượt ra khỏi thực tế tôi thấy.

Ví dụ từ các bạn học trường Hành Chính:

Hỏi:
a) Hành chính là gì ?
b) Mối quan hệ giữa nền hành chính với các phạm trù có liên quan trong nền hành chính ?
Đáp:
a) Hành chính theo nghĩa rộng :
là chỉ những hoạt động những tiến trình chủ yếu có liên quan đến những biện pháp để thực thi những mục tiêu, những nhiệm vụ đã được xác định trước.

Ví dụ: Cuối 2006 Hà Nội được giao nhiệm vụ đảm bảo an toàn giao thông, tạo điều kiện thuận lợi cho các đoàn đại biểu đến dự hội nghị APEC. Để thực hiện nhiệm vụ này, UBND thành phố đã giao cho công an thành phố tiến hành phân luồng giao thông, cấm các phương tiện tham gia giao thông một số tuyến đường nhất định trong thời gian các đoàn xe đi qua … toàn bộ các hoạt động trên được hiểu là hành chính.

Hành chính theo nghĩa hẹp : là nền hành chính nhà nước ( hay còn gọi là nền hành chính công) là tổng thể các tổ chức và định chế hoạt động của bộ máy hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do các cơ quan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản dưới luật nhằm thực thi chức năng quản lý nhà nước giữ gìn bảo vệ quyền lợi công và phục vụ nhu cầu hàng ngày của dân trong mối quan hệ giữa công dân và nhà nước. Với nghĩa trên thì hành chính là hành động quản lý thực tiễn và cũng là một khoa học.

=> Từ những quan niệm nói trên thì hành chính được coi là một loại hoạt động chung nhất của các nhóm người hợp tác với nhau để hoàn thành các mục đích chung.

b) Mối quan hệ giữa nền hành chính với các phạm trù có liên quan:
Nền hành chính công theo nghĩa rộng có thể được hiểu là sự phối hợp những nỗ lực của các nhóm, các cá nhân trong tổ chức nhằm thực hiện các chính sách công. Hành chính công chủ yếu bào trùm lên các hoạt động hàng ngày của chính phủ và cả bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương và cơ sở dưới sự quản lý thống nhất của chính phủ.

Tổ chức theo nghĩa rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật, sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố về nội dung, tổ chức vì vậy là một thuộc tính của bản thân sự vật.
Vì thế nếu tổ chức tạo ra một cơ cấu nhất định giữa các cá nhân và các tổ chức thành những mối quan hệ có hiệu quả thì hành chính có liên quan tới việc ra quyết định và hướng dẫn các tổ chức và cá nhân trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu do các nhà lãnh đạo chính trị vạch ra.

Ví dụ: Tổ chức của những người lao động Việt Nam là tổng liên đoàn lao động Việt Nam, thì nền hành chính thể hiện qua việc ban hành ra quyết định thành lập, quyền hạn, chức năng nhiệm vụ của tổ chức đó …

Hành chính có thể được xem là hoạt động của bộ máy hay đưa ra sự điều tiết đối với tổ chức. Nếu tổ chức được xem là cơ cấu thì hành chính là tiến trình. Tổ chức liên quan tới những khía cạnh hình thức và cơ cấu của hành chính công thì hành chính là một tiến trình được vận hành trong khuôn khổ thiết chế nhất định.

Đọc kỹ thì đúng là nó có phần thực tế. Và có thể nó đúng với nhà nước (tôi chưa trải nghiệm môi trường nhà nước nên chưa dám bàn). Trở lại với quan điểm của tôi và chúng ta tạm chấp nhận rằng Hành Chính là 1 phần của Nhân sự và nhiệm vụ của Hành Chính không phải thực thi các chính sách của tổ chức mà là làm tất cả mọi thứ để duy trì môi trường làm việc sao cho phù hợp và tối ưu nhất góp phần thúc đẩy nhân viên, tổ chức hoạt động hiệu quả thì các công việc của Hành Chính sẽ liên quan đến vòng đời của cái môi trường làm việc đó.

Một người quyết định thực thi một sứ mệnh gì đó. Người đó nhận thấy rằng nếu một mình mình sẽ không thể thực thi được nên đi tìm kiếm 1 vài người để thành lập nhóm. Nhóm đó quyết định xưng danh tạo thành tổ chức. Môt tổ chức xuất hiện thì môi trường làm việc xuất hiện. Và người phụ trách duy trì môi trường làm việc đó ra đời. Lúc đầu tổ chức chưa nhiều người, nhiều việc nên người lo việc con người, người lo việc môi trường là 1, phòng Hành Chính Nhân sự cùng một chỗ. Về sau việc nhiều thì sẽ tách thành Hành Chính riêng và Nhân sự riêng.

Chiếu theo quan điểm, định nghĩa của tôi thì các công việc của phòng Hành Chính Nhân sự sẽ là gì ? Theo cách nhìn quy trình đó là:
Quản trị tài sản
01 – Quy dinh quan ly thu vien cong ty
02 – Quy che cham cong
03 – Quy dinh sua chua
04 – Quy trinh bao tri, bao hanh
05- Quy dinh quan ly va to chuc cuoc hop
06 – Quy dinh quan ly con dau
07 – Quy dinh tiep khach
08 – Quy dinh quan ly may vi tinh, mang, internet
09 – Quy dinh quan ly van ban den, van ban di
10 – Quy dinh quan ly van phong pham
11 – Quy dinh quan ly va su dung dien thoai
12 – Quy dinh che do cong tac phi
13 – Quy dinh quan ly va su dung xe o to
14 – Quy dinh quan ly ho so
15 – Quy dinh quan ly tai lieu
16 – Quy dinh soan thao van ban
17 – Quy trinh to chuc hoi nghi
18 – Quy dinh quan ly bieu mau
19 – Quy trinh xu ly thong tin
20 – Quy dinh kiem soat nhan vien, khach ra vao cong
21 – Quy dinh quan ly tai san, hang hoa ra vao cong

Để biết các quy trình, các bạn vui lòng xem thêm ở : http://blognhansu.net/2014/07/04/btl13-tai-lieu-quan-tri-hanh-chinh/

Nhìn vào hai mươi mấy công việc kia thì có vẻ như vẫn chưa hết công việc của hành chính nhân sự. Nhưng thôi tạm thời thế đã. Nếu đổ thêm công việc vào thì thể nào lại có người kêu "trăm dâu đổ đầu tằm", "hơi tí lại sai". Tổ chức đó phát triển, môi trường làm việc phình to hơn thì phòng nhân sự cũng lớn lên. Trong quá trình vận hành, môi trường làm việc sẽ chịu sự tác động từ bên ngoài rồi cả bên trong.

Tác động từ bên ngoài đó là: Người lạ xâm nhập và môi trường (khách hàng, đối tác, cơ quan chính quyền ...), Hành chính đứng ra sắp xếp quản lý. Các thông tin lạ chuyển tới (công văn, hợp đồng, thư quảng cáo ...) thì nó phải được quy lại một mối ở Hành Chính để không có gì bất ngờ ảnh hưởng tới nội bộ. Và cả các yếu tố vật chất khi đưa tối tổ chức cũng vậy, nó phải qua Hành Chính thanh lọc trước khi chuyển đi sâu hơn vào bên trong môi trường.

Tác động từ bên trong tới môi trường lại là: tự nhiên đầu não là các leader lại nghe ai đó xúi dại và thay đổi vị trí ngồi, Hành Chính sẽ phải lên kế hoạch để triển khai. Tổ chức thêm người, Hành Chính lo công cụ dụ cụ cho họ. Môi trường làm việc ô nhiễm, Hành Chính tìm cách điều hòa nó. ... Rồi thì mọi thứ muốn ra ngoài từ bên trong thì cũng phải ra đi từ phòng Hành Chính.

Theo hình ảnh, chúng ta sẽ nhìn rõ hơn: Mọi thứ vào hay ra tổ chức đều phải qua phòng Hành Chính. Không phải ai muốn ra, muốn vào môi trường làm việc cũng được.

Vậy đó, công việc của phòng hành chính là vậy. Mới ngồi đã thấy trưa rồi, tôi đi ăn đây. Chúc cả nhà 1 bữa ngon miệng.

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

3 thoughts on “Các công việc của phòng hành chính theo cách nhìn quy trình

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *