OKR vs KPI – Cách chuyển đổi từ OKR sang KPI

Mình vừa thấy OKR của anh bạn nên ngứa nghề, thay vì đi tập thể dục sáng thì nằm mổ cò luôn ra bộ kpi. Xin mời cả nhà đọc và so sánh!

OKR:
Nhấc chân lên và tiếp tục hành trình thôi!
Obj: Rèn luyện để có đủ Tâm khai phóng Trí yêu thương Thân kỷ luật
K1: Hoàn thành giáo án chạy bộ 42k trong 1 năm
K2: Rèn luyện EQ mỗi ngày trong 1 năm
K3: Tập Yoga 1 tuần 1 buổi 45min trong 1 năm
K4: Mỗi tháng hoàn thành tổng kết 1 quyển sách trong 1 năm
K5: Cai nghiện thuốc lá thành công trong 1 năm

Chuyển đổi: OKR >> KPI
Obj: Rèn luyện để có đủ Tâm khai phóng Trí yêu thương Thân kỷ luật >> KGI: Rèn luyện đủ
K1: Hoàn thành giáo án chạy bộ 42k trong 1 năm >> CSF1: Chạy bộ
>> Kpi1.1: Tổng số km cần chạy: 365 km
>> Kpi1.2: Tổng thời lượng dành cho chạy: 365 h
>> Kpi1.3: Tổng số ngày chạy: 365 ngày
>> Kpi1.4: Nhịp tim trung bình/ phút: 120
>> Kpi1.5: Huyết áp trung bình: 100

K2: Rèn luyện EQ mỗi ngày trong 1 năm >> CSF2: Rèn luyện EQ
>> Kpi2.1: Số câu EQ cần giải: 3650 câu
>> Kpi2.2: Thời lượng trung bình để giải 1 câu EQ: 1 phút
>> Kpi2.3: Điểm EQ trung bình: 80 điểm
>> Kpi2.4: Số lần cãi nhau với người khác: 0 lần
>> Kpi2.5: Tỷ lệ hài lòng của người khác về bản thân: 80%

K3: Tập Yoga 1 tuần 1 buổi 45min trong 1 năm >> CSF3: Tập yoga
>> Kpi3.1: Tổng số buổi tập yoga cần có: 48 buổi
>> Kpi3.2: Thời lượng trung bình của 1 buổi tập: 45 m
>> Kpi3.3: Cân nặng trung bình: 60 kg

K4: Mỗi tháng hoàn thành tổng kết 1 quyển sách trong 1 năm >> CSF4: Tổng kết sách
>> Kpi4.1: Tổng số bài tổng kết sách: 1 bài
>> Kpi4.2: Số từ trung bình/ 1 bài tổng kết: 1000 từ
>> Kpi4.3: Thời lượng trung bình để viết 1 bài: 3h
>> Kpi4.4: Chi phí tối đa mua sách: 1 triệu
>> Kpi4.5: Số lời khen về bài tổng kết: 10 lời khen

K5: Cai nghiện thuốc lá thành công trong 1 năm >> CSF5: Cai thuốc
>> Kpi5.1: Thời gian chính thức bỏ thuốc hoàn toàn: 31/12/2022
>> Kpi5.2: Số bao thuốc tối đa bỏ được: 365 bao
>> Kpi5.3: Tổng chi phí tiết kiệm đc do bỏ thuốc: 3 triệu
>> Kpi5.4: Độ đặc do khói của thuốc trong phổi: 5%

Kết quả ra KPI:

KGI: Rèn luyện đủ
CSF1: Chạy bộ
>> Kpi1.1: Tổng số km cần chạy: 365 km
>> Kpi1.2: Tổng thời lượng dành cho chạy: 365 h
>> Kpi1.3: Tổng số ngày chạy: 365 ngày
>> Kpi1.4: Nhịp tim trung bình/ phút: 120
>> Kpi1.5: Huyết áp trung bình: 100

CSF2: Rèn luyện EQ
>> Kpi2.1: Số câu EQ cần giải: 3650 câu
>> Kpi2.2: Thời lượng trung bình để giải 1 câu EQ: 1 phút
>> Kpi2.3: Điểm EQ trung bình: 80 điểm
>> Kpi2.4: Số lần cãi nhau với người khác: 0 lần
>> Kpi2.5: Tỷ lệ hài lòng của người khác về bản thân: 80%

CSF3: Tập yoga
>> Kpi3.1: Tổng số buổi tập yoga cần có: 48 buổi
>> Kpi3.2: Thời lượng trung bình của 1 buổi tập: 45 m
>> Kpi3.3: Cân nặng trung bình: 60 kg

CSF4: Tổng kết sách
>> Kpi4.1: Tổng số bài tổng kết sách: 1 bài
>> Kpi4.2: Số từ trung bình/ 1 bài tổng kết: 1000 từ
>> Kpi4.3: Thời lượng trung bình để viết 1 bài: 3h
>> Kpi4.4: Chi phí tối đa mua sách: 1 triệu
>> Kpi4.5: Số lời khen về bài tổng kết: 10 lời khen

CSF5: Cai thuốc
>> Kpi5.1: Thời gian chính thức bỏ thuốc hoàn toàn: 31/12/2022
>> Kpi5.2: Số bao thuốc tối đa bỏ được: 365 bao
>> Kpi5.3: Tổng chi phí tiết kiệm đc do bỏ thuốc: 3 triệu
>> Kpi5.4: Độ đặc do khói của thuốc trong phổi: 5%

Lời bình: Nếu chỉ coi là công cụ quản trị hiệu suất thì cả 2 có phần giống nhau ha. OKR nó giống như là 1 vũ trụ khác trong đa vũ trụ Quản trị hiệu suất. Và KPI cũng đến từ một vũ trụ khác.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
HRM consultant/ blogger at blognhansu.net.vn

Nếu OK Rồi thì ta có phương pháp OKR

"Mình không đủ khả năng làm chiến lược để ra kpi rồi phân bổ xuống các vị trí, vậy nên làm thế nào?". Trả lời: "Đơn giản thôi! Hãy sử dụng phương pháp JD - KPI. Tức là từ mô tả công việc, sử dụng câu khẩu quyết "công việc như thế nào là đạt?", từ đấy tạo ra bảng thước đo hiệu quả công việc. Có bảng chỉ tiêu, chúng ta trao đổi với nhân viên để thống nhất. Xong rồi để nhân viên lập kế hoạch công việc triển khai các công việc kpi và công việc phát sinh".

Bạn vẫn thấy rắc rối? Vậy thì cho nhân viên theo cách xưa cũ: Giao cho nhân viên một công việc và yêu cầu họ lên kế hoạch triển khai. Trong bản kế hoạch đó có cột "yêu cầu kết quả công việc cần đạt". Có kế hoạch công việc và yêu cầu cần đạt rồi thì 2 bên cùng trao đổi xem kế hoạch đó OK chưa. Nếu OK Rồi thì ngày nay ng ta gọi là OKR. Cụ thể nhé:

Cuối năm trước, đầu năm sau, CEO sẽ nghĩ ra một số đầu việc (ý tưởng) cần làm cho năm tới. Có ý tưởng, CEO lập kế hoạch công việc với các cột: Nội dung chính, Nội dung chi tiết, Yêu cầu kết quả, Phân công công việc:

Từ bản kế hoạch của CEO đó, các trưởng bộ phận làm tiếp việc đó là nghĩ rồi lên kế hoạch công việc cho mình:

Từ kế hoạch công việc năm, kế hoạch công việc tháng được lập:

Tương tự, kế hoạch của trưởng phòng sẽ được giao cho nhân viên và nhân viên cũng từ đó phát triển kế hoạch công việc của mình.

Lưu ý khi lập và triển khai kế hoạch cần theo nguyên tắc sau:
- Yêu cầu kết quả cần phải cân đo đóng đếm được (smart)
- Mỗi một đầu việc lớn cần phải có từ 3 - 5 yêu cầu kết quả
- Ngoài những công việc được giao xuống, kế hoạch cần có các công việc khác (ý tưởng mới) để làm giàu bản kế hoạch
- Các yêu cầu kết quả công việc nên đưa ra theo hướng thách thức
- Các kế hoạch cần có sự trao đổi giám sát thường xuyên giữa nhân viên và quản lý, giữa quản lý và quản lý cấp cao hơn.

Bạn đã thấy OK chưa? Nếu OK Rồi thì ta có phương pháp OKR. Xin hỏi có phải đây là phương pháp OKR hiện nay một số bên áp dụng không?

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QTNS

So sánh giữa OKR và KPI

Dạo này rộ lên xu hướng OKR. Ngẫm đi ngẫm lại thì Cường không thấy nó khác gì so với KPI cả. Dưới đây là 2 ảnh tôi làm:

Hình 1: Lưu đồ thiết kế hệ thống Quản trị hiệu suất OKRs

Hình 2: Lưu đồ thiết kế hệ thống Quản trị hiệu suất KPIs

Tại sao tôi lại nói rằng 2 hệ thống này giống nhau? Vì như tôi thấy, đây là công cụ để đo lường hiệu suất (hiệu quả công việc). Cách triển khai cũng "na ná" giống nhau: Đều là từ chiến lược ra các mục tiêu, từ mục tiêu ra các chỉ tiêu. Rồi sau đó kết hợp với đề xuất cá nhân để ra bộ chỉ tiêu cho vị trí. Tuy nhiên tôi vẫn thấy có người ca ngợi OKR và vùi dập KPI nên quyết định đăng vào Cộng đồng nhân sự HrShare để hỏi thì thấy được một số ý kiến sau:

Minh Hải Trần:
- OKr do lãnh đạo cấp trên giao cho lãnh đạo bộ phận cấp dưới.
- OKr chi phối KPI cá nhân.
- KPI dùng cho đánh giá năng lực nv khi tăng lương xét thưởng thăng tiến định kì
- OKr dùng cho quản trị mục tiêu chung của bộ phận ko tách rời mục tiêu định hướng chung của cty
- OKr giúp khắc phục điểm hạn chế lớn nhất của KPI đó là ko gắn liền với thực tế sxkd của tổ chức (tổ chức kém nhưng kpi vẫn đạt)

Với bình luận của mr Hải, tôi thấy KPI cũng làm được như OKR.

Ngô Quý Nhâm: Nếu nhìn vào một mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể thì giống nhau, nhưng khác nhau về tư duy hình thành nên mục tiêu và chỉ tiêu đó.

Bình luận này của anh Nhâm hay quá.

Dao Duy Minh: OKR là một hệ thống quản lý. KPI là chỉ báo của một hệ thống quản lý. Về cơ bản thì đó là 2 dạng (type) khác nhau nên không so sánh với nhau được. Nếu muốn so sánh thì hãy lấy Key Result trong OKR để so sánh với Key Performance.

Ở đoạn bình luận của Minh, tôi có lẽ hiểu ý rằng: OKR = O - KR ( Mục tiêu - kết quả then chốt). Nên OKR là hệ thống quản lý. Còn KPI là kết quả cốt yếu. Do đó, có so sánh thì so sánh KR (Key Result) với KP (Key Performace). Thực ra nói KPI là cách nói tắt để chỉ về thước đo hiệu quả công việc hoặc phương pháp đánh giá hiệu quả công việc. Trong bản KPI của tôi luôn có O (mục tiêu) và thước đo. Ví dụ:

Mà như ở hình trên, khi tôi làm KPI tôi sử dụng kết hợp 2 phương pháp (BSC - KPI và JD - KPI). Tôi tạm đặt tên cho phương pháp này là BmJ - KPI (Balance Score Card mix Job Description - Key Performance Indicator). Cho nên nếu hỏi thực sự thì phải hỏi là so sánh giữa BmJ - KPI và O - KR.

Hà Kem: E góp thêm 1 ý nữa vv sự khác nhau trong cách tác động hành vi của nhân sự khi triển khai 2 hình thức này. KPI hướng về kiểm soát chấp hành, giảm thiểu rủi ro trong quy trình. OKR sẽ thúc đẩy nhân viên out of safe zone khi triển khai, và tư duy, gắn kết nhiều hơn với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Đoạn bình luận này hay. Tuy nhiên tôi đoán bạn Hà chắc đang nghĩ KPI theo phương pháp JD - KPI: KPI được tìm ra từ mô tả công việc và quy trình. Vì thế Hà mới bình luận: "KPI hướng về kiểm soát chấp hành, giảm thiểu rủi ro trong quy trình". Làm KPI theo hướng này thì dẫn tới việc yêu cầu và điều chỉnh hành vi nhân viên chỉ làm đúng và đủ (theo quy trình). Chính vì thế bạn mới bình luận tiếp đoạn sau: "OKR sẽ thúc đẩy nhân viên out of safe zone khi triển khai, và tư duy, gắn kết nhiều hơn với mục tiêu chiến lược của tổ chức". Theo tôi phương pháp BSC - KPI cũng làm được điều thứ 2 này của Hà. Một số nơi tôi được biết theo phương pháp BSC - KPI này yêu cầu nhân viên tự nghĩ thêm các chỉ số KPI cho vị trí mình đang đảm nhiệm sao cho có đủ các viễn cảnh. Các KPI này sẽ được trao đổi với trưởng bộ phận để thống nhất. Nói chung, BSC theo cách mà tôi đang hướng dẫn anh chị em thì nó cũng gắn kết vị trí với chiến lược.

Hai Tran Xuan: Không thể so sánh được 🙂 OKRs là đại biểu của hệ tư tưởng mới
+ Ngô Quý Nhâm: @Hai Tran Xuan OKR tính ra còn ra đời trước cả BSC-KPI
+ Hai Tran Xuan: @Ngô Quý Nhâm vấn đề ko phải cái nào ra trước mà là hệ tư duy của nó dựa trên nền tảng gì
+ Ngô Quý Nhâm: @ Hai Tran Xuan Thì em nói OKRs là đại biểu của tư tưởng mới (anh nghĩ là so với BSC-KPI vì đây là tút so sánh 2 thứ này) nên anh mới nói vậy.
Thực ra thì quan trọng nhất là sự phù hợp: bối cảnh kinh doanh, chiến lược, văn hoá, chất lượng nhân sự.
Áp dụng đúng chuẩn BSC ở VN đã khó, áp dụng OKRs thực ra khó hơn vì nó đòi hỏi cấp trung và cấp dưới nữa đủ năng lực để hiểu chiến lược của CEO và tự đề xuất mục tiêu, KR phù hợp và phải tự cam kết đến cùng để thực hiện mục tiêu đó.
+ Ngô Quý Nhâm: @Nguyễn Hùng Cường Nói cho rõ hơn thì OKRs được áp dụng ở Intel bởi Andy Grove vào thập kỷ 1970s. J Doerr (người sau này là tác giả cuốn sách về OKRs) là người làm việc tại Intel đã học hỏi được. Sang những năm 1980s, Doerr chuyển sang làm việc ở Sun Microsystems đã mang theo công cụ này và được đặt tên là OKRs.
Larry và Sergey - những người sáng lập Google - đã theo học Doerr và áp dụng thành công. Từ đó OKRs được biết đến nhiều hơn.
Ở Việt Nam, cuốn sách What measures matter? mới được dịch ra gần đây nên mọi người cứ nghĩ là công cụ mới của những năm 2010s.

Đoạn trao đổi này giữa anh Nhâm và anh Hải càng hay. Tự nhiên tôi lại nghĩ đế một anh bạn CEO. Anh ý kể với tôi rằng: "Tất cả các vị trí anh đều áp dụng KPI và có ăn thưởng KPI. Ngoài ra, khi triển khai một cái gì đó theo chiến lược (dự tính) của anh thì sẽ áp dụng OKR. Tức là anh ý đưa ra mục tiêu rồi bảo nhân viên tham gia tự nghĩ ra các kết quả để làm sao đạt mục tiêu đó. Ví dụ:
- Mục tiêu CEO: Mở lớp học ở HCM với 100 học viên trong tháng 3
- Nhân viên tự nghĩ kết quả:
+ Kết quả 1: Số lượng đăng ký là 200
+ Kết quả 2: Mở lớp vào tuần 3 tháng 3
+ Kết quả 3: Hoàn thành hậu cần, diễn giả vào cuối tháng 2
Sau khi thảo luận về mục tiêu và kết quả và nhân viên, anh có treo thưởng cho các thành viên tham gia dự án nếu đạt được thì sẽ được thưởng x%". Khi nghe kể thì tôi thấy anh ý đang xây KPI theo phương pháp JD - KPI. Vì thế nên các KPI của nhân viên không gắn với chiến lược. Và để thực thi được chiến lược, anh ý bắt đầu kêu gọi nhân viên tham gia và áp dụng OKR.

Anh chị em thấy có sự khác nhau gì giữa OKR và KPI ? Rất mong nhận được sự trao đổi của cả nhà tại bình luận.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24