"Anh chào Hùng Cường.

Hiện tại Anh đang không biết công việc này (bắt đầu từ đâu, như thế nào) Em Cường vui lòng Tư vấn cho Anh được không Em. Anh hy vọng được đón nhận sự thông cảm sẻ chia, Tư vấn, giúp đỡ và tình cảm tốt đẹp của Em dành cho Anh.
Trân trọng!"

***
Trả lời: Anh ạ,

Đầu tiên em với anh cần phân biệt giữ hành chính và nhân sự anh nhé. Đây là nhóm việc khác nhau. Theo em chúng ta nên bắt đầu với 5 việc sau:

1. Chuẩn bị về nhân sự và cơ sở vật chất:
- Nhân sự : theo như khảo sát thì một nhân sự hỗ trợ được cho từ 70 - 90 nhân viên trong công ty. Với công ty 300 người thì anh nên cần 3 - 4 chuyên viên nhân sự.
- Hành chính: cần ít nhất 1 lễ tân, 1 tạp vụ, 1 bảo vệ, 1 văn thư cho công ty 300
Như vậy về nhân sự, phòng nhân sự hành chính của anh cần 7 - 8 người.
2. Chuẩn bị về cơ cấu và sơ đồ chức năng phòng: Theo em thì nên có 1 trưởng và 1 phó phòng. Còn lại phân theo chức năng từng người như: tuyển dụng, đào tạo, lương và bhxh, văn thư, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ. Hoàn thiện chức năng, mô tả công việc phòng.
3. Xây dựng quy trình và chính sách:
- Việc đầu tiên là viết ra được 3 năng lực lõi của nhân sự.
- Tiếp theo là viết nội quy và sổ tay văn hóa.
- Các quy trình chính sách khác
4. Chuẩn bị các mẫu văn bản về nhân sự như hợp đồng lao động chả hạn.
5. Tiến hành các công việc thường nhật: ký hợp đồng lao động, làm sổ bảo hiểm, đào tạo hội nhập ...

Theo em đây là 5 bước cơ bản để làm lúc đầu. Sau đó chúng ta còn nhiều việc khác. E thấy anh nên tìm mua các bộ tài liệu nhân sự mẫu và theo học một khóa học nhân sự để lấy network (bạn bè) và kiến thức. Nếu anh cần thì báo em nhé. E sẽ giới thiệu cho anh.

E,

[Update 040425] Tính tới thời điểm từ khi viết bài này đến giờ đã là 13 năm trôi qua. Tôi giờ đã 41 tuổi và việc chính của tôi là đi tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản. Chính vì thế tôi lại có thêm một số dòng bổ sung cho bài viết sơ sài này. Sở dĩ tôi quay lại bài viết để bổ sung vì đợt gần đây tôi nhận được khá nhiều câu hỏi xoay quanh chủ đề: "Setup xây dựng phòng Hành chính Nhân sự bài bản như thế nào?".

1. Có lẽ chúng ta nên thống nhất với nhau bức tranh về một phòng HCNS bài bản. Trong đầu tôi, một phòng HCNS bài bản là phòng có: Đủ công dụng cụ vật lý làm việc, có đủ người giỏi chuyên môn đến độ giải quyết được hết các công việc QTNS và có đủ quy định, chính sách, quy trình để giải quyết và ngăn các bài toán QTNS xảy ra.

2. Vì thế, muốn Setup xây dựng phòng Hành chính Nhân sự bài bản cần làm ... giống như tôi đã chia sẻ ở trên. Xin viết chi tiết hơn.
2.1. Chuẩn bị cho mình đủ giỏi để có thể Quản trị nhân sự trong tổ chức và biết các công việc tác nghiệp QTNS:

2.1.1. Việc đầu tiên cần phải làm đó là: HIỂU CEO ĐANG NGHĨ GÌ?

Công việc này quả không dễ dàng gì đối với những ai mới đi làm và với những ai ít tiếp xúc với CEO. Có một thực tế là các CEO ai cũng nói nhiều. Tôi ngộ ra vậy. Và khi họ nói hằng hà sa số như thế, nếu chúng ta không bắt được ý thì lập tức chúng ta sa đà vào những thứ mất trọng tâm. Rồi chúng ta sẽ chẳng hiều gì cho lắm. Để hiểu CEO chúng ta nên:
- Có kiến thức nền tảng cho đủ và như CEO.
- Suy nghĩ như là một CEO thực thụ

2.1.1.1. Có kiến thức nền tảng cho đủ và như CEO là như nào?
Một CEO để có thể điều hành được doanh nghiệp, theo tôi cần phải biết đủ 5 mảng sau: Điều hành, Kinh doanh, Tài chính, Nhân sự, Sản xuất. Có thể không giỏi nhưng phải biết đủ để nhân viên không bịp mình. Điều này đòi hỏi CEO phải có khả năng tự học và mức độ ham học hơn hẳn những người khác. Thế đấy, để hiểu CEO đang nghĩ gì, chúng ta nên có kiến thức như CEO. Tức cần biết "Điều hành, Kinh doanh, Tài chính, Nhân sự, Sản xuất" là gì? Những gì cần nắm trong đó? Tôi khuyên tất cả chúng ta - những người làm HR, ngoài việc mở rộng kiến thức về QTNS nên mở rộng cả kiến thức 5 mảng kia. Chúng ta càng có kiến thức rộng, chúng ta sẽ càng dễ suy nghĩ.

Một điểm nữa, có kiến thức nền tảng đủ và như CEO cũng là ý nói về việc HR phải biết hết các vị trí. Biết để làm việc được với các cá nhân ở các vị trí đó, để tuyển dụng, để đào tạo, để làm chính sách. Nhưng trước hết chúng ta biết để chúng ta có suy nghĩ như CEO.

2.1.1.2. Suy nghĩ như là một CEO thực thụ:

Chúng ta đều hiểu rằng HR (nhân sự) không phải là Công đoàn. HR ăn lương của chủ. Rõ ràng "ăn cây nào rào cây đấy". Vì thế, việc chúng ta suy nghĩ cho Doanh nghiệp là việc rất bình thường. Như bất cứ ai đi làm, việc của họ là suy nghĩ cho tổ chức. Tôi thấy ai suy nghĩ cho tổ chức sẽ được tổ chức đó trọng dụng hơn. Không chỉ là nghĩa vụ suy nghĩ cho tổ chức, HR còn là người đại diện cho Doanh nghiệp trước các vấn đề về con người. Nhiệm vụ của HR là giúp DN giải các bài toán QTNS. Vì thế chúng ta cần đứng ở vai trò CEO để có thể có được cái nhìn rộng và đủ sâu.

Khi một vấn đề xảy ra, trên góc độ CEO chúng ta sẽ giải quyết thế nào? Và cách giải quyết đó có lợi cho tổ chức/ doanh nghiệp hay không? có phù hợp với chiến lược, mong muốn của CEO không? Đó sẽ là khẩu quyết của chúng ta.

Tuy nhiên một số nơi HR kiêm công đoàn và bản thân HR cũng chỉ là nhân viên làm công ăn lương như bao người khác. Nếu chúng ta chỉ suy nghĩ cho tổ chức mà lại không suy nghĩ cho nhân viên, chúng ta sẽ khó có thể thực hiện công việc. Bản thân chúng ta là một nhân viên rồi cũng sẽ bị ảnh hưởng. Do đó như ở trên, một vấn đề cần giải quyết ngoài việc nghĩ cho DN, chúng ta cũng cần nghĩ đến người lao động.

Như vậy, nguyên tắc suy nghĩ của chúng ta sẽ là WIN - WIN, đứng giữa để tìm ra giải pháp dung hòa mọi việc.

2.1.2. Việc tiếp theo, cần cập nhật kiến thức gì để có thể làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự?

2.1.2.1. Đầu tiên là cần phải biết công việc và tư duy của người làm quản lý. Công việc của một người quản lý là:
- Thực thi chiến lược dành cho bộ phận
- Quản lý công việc chuyên môn của phòng được phân công
- Quản trị nhân sự bộ phận
- Quản lý tài chính, tài sản, sự sáng tạo của bộ phận
Tư duy của một người quản lý, theo tôi họ không phải là người lãnh đạo làm việc tốt mà là một người cảnh sát "xấu" đảm bảo sao cho công việc của bộ phận đạt kết quả tốt. (Chỗ này tôi thấy khá nhiều quản lý bị nhầm vai. Tức lạ họ nghĩ mình là lãnh đạo tốt và đẩy việc giám sát hay quản lý lên cấp cao hơn).

Trong các công việc của quản lý, quản lý chuyên môn là bao gồm:
+ Xây dựng hệ thống Quản trị chuyên môn (chính sách, công cụ để thúc đẩy và tự động hóa các công việc tác nghiệp)
+ Quản lý tác nghiệp chuyên môn (thực hành theo PDCA)

Cơ bản công việc quản lý là vậy, để viết chi tiết hơn thì có thể bài sẽ dài nên tôi xin phép chuyển tiếp sang ý thứ 2.

2.1.2.2. Thứ 2 về mặt kiến thức, để làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự cần có kiến thức rộng về QT Nhân sự cũng như QT Hành chính và sâu về Xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự.
- Kiến thức rộng: Công việc xây hệ thống nặng và nó xứng đáng lương cao nếu ai đó làm nhẹ nhàng. Để có kiến thức về mặt hệ thống cần một thời gian nghiền ngẫm. Tôi đã mất rất nhiều thời gian để tổng hợp tất cả công việc Quản trị nhân sự qua các chữ: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Những công việc này xoay quanh vòng đời của một nhân viên từ khi họ tham gia đến khi ra hẳn tổ chức. Muốn có kiến thức QT Nhân sự rộng và tổng thể thì cần biết đến 5 chữ vừa rồi. Để xem bạn có hiểu 5 chữ, chỉ cần bạn có thể trả lời được 3 câu hỏi:
- Mỗi chữ bao gồm các công việc nào?
- Quy trình triển khai công việc của mỗi chữ ra sao?
- Mỗi quy trình cần lưu ý đến cái gì?

Ngoài ra, muốn nâng cấp lên cấp độ giám đốc, tôi thấy chúng ta còn cần phải mở rộng kiến thức của mình ra khỏi Quản trị Nhân sự và Quản trị hành chính. Chúng ta còn cần cả các kiến thức của các ngày khác như Kinh doanh, Marketing, Sản xuất, Kế toán...

- Kiến thức sâu: Có kiến thức QT nhân sự rộng rồi, song song với đó làm nâng cấp bản thân mình để thêm kiến thức sâu về xây Hệ thống QT nhân sự. Cũng như việc tổng hợp ra 5 chữ xoay quanh vòng đời nhân viên Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải, tôi cũng mất khá nhiều thời gian để nghiên cứu và nghiền ngẫm về Hệ thống QTNS.

Hệ thống QTNS là tập hợp các yếu tố về quản trị nhân sự. Nó bao gồm 2 nhóm yếu tố: Công cụ QTNS (quy trình, quy định, chính sách nhân sự) và con người QTNS (lãnh đạo + quản lý + HR). Để xây ra được hệ thống thì cần nhiều bước và tiến hành từng phần. Cơ bản, những công cụ quản trị nhân sự tối thiểu doanh nghiệp cần có:
- Mô tả công việc
- Quy trình triển khai công việc
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn
- Chính sách thúc đẩy làm việc
- Nội quy/ nguyên tắc làm việc
- Khung Năng lực làm việc
Để xây hệ thống để làm bài bản thì mất hơi nhiều thời gian. Còn làm tắt thì nhanh hơn. Anh đọc các bài hướng dẫn cách làm tắt sau nhé.
+ "Xây dựng mô tả công việc nhanh."
+ Có mô tả công việc rồi thì nên có KPI. "Cách làm KPI tắt".
+ Có mô tả công việc rồi thì xây quy trình. "Cách làm quy trình tắt".
+ Có JD, KPI là có thể làm chính sách lương 3P. "Cách làm chính sách lương 3P nhanh"
+ Cuối cùng là "các xây dựng Khung năng lực nhanh"
Nói chung để có được các kiến thức chuyên sâu thì không phải dễ dàng ngày một ngày hai có thể có được. Nhưng bạn cứ cố gắng nhé. Tôi thấy giờ đi phỏng vấn vị trí HRM, công ty nào cũng hỏi có biết làm lương 3P không? biết KPI và khung năng lực không? Vì thế nếu không cố gắng thì sẽ rất khó có thể có được các kiến thức này.

2.2. Tiến hành xây dựng phòng HCNS:
2.2.1. Chuẩn bị xây dựng
- Về nhân sự (tuyển người nếu thiếu): Theo như khảo sát thì một nhân sự hỗ trợ được cho từ 70 - 90 nhân viên trong công ty. Tuy nhiên nó phụ thuộc và lĩnh vực nên tôi hay lấy con số 1 - 25. Tức cứ 25 nhân viên thì phòng HCNS cần có 1 người. Ngoài ra tùy vào tình hình và ngân sách có thể sẽ cần thêm bảo vệ, tạp vụ, cấp dưỡng (nấu ăn).
- Về cơ sở vật chất công cụ dụng cụ: Phòng HCNS nên có đủ máy tính, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu, khu vực tiếp khách (ngồi chờ), máy chấm công (nếu đông nhân viên), phần mềm nhân sự và bảo hiểm (nếu đông người).
- Về cơ cấu và sơ đồ chức năng phòng (phân công công việc cho nhân viên): Thông thường có 3 kiểu phân công sắp xếp công việc: 1 người làm tổng hợp tất cả công việc, mỗi người chuyên môn hóa một khâu, 1 người làm tổng hợp nhưng sẽ xoay vòng làm 1 việc trong một thời điểm. Mỗi kiểu sắp xếp đều có ưu nhược riêng. Để tính xem bộ phận nên phân công công việc theo hướng chuyên môn hóa hay làm tổng hợp:
+ Đặc điểm hiện tại của bộ phận (có người hiện tại để làm không?): Nếu số người thực hiện công việc của bộ phận nhiều thì có thể tạo ra các vị trí chuyên môn hóa còn ít thì nên tổng hợp.
+ Chiến lược công ty sắp tới (quy mô nhân viên, doanh thu): Tương tự như trên, dự kiến động thì có thể chuyên môn hóa còn ít thì nên tổng hợp.
+ Năng lực của nhân viên hiện tại: Nếu năng lực tốt thì có thể làm tổng hợp, nếu năng lực yếu thì nên chuyên môn.
+ Thị trường (có người có thể làm được vị trí đó không?): Nếu thị trường nhân lực, đa phần là người làm chuyên công việc nào đó thì nên tạo ra các vị trí chuyên môn hóa còn không thì tổng hợp. Trong trường hợp thì trường không có người làm tổng hợp mà cố để vị trí tổng hợp thì sẽ phải tốn nguồn lực để đào tạo.
+ Nguồn lực (chuyển đổi công việc lớn hay nhỏ?): Nếu nguồn lực để chuyển đổi công việc lớn thì nên tạo ra vị trí chuyên môn hóa còn người lại thì vị trí tổng hợp."
Có được các vị trí công việc, chúng ta phân bổ các đầu việc cho vị trí và bố trí người làm.

2.2.2. Tiến hành chuẩn hóa phòng HCNS trở nên bài bản.

2.2.2.1. Khảo sát đánh giá hiện trạng Quản trị nhân sự cũng như tài liệu QTNS cần có của công ty. Nói chung khảo sát cũng khá nhiều, bao gồm:
- Bảng khảo sát thực trạng quản trị nhân sự công ty.
- Bảng khảo sát thực trạng văn bản quản trị nhân sự công ty. Bảng này sẽ cho biết các văn bản tài liệu để đối chiếu với kết quả khảo sát thực trạng quản trị nhân sự công ty. Ví dụ như ông bảo là có quy chế đánh giá. Quy chế đánh giá đó được tìm ở đâu ? Có thật như vậy không ?
- Bảng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên công ty. Bảng này lại là bảng đối chiếu với 2 bảng trên. Lãnh đạo bảo tốt, văn bản viết ra tốt nhưng khảo sát nhân viên nói rằng không tốt thì rõ là có mâu thuẫn ở đây. Và đó chính là bài toán chúng ta cần giải quyết.

2.2.2.2. Lập kế hoạch chuẩn hóa Phòng HCNS. Thông thường bản kế hoạch chuẩn hóa nó chính là các bước thực hiện xây dựng hệ thống QTNS và đào tạo nhân viên. Cụ thể:
- Xây dựng hệ thốn QTNS sẽ bao gồm các công cụ sau cần xây:
+ Cơ cấu tổ chức: Mô tả công việc
+ Quy trình triển khai công việc
+ Quản trị hiệu suất: Chỉ tiêu thực hiện công việc
+ Quản trị tri thức: Tài liệu đào tạo hướng dẫn
+ Quản trị đãi ngộ: Chính sách thúc đẩy làm việc
+ Nội quy/ nguyên tắc làm việc
+ Quản trị năng lực: Khung Năng lực làm việc
- Đào tạo nhân viên phòng HCNS có đủ năng lực tác nghiệp (theo khung năng lực các vị trí phòng HCNS):
+ Đào tạo tổng thể Quản trị nhân sự Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải
+ Đào tạo tác nghiệp từng quy trình
+ Đào tạo các năng lực (kỹ năng) mềm cần thiết cho tác nghiệp

2.2.2.3 Tiếp theo nếu chưa có bất cứ cái gì về nhân sự thì chúng ta phải chuẩn hóa lại các quy trình quản trị HCNS cùng các biểu mẫu.

... Còn tiếp

[Hết update 040425]

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản