Nhà chả có gì ngoài kiến thức nên hôm nay lại tiếp tục đạp đổ bát cơm, chia sẻ bất chấp. Lần này là chủ để và file mẫu liên quan đến việc xây dựng Khung năng lực với câu hỏi: Cách làm khung năng lực (lộ trình công danh) vị trí tắt (dối) như thế nào? Dĩ nhiên, bài này bắt nguồn từ bài toán thực tế:

Câu hỏi: Anh Cường ơi. Muốn xây dựng được lộ trình Công danh em sẽ đi theo các bước như này đúng không ạ:
1. Xây dựng bản mô tả công việc: Phát triển yêu cầu năng lực từ yêu cầu nhiệm vụ
2. Tiến hành xây dựng Hệ thống chức danh và ngạch bậc: Phát triển hệ ngạch bậc cho các chức danh
3. Tạo ra Khung năng lực: bao gồm các mức độ năng lực và đặt chuẩn đánh giá cá nhân.
4. Xây dựng Lộ trình nghề nghiệp : Lộ trình nghề nghiệp cho từng nhóm nghề và phát triển chính sách, thực thi

Anh giúp em có tài liệu mẫu cho em mua lại để em có khung sườn để làm với ạ

Trả lời: Chị vui lòng cho Cường xin 1 JD công việc. Cường sẽ làm ra một bản mẫu. Từ đó tham khảo là được. Không cần mất chi phí gì đâu.

Người hỏi: Đây ạ! Đưa JD nhân viên y tế.

Cường cận: Vâng. Chị làm theo các bước giống như chị nói là ok:

Bước 1: Xác định sơ đồ tổ chức, các vị trí, chức danh và số bậc chuyên môn và bậc chức danh (số ngạch)

Việc xác định các vị trí trong một bộ phận đòi hỏi phải phân tích. Tuy nhiên để cho nhanh, ta có thể căn cứ vào thực tế và tham khảo ngành để "chỉ mặt, đặt tên" vị trí.

Sau đó, chúng ta cần xác định:
- Số tầng lãnh đạo (bậc chức danh) của 1 tổ chức = Thời gian tổ chức hi vọng nhân viên gắn bó / thời gian trung bình để lên được 1 vị trí.
- Số bậc thợ lành nghề của 1 vị trí = Thời gian tổ chức hi vọng nhân viên gắn bó với vị trí / thời gian trung bình đào tạo để lên được 1 bậc lành nghề.
- Số mức thành thành của 1 năng lực = Thời gian tối đa tổ chức hi vọng nhân viên sẽ thành thạo năng lực / thời gian trung bình đào tạo để lên 1 mức thành thạo.

Bước 2: Xác định mô tả công việc

Để xác định mô tả công việc, chúng ta có thể theo cách là khảo sát thực tế công việc hiện tại của nhân viên rồi tiến hành phân tích ra các nhiệm vụ chính của vị trí. Sau đó từ các nhiệm vụ đó viết ra các bước thực hiện. Từ các nhiệm vụ và các bước, chúng ta đưa vào 1 văn bản và đặt tên nó là mô tả công việc.

Một bản mô tả công việc nên có các mục: Mối quan hệ công việc của vị trí, mục đích công việc, nhiệm vụ cần thực hiện, kết quả đầu ra từng cung việc, quyền hạn của vị trí, điều kiện và môi trường làm việc, yêu cầu tối thiểu cần có để có thể thực hiện được công việc.

Bước 3: Dựa vào JD tìm ra các năng lực cần có

Để ra các năng lực, ta sẽ đi từng đầu việc một và sau đó trả lời câu hỏi: Công việc này để hoàn thành thì cần có kiến thức, kỹ năng, thái độ gì? Ví dụ:

Công việc: Xử lý cơ bản, ngay tại chỗ các tình huống liên quan đến nghiệp vụ y tế.
Trả lời câu hỏi "Công việc cần kiến thức, kĩ năng, thái độ gì?":
- Kiến thức: Điều dưỡng
- Kỹ năng: Xử lý tình huống, sơ cấp cứu, khám bệnh lâm sàng
- Thái độ/ tính cách: Nhẹ nhàng

Bước 4: Định nghĩa các năng lực và định nghĩa từng mức độ của năng lực

Có được các năng lực sau phân tách, chúng ta lựa chọn ra khoảng 8 năng lực quan trọng nhất cần có của vị trí.

Với từng năng lực, ta tiếp tục đưa ra định nghĩa. Thông thường mỗi loại năng lực sẽ có một cấu trúc định nghĩa:
- Loại năng lực là kiến thức: Là hiểu biết +…
- Loại năng lực là kỹ năng: Là khả năng +…
- Loại năng lực là thái độ/ tính cách: Là hành vi +…

Tiếp đến, ta đưa ra các biểu hiện hành vi cho từng năng lực bằng cách trả lời câu hỏi: Điều gì chứng minh được một người A có năng lực B (đầu vào, biểu hiện, hành vi, kết quả)? Hoặc Năng lực có những biểu hiện hành vi gì? Khi trả lời câu hỏi, chúng ta nên đưa các trạng từ chỉ tần suất, khối lượng.

Cuối cùng, với từng biểu hiện hành vi đã có, ta tiếp tục đưa vào từng mức độ thành thạo của năng lực (bằng việc trả lời câu hỏi: Biểu hiện hành vi này ở mức mấy trên thang mức độ thành thạo của năng lực? và Nếu biểu hiện hành vi này ở mức... thì mức cao hơn và thấp hơn sẽ có biểu hiện hành vi gì?).

Ví dụ cụ thể: Năng lực Điều dưỡng
- Định nghĩa: Là hiểu biết về cách thức chăm sóc, các thuật ngữ và phương pháp tăng tốc hồi phục sức khỏe cho người bệnh.
- Biểu hiện hành vi:
+ Nói được quy trình chăm sóc bệnh nhân.
+ Kể ra được các thuật ngữ cần thiết đối với điều dưỡng.
+ Có chứng chỉ điều dưỡng.
- Phân bổ và xác định biểu hiện hành vi cho từng mức:
+ Mức 1: Nói được 1 quy trình chăm sóc bệnh nhân.
+ Mức 2: Nói được 2 - 3 quy trình chăm sóc bệnh nhân.
+ Mức 3: Nói được 4 - 5 quy trình chăm sóc bệnh nhân.
+ Mức 4: Nói được 6 - 7 quy trình chăm sóc bệnh nhân.
+ Mức 5: Nói được >= quy trình chăm sóc bệnh nhân.

Bước 5: Phân bổ mức độ thành thạo năng lực cho từng bậc lành nghề chuyên môn và bậc chức danh

Cách phân bổ rất đơn giản. Chúng ta đưa các năng lực đã lựa chọn vào khung năng lực rồi trả lời câu hỏi: Để hoàn thành KPI bậc 1 của vị trí thì bậc thợ lành nghề thứ 1 cần có các năng lực với mức độ thành thạo như nào?

Sau khi đã ra kết quả thì tương tự với các bậc KPI tiếp theo.

Ví dụ: Để y tế có thể hoàn thành KPI bậc 1 thì bậc thợ lành nghề 1 cần có năng lực Điều dưỡng ở mức đô thành thạo 2. Tức, y tế cần nói được 2 - 3 quy trình chăm sóc bệnh nhân.

Bước 6: Xây dựng chính sách phát triển (đào tạo + lương)

Hoàn thành khung năng lực với các bậc thợ lành nghề, chúng ta gần như đã hoàn thành được lộ trình công danh. Bạn tạo ra một file excel, trong đó vẽ 2 trục: Bậc chức danh và bậc thợ lành nghề. Sau đó đặt các vị trí vào trong hệ tọa độ rồi kết nối các vị trí với nhau. Các vị trí đi sang phải là lộ trình chuyên môn. Còn đi lên trên là lộ trình chức danh.

Khi đi lên trên cần phải có điều kiện theo quan điểm (quản lý thì có cần chuyên môn hay không). Nếu quan điểm quản lý cần chuyên môn thì thường điều kiện để lên làm quản lý là phải ở mức khá chuyên môn. Tức nhân viên phải ở bậc thợ lành nghề 3 trở lên.

Có khung năng lực, ta cũng có thể đưa ra được lộ trình đào tạo với các năng lực cần có.

Cuối cùng, có lộ trình công danh, lộ trình đào tạo, kết hợp với chính sách lương 3P là tuyệt vời. Vì lúc này chúng ta đã vừa có động lực tài chính và động lực phi tài chính thúc đẩy nhân viên cố gắng gia tăng năng lực.

Download tài liệu mẫu tại đây: JD - KNL lộ trình công danh vị trí Xay dung cong dong (MarvsCSKH)

Cơ bản là vậy! Chúc anh chị em xây dựng được lộ trình công danh.

Nguyễn Hùng Cường

Tái bút: Nếu quan tâm tới Khung năng lực, thân mời anh chị cùng tham khảo các bài viết sau:
1. Làm gì khi nhân viên nhận định rằng họ không cần phải đào tạo?. http://blognhansu.net.vn/?p=21516
2. Lịch sử hình thành các khái niệm thuật ngữ “năng lực”, “khung năng lực”. http://blognhansu.net.vn/?p=22047
3. Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo. http://blognhansu.net.vn/?p=12476
4. Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực như thế nào ?. http://blognhansu.net.vn/?=9938
5. Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi. http://blognhansu.net.vn/?p=12447
6. Các bước xây dựng từ điển năng lực … p1. http://blognhansu.net.vn/?p=949
7. Các bước xây dựng từ điển năng lực (4 bước). http://blognhansu.net.vn/?p=7337
. Tiêu chuẩn khung năng lực thì nên lấy thế nào?. http://blognhansu.net.vn/?p=24482
8. Hướng dẫn xây dựng khung năng lực bằng hình ảnh. http://blognhansu.net.vn/?p=16864
9. Xác định năng lực cốt lõi trong quá trình xây dựng từ điển năng lực …. http://blognhansu.net.vn/?p=1284
10. Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 1: bức tranh nguồn gốc của văn hóa DN. http://blognhansu.net.vn/?p=20540
11. Cách xác định các Năng lực lõi (Core Competencies) của nhân sự trong doanh nghiệp. http://blognhansu.net.vn/?p=17047
12. Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 2: Vẽ khung năng lực vị trí. http://blognhansu.net.vn/?p=20625
13. - Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 3: Định nghĩa và phân cấp cho năng lực nhân sự lõi (tính cách tổ chức) . http://blognhansu.net.vn/?p=21996
14. Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 4: Cơ chế chính sách thúc đẩy nâng cao năng lực . http://blognhansu.net.vn/?p=22006
15. Trao đôi về đề tài nghiên cứu Xác định các năng lực cốt lõi của nhân viên. http://blognhansu.net.vn/?p=8212
16. Tài liệu về khung, từ điển năng lực của HRA. http://blognhansu.net.vn/?p=14328
17. Bộ tài liệu demo và hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực (khung năng lực) v30. http://blognhansu.net.vn/?p=12487
18. Sai lầm trong xây dựng khung năng lực doanh nghiệp. http://blognhansu.net.vn/?p=24085