Tôi vừa đọc được câu hỏi trên cộng đồng QTNS: "Dạ có anh/chị nào share giúp em mẫu nội quy từng bộ phận mảng Khách sạn không ạ?". Cùng với đó, tôi cũng nhận được một yêu cầu tư vấn: "Mục tiêu hoàn thiện toàn bộ hệ thống quy trình quy định cần có để các CBNV các phòng ban triển khai trong nội bộ phòng và phối hợp với các phòng ban khác, đủ căn cứ quy trình và quy định hướng dẫn CBNV theo cùng một cách thức làm và triển khai".

Trong câu hỏi, hiện ra trong đầu tôi 1 số thuật ngữ: Điều lệ công ty, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, nội quy lao động (nội quy công ty), quy chế, quy định, nội quy bộ phận, quy trình. Tin rằng có thể nhiều anh chị em cũng chưa rõ các thuật ngữ này nên tôi biên bài, phân biệt các thuật ngữ này theo ý hiểu của tôi.

Thân mời cả nhà cùng đọc.

- Điều lệ công ty: Là những nội dung cơ bản, tổng quát nhất, thỏa thuận giũa các nhà sáng lập yêu cầu những người trong công ty và bản thân nhà sáng lập phải tuân theo. Điều lệ là văn bản bám sát nhất với luật doanh nghiệp (phải bao gồm các nội dung chủ yếu khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020), do những người sáng lập (đăng ký) công ty viết ra.

Khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định những nội dung chủ yếu trong Điều lệ công ty:
+ Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
+ Ngành, nghề kinh doanh;
+ Vốn Điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
+ Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
+ Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
+ Cơ cấu tổ chức quản lý;
+ Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
+ Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
+ Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
+ Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
+ Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
+ Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
+ Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

- Hợp đồng lao động: Là văn bản có chứa các nội dung thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động (đại diện là người được những người sáng lập ủy quyền kí kết).

Theo Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH thì nội dung chủ yếu phải có của hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Thông tin về tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động được quy định như sau:
a) Tên của người sử dụng lao động
b) Địa chỉ của người sử dụng lao động: đối với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
c) Họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động
2. Thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động và một số thông tin khác, gồm:
a) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có), số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động theo quy định tại khoản 4 Điều 18 của Bộ luật Lao động;
b) Số giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với người lao động là người nước ngoài;
c) Họ tên, địa chỉ nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có) của người đại diện theo pháp luật của người chưa đủ 15 tuổi.
3. Công việc và địa điểm làm việc được quy định như sau:
a) Công việc: những công việc mà người lao động phải thực hiện;
b) Địa điểm làm việc của người lao động: địa điểm, phạm vi người lao động làm công việc theo thỏa thuận; trường hợp người lao động làm việc có tính chất thường xuyên ở nhiều địa điểm khác nhau thì ghi đầy đủ các địa điểm đó.
4. Thời hạn của hợp đồng lao động;
5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:
6. Chế độ nâng bậc, nâng lương
7. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
8. Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động
9. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp
10. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề

- Thỏa ước lao động: Đây là văn bản chứa các nội dung trao đổi thỏa thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động. Các nội dung này được sự đồng thuận giữa các bên. Thỏa thuận này cần tuân thủ theo luật lao động và quy định một số bên.

Điều 67 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội dung thương lượng tập thể như sau:
"Các bên thương lượng lựa chọn một hoặc một số nội dung sau để tiến hành thương lượng tập thể:
1. Tiền lương, trợ cấp, nâng lương, thưởng, bữa ăn và các chế độ khác;
2. Mức lao động và thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, làm thêm giờ, nghỉ giữa ca;
3. Bảo đảm việc làm đối với người lao động;
4. Bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động; thực hiện nội quy lao động;
5. Điều kiện, phương tiện hoạt động của tổ chức đại diện người lao động; mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động;
6. Cơ chế, phương thức phòng ngừa, giải quyết tranh chấp lao động;
7. Bảo đảm bình đẳng giới, bảo vệ thai sản, nghỉ hằng năm; phòng, chống bạo lực và quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
8. Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm."

- Nội quy lao động (công ty): Đây là văn bản có thể tạm gọi là dưới điều lệ và hợp đồng lao động, diễn giải kĩ hơn 1 số điều trong điều lệ và hợp đồng lao động, bao gồm các nội dung như thời gian làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất... đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy sẽ bám sát, không trái với luật lao động và một số luật liên quan và do ban giám đốc hoặc lãnh đạo - những người được các nhà sáng lập ủy quyền để điều hành doanh nghiệp - đưa ra.

Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định:
Nội quy lao động
1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
b) Trật tự tại nơi làm việc;
c) An toàn, vệ sinh lao động;
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
h) Trách nhiệm vật chất;
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

- Quy chế: Là văn bản chứa các nội dung làm rõ hơn một số điều (nội dung) trong nội quy. Thông thường quy chế sẽ đi vào từng mảng lớn, có tính chất bao quát và yêu cầu nhiều người, nhiều nơi cùng làm, tuân theo. Ví dụ: Quy chế lương thưởng công ty.

- Quy định: Là văn bản đưa ra các nội dung, các điều bắt buộc một số người phải làm theo, phải thực hiện như tiêu chuẩn, chuẩn mực. Quy định thường diễn giải chi tiết hơn nội dung của quy chế và có tính chất nhỏ, tập trung vào một khía cạnh cụ thể, trong một bối cảnh nhất định. Ví dụ: Quy định thưởng hoa hồng cửa hàng kinh doanh.

Quy định nếu hiểu theo nghĩa động từ, là bắt buộc phải làm theo, phải thực hiện điều gì đó.

- Nội quy bộ phận: Là văn bản chứa những nội dung, các điều bắt buộc áp dụng trong nội bộ một tổ chức, đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy bộ phận tương tự như quy định nhưng thiên về các nội dung giống như trong nội quy công ty (tác phong, giờ giấc, kỷ luật...). Ví dụ: Nội quy cửa hàng kinh doanh.

Cấu trúc quy chế, quy định, nội quy thường có các phần:
► Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:
► Nguyên tắc, mục đích
► Giải thích từ ngữ
► Các điều khoản trong
► Điều khoản thi hành

- Quy trình: Là văn bản mô tả trình tự của các bước, công việc, nguồn lực được sử dụng, thời gian, trách nhiệm của các bên để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó. Quy trình thường song song với quy định. Quy trình diễn giải các bước, quy định xác định điều được hay không được khi tiến hành các bước đó. Ví dụ: Quy trình tính thưởng hoa hồng cửa hàng kinh doanh.

Lưu ý:
- Các văn bản này nếu có điều hay nội dung nào trái quy định của luật thì sẽ bị vô hiệu hóa.
- Tôi đã sắp xếp theo chủ ý từ bao quát đến chi tiết, giống như luật mẹ và luật con.
- Tôi chưa thấy có điều luật nào quy định về quy chế, quy định, quy trình, nội quy bộ phận cả.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản