Đợt này, đất nước chuẩn bị kỉ niệm 50 năm ngày thống nhất. Trong tp HCM, lễ duyệt binh đang được chuẩn bị. Tôi thấy nhiều bài trên mạng xã hội chia sẻ về sự kiện này. Đa phần đều là những bài chứa đựng niềm vui về sự thống nhất và hòa bình. Tôi ở Hà Nội cũng thấy vui lây. Nhớ lại ngày xưa, năm 2007, khi mới 23 tuổi, tôi có vào HCM bằng xe máy. Việc đi như vậy người ta dùng từ "du lịch bụi" chứ không phải từ "phượt" như bây giờ. Lúc ấy, chập chững vào đời và tôi lần đầu tiên tiếp cận tới thuật ngữ "bắc kì", rồi sau đó là "người Hoa" và một loạt những thuật ngữ thông dụng của miền Nam. Tôi thực bỡ ngỡ và có chút khó khăn thích nghi mặc dù 2007, internet đã vào Việt Nam được chục năm và tôi cũng có chút giao lưu với các bạn trong HCM thông qua mạng xã hội Yahoo cũng như các trò chơi điện tử như Võ lâm truyền kì. Thoắt cái đã 18 năm trôi qua.

Đến thời điểm này, tôi thấy giờ mọi thứ đã bớt căng thẳng hơn xưa rất nhiều. Có lẽ, từng đó thời gian, những gì đau thương và cũ cũng đã được thời gian xóa nhòa. Thế hệ chứng kiến sự chia rẽ 2 miền đã già, cũng nhiều người đã ra đi mãi mãi. Sự phát triển của kinh tế, cơ sở hạ tầng và những chuyến bay giá rẻ (đoạn này phải cám ơn chị Thảo) đã giúp 2 miền Nam Bắc trở nên gần gũi. Tôi vào HCM làm việc nhưng không cảm thấy lạ lẫm như cái hồi thanh niên lần đầu đặt chân đến miền đất luôn in trong tâm trí phải đặt chân đến đó 1 lần. Ngôn ngữ đã có sự giao thoa. Người miền Nam nhiều người khi chửi nhau đã không còn dùng từ "đụ má" mà "địt mẹ" cho nặng đô, dùng từ "vâng ạ" cho nhiều ngữ cảnh. Ngược lại, người miền Bắc thì dùng "ba" thay cho "bố", "dạ" thay cho "vâng" để người đối diện dễ chịu hơn. Tông giọng của 2 miền ngày càng giao thoa và dễ nghe.

Quay lại với đại lễ, trong nhiều clip tôi xem trên mạng thấy các bạn nữ trêu gẹo các anh bộ đội khi họ đang tập duyệt binh. Có người không thích bảo phải nghiêm túc và chê cười thái độ các bạn nữ. Bản thân tôi thì lại thấy thích thú. Các clip nó tạo niềm vui và sự gần gũi giữa dân và quân. Chính cái sự gần gũi dân và quân này nó làm nên thứ đặc biệt dẫn tới được ngày thống nhất. Có clip còn quay được cảnh bà mẹ giơ tay chạm vào con khi thấy con đang trong hàng duyệt binh còn anh quân nhân trẻ thì mỉm cười nhìn mẹ. Cảnh đó nó đẹp quá xá.

Lan man cùng không khí duyệt binh 50 năm, giờ quay lại chuyên môn. Tôi vừa đọc được câu hỏi trên cộng đồng QTNS: "Dạ có anh/chị nào share giúp em mẫu nội quy từng bộ phận mảng Khách sạn không ạ?". Cùng với đó, tôi cũng nhận được một yêu cầu tư vấn: "Mục tiêu hoàn thiện toàn bộ hệ thống quy trình quy định cần có để các CBNV các phòng ban triển khai trong nội bộ phòng và phối hợp với các phòng ban khác, đủ căn cứ quy trình và quy định hướng dẫn CBNV theo cùng một cách thức làm và triển khai".

Lời nhờ giúp đỡ và yêu cầu tư vấn này giống như tình huống trong bài: "Muốn hoàn thiện xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho công ty thì phải làm sao?". Tức công ty muốn xây dựng ra đủ bộ quy chế, quy định, chính sách toàn công ty để vận hành bài bản. Tuy nhiên, yêu cầu có vẻ gói gọn hơn là chỉ cần nội quy, quy định của bộ phận là đủ. TRước khi viết ra những dòng hướng dẫn cách làm, tôi xin thống nhất một số thuật ngữ:

- Nội quy công ty: Đây là văn bản có thể tạm gọi là dưới điều lệ và hợp đồng lao động, diễn giải kĩ hơn 1 số điều trong điều lệ và hợp đồng lao động, bao gồm các nội dung như thời gian làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất... đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy sẽ bám sát, không trái với luật lao động và một số luật liên quan và do ban giám đốc hoặc lãnh đạo - những người được các nhà sáng lập ủy quyền để điều hành doanh nghiệp - đưa ra.

- Quy chế: Là văn bản chứa các nội dung làm rõ hơn một số điều (nội dung) trong nội quy. Thông thường quy chế sẽ đi vào từng mảng lớn, có tính chất bao quát và yêu cầu nhiều người, nhiều nơi cùng làm, tuân theo.

- Quy định: Là văn bản đưa ra các nội dung, các điều bắt buộc một số người phải làm theo, phải thực hiện như tiêu chuẩn, chuẩn mực. Quy định thường diễn giải chi tiết hơn nội dung của quy chế và có tính chất nhỏ, tập trung vào một khía cạnh cụ thể, trong một bối cảnh nhất định.

- Nội quy bộ phận: Là văn bản chứa những nội dung, các điều bắt buộc áp dụng trong nội bộ một tổ chức, đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy bộ phận tương tự như quy định nhưng thiên về các nội dung giống như trong nội quy công ty (tác phong, giờ giấc, kỷ luật...).

- Quy trình: Là văn bản mô tả trình tự của các bước, công việc, nguồn lực được sử dụng, thời gian, trách nhiệm của các bên để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó. Quy trình thường song song với quy định. Quy trình diễn giải các bước, quy định xác định điều được hay không được khi tiến hành các bước đó.

Nếu bạn muốn phân biệt điều lệ, nội quy công ty, thỏa ước, quy chế, quy đinh, quy trình rõ hơn, vui lòng xem bài: "Phân biệt điều lệ, nội quy công ty, thỏa ước, quy chế, quy đinh, quy trình".

Thống nhất thuật ngữ rồi, xin gửi bạn cách tôi giải quyết yêu cầu như sau:

1. Xây dựng quy định thượng tầng (toàn công ty)

Nhìn vào cách sắp xếp các thuật ngữ ở trên, hẳn bạn đã nhận ra một số văn bản tài liệu sẽ quy định tổng quát về mặt định hướng trên cấp độ toàn công ty (nội quy, quy chế, quy trình tổng). Một số khác thì sẽ chỉ cấp nội bộ phận (quy định, quy trình chuyên môn).

1.1 Xây dựng nội quy công ty

1.1.1 Xác định giá trị văn hóa lõi

Trên góc độ toàn công ty, đầu tiên ta nên thiết kế nội quy công ty trước. Để ra một bản nội quy phù hợp, tôi hay dựa vào mô hình 6 vòng tròn văn hóa này để xác định những yếu tố cốt lõi của công ty. Nếu doanh nghiệp đã có:
- Tầng 3 (Hoài bão): Đó là hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cạnh tranh lõi
- Tầng 2 (triết lý): Là hệ tư tưởng/ triết lý sống
- Tầng 1 (lõi - trong cùng): Năng lực văn hóa lõi (tính cách/ thái độ/ kỹ năng/ kiến thức)
thì tôi chỉ lấy đó rồi nhặt vào nội quy. Nếu không thì tôi sẽ làm các bước sau:
- Bước 1. Xác định năng lực văn hóa lõi (từ khóa văn hóa). Thông thường khi xác định từ khóa của tổ chức (từ khóa văn hóa), chúng ta có 2 hướng: Xác định “từ khóa” từ người đứng đầu (1) hoặc Xác định “từ khóa” từ yếu tố hiện tại (2). Đi theo phương án 2, bất cập có thể xảy ra đó là:
+ Có thể đa phần từ khóa được đưa ra lại là từ khóa mong muốn của nhân viên chứ chưa chắc đã là từ khóa hiện tại doanh nghiệp đang có.
+ Do là từ khóa của số đông lựa chọn ra nên có thể tính cam kết duy trì các biểu hiện văn hóa xoay quanh từ khóa sẽ không cao.
+ Tôi đã từng thấy có doanh nghiệp triển khai theo hướng này bằng cách để các quản lý cùng tham gia vào xác định và định nghĩa từ khóa. Cuối cùng thì các quản lý nghỉ hết, để lại doanh nghiệp với những từ khóa "vô hồn".
Vì thế tôi đề nghị đi theo hướng 1 cho nhanh gọn và đỡ vất vả do phải làm lại về sau.
- Bước 2. Xác định hệ tư tưởng/ triết lý sống. Có được vòng tròn văn hóa số 1 với các từ khóa (đề xuất dưới 5) văn hóa, chúng ta tiếp tục xây dựng vòng tròn 2 bao phủ vòng tròn 1. Vẫn tiếp tục theo 2 hướng xác định từ khóa ở trên, câu hỏi dành cho CEO (hoặc toàn bộ nhân viên): "Vậy triết lý sống/ hệ tư tưởng của Doanh nghiệp sẽ là gì?" hoặc "Nếu diẽn đạt các từ khóa đã chọn thành 1 câu khẩu hiệu (slogan) thì anh chị sẽ có câu nào?". Đây là một câu hỏi khó, CEO (hoặc nhân viên) sẽ khó trả lời. Trong trường hợp đi theo hướng 1, CEO chính là lõi của DN. Ta có thể tạm coi triết lý sống của CEO là triết lý sống của DN. Vì thế, chúng ta có thể đỏi câu hỏi trên thành: "Triết lý sống của CEO là gì?" hoặc "Điều gì làm anh chị tức giận và không cho phép xảy ra trong tổ chức của mình?". Không phải ai, lúc nào cũng nghĩ về triết lý sống của mình. Đến câu hỏi này, CEO sẽ nói nhiều. Ví dụ một số câu khẩu hiệu (triết lý) như sau:
+ Tôi chịu trách nhiệm 100%
+ Tôi làm việc với đội nhóm của mình
+ Tôi cho đi để nhận được nhiều hơn
+ Tôi làm hết việc chứ không hết giờ
- Bước 3. Xác định hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức. Có được 2 vòng tròn văn hóa (từ khóa và triết lý của tổ chức), chúng ta tiếp tục giúp công ty có thêm yếu tố đãi ngộ phi tài chính cho nhân viên đó là xác định hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức. Câu hỏi phỏng vấn (hoặc khảo sát) được dùng bao gồm:
- Hoài bão của công ty là gì? hoặc Công ty sinh ra với mục đích lớn lao gì? hoặc Lý do CEO tập trung mọi người lại để mở công ty?
- Tầm nhìn của DN ra sao? hoặc Mong muốn của CEO về công ty sẽ như thế nào trong thời gian tới? hoặc 20 năm nữa Doanh nghiệp sẽ thế nào?
- Sứ mệnh của tổ chức là như thế nào? hoặc Cách thức để tổ chức đạt được tầm nhìn? hoặc Điều gì doanh nghiệp sẽ liên tục làm hàng năm để đạt được tầm nhìn?

Chi tiết, vui lòng xem bài: "Hoàn thiện 3 vòng tròn văn hóa lõi để gia tăng yếu tố tinh thần cho nhân viên"

1.1.2 Định nghĩa và đưa ra biểu hiện hành vi của giá trị cốt lõi

Ở trên, tôi có các từ khóa, hay còn gọi là giá trị cốt lõi của tổ chức. Tôi sẽ tiếp tục đến bước là đưa ra định nghĩa và biểu hiện hành vi cho các giá trị cốt lõi đó. Các bước tôi triển khai như sau:
- Bước 1. Xác định mức độ thành thạo năng lực thông qua công thức: Thời gian tối đa đào tạo thì nhân viên sẽ thành thạo năng lực/ Thời gian trung bình 1 lần đào tạo.
- Bước 2. Đưa ra kí hiệu và biểu hiện chung cho từng mức độ thành thạo. Ví dụ có 3 mức thành thạo thì có thể là: Trung bình - Khá - Giỏi.
- Bước 3. Định nghĩa từng năng lực lõi thông qua câu hỏi: Năng lực lõi A là gì?
- Bước 4. Xác định các biểu hiện hành vi của năng lực lõi thông qua câu hỏi: Điều gì chứng minh người B có năng lực A?
- Bước 5. Sau khi có các biểu hiện hành vi thì ta tiến hành xác định chuẩn hành vi cho từng mức độ thành thạo đã được tính ra từ bước 1 và 2.

Lưu ý: Khi có được các biểu hiện hành vi tương ứng với từng cấp độ năng lực, ta có thể đưa ra được 1 bảng chấm điểm tuân thủ văn hóa.

1.1.3 Hoàn thiện nội quy theo cấu trúc luật định

Có các giá trị cốt lõi, biểu hiện hành vi, triết lý, tầm nhìn, chúng ta bắt đầu đưa các nội dung này vào để viết nội quy. Tuy nhiên do bản nội quy lao động là một văn bản có tính chất pháp lý nhất định nên nó vẫn phải tuân theo luật. Nội quy lao động thường có cấu trúc theo như điều 118 bộ luật lao động 2019.

Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định:
"Nội quy lao động
1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
b) Trật tự tại nơi làm việc;
c) An toàn, vệ sinh lao động;
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
h) Trách nhiệm vật chất;
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động."

9 tiết trong khoản 2 điều 118 bộ luật lao động trên đều có luật quy định. Chúng ta sẽ căn cứ vào đó rồi viết, bổ sung thêm 1 số chỗ luật không quy định rõ hoặc để cho doanh nghiệp quy định. Ví dụ về tiết "Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi", luật quy định 8h làm việc chính thức, có thể tăng ca nhưng không được quá quy định...

Tham khảo thêm: "Nội quy công ty cần có những gì và cách thức, các bước xây dựng ?"

1.2. Có nội quy rồi ta tiến tới xác định sơ đồ các bộ phận và ma trận chức năng, phân quyền

Cách làm cơ cấu tổ chức, giống như trong bài: "Cách xác định các vị trí trong tổ chức". Muốn có một sơ đồ sắp xếp các bộ phận tốt, chúng ta đi qua các bước nhỏ như sau:
- Làm rõ chiến lược kinh doanh và định hướng chiến lược kinh doanh (bao gồm cả chiến lược vận hành).
- Xác định được chuỗi giá trị, dòng chảy kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phân tích chiến lược và chuỗi hoạt động chính để định hình các bộ phận cần có.
- Tiến hành phân tích đặc điểm để lựa chọn cơ cấu tổ chức dự kiến.
- Xác định sơ đồ tổ chức doanh nghiệp.

Có sơ đồ tổ chức, tôi tiến hành lập bảng ma trận chức năng và phân quyền. Cụ thể các bước để xác định ma trận chức năng và phân quyền, tôi làm như sau:
- Bước 1: Tổ chức buổi họp có đầy đủ ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.
- Bước 2: Mở bảng ma trận phân quyền hoặc chức năng ra ra, rồi đi từng dòng hoạt động chính cũng như hỗ trợ trong bảng chuỗi giá trị và hỏi các thành viên trong buổi họp câu hỏi:
+ Với việc phân chức năng: Hoạt động này bộ phận nào phụ trách chính, tham gia (ở hoạt động nào) và hỗ trợ?
+ Với việc phân quyền: Hoạt động này bộ phận cần quyền gì để có thể triển khai vận hành 1 cách trơn tru? Các bộ phận cần quyền quyết định điều gì?
- Bước 3: Trong trường hợp các trưởng bộ phận không thống nhất được bộ phận có chức năng gì hoặc không đưa ra được các quyền cho bộ phận mình, tôi gợi ý họ chẻ nhỏ hoạt động lớn thành các hoạt động nhỏ hơn theo dòng chảy rồi sau đó quay lại câu hỏi ở bước 2. Ví dụ: Hoạt động lớn "Tư vấn chốt sale" được chẻ thành các hoạt động nhỏ: Gọi điện cho khách, hỏi và hướng dẫn khách giải quyết vấn đề, đưa khách vào thế buộc phải mua, đưa ra lợi ích giảm giá hoặc chiết khấu hoặc tặng quà để thúc đẩy khách chuyển tiền. Từ đó, các trưởng bộ phận sẽ đưa ra được quyền như: Quyền đề xuất chính sách giảm giá, chiết khấu; quyền giảm giá, chiết khấu cho khách theo quy định. Tương tự, các bộ phận sẽ biết tham gia ở việc nào.

1.3. Từ cơ cấu tổ chức với ma trận phân quyền, ta xây quy chế.

Sau khi đã xác định được ma trận phân quyền, việc của bạn là tập hợp các quyền đó lại và bắt đầu soạn thảo ra ra quy chế. Thông thường mỗi mảng (hoặc bộ phận) của công ty sẽ có ít nhất 1 cái quy chế áp dụng chung cho toàn bộ công ty. Ví dụ như:
- Phòng kinh doanh: Quy chế kinh doanh.
- Phòng kế toán: Quy chế tài chính (công tác phí).
- Phòng nhân sự: Quy chế nhân sự (lương, đào tạo, tuyển dụng).
- Nhà máy (xưởng): Quy chế sản xuất.

Trong trường hợp nếu không rõ ràng thì ít nhất công ty nên có quy chế theo 5M: Quy chế nhân sự, tài chính, sử dụng tài sản, sử dụng nguyên vật liệu, Làm việc.

Khi tiến hành xây dựng quy chế, bên cạnh căn cứ vào ma trận phân quyền, chúng ta còn phải căn cứ và các luật chuyên ngành để đưa ra các điều khoản cho phù hợp. Việc này hay được giao xuống cho các trưởng bộ phận. Ví dụ như trong quy chế lương sẽ không có điều khoản trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng. Cùng với đó, có thể sẽ có nhiều điều khoản trong quy chế được nhiều luật điều chỉnh. Các trưởng bộ phận cần chú ý làm việc với nhau để tránh lặp các điều. Ví dụ: Chi phí cho người lao động đi công tác. Nếu để trong quy chế tài chính thì đây là công tác phí. Để công tác phí hợp lệ cần tuân thủ đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định của luật thuế. Tuy nhiên chúng ta cũng có thể để chi phí đó vào quy chế lương thưởng. Lúc này, chi phí này có tên là phụ cấp công tác. Phụ cấp công tác thì sẽ tuân theo luật thuế thu nhập cá nhân và luật bảo hiểm.

1.4. Cũng từ cơ cấu, quy trình phối hợp tổng được hình thành.

Một công việc nữa ở phần thượng tầng mà công ty cần làm đó chính là tạo ra được 1 quy trình tổng để xác định dòng chảy công việc theo lưu đồ. Từ đó các bộ phận sẽ biết và phối hợp với nhau tốt hơn. Chúng ta sẽ dựa vào bảng ma trận chức năng, sau đấy dùng các kí hiệu trong quy trình để bắt đầu lưu đồ hóa.

Việc cũng không quá khó khăn, giống như các phần trên, ta tập hợp các trưởng bộ phận lại và bắt đầu từng bộ phận với câu hỏi: Công việc của bộ phận bắt đầu từ đâu, tiếp theo thế nào và nó dẫn tới đâu? Chỗ nào bộ phận được ra quyết định (theo ma trận phân quyền).

2. Xây dựng quy định hạ tầng (từng bộ phận)

Có được các văn bản ở thượng tầng như nộ quy lao động, quy chế chung, việc xây dựng nội quy và quy định của bộ phận sẽ dễ dàng. Chúng ta đi tiếp tới từng bộ phận và bắt đầu hoàn thiện các văn bản quy định.

2.1. Nội quy bộ phận

Như đã viết ở trên, nội quy bộ phận: Là văn bản chứa những nội dung, các điều bắt buộc áp dụng trong nội bộ một tổ chức, đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy bộ phận tương tự như quy định nhưng thiên về các nội dung giống như trong nội quy công ty (tác phong, giờ giấc, kỷ luật...). Vì thế, công việc của chúng ta là lấy nội dung từ nội quy lao động (nội quy công ty) và thêm 1 số điều khoản riêng dành cho bộ phận.

Nội quy bộ phận, nếu có bổ sung thêm thì thường gắn với quan điểm của trưởng. Họ có cách làm việc, tác phong và ứng xử ra sao, chúng ta dựa trên đó để thêm vào. Ngoài ra, nội quy có thể cũng là sự thỏa thuận nội bộ giữa các thành viên của phòng (bộ phận) về một vấn đề chung nào đó ví dụ như thỏa thuận về nộp quỹ chung khi vi phạm nội quy. Tuy nhiên, nếu quan điểm và quy định nội bộ mà mâu thuẫn với nội quy công ty thì điều khoản đó sẽ bị vô hiệu. Vì thế phòng nhân sự cần rà soát để tránh xảy ra tình trạng "phép vua thua lệ làng". Ví dụ cụ thể là việc thu tiền của các thành viên nội bộ. Luật lao động cấm công ty có hành vi trừ tiền hay thu tiền lương của người lao động. Do đó, câu từ ghi trong nội quy cũng cần phải lưu ý. Bên cạnh đó, ta cũng nên cân nhắc lợi và hại khi bộ phận có lập quỹ riêng. Hại là dễ dẫn tới việc bộ phận có văn hóa riêng. Lợi là bộ phận có thể tự chủ trong việc duy trì và kết nối nhân viên với nhau. Chi tiết về quy định của quỹ, chúng ta sang phần xây dựng quy định chuyên môn của bộ phận.

2.2 Xác định cơ cấu tổ chức của bộ phận

Đối với các bộ phận, việc xây dựng nội quy, tôi hay gọi đấy là quá trình thống nhất nguyên tắc làm việc. Nhiều khi việc này không được chú trọng bằng công việc xác định cơ cấu tổ chức của bộ phận. Nhưng tôi thấy nên làm để giúp các thành viên nội bộ phối hợp và giao tiếp công việc hiệu quả hơn. Có được nội quy nội bộ, xác định cơ cấu tổ chức của bộ phận là việc bạn nên làm. Nghe thì to tát nhưng thực ra nó chỉ là việc trả lời 1 số câu hỏi cũng là các bước để ra 1 bản cơ cấu hoàn chỉnh sau:
- Bước 1: Phân tích để xác định xem cơ cấu tổ chức của bộ phận nên đi theo hướng - Sắp xếp các vị trí theo hướng thống nhất 1 chỉ huy hay đa chỉ huy hay không có chỉ huy?
- Bước 2: Xác định mục đích của bộ phận - Bộ phận sinh ra với đích là để đảm bảo điều gì?
- Bước 3: Phân tích số lượng vị trí - Bộ phận nên có các vị trí gì?
- Bước 4: Vẽ sơ đồ các vị trí - Sơ đồ sắp xếp các vị trí trong bộ phận ra sao?
- Bước 5: Phân bổ nhiệm vụ cho các vị trí - Ma trận phân bổ nhiệm vụ cho các vị trí?
- Bước 6: Phân quyền cho các vị trí - Ma trận phân bổ quyền hạn cho các vị trí?

Các hoạt động này khá giống như ở phần thượng tầng nhưng ở cấp vi mô. Ví dụ như khi phân bổ nhiệm vụ, ta vẫn dùng CTH để gán công việc cho các vị trí. Phân quyền thì chúng ta coi quyền của trưởng bộ phận là quyền của phòng. Các quyền khác, tùy vào công việc từng vị trí sẽ được trưởng bộ phận phân chi tiết hơn.

2.3. Quy trình

Có sơ đồ vị trí và ma trận phân nhiệm, phân quyền, nếu giống như ở trên, ta có thể ra quy định nhưng tôi đề nghị chúng ta làm quy trình trước. Cách để ra quy trình chi tiết cũng khá giống như việc xây dựng quy trình tổng hợp ở trên. Tôi sẽ:
- Dựa trên bảng ma trận phân nhiệm để vẽ ra quy trình tổng phối hợp giữa các vị trí với nhau.
- Sau đó đi vào từng chức năng của bộ phận để vẽ và viết quy trình.
Ở cả 2 công việc trên, tôi tiến hành hỏi (phỏng vấn) trưởng bộ phận với các câu hỏi:
+ Chúng ta bắt đầu từ việc A, vậy việc này bắt đầu từ việc nhỏ nào?, ai thực hiện?
+ Bước nhỏ đó ra kết quả là gì? chuyển tới ai?
+ Sau bước nhỏ trên thì tới bước nhỏ công việc gì?
+ Nếu xảy ra điều kiện này thì dẫn tới điều gì? Nếu không thì sao?
+ Ở bước nhỏ này, hay xảy ra rủi ro gì? Cách khắc phục rủi ro?
+ Có quy định hoặc biểu mẫu cho bước nhỏ này không?

Vừa hỏi, tôi cũng nhanh tay vẽ luôn lưu đồ và ghi thông số lại vào bảng excel. Bạn có thấy những câu hỏi của tôi ở trên không? Những câu hỏi này không chỉ giúp chúng ta xây dựng được quy trình mà còn ra được các quy định cho từng phòng ban. Chúng ta cứ kiên trì, kiên nhẫn đi từng câu hỏi, kết quả sẽ rất tuyệt vời cho tổ chức. Vì lúc này chúng ta đã có bộ quy trình và quy định cho riêng từng phòng ban.

2.4. Quy định chuyên môn

Đây! Vậy là tôi cũng đã đi đến phần cuối mà cũng là phần chính của chủ đề: Cách xây dựng quy định, nội quy từng bộ phận trong công ty. Để xây dựng được quy định bộ phận, tôi sẽ dựa trên quá trình làm quy trình để bắt đầu viết ra những điều khoản. Nội dung của các điều khoản quy định được chốt thông qua trao đổi khi trả lời 2 câu hỏi sau:
+ Nếu xảy ra điều kiện này thì dẫn tới điều gì? Nếu không thì sao?
+ Ở bước nhỏ này, hay xảy ra rủi ro gì? Cách khắc phục rủi ro?

Cùng với đó, kết hợp với nội dung của các quy chế toàn công ty, quy định riêng về từng mảng việc cũng như quy định về chuyên môn được hình thành. Ví dụ, chúng ta có quy chế tài chính với điều khoản: "Các bộ phận được cung cấp ngân sách và thực hiện các hoạt động chi tiêu trong ngân sách được cho phép" thì tại quy định chi tiêu nội bộ của phòng Nhân sự có điều khoản: "Phòng nhân sự được cấp 3% số tiền doanh thu làm ngân sách hoạt động. Trong trường hợp chi vượt quá định biên ngân sách, bộ phận sẽ không được duyệt thêm các khoản chi".

Tương tự, ta có quy chế lương thưởng công ty với điều khoản: "Tổng thu nhập của người lao động = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng P3. Trong đó, thưởng P3 được quy định chi tiết tại Quy định thưởng của từng bộ phận". Khi đó, cửa hàng sẽ có quy định thưởng hoa hồng cửa hàng kinh doanh với điều khoản: "Thưởng hoa hồng kinh doanh tại cửa hàng = 5% doanh thu nhân viên mang về".

Cứ vậy, chúng ta có các quy định riêng hay còn gọi là quy định chuyên môn cho tường bộ phận:
- Quy định về lương thưởng nội bộ
- Quy định về đánh giá nội bộ
- Quy định nội bộ về tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng...

Cuối cùng, cấu trúc quy chế, quy định, nội quy thường có các phần:
► Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:
► Nguyên tắc, mục đích
► Giải thích từ ngữ
► Các điều khoản trong
► Điều khoản thi hành

Chúc bạn xây dựng thành công!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản