Tháng 4 đã đi qua một nửa, trời Hà Nội đã bắt đầu chuyển từ xuân sang hè. Thời tiết lúc này lúc nóng lúc lạnh. Và vì thời tiết bắt đầu nóng lên, cộng với thời điểm này thương chiến giữa Mỹ với Trung Quốc đã căng thẳng nên dường như cũng nhiều công ty quan tâm tới vệc hoàn thiện xây dựng hệ thống quản trị nhân sự. Gần đây tôi nhận được 2 tình huống (case) khá giống nhau. Cả 2 đều đang băn khoăn: Muốn hoàn thiện xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho công ty thì phải làm sao? Xin mời cả nhà cùng đọc tình huống trước rồi đến phần giải pháp của tôi.

[Case1] Tình huống xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự bài bản

"Em chào anh, em mới tham gia cộng đồng Nhân sự, nhưng tình hình quá nguy kịch rồi nên em muốn nhắn hỏi sự trợ giúp từ anh ạ. Tình hình là công ty em đang trong quá trình tái cấu trúc. Từ trước tới nay, công ty có rất nhiều cơ hội kinh doanh, nhưng đều không thành một chiến lược cụ thể, không có mô hình kinh doanh cụ thể. Sắp tới, sau khi sắp xếp định hình lại thành một mô hình kinh doanh, công ty sẽ có mục tiêu cụ thể. Thế nhưng em vẫn phải xây dựng nội quy lao động, quy chế lương trong giai đoạn hiện tại.

Giờ em phải làm sao để phải xây dựng nội quy lao động, quy chế lương trong giai đoạn hiện tại, giải quyết các bài toán về con người từ đó giúp công ty có doanh thu?"

[Case2] Hoàn thiện xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho công ty

"Bên em đang cho bóc lại toàn bộ hệ thống văn bản quy trình để xây dựng đồng nhất lại và phù hợp cho hiện tại. Em cần ng tư vấn hoạch định và tư vấn được bản chất của hệ thống để xây đúng, đủ ko rườm rà.

Về hoạch định lên khung thì em lên xong rồi, còn thực thi và chuẩn hóa anh ạ. Vì cơ bản giờ có AI các bạn dựa vào đó xây cũng nhanh, nhưng ko sâu nên thành ra đi ngồi sửa cho các bạn còn mệt hơn em tập trung làm"

Bạn đã đọc hết 2 tình huống chưa? Bạn có thấy dài? Với tôi, 2 tình huống này thực ra là 2 tâm sự ngắn. Để trả lời được hết thì không thể chỉ vài dòng là xong. Tóm gọn cả 2 tình huống đều muốn hoàn thiện xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho công ty. Nhưng ở tình huống 1 thì muốn hoàn thiện nội quy và quy chế lương. Còn tình huống 2 thì muốn hoàn thiện quy trình và quy định.

1. Muốn Quản trị nhân sự bài bản thì cần phải biết bức tranh 5 vòng tròn văn hóa doanh nghiệp.

Xin gửi cả nhà bức tranh 6 vòng tròn (tầng) văn hóa doanh nghiệp.

Cả 2 chủ nhân câu hỏi đều muốn hoàn thiện vòng tròn số 5: Hệ thống QTNS (Quy chế lương, quy định, quy trình, nội quy). Nhưng theo tôi, trước đó nên định hình và xác định được thông tin cho 4 vòng tròn bên trong. Cụ thể là:
- Tầng 4 (Chiến lược): Bao gồm chiến lược các loại, tư duy hành động, quan điểm quản trị, phong cách lãnh đạo
- Tầng 3 (Hoài bão): Đó là hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cạnh tranh lõi
- Tầng 2 (triết lý): Là hệ tư tưởng/ triết lý sống
- Tầng 1 (lõi - trong cùng): Năng lực văn hóa lõi (tính cách/ thái độ/ kỹ năng/ kiến thức)

Với chủ nhân case 2, khả năng hoàn thành 4 vòng tròn này sẽ dễ. Vì tôi đoán đây là CEO. Còn chủ nhân case 1 sẽ khó khăn hơn do không phải là CEO, lại chỉ mới tham gia công ty. Mặc dù vậy, khó nhưng không có nghĩa là không có cách. Tôi đi tư vấn hay rơi vào tình huống khó như case 2. Cách của tôi đó là không chờ đợi. Nếu những thông tin 4 vòng tròn đó chưa hiện hữu thì mình làm cho nó hiện ra. Tôi sẽ đi gặp CEO, chủ doanh nghiệp, các trưởng bộ phận trao đổi rồi bắt đầu viết ra văn bẳn. Xong, tôi gửi lại cho họ để chốt.

Lưu ý: Theo tôi chúng ta không cần phải quá nặng nề việc này. Phương án (cách) ngon nghẻ nhất là ngồi với CEO cùng làm hệ thống mọi thứ sẽ rất ổn.

2. Xây hệ thống Quản trị nhân sự bài bản

Chủ nhân case 2, để bài bản đã cất công liệt kê ra một danh sách các tài liệu cần có cho công ty. Tôi thấy nhiều anh chị em làm theo cách này. Rồi sau đó hỏi tôi xem có đủ không, có bổ sung không... Họ đều băn khoăn suy nghĩ giống như ở case 2. Để ra một danh sách các tài liệu như vậy vừa dễ và vừa khó. Dễ là vì nếu xét trên mẫu lớn thì đa phần các công ty sẽ có quy trình, quy định giống nhau. Khó là vì khi đi vào chi tiết từng công ty thì những quy trình quy định đó sẽ cần phải bỏ đi hoặc thay đổi cho phù hợp với thực tế.

Việc lên danh sách các tài liệu quản trị nhân sự về cơ bản như sau:

1. Ban lanh dao Cong ty
- So do to chuc Cong ty
- Mo ta cong viec cua Ban lanh dao Cong ty
- He thong nhan dien cac thuong hieu cua Cty
- Chinh sach nhan su cua Cong ty
- Tieu chuan chung cua Cong ty
- Noi quy Cong ty
- Cac tai lieu huong dan, dao tao

2. Phòng Nhân sự
- So do to chuc và các mo ta cong viec
- Cac Quy trinh bieu mau noi bo
- Cac tai lieu huong dan, dao tao
- Chính sách lương 3P
- Chỉ tiêu thực hiện công việc KPI
- Nội quy quy định bộ phận
- Khung năng lực các vị trí
- Cac tai lieu khac or tham khao

3. Các phòng ban khác cũng tương tự các tài liệu như phòng nhân sự

Nhưng tôi lại làm khác. Thay vì liệt kê như vậy, tôi sẽ đi từng bộ phận, từ ban lãnh đạo cho đến từng phòng ban và cùng mọi người trao đổi, viết, vẽ ra các tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc và nghiên cứu . Cuối cùng thôi mới tập hợp tất cả các tài liệu đó vào 1 khu vực, đưa tên các tài liệu vào danh sách.

Dưới đây là lưu đồ tôi hay mang đi và cùng các đối tác xây dựng hệ thống QTNS bài bản:

Lưu đồ này tương ứng với các giai đoạn xây dựng sau:
- Giai đoạn 1. Xác định Chiến lược và KPI chiến lược theo BSC
- Giai đoạn 2. Tái cơ cấu tổ chức.
- Giai đoạn 3. Xây dựng hệ thống đánh giá giá trị công việc
- Giai đoạn 4. Xây dựng chính sách lương 3P
- Giai đoạn 5. Xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất:
- Giai đoạn 6. Xây dựng Hệ thống quản trị năng lực
- Giai đoạn 7. Xây dựng quy trình và quy định chuyên môn

Bạn có thấy lời giải cho tình huống 1 chính là giai đoạn 4 và giai đoạn 5. Còn lời giải cho tình huống 2 là cả 7 giai đoạn. Phân tích từng tình huống, ta có câu trả lời như sau:

Case 1:
Câu hỏi: "Bởi vì công ty không rõ mục tiêu gì cả, việc gì cũng giao bằng miệng cho nhân viên. Công ty không rõ chiến lược mà có quá nhiều mục tiêu, mỗi mục tiêu thì giao miệng hoặc nhắn tin cho một bộ phận mà em cũng không biết."
Trả lời: Theo tôi, thực ra công ty nào cũng có mục tiêu và chiến lược. Chỉ có điều chúng ta có biết và tổng hợp được nó hay không mà thôi. Do đó, chúng ta không nên đổi cho lãnh đạo. Là tôi thì tôi sẽ ngồi và trao đổi với các bên, bao gồm trưởng bộ phận và lãnh đạo để làm rõ các dự định và ý tưởng cũng như mục tiêu cần làm trong thời gian tới. Sau khi có ý tưởng rồi thì ngồi và sắp xếp lại các chiến lược vào bản đồ có 4 viễn cảnh Tài chính - Khách hàng - Nội bộ - Phát triển. Sắp xếp xong thì xác nhận lại với lãnh đạo là được.

Câu hỏi: "Bản thân em nằm trong một team là team thiết kế kinh doanh, team em về một năm trước để xác lập lại chiến lược, mô hình kinh doanh, mục tiêu cho công ty này..... Còn bây giờ công ty không có doanh thu gì cả. Đã như vậy 7 năm rồi, nên cũng rất sốt ruột ạ. Tiền để nuôi công ty thì sếp có một vài công ty khác ạ... Công ty đã chịu cảnh như vậy 5 năm rồi ạ,"
Trả lời: Nếu để ý thì đây chính là chiến lược. Chiến lược giai đoạn đầu là gồng lỗ. Giờ đến chiến lược tái cấu trúc để thoát lỗ. Cách thoát lỗ là mang 1 team về để tiến hành cải tổ, tái cấu trúc.

Câu hỏi: "đã có tình trạng quan liêu diễn ra rồi"
Trả lời: Tình trạng "quan liêu" tức là không đi sát vào thực tế, chỉ ngồi văn phòng và suy diễn. Tình trạng này sẽ xảy ra khi người quản lý ở xa nhân viên, năng lực quản lý yếu, lười và thiếu công cụ theo sát. Song song với đó có thể là do sơ đồ tổ chức cồng kềnh nhiều bậc. Để xử lý tình trạng này, tôi đề xuất giải pháp cần:
- Làm lại sơ đồ tổ chức sao cho tuân theo nguyên tắc: 1 quản lý - 7 nhân viên, số lượng vị trí phù hợp với đặc điểm của đơn vị và tuân theo định biên.
- Quản lý cần có tham gia vào tác nghiệp để tránh lụt nghề và nắm được tình hình công việc. Việc chính là quản lý nhưng tác nghiệp là không thể bỏ. Ví dụ: CEO vẫn phải đi bán hàng, đi làm dịch vụ, đi trông xe, đi làm tuyển dụng, đi làm kế toán...
- Quản lý cần có bộ KPI bao quát gắn trực tiếp với các công việc của bộ phận. Khi KPI bộ phận không đạt thì sẽ phải đi vào từng vị trí để kiểm tra xem tại sao lại không đạt.
- Quản lý cần phải được đào tạo năng lực quản lý như lập kế hoạch,ra quyết định, quản trị nhân sự, quản lý thời gian...
- Quản lý cần ít đi họp, dành thời gian ở nhà để theo dõi và suy nghĩ công việc với nhân viên.

Câu hỏi: "việc của em là phải viết quy chế lương, mà bản quy chế lương này áp dụng cho cả giai đoạn này và giai đoạn sau khi đã xác định được mục tiêu kinh doanh"
Trả lời: Nếu được, tôi đề xuất áp dụng chính sách lương 3P. Mô hình lương 3P này dựa trên 3 yếu tố chính, cụ thể:
- Pay for Position: Trả lương theo vị trí công việc (P1). Doanh nghiệp/công ty dùng số tiền cố định chi trả tiền lương 1 tháng cho một vị trí, bất kể người đó là ai và năng lực như thế nào.
- Pay for Person: Trả lương theo năng lực (P2). Công ty/doanh nghiệp sẽ dựa vào khung đánh giá năng lực để chi trả lương cho nhân viên.
- Pay for Performance: Trả lương theo kết quả (P3). Thưởng của người lao động (nhân viên) được dựa trên hiệu suất công việc, đạt được tiêu chí doanh nghiệp đưa ra và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp đó.

Tổng thu nhập của nhân viên = lương P1 + lương P2 + thưởng P3
Trong đó:
- Lương P1 = Hệ số giá trị công việc * Đơn giá tiền lương
- Lương P2 = %đáp ứng năng lực * (lương trung bình thị trường - lương P1)
- Thưởng P3 = %HT KPI * mức thưởng P3
- %HT KPI là mức độ hoàn thành công việc.

Câu hỏi: "cách đánh giá tất cả đều rất định tính. Mỗi tháng thì các trưởng bộ phận gửi lên trợ lý giám đốc một bản gọi là Kế hoạch công việc trong tháng. Rồi cuối tháng lại đánh giá công việc trên bản kế hoạch đó theo kiểu A, B, C."
Trả lời: Để bớt định tính, ta tiến hành xây dựng KPI đo đếm hiệu quả công việc kết hợp với định mức lao động để lên chỉ tiêu.

Câu hỏi: "việc của em là phải viết nội quy mà bản quy chế này áp dụng cho cả giai đoạn này và giai đoạn sau khi đã xác định được mục tiêu kinh doanh"
Trả lời: Việc thiết kế ra một bản nội quy thì nên phù hợp với 4 vòng tròn văn hóa lõi ở trên. Sau đó kiểm tra lại xem có tuân thủ theo luật (chủ yếu là luật lao động). Thường một bản nội quy có các mục sau:

A/ THỜI GIAN LÀM VIỆC, NGHỈ NGƠI
Điều 1: Biểu thời gian làm việc trong ngày
Điều 2: Ngày nghỉ hằng tuần: Chiều thứ 7 và ngày Chủ nhật.
Điều 3: Nghỉ có lương:
3.1 Nghỉ lễ, Tết hằng năm
3.2 Nghỉ phép hằng năm
3.3 Nghỉ việc riêng có lương
3.4 Nghỉ việc riêng không lương
3.5 Ngày nghỉ bệnh hưởng BHYT, BHXH
3.6 Quy định đối với lao động nữ

B/ TRẬT TỰ TRONG DOANH NGHIỆP
Điều 4: Tác phong làm việc
Điều 5: Quy định về trang phục làm việc
Điều 6: Quy định về cách ứng xử của NLĐ trong công ty
Điều 7: Quy định về việc tiếp khách, giao tiếp với khách hàng

C/ QUY ĐỊNH VỀ AN TOÀN VỆ SINH LAO ĐỘNG:
Điều 7: Trách nhiệm của Công ty
Điều 8: Nghĩa vụ của NLĐ

D/ BẢO VỆ TÀI SẢN VÀ BÍ MẬT CÔNG NGHỆ, KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP
Điều 9: Bảo vệ tài sản
Điều 10: Giữ bí mật công nghệ, kinh doanh

E/ HÀNH VI VI PHẠM KỶ LUẬT LAO ĐỘNG, HÌNH THỨC XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG
Điều 11
11. 1 Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động
11.2 Hình thức xử lý:
a. Hình thức khiển trách bằng miệng
b. Hình thức khiển trách bằng văn bản
c. Hình thức sa thải
d. Hình thức tạm đình chỉ công tác của NLĐ
11.3 Trình tự xử lý kỷ luật lao động:
a. Nguyên tắc
b. Trình tự xử lý vi phạm kỷ luật lao động
11.4. Thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Câu hỏi: "Giờ em phải làm sao để .... nội quy lao động, quy chế lương ...giải quyết các bài toán về con người"
Trả lời: Có lẽ câu hỏi này có ý nói rằng làm sao để quy chế, nội quy được thực thi. Với một công ty bình thường, việc để thực thi chỉ cần:
- Làm quyết định ban hành quy định.
- Đào tạo truyền thông về quy chế quy định.
- Các bộ phận theo quy định để thực thi.
Tuy nhiên, sẽ có những công ty "nuông chiều nhân viên" nên có thể xảy ra tình trạng quy định không được thực thi. Vì thế, nếu bệnh chưa năng thì ta thêm:
- Bảng chấm điểm tuân thủ văn hóa. Đây là bảng của phòng HCNS sẽ đi bắt lỗi và trừ điểm tuân thủ dần cho đến khi về 0.
Nếu bệnh nặng theo kiểu quản lý bao che cho nhân viên thì cần:
- Thiết lập phòng kiểm soát nội bộ
- Duy trì liên tục lập biên bản xử lý không tuân thủ quy định.
- Có thể áp dụng chế tài trừ tiền "thưởng" để tăng tính răn đe.
Bệnh thực sự nặng thì nên: Thay máu dần cho đến khi công ty toàn người mới.

Case 2:
Câu hỏi: "em cũng ko biết bản của mình là đủ đúng hay chưa: ví dụ là bản Chức năng và nhiệm vụ của một phòng ban nhất định nào đó chẳng hạn anh ạ."
Trả lời: Một bản chức năng đúng và đủ tức là bản này có nội dung được lấy từ Ma trận chức năng công ty (phân bổ các hoạt động lớn của công ty xuống bộ phận) và từ dòng chảy công việc thực tế của bộ phận.

Câu hỏi: "chưa có đủ chuyên môn để biết là đủ chưa, thiếu hay thừa các quy trình có dẫm chân lên nhau ko, và quy chuẩn hóa thể thức quy trình đồng nhất để không mang tính chất liệt kê và ko vào trọng tâm, ko thể hiện những điểm quan trọng trong quy trình"
Trả lời: Việc xây dựng quy trình để giải quyết bài toán này, tôi thường hay làm theo các bước như sau:
- Bước 1: Tập hợp tất cả các quản lý và vẽ quy trình tổng toàn công ty

- Bước 2: Đến từng bộ phận, ngồi với trưởng bộ phận và dựa trên các chức năng (công việc lớn) của bộ phận và vẽ quy trình. Do tôi là người ngồi với tất cả các bộ phận và chính tôi cũng tự tay vẽ lưu đồ nên tôi sẽ biết được chỗ nào trùng dẫm chân lên nhau. Và cũng do ngồi với trưởng bộ phận và vẽ quy trình dựa trên các chức năng nên quy trình sẽ đủ, không thừa (tôi liên tục nhắc trưởng bộ phận là đã vẽ ra là phải thực hiện và sẽ có chế tài phạt nếu không theo), không thiếu (tôi sẽ dựa vào đường đi nước bước để lường các rủi ro, nếu thấy rủi ro tôi sẽ yêu cầu phải có bước để thực hiện).
- Bước 3: Áp dụng, theo dõi việc thực hiện theo quy trình.
- Bước 4: Hiệu chỉnh & tối ưu hóa quy trình.

Khi xây quy trình, chúng ta sẽ có nhiều mô hình như ISO, SIPOC, SOP, OSST. Lựa chọn 1 trong các mô hình rồi đi theo là sẽ ổn. Tôi thường lựa chọn phương pháp kết hợp các mô hình lại với nhau.

Câu hỏi: "Em cần ng tư vấn hoạch định và tư vấn được bản chất của hệ thống để xây đúng"
Trả lời: Theo như bức ảnh do tác giả tình huống đưa thì tác giả còn muốn không chỉ có đủ quy trình mà còn có các quy định. Và các quy định này phải đúng. Vậy đúng là thế nào? Với tôi, hệ thống đúng là: Tuân theo luật, tuân theo nghiên cứu khoa học và có thể thay đổi nhanh.

- Tuân theo luật tức là không làm điều pháp luật cấm. Vì thế, người xây dựng hệ thống (quản lý và tư vấn) cần phải có hiểu biết rộng về luật chuyên môn.
- Tuân theo nghiên cứu khoa học: Mỗi ngành nghề đều có những lý thuyết, những bài nghiên cứu chuyên môn để ra được kết luận làm thế nào là đúng. Vì thế khi xây hệ thống, văn bản quy định cần tuân theo nghiên cứu để đảm bảo công ty sẽ rơi được vào phần đúng.

Câu hỏi: "cần tìm một người có kinh nghiệm trong hoạch định hệ thống"
Trả lời: Để có thể xây dựng ra một hệ thống QTNS tốt và bài bản, tôi hay đi theo 7 giai đoạn ở trên. Chúng ta cứ đi từng giai đoạn là sẽ thấy hệ thống trở nên rõ ràng và minh bạch, bài bản hơn.

***

Muốn làm bài bản và có cơ sở, đúng bản chất, không rườm rà giống như yêu cầu trong tình huống 2 thì cần làm nhiều bước và thời gian khá dài. Nhưng nếu muốn làm tắt, nhanh, tôi có hướng dẫn ở bài: "Cách xây dựng hệ thống QTNS tắt dành cho doanh nghiệp nhỏ SME". Cụ thể, bạn lần theo các hướng dẫn sau:
+ 1. Xây dựng mô tả công việc
+ 2. Cách làm KPI tắt:
+ 3. Cách làm quy trình tắt
+ 4. Các làm chính sách lương 3P tắt
+ 5. Cuối cùng là các xây dựng Khung năng lực nhanh

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản