Câu hỏi hay cho những ngày cuối cung của tháng 6: "Dạ anh/chị ơi em xin ý kiến với ạ. Em vừa nhận vào làm ở cty quy mô tầm 70 người vị trí HCNS. Lúc phỏng vấn em có trao đổi, tuy em kh có kinh nghiệm nhưng cũng đang học lớp online (đã học được 3 buổi). Cty trước giờ kh có phòng HCNS cũng như Kế toán. Chị A ( giám đốc là người sẽ đào tạo và trực tiếp qản lý giao việc cho em).

Anh/chị cho em xin ý kiến với ạ, em có nên tiếp tục hay dừng lại hay có ý kiến cho em tham khảo với ạ. Bên em làm theo lương KPI, không đạt thì sẽ trừ tiền tương ứng với từng mục KPI".

Trả lời: Xin hỏi, bạn đã bao giờ rơi vào tình huống này chưa? Tình huống phải xây dựng hệ thống QTNS cho công ty nhưng phải tự bơi? Nếu chưa thì chúc mừng bạn. Bạn rất may mắn hoặc ... bạn chưa đến "tuổi" được trải nghiệm việc này. Còn tôi, trong quá trình tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản, tôi gặp suốt. Đây là bài toán khó. Và có khó mới đáng đồng tiền, mới đến lượt tôi "mần". Chứ dễ ai thuê tôi.

Vậy tôi giải thế nào?

Cách tôi làm như sau:

Bối cảnh chung: "Em hỏi các thông tin cơ bản từng vị trí như lương ( lương cứng, lương KPI), mô tả cv, Các mẫu hồ sơ, Quy định, văn hóa,... Không có một cái nào hết ạ."

1. Buổi 1, gặp ban lãnh đạo trao đổi về tâm tư, quan điểm và mong muốn. Ví dụ ở trên: "chị A nói mong muốn gắn kết nội bộ, phúc lợi cho nhân viên nhưng trước giờ kh làm được. Và giao cho em làm Mô tả công việc theo KPI để tính lương toàn bộ phòng ban và từng vị trí nhân sự.". Sau khi nắm bắt tâm tư, bài toán, câu hỏi, tôi sẽ trả lời và chia sẻ cách giải quyết các bài toán đó. Thường thì đối tác (các sếp) cần người đồng cảm, hiểu và thực thi được những gì họ tâm tư. Nên tôi thường không dạy đời sếp mà chủ yếu nghe và bổ sung.

2. Buổi 2, họp hội đồng chiến lược (ban lãnh đạo và trưởng bộ phận) để đào tạo về hệ thống QTNS và giao lưu.

3. Buổi 3 + 4 + 5, tiếp tục họp hội đồng chiến lược để làm dòng chảy ý tưởng chiến lược và bản đồ chiến lược. Buổi này, tùy vào công ty. Có công ty thì họ sẵn thời gian và muốn học hỏi thì sẽ tách thành từng buổi:
- Xác định dòng chảy chiến lược
- Xác định bản đồ chiến lược
- Xác định KPI cho CEO hay thẻ điểm cân bằng BSC cho công ty.
Có công ty muốn nhanh nên chỉ cần xác định bản đồ chiến lược hoặc BSC là được. Cũng có công ty còn không cần làm cả 2 cái này.

Trong trường hợp công ty không cần làm bản đồ chiến lược thì tôi thường sẽ đề nghị các trưởng bộ phận và ban lãnh đạo cung cấp ý tưởng hoặc kế hoạch triển khai công việc cho thời gian tới.

Trường hợp tồi tệ nhất là các trưởng bộ phận không có thì tôi sẽ lại đề nghị ngồi riêng với Ban lãnh đạo để lấy các ý tưởng và mục tiêu. Lúc này tôi thường lại hướng dẫn ban lãnh đạo các xây bản đồ chiến lược.

4. Buổi 6, xác định được chiến lược và các chỉ tiêu chiến lược trong năm tới (hoặc chu kì chiến lược tới), tôi vào xử lý từng phần của hệ thống. Như trong ví dụ, có 3 phần cần xử lý: Mô tả công việc, KPI, chính sách lương. Đích cuối là "gắn kết nội bộ, phúc lợi cho nhân viên". Cách triển khai, tôi có 2 hướng:
- Hướng 1 bổ dọc: Xây dựng từng phần theo giai đoạn. Hoàn thành MTCV hết các vị trí rồi đến KPI rồi đến chính sách lương. Hướng này giúp cho việc triển khai không tạo áp lực cho các trưởng bộ phận do khối lượng kiến thức và công việc nhiều nhưng có thể dẫn tới chậm. Thông thường các sếp hay tích cái gì đó ra tấm ra món luôn nên tôi hay thúc đẩy đối tác làm KPI trước.
- Hướng 2 bổ ngang: Xây dựng hết ở thượng tầng (ban lãnh đạo) rồi đến hạ tâng (từng phòng ban). Tức ở thượng tầng, tôi là MTCV rồi đến KPI rồi đến lương. Sau đó lại xuống từng phòng ban làm tương tự. Hướng này triển khai nhanh hơn nhưng sẽ ngược với trên là tạo áp lực cho các quản lý. Hướng này phù hợp với các trường hợp lãnh đạo bận.

Như trong tình huống trên, sếp A bận nên tôi sẽ đi theo hướng 2. Tức là tận dụng lúc đầu sếp còn đang hứng thú và dành thời gian cho mình để triển khai luôn ở thượng tầng. Sau đó, khi sếp ngãng ra rồi thì mình cứ tiếp tục ở phần hạ tầng mà không cần phải hỏi sếp nhiều. Chi tiết các bước tiếp theo như sau:

4.1. Xây dựng các tài liệu ở thượng tầng:

- Buổi 7, xác định sơ đồ tổ chức, ma trận phân quyền, định biên nhân sự và định mức ngân sách.
- Buổi 8 + 9 + 10, xác định bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc và thang lương P1
- Buổi 11, xác định chính sách lương 3P cho ban lãnh đạo (tôi đề xuất chính sách lương theo mô hình này)
- Buổi 12, xác định năng lực lõi, bậc thợ lành nghề và khung năng lực thực thi chiến lược

Để hoàn thành khối lượng công việc này, tôi dự tính khoảng 12 buổi là xong. Tương đương 3 tuần, mỗi tuần 3 buổi. Nếu nhanh thì 6 buổi, 2 tuần.

4.2. Đến hạ tầng, xây dựng tài liệu cho từng bộ phận:

Bối cảnh từng bộ phận: "Em xin thông tin các phòng ban khác họ cũng chỉ gửi cho có."

Hoàn thành xong thượng tầng, tôi đến từng bộ phận, hẹn lịch với trưởng bộ phận (và quản lý nếu có) rồi:
- Buổi 13, xác định cơ cấu tổ chức bộ phận (mục đích, chức năng, sơ đồ vị trí, ma trận phân nhiệm, định biên nhân sự)
- Buổi 14, hoàn thành mô tả công việc các vị trí.

Do bối cảnh là các bộ phận cũng không có gì nên tôi thường lấy thông tin từ các sản phẩm thượng tầng ở trên và trao đổi trực tiếp với trưởng bộ phận để ra các phần còn thiếu. Tôi hay gọi những phần còn thiếu là luật chơi do họ đặt ra để nhân viên theo.

- Buổi 15, xây dựng quy chế lương 3P cho bộ phận
- Buổi 16, xây dựng thư viện KPI bộ phận.
- Buổi 17 + 18, hoàn thiện KPI các vị trí
- Buổi 19, xây dựng thư viện năng lực bộ phận
- Buổi 20, hoàn thiện Khung năng lực vị trí
- Buổi 21,22, hoàn thiện từ điển năng lực chuyên môn cho bộ phận.

Như vậy, một bộ phận sẽ mất khoảng 10 buổi, 2 tuần rưỡi. Nếu làm nhanh thì sẽ mất khoảng 4 - 5 buổi, tương đương hơn 1 tuần.

Về cách làm chi tiết, trong khuôn khổi 1 bài thì không thể viết hết được. Bạn sẽ cần đọc ít nhất 6 cuốn sách:
- CEO & Quản trị Nhân sự - Hệ thống QTNS cần có là gì?
- Nâng cấp hệ thống quản trị hiệu suất tổ chức theo BSCvsKPI
- Nâng cấp hệ thống tổng đãi ngộ (total reward) tổ chức theo mô hình lương 3P
- Nâng cấp hệ thống cơ cấu cấu tổ chức Doanh nghiệp
- Nâng cấp hệ thống Quản trị năng lực theo mô hình ASK
- Chiến lược Quản trị nhân sự

Tôi mới viết được 3 quyển đầu, còn 3 quyển sau đang trong quá trình thai nghén.

Còn nếu không đọc sách, bạn đi học thì cũng cần phải qua được 22 buổi hướng dẫn xây dựng hệ thống trên mô hình giả định trong lớp "Kỹ thuật xây dựng hệ thống QTNS lõi theo mô hình 3P".

Do đó, bạn đang "cảm giác em tự bơi 1 mình, thấy hoang mang và công việc không trôi" thì cũng đừng bỏ cuộc. Với tôi đây là cơ hội.

4.3. Hành trình xây dựng hệ thống QTNS là 1 hành trình dài cần có sự chịu đựng. Nếu bạn không có sự kiên nhẫn thì khó có thể thành công. Tôi chúc bạn có thể đi được đến cuối con đường.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản