Hôm nay tôi nhận được một câu hỏi của chị học viên: "Mình mới vừa đi PV vị trí TP. HCNS của 1 công ty công nghệ. Qua buổi PV mình được đánh giá 26/32 điểm (CEO phỏng vấn mình trực tiếp và có thông báo luôn kết quả như vậy). Do sếp có lịch bận khác nên chưa trao đổi thêm gì. Trước khi ra về về CEO có yêu cầu mình làm 1 bài tập với câu hỏi: Phương pháp QT phòng HCNS đối với CEO. Mình đã phác thảo theo ý mình và có tham khảo AI. Tuy nhiên mình vẫn rất muốn tham khảo thêm ý kiến của thầy và các anh/chị. Rất mong nhận được ý kiến tư vấn của Thầy và các anh/chị ạ!"

Câu hỏi này khá trùng với một yêu cầu của đối tác mà tôi có cơ hội được gặp để trao đổi đàm phán về hợp đồng tư vấn. Yêu cầu: "Hoạch định và tổ chức phòng Nhân Sự tốt hơn".

Và thật ngẫu nhiên vì 2 câu hỏi này lại có chút liên quan đến 1 bài viết của bạn Phương Anh trên FB: "[Một nghìn lẻ một thắc mắc khi GenZ tập làm HR] HR – Phòng quản trị hay là Phòng "hỗ trợ"?
==================
- "Em ơi, tuyển giúp chị 3 bạn sale."
- "Em ơi, cuối tháng nhớ chốt lương nhé!"
- "Em ơi, sếp bảo tổ chức team building gấp!"

HR THỜI ĐẠI MỚI: Không chỉ làm việc, mà phải định nghĩa lại vai trò của chính mình.
- Business Partner: Hiểu sâu về chiến lược công ty, góp phần vào tăng trưởng thực sự.
- Data-driven Decision Maker: Không chỉ cảm tính mà cần có số liệu rõ ràng để bảo vệ quyết định.
- Talent Architect: Không chỉ tuyển người, mà xây dựng hệ thống thu hút và giữ chân nhân tài."

Tôi đoán ý của bạn trong bài viết: Phòng HCNS vừa là phòng quản trị vừa là phòng hỗ trợ. Đây là tư duy khá phổ biến với những ai làm trong phòng HCNS thời điểm này. Với tôi, phòng QTNS (HR) nhưng không làm Quản trị nhân sự mà làm tham mưu, hỗ trợ, giúp đỡ về việc QTNS cho những người có nhiệm vụ QTNS. Bản chất nó vẫn là phòng hỗ trợ cho dù có thêm mấy vai trò như HRBP... Đến khi nào công ty có quy mô đủ lớn thì bắt đầu có thể thu dần quyền và công việc QTNS về. Và người có nhiệm vụ Quản trị nhân sự là CEO và các quản lý của tổ chức. Cụ thể, ai có nhân viên dưới quyền trực tiếp thì đều phải làm nhiệm vụ quản trị nhân sự.

Trước khi đi tiếp về việc làm thêó nào để giúp CEO quản trị phòng HCNS, chúng ta cùng thống nhất định nghĩa. Quản trị nhân sự là làm tất cả các hoạt động liên quan đến vòng đời con người trong tổ chức gồm tuyển, dạy, dùng, giữ, thải sao cho con người và tổ chức đạt mục tiêu một cách tối ưu. Từ định nghĩa,chúng ta ra được công việc của phòng HCNS như ở trên.

Đọc đến đây, bạn đã đoán ra được ý trả lời của tôi?

Nếu bạn chưa đoán ra, tôi xin được viết rõ hơn. Đầu tiên cần trả lời câu hỏi: Làm sao để CEO có thể Quản trị nhân sự công ty mình tốt hơn? Để làm được điều đó, CEO cần:
+ Có kiến thức và kỹ năng về Quản trị nhân sự (tuyển, dạy, dùng, giữ, thải sao cho con người và tổ chức đạt mục tiêu)
+ Có hệ thống Quản trị nhân sự bài bản

Phần 1 đã được nhiều anh chị nói. Nhưng phần 2 - Hệ thống QTNS bài bản là gì? Đó là:
- Con người QTNS: Đó là CEO, quản lý, HR
- Hệ thống văn bản chính sách quy định quy trình văn hoá tốt, giải quyết được các vấn đề con người, giúp con người trong hệ thống QTNS. Đây còn gọi là các công cụ QTNS.

Hệ thống Quản trị Nhân sự bài bản là hệ thống có tính linh hoạt, tuân theo luật, tạo động lực (tuân theo các nghiên cứu về động lực làm việc), thông minh, tối ưu và cân bằng với các bên liên quan nhằm thúc đẩy cá nhân và tổ chức đạt mục tiêu.

Như chúng ta đã đọc ở trên, trong Hệ thống QTNS có con người QTNS bao gồm phòng HCNS và những người làm việc trong phòng đó. Để CEO có thể quản trị phòng Hành chính nhân sự hay hoạch định và tổ chức phòng Nhân Sự tốt hơn cần:
1. Lên chiến lược, mục tiêu nhân sự đáp ứng chiến lược kinh doanh

2. Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự ở thượng tầng (cấp toàn công ty) đáp ứng cho chiến lược: Đây là những thứ mà HRM lẫn phòng HCNS không thể tự làm được.
- Xác định sơ đồ tổ chức và vị trí
- Phân bổ chức năng và quyền hạn cho các bộ phận (ủy quyền)
- Ước tính được định biên nhân lực và ngân sách cho nhân sự (quỹ lương bao nhiêu, quỹ thưởng bao nhiêu là hợp)
- Xác định các KPI chiến lược phòng HCNS và các bộ phận cần đạt
- Xếp hạng giá trị công việc các vị trí và thang lương P1 cho các vị trí toàn công ty
- Xây dựng quy trình phối hợp các bộ phận toàn công ty
- Xác định các năng lực thực thi chiến lược
- Xác định giá trị văn hóa lõi và thang năng lực chung.

Thông thường nếu có 1 HRM giỏi hoặc có HRD (giám đốc nhân sự), họ sẽ đồng hành hướng dẫn và làm cùng CEO.

3. Định hướng và phê duyệt hệ thống quản trị nhân sự ở hạ tầng (cấp bộ phận, bao gồm cả phòng HCNS):
+ Cơ cấu tổ chức (sơ đồ vị trí, mô tả công việc)
+ KPI bộ phận (bao gồm các vị trí) và chính sách đánh giá hiệu quả công việc
+ Quy trình làm việc bộ phận
+ Chính sách lương thưởng bộ phận
+ Lộ trình công danh và chương trình đào tạo năng lực bộ phận
+ Các quy định chính sách riêng của bộ phận

4. Quản lý nhân sự phòng HCNS (cấp trưởng): Tuyển dạy dùng giữ thải HRM - người phụ trách nghiệp QTNS (tham mưu, hỗ trợ, giúp đỡ về việc QTNS cho những người có nhiệm vụ QTNS) - giỏi. Tức là tìm được người giỏi, không tìm được thì phải đào tạo được. Sau đó thì biết cách dùng (nhóm việc 5), biết cách giữ và cuối cùng là dũng cảm thay thế HRM nếu họ làm việc không ổn.

5. Tổ chức thực hiện công việc QTNS với HRM (trưởng phòng nhân sự)
- P: Giao KPI chiến lược, ngân sách, định mức nhân lực, yêu cầu và phê duyệt kế hoạch hoạt động tác nghiệp QTNS định kì
- D: Họp triển khai công việc tác nghiệp QTNS phát sinh và định kì
- C: Kiểm tra, giám sát, yêu cầu báo cáo đột xuất và định kì các hoạt động và kết quả KPI của phòng HCNS
- A: Xác định và xử lý các rủi ro về hoạt động tác nghiệp QTNS

Thông thường nếu như mục 4 mà CEO làm tốt - tức có HRM giỏi - thì mục 5 sẽ nhàn. Tuy nhiên dù HRM có giỏi hay không thì CEO vẫn nên có một số kỹ thuật để nắm bắt được công việc phòng HCNS có tốt hay không. Ví dụ như:
- Kỹ thuật chống nói dối (Hỏi đuổi và liên tục. Nếu thấy không rõ ràng, mơ hồ, khó hiểu không cụ thể tức là chỗ đó có vấn đề).
- Nắm được 1 số chỉ số quan trọng của HCNS (KPI) cùng chỉ tiêu an toàn (nếu cao hơn hoặc thấp hơn là có vấn đề) như:
+ Tỷ lệ nghỉ việc
+ Tỷ lệ vắng mặt
+ Doanh thu trung bình/ nhân viên
+ Sản lượng trung bình/ nhân viên
+ Thu nhập trung bình/ nhân viên
+ Tỷ lệ vòng quay nhân viên
...
Xem thêm tại bài: "Các thước đo KPI trong lĩnh vực quản trị nhân sự" và "Nguồn vốn nhân lực trong báo cáo hoạt động công ty – Human Capital Ratio"
- Năm được 1 số điều luật cơ bản liên quan đến lao động
- Có chuyên gia tư vấn bên ngoài (hoặc kiểm soát nội bộ) để kiểm tra chéo hoạt động phòng HCNS đột xuất.

6. Thực hiện các công việc tác nghiệp QTNS ở cấp thượng tầng (tuyển dạy dùng giữ thải các quản lý).

Lưu ý, chúng ta đang bàn đến việc quản trị phòng Hành chính nhân sự chứ không phải là Quản trị nhân sự toàn công ty. Nếu bạn muốn biết làm sao đểquản trị nhân sự toàn công ty tốt, vui lòng kéo chuột lên đầu bài này. Để làm được điều đó, CEO cần:
+ Có kiến thức và kỹ năng về Quản trị nhân sự (tuyển, dạy, dùng, giữ, thải sao cho con người và tổ chức đạt mục tiêu)
+ Có hệ thống Quản trị nhân sự bài bản

Nhưng xét kĩ, nếu làm 6 nhóm việc ở trên thì quản trị được phòng HCNS thì tức là đã quản trị được Nhân sự rồi.

Cuối cùng, tôi nghĩ bài này sẽ khá hợp: "Lãnh đạo muốn em rà soát và xây dựng hệ thống QTNS lại từ đầu thì em nên bắt đầu từ đâu để không bị rối ạ?"

Nguyễn Hùng Cường (kinchan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản