Hôm nay là mồng 3/5, lại là ngày thứ 7 của tuần nên đây là khoảng thời gian yêu thích của tôi. Vì tôi sẽ có chút thời gian để ngồi viết, để lại kiến thức và kinh nghiệm của bản thân cho cộng đồng. Tình huống hôm nay như sau:

"Dạ anh ơi, em biết anh rất bận và nhiều việc nhưng thực sự em đang rất cần sự giúp đỡ của anh nên anh cho em hỏi anh 1 vài điều được không?
Em vừa qua công ty này (cty bán về vật liệu xây dựng như gạch men, dụng cụ nhà vệ sinh cao cấp...)
Công ty có các bộ phận: kế toán, marketing, sale, thị trường...
Tổng nhân sự tầm 60 người
Hiện tại có 6 kế toán mà nhân sự có mỗi 1 mình em. Trước đến nay chưa có hcns.
Em vào đặt những viên gạch đầu tiên cho cty về mảng này.

Thực sự em chưa biết bắt đầu từ đâu. Anh có thể chỉ cho bây giờ em cần làm những việc gì đầu tiên ở đâu được k ạ. Em mới vào đc 1 ngày mà em hoang mang quá. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ từ anh ạ"

Một tình huống tương tự trên cộng đồng QT NS HrShare: "Hiện tại em mới vào làm công ty sx túi bóng xuất khẩu của VN, quy mô nhỏ khoảng 30 lao động.
Điều đáng nói ở đây là: công ty thành lập từ 2019 nhưng không có hồ sơ về nội quy lao động, thỏa ước tt, công đoàn, không có các báo cáo định kỳ cơ quan ban nghành, không có khám sk định kỳ, quan trắc môi trường, đào tạo atvslđ, pccc...
Về đóng BHXN thử việc có khi tận 2 tháng đối với lđ phổ thông, cn làm 12h liên tục không có thời gian nghỉ, chỉ thay nhau đi ăn, không có ngày phép năm....
Mình có hỏi nhân sự cũ tại sao không có nhiều cái vậy, họ bảo họ biết nhưng vì các công ty xung quanh chế độ cũng như vậy, chưa kể việc mình khai váo định kỳ với cơ quan nhà nước thì họ sẽ thường xuyên vào kiểm tra mình .
Vấn đề là công ty nhỏ nhưng lượng lao động tuyển vào từ 2019-2025 nghỉ việc khoảng hơn 300 người.
Quan điểm của GĐ không níu kéo người lđ, ai hợp thì làm tiếp, và tiếp tục tuyển thì sẽ tìm được người phù hợp.
Hiện tại thị trường lao động PT đang khó, mình thấy với những chính sách và chế độ ntn mình sẽ khó giữ chân người lđ, nhưng nếu mình tư vấn sếp thực hiện đầy đủ thì không biết sếp có ok không vì chi phí bỏ ra khá nhiều .
Mình nghĩ có thể sếp không quan tâm đến những vấn đề trên vì xung quanh cụm CN này các công ty Việt Nam đều thực hiện chế độ như vậy, thậm chí còn cho người lđ đi làm ngày lễ tính như ngày thường.
Xin các anh chị cho em cao kiến với ạ?
Em cảm ơn"

Khi mới đọc đoạn đầu của cả 2 tình huống, tôi cứ tưởng chủ nhân câu hỏi mới vào nghề và không được đào tạo nên đã giới thiệu bài viết: Mới chuyển ngang sang vị trí nhân sự (Hr) nên bắt đầu từ đâu ?. Sau đọc kĩ hơn thì thấy họ rơi vào tình huống khá nhì nhằng là nửa làm nhân viên nửa làm trưởng phòng HCNS. Có thể hiểu là trưởng phòng nhưng không quân. Tạm gọi là vị trí phụ trách hành chính nhân sự cho công ty. Vì thế tôi lại chia sẻ bài viết: "Kinh nghiệm khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?". Tổng hợp lại hướng dẫn của 2 bài, tôi có chút tư vấn sau:

1. Nắm nội tình về nhân sự công ty và chuẩn bị làm việc

Đầu tiên, tôi sẽ dành ra khoảng vài ngày cho đến 1 tuần để làm quen với mọi người và làm quen với văn hóa. Song song với đó là tìm hiểu thực trạng quản trị nhân sự ở đây. Nếu là tôi thì tôi sẽ:
- Việc làm quen với mọi người thì tùy theo kinh nghiệm mỗi người sẽ có cách làm khác nhau. Có lẽ khi mới vào công ty, sếp tổng sẽ phải giới thiệu tôi với các trưởng bộ phận khác để làm quen. Nhưng nếu không được như thế thì tôi sẽ chủ động yêu cầu sếp sắp xếp 1 buổi để giới thiệu tôi. Đây gọi là chính danh. Không chính danh thì ai làm việc được chứ. Sau đó, tôi sẽ chủ động gửi mail cho từng người (có thể là bcc) để tự giới thiệu thông tin về cá nhân (nếu sếp không gửi mail).
- Làm quen còn phải nhiều động thái nữa. Dĩ nhiên là tôi sẽ không cư xử như là 1 người mới vào nghề. Tôi ứng xử với mọi người như là 1 người phù hợp. Thay vì ăn cùng, tôi có thể sẽ là mời mọi người 1 li nước. Mời các phòng ban 1 ít hoa quả ...
- Xin phép để dọn dẹp, sắp xếp lại phòng và khu vực tôi làm việc. Phòng nhân sự sẽ nhiều giấy tờ và có nhiều văn bản không được lưu bản mềm. Việc không lưu này có nhiều nguyên nhân như không được lưu, nhân viên cũ đã chuyển đi ... Tuy vậy, không cần quan tâm đến điều đó, chúng ta cứu dọn dẹp cho gọn lại. Dọn phòng là cơ hội cho ta tiếp xúc với lịch sử công ty. Chúng ta nên cẩn thận xem lại từng phòng ban, cố gắng nhớ các vấn đề nổi cộm của công ty cũng như từng người. Nội tình công ty chính là đây.
- Tiếp đến là tìm đến các khu vực lưu trữ bản mềm các chính sách, quy trình ... của công ty. Chúng ta phải cố gắng tập trung được càng nhiều các tốt các file này. Để tiện cho mình mai sau tìm kiếm và chúng ta cần có công cụ làm việc. Chính các quy trình, biểu mẫu, văn bản đó là công cụ để chúng ta làm việc. Một công đôi việc, chúng ta không nên bỏ qua việc này.
- Hơn nữa, công ty bạn mà to to một chút thì bạn không chỉ phải nắm công việc mà còn phải nắm cả tính cách và biết các loại tính cách con người để làm việc cho phù hợp. Việc nhân sự là việc quan trọng nhưng không gấp nên dễ bị xếp ra sau. Trong khi đó việc đó lại là của bạn thì bạn phải hoàn thành theo kế hoạch. Bạn sẽ làm sao để thúc đẩy công việc nếu không biết tính cách của đồng nghiệp để điều hướng. Người thích nịnh thì nịnh cho họ làm nhanh. Người thích thẳng thì ta nói thẳng. Không thể nói thẳng một cách như tát vào mặt với người không thích điều đó. Làm vậy thì công việc của ta chắc sẽ còn lâu mới xong.

2.Tiến hành triển khai công việc

Sau khi đã nắm tổng quan, có công cụ làm việc và nắm được nội tình công ty thì giờ chúng ta sẽ bắt đầu triển khai công việc. Có 4 loại công việc chúng ta sẽ mần :
- Công việc sếp giao
- Công việc sự vụ
- Công việc còn thiếu
- Và công việc đề xuất
2.1. Chúng ta nên vào hỏi sếp và trao đổi với sếp những nhiệm vụ sẽ hoàn thành trước mắt. Việc hoàn thành những nhiệm vụ này là điều cơ bản đầu tiên để chúng ta tiến bước tiếp trong lĩnh vực nhân sự. Tôi tin những việc này sẽ không khó. Bên cạnh đó, nhân sự là lĩnh vực nhạy cảm nhiều thông tin mật cần thời gian mới có thể chuyển giao hết, cho nên bạn cứ yên tâm thực hiện công việc dần dần.

2.2. Sau nữa khi ngồi vào vị trí Hr này thì công việc sự vụ hàng ngày sẽ phát sinh. Khi nó phát sinh việc gì thì bạn nhìn vào quy trình và làm theo quy trình đã chuẩn bị ở trên. Hướng dẫn mọi người hoàn thiện các biểu mẫu của bạn. Việc đưa các công việc vào quy trình sẽ dần dần đưa công ty vào hệ thống ổn định. Việc phát sinh thì nhiều lắm, tùy vào vị trí mà bạn phụ trách. Hẳn là sẽ trả lương, xin nghỉ phép, nghỉ việc, viết công văn, quyết định, làm hợp đồng ....

Từng ý công việc mà vẫn còn thời gian, bạn nên xử lý các công việc còn thiếu hoặc chưa hoàn thành từ người tiền nhiệm (nếu có) hoặc người trong phòng (nếu bị quá tải). Tôi có gợi ý 1 số việc như sau:

- Tuyển dụng: công việc cần làm lúc đầu có thể là thống kê lại số lượng người mới tuyển vào và các vấn đề như lương thử việc, lương chính thức, thời gian làm việc ... Việc này để nắm tình hình tuyển dụng của công ty. Sau đó là hỏi xem đang có job nào cần tuyển, yêu cầu ra sao. Tiếp là hỏi xem sẽ có job nào tuyển cần tuyển dụng trong tương lai.
- Đào tạo: Có lẽ câu hỏi đầu tiên nên hỏi là tình hình đào tạo hội nhập của công ty thế nào? Có được duy trì không ? Sắp tới có khóa đào tạo nào ? Đào tạo nội bộ ra sao ?
- Chính sách và lương thưởng: vị trí này thường sẽ phải theo dõi cả thông tin nhân sự nên ta sẽ hỏi có hệ thống theo dõi thông tin nhân sự chưa? Việc tiếp theo nên hỏi là hồ sơ lý lịch nhân viên ở đâu và nên xem qua xem nó thiếu hay thừa cái gì? Việc tiếp nữa hoàn thiện hợp đồng cho những người thiếu. Thường thì nếu chưa có người làm cái này thì công ty hay trễ việc làm hợp đồng lắm.
- Bảo hiểm xã hội: Cái này thì chắc chả cần gì phải hỏi. Tôi thấy có thể làm luôn được. Lên BHXH lấy cái công văn thì chắc người ta sẽ không làm khó dễ cho mình.

2.3. Cuối cùng là đề xuất công việc cho bản thân mình - hoàn thiện hệ thống QTNS cho công ty. Nếu chúng ta có tổng thể, có công cụ, có từng công việc chi tiết, có nắm được nội tình công ty thì hẳn chúng ta sẽ có những ý tưởng triển khai để đề xuất với sếp. Bạn cứ nghĩ ra một vài ý tưởng mà công ty còn thiếu để tiến hành trao đổi với sếp rồi triển khai. Không được đồng ý, bạn lại nghĩ ý tưởng khác. Bạn cứ đặt mình ở địa vị của giám đốc, của sếp rồi suy nghĩ hộ họ. Khi ở vị trí giám đốc bạn sẽ thấy ý tưởng. Và thấy cả sự đồng cảm của sếp khi trao đổi nữa. Chia sẻ cá nhân 1 chút, tính tôi không thích bị người khác sai. Mà sai vặt lại càng không thích. Vì thế tôi luôn nghĩ ra việc để làm và cố gắng làm tốt nhất có thể. Nhân sự thì có vô vàn việc để làm. Tôi không tin nếu như có ai đó nói nhân sự không có việc gì để làm. Bạn không tự nghĩ được ra việc cho mình thì người khác sẽ nghĩ hộ bạn. Và người nghĩ hộ bạn thì sẽ làm sếp của bạn. Thế thôi. Bạn nghĩ được việc cho mình và nghĩ được việc cho người khác thì rất tốt. Tuy nhiên nghĩ ra việc cho người khác thì nên cẩn thận khi nói ra. Tùy vào từng vị trí, từng thời điểm bạn mới có thể nói ra được điều này.

Trong trường hợp bạn đủ giỏi, hãy đề xuất các công việc xây dựng lại hệ thống Quản trị nhân sự. Lời khuyên này của tôi có thể hơi quá sức với những ai còn non tay nghề. Nhưng đó cũng là gợi ý tốt. Hệ thống QTNS là tập hợp các yếu tố quản trị nhân sự. Xây dựng hệ thống tức là chỉnh sửa, bổ sung các công cụ như quy định, chính sách, quy định, quy trình cho công ty để xử lý hết các bài toán quản trị nhân sự. Việc đơn giản nhất của xây hệ thống là công việc nhân sự thực tế có quy trình và quy trình có đủ biểu mẫu. Vậy là đủ. Hãy bổ sung ngay biểu mẫu và quy trình nhân sự nếu công ty không có bạn nhé.

Việc hoàn thiện hệ thống Quản trị nhân sự này cũng nhiều việc. Giống như trong bài "Lãnh đạo muốn em rà soát và xây dựng hệ thống QTNS lại từ đầu thì em nên bắt đầu từ đâu để không bị rối ạ?", tôi tin chủ nhân trong tình huống sẽ được sếp giao hoặc bản thân tự nhân thấy việc này. Nếu là tôi thì tôi sẽ:

2.3.1. Rà soát (có thể dùng từ khác là thanh tra) lại tính tuân thủ luật lao động và các công cụ (quy định, quy chế, quy trình) Quản trị nhân sự của công ty.

Giai đoạn 1: Sắp xếp tài liệu
Bc1: Tạo ra các folder và đặt tên giống như các phòng ban công ty.
Bc2: Nhặt các tài liệu công ty hiện có đưa vào các foler và đánh số từ thấp đến cao để xắp xếp tài liệu.
Thông thường, 1 bộ phận luôn phải có đủ các tài liệu sau:
- Sơ đồ tổ chức
- Mô tả công việc
- Quy trình công việc chuyên môn
- Tài liệu hướng dẫn đào tạo
- Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc
- Chính sách lương thưởng
- Quy định, nguyên tắc của bộ phận

Giai đoạn 2: Rà soát tính tuân thủ của các nội dung tài liệu đã có được từ giai đoạn 1.
- Bc1: Rà soát tài liệu để tiếp thanh tra lao động. Ở bước này chúng ta sẽ đóng vai như cơ quan quản lý nhà nước vào kiểm tra doanh nghiệp.
- Bc2: Có các tài liệu rồi thì rà từng tài liệu để xem tính tuân thủ luật ra sao. Tức là dựa vào checklist danh sách các điều luật của nhà nước rồi sau đó kiểm tra xem mình đã có quy định chưa? Nếu có thì ở đâu? Nếu thiếu thì bổ sung.
- Bc3: Tiếp tục rà từng tài liệu để xem tính tuân thủ theo yêu cầu của đối tác ra sao. Bước này thường dành cho các công ty làm đối tác cho các công ty khác mà họ có yêu cầu phải tuân thủ. Ví dụ như làm nhà cung cấp cho các công ty quốc tế.

Giai đoạn 3: Rà soát xem doanh nghiệp còn thiếu tài liệu chính sách gì để giải quyết các bài toán Quản trị nhân sự: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải.
- Bc1: Kiểm tra xem công ty đã có đủ các tài liệu quy trình QTNS?
- Bc2: Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên để có thêm các bài toán về quản trị nhân sự.
- Bc3: Rà soát xem các tài liệu chính sách đã giải quyết được các bài toán quản trị nhân sự chưa? Hay vẫn còn cảm tính. Rồi rà soát xem các tài liệu và phương pháp có cập nhật với xu hướng bây giờ không?

2.3.2. Rà soát xong là bạn đã có thể chỉnh sửa xây dựng hệ thống QTNS rồi. Thông thường, tôi đi theo các bước giống như trong bài: "Xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty"

Bước 1: Xác định mô hình của kinh doanh công ty
Bước 2: Xây dựng chiến lược và bản đồ chiến lược công ty theo BSC
Bước 3: Xây dựng KPI cho bộ phận
Bước 4: Xây dựng mô tả công việc cho các vị trí và thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận.
Bước 5: Xây dựng chính sách lương thưởng 3P cho công ty
Bước 6: Xây dựng Quy trình triển khai các công việc của công ty
Bước 7: Rà soát, xây dựng nội quy, quy định, nguyên tắc làm việc cho công ty và bộ phận
Bước 8: Xây dựng chi tiết lộ trình nghề nghiệp cho các vị trí (khung năng lực)

Tôi hay đến các công ty đối tác và hướng dẫn họ đi theo các bước này.Tôi có chia sẻ cách làm tắt cho các công cụ trên:
- Sơ đồ tổ chức: Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức, nhóm, tổ, phòng, ban, khối, công ty?
- Mô tả công việc: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn
- Quy trình công việc chuyên môn: Quy trình – lá bùa hộ mệnh cho lời nguyền “em không biết”
- Tài liệu hướng dẫn đào tạo: Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo
- Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc: Xây dựng KPI tắt (“dối”) như thế nào cho nhanh?
- Chính sách lương thưởng: Cách xây dựng lương 3P nhanh
- Quy định, nguyên tắc của bộ phận: Cách xác định và xây dựng quy chế quy định chuyên môn của bộ phận

3. Chuẩn bị cho mình một tâm hồn đẹp

Do làm trong phòng không quân, nên có thể tương lai, chủ nhân tình huống sẽ trở thành HRM. Vì thế chuẩn bị cho mình tâm thế của 1 HRM là điều rất nên làm. Vì thế, bạn lưu ý và đọc thêm mấy bài sau nhé:
- Nếu bạn đã làm việc trong lĩnh vực nhân sự, hãy bình tĩnh, giữ vững lập trường, và tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Hãy luôn đồng cảm, nhưng khi bạn làm những điều đúng đắn thì cũng đừng ngần ngại đưa ra những thông điệp cứng rắn. Nghề nhân sự không dành cho những người “hiền lành”
- Hãy suy nghĩ như là 1 CEO: Công việc này quả không dễ dàng gì đối với những ai mới làm HRM và với những ai ít tiếp xúc với CEO. Có một thực tế là các CEO ai cũng nói nhiều. Tôi ngộ ra vậy. Và khi họ nói hằng hà sa số như thế, nếu chúng ta không bắt được ý thì lập tức chúng ta sa đà vào những thứ mất trọng tâm. Rồi chúng ta sẽ chẳng hiều gì cho lắm. Để hiểu CEO chúng ta nên:Có kiến thức nền tảng cho đủ và như CEO; Suy nghĩ như là một CEO thực thụ. Chi tiết: Công việc phải làm của trưởng phòng nhân sự khi bắt đầu nhận việc là gì?
- Liên tục cập nhật các kỹ thuật và kiến thức QTNS. Nói về cái này đúng là bao la bát ngát. Về cơ bản thì các kiến thức QTNS toàn xay quanh 5 chữ "Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải". Tôi thấy dù thuật ngữ có hầm hố thế nào thì cũng không thoát ra được 5 chữ này. Xem thêm: Học gì để có thể hướng tới vị trí trưởng phòng Nhân sự?
- HR là bộ phận gây hiểu lầm nhất trong công ty. Nhiều nhân viên không biết HR là viết tắt của nguồn nhân lực, chứ không phải là quan hệ con người. Trong thời gian bình thường, nhân sự hỗ trợ tuyển dụng và trong thời điểm khó khăn nhân sự cố gắng để giữ cho công ty ra khỏi rắc rối pháp lý khi lựa chọn người lao động để sa thải. Nhân viên nhân sự đôi khi đứng về phía nhân viên trong tranh chấp với quản lý, trong khi họ không biết rằng nghĩa vụ của nhân sự là làm những gì là tốt nhất cho công ty. Xem thêm: 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ?

4. Hướng dẫn chi tiết hơn cho từng tình huống

4.1. Tình huống cty bán về vật liệu xây dựng như gạch men, dụng cụ nhà vệ sinh cao cấp...có tầm 60 người

4.1.1 Mảng việc quản trị nhân sự:
- Tuyển: Như đã viết ở trên, chúng ta cần nắm được đầu tiên là việc tuyển dụng. Theo dữ liệu "Công ty có các bộ phận: kế toán, marketing, sale, thị trường... Tổng nhân sự tầm 60 người. Hiện tại có 6 kế toán mà nhân sự có mỗi 1 mình em.", tôi sẽ làm các việc tác nghiệp sau:
+ Vẽ tạm sơ đồ các vị trí.
+ Xác định bản định biên nhân sự cần có cho các vị trí. Cụ thể hơn, với số lượng 60 nhân viên, phòng HCNS nên có ít nhất 2 người, trung bình thì nên có 2 chính và 1 thực tập, còn đẹp thì nên có 3 người.
+ Thiết lập quy trình tuyển dụng và công bố quy trình để mọi người tuân theo.
- Dạy:
+ Tôi kiểm tra và thiết kế slide giới thiệu về công ty.
+ Tiến hành mời các thành viên mới trong vòng 3 tháng gần đây vào họp để đào tạo văn hóa (hội nhập).
+ Thiết lập quy trình đào tạo và tiến hành luôn với các buổi đào tạo hội nhập ở trên.
- Dùng:
+ Kiểm tra hồ sơ nhân viên
+ Lên danh sách người thiếu hồ sơ và yêu cầu bổ sung
+ Hoàn thiện hợp đồn lao động cho những người còn thiếu
+ Đưa ra 1 bản mẫu đánh giá hiệu quả công việc tạm thời theo kiểu 360 hoặc OLE.
+ Xây và đăng ký nội quy lao động (nếu chưa đăng kí)
- Giữ:
+ Tiến hành làm các thủ tục Bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
+ Đóng kinh phí công đoàn từ khi thành lập (Nếu chưa đóng).
+ Khám sức khỏe định kì (nếu chưa khám).
- Thải:
+ Xây dựng bạn dự thảo nội quy lao động
+ Hoàn thiện quy trình và thủ tục thôi việc

4.1.2. Mảng việc Quản trị hành chính: Mảng việc này cũng nhiều, gồm các đầu việc:
- An ninh:
+ Kiểm tra có bảo vệ chưa? Nếu chưa thì thuê thế nào?
+ Kiểm tra Xe cộ của mọi người để ra sao, tài sản bảo quản thế nào. Nếu chưa thì thiết lập khu vực để xe cộ và tài sản.
- Đón tiếp:
+ Kiểm tra ai đón tiếp khách? Nếu chưa thì phân công người đón tiếp.
+ Kiểm tra khu vực đón tiếp. Chưa có khu vực thì chuẩn bị khu vực đón tiếp.
+ Làm sổ theo dõi ra vào công ty (hoặc cửa từ để kiểm soát an ninh).
- An toàn:
+ Kiểm tra có thiết bị PCCC chưa? Nếu chưa thì tiến hành bổ sung.
+ Kiểm tra đào tạo ATLĐ và PCCC. Nếu chưa, lên kế hoạch đào tạo.
- Tài sản:
+ Đánh mã và kiểm kê lại toàn bộ tài sản
+ Xây quy trình mua sắm và cấp phát VPP, công cụ dụng cụ.
+ Lên định mức VPP cho các bộ phận.
- Vệ sinh môi trường:
+ Kiểm tra xem tạp vụ đang thực hiện vệ sinh thế nào? Có duy trì thường xuyên không?
+ Làm thông báo nhắc nhở về vệ sinh và hướng dẫn quy định theo hướng 5S
- Tuân thủ:
+ Công bố nội quy thưởng phạt
+ Công bố quy trình xử lý kỉ luật và tiến hành xử lý 1 số tình huống vi phạm tuân thủ.
- Cấp dưỡng, nghỉ ngơi:
+ Kiểm tra việc ăn uống và suất ăn của nhân viên (nếu có thuê nấu ăn).
- Con dấu:
+ Kiểm tra lại việc sử dụng và quản lý con dấu.
+ Nếu chưa có tủ hoặc khu vực bảo quản con dấu, đề nghị lắp tủ và phân công người quản lý con dấu.
+ Làm sổ theo dõi đóng dấu.
- Công văn, lưu trữ:
+ Đề xuất tủ hoặc khu vực để lưu trữ hồ sơ giấy tờ và các loại công văn.

Ngoài ra còn nhiều công việc khác... Nếu cần tìm hiểu thêm, tôi thấy nên tham khảo các quy trình mẫu có sẵn. Ví dụ đây là các quy trình về Quản trị nhân sự mà tôi thấy công ty nào cũng có: "Xây dựng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu trong quản lý nhân sự của 1 công ty theo ISO như thế nào ?" còn đây là quy trình Quản trị hành chính: "Các công việc của phòng hành chính theo cách nhìn quy trình"

4.2. Tình huống công ty sx túi bóng xuất khẩu của VN, quy mô nhỏ khoảng 30 lao động

Với tình huống này, tôi thấy chủ nhân cũng đã liệt kê được kha khá công vệc. Chứng tỏ họ biết việc. Và có vẻ như công ty cũng giống như trong tình huống 1, không có hệ thống QTNS cũng như QTHC. Đọc đoạn này "Mình có hỏi nhân sự cũ tại sao không có nhiều cái vậy, họ bảo họ biết nhưng vì các công ty xung quanh chế độ cũng như vậy, chưa kể việc mình khai váo định kỳ với cơ quan nhà nước thì họ sẽ thường xuyên vào kiểm tra mình." ta thấy rõ điều đó.

Về các hoạt động cần làm trong tình huống 2, tôi thấy vẫn giống như lời khuyên với công ty tình huống 1. Nhưng tôi có bổ sung:

- Tuyển: "Vấn đề là công ty nhỏ nhưng lượng lao động tuyển vào từ 2019-2025 nghỉ việc khoảng hơn 300 người. Quan điểm của GĐ không níu kéo người lđ, ai hợp thì làm tiếp, và tiếp tục tuyển thì sẽ tìm được người phù hợp." Tính ra, mỗi năm công ty tuyển vào 70 người. Lấy 70 chia cho 12 tháng thì mỗi tháng tuyển vào 6 người. Tính tiếp tỷ lệ nghỉ việc theo công thức = số người chính thức nghỉ/ tổng số người chính thức = 70/ (70+20) = 77,7%. Tỷ lệ này cao quá. Ý nghĩa tỷ lệ nghỉ việc cao:
+ Doanh nghiệp không xác định được chính xác nguyên nhân thực sự tại sao mà các cá nhân quan trọng nghỉ việc (thường bằng cách tiến hành phỏng vấn thôi việc) nên không ngăn chặn được các trường hợp nghỉ việc khác về sau.
+ Tốc độ thay thế các vị trí trống quá thấp, ảnh hưởng xấu tới việc kinh doanh.
+ Nhân viên giỏi ra đi mà không báo trước hoặc báo trước rất ít thời gian.

Xem thêm: "Ý nghĩa của tỷ lệ thôi việc ( turnover rate ) – tốc độ thay đổi nhân viên …"

Tôi nghĩ, đoạn này cần nắn được quan điểm và tư duy của Giám đốc. Là tôi thì tôi sẽ đồng ý quan điểm không níu kéo người lao động nhưng đề nghị cần cân nhắc đến các chính sách đãi ngộ vì dường như nó đang có vấn đề.

- Giữ: "mình thấy với những chính sách và chế độ ntn mình sẽ khó giữ chân người lđ, nhưng nếu mình tư vấn sếp thực hiện đầy đủ thì không biết sếp có ok không vì chi phí bỏ ra khá nhiều." Đây là bài toán tối ưu và cân đối giữa ngân sách được cấp và chi phí. Đầu tiên cần xác định định mức chi phí cấp cho nhân sự là bao nhiêu. Cụ thể là Tỷ lệ tổng quỹ lương thưởng, thu nhập của nhân viên/ tổng doanh thu được công ty cấp cho hoạt động nhân sự. Tôi thấy trung bình là từ 20 - 25%. Sau đó xác định các chính sách và chi phí nào sẽ chi cho người lao động. Sau đó là đề xuất với sếp là cứ đạt doanh thu bao nhiêu thì được cấp bấy nhiêu.

Tôi làm giống như trong bài: "Tính toán thử, điều chỉnh chính sách lương 3P và định biên nhân lực theo chi phí"

- Thải: "có thể sếp không quan tâm đến những vấn đề trên vì xung quanh cụm CN này các công ty Việt Nam đều thực hiện chế độ như vậy, thậm chí còn cho người lđ đi làm ngày lễ tính như ngày thường." Đoạn này là do sếp chưa biết. Mình cần tăng cường truyền thông và nói cho sếp biết hậu quả của việc không tuân thủ luật ra sao. Nhẹ thì bị phạt còn nặng thì bị kiện ra tòa. Ví dụ tại bài: "Bản án tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải"

Cuối cùng, để thuyết phục được sếp thì nên xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo KPI. Lúc đó sếp sẽ cân đo đong đếm được hiệu quả. Và khi cân được hiệu quả rồi, sếp sẽ đỡ tiếc tiền hơn.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản