Chào bạn! Hôm nay là một ngày mưa, và tôi lại rảnh để làm mấy việc yêu thích: Viết để lưu lại kiến thức và trải nghiệm của mình. Còn hôm nay của bạn là ngày gì vậy? Như bạn đã thấy trên tiêu đề, chủ đề của tôi sẽ là: "Muốn làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự thì phải làm và học như thế nào?". Hẳn đây là câu hỏi băn khoăn của nhiều anh chị em. Và bạn tôi cũng vậy. Dưới đây là tâm sự của một người bạn mà tôi mới nhận được:

"Chào bạn! Tớ bằng tuổi bạn và đang trong hoàn cảnh đơn thân nuôi 2 cháu. Tớ đang làm HCNS và tự nhận thấy kiến thức của mình chưa đủ. Trong khi nếu không ở vị trí trưởng phòng thì thu nhập sợ không đủ. Giờ tớ phải làm sao để bản thân có đủ kiến thức. Tớ muốn hiểu về QTNS, KPI, OKR, BSC, Khung năng lực, 3P .... Nói chung là hiểu bản chất các công việc của nhân sự, tư duy một cách hệ thống...Vậy tớ phải làm thế nào? Đi tìm hiểu từng chuyên đề 1 hay nên như thế nào? Cậu có thể gửi tớ xin tài liệu được không?"

Bạn biết không thời điểm này tôi 38 tuổi. Với tuổi này mà đơn thân rồi nuôi 2 cháu thì quả là khó khăn. Mọi sự còn khó hơn nữa khi đến tầm 40, chúng ta còn chưa vững với sự nghiệp và kiến thức của mình.

Dạo gần đây tôi đọc được bài ứng tuyển có nội dung như thế này:

"Mình có > 10 năm kinh nghiệm tại vị trí Giám Đốc Nhân sự/Trưởng phòng HCNS tại Công ty về Thương mại Dịch vụ, Công nghệ thông tin, Logistics và 1 chút ít kinh nghiệm làm Giám đốc sản xuất ( gần 2 năm)
Thế mạnh:
- Set up hệ thống quản trị, xây dựng quy trình, quy định, chức năng nhiệm vụ, MTCV,…một cách khoa học, logic thực tế vận hành tốt.
- Quản trị dự án ( PMP) nhân sự và công nghệ thông tin doanh nghiệp
- C&B: Đã xây dựng, triển khai và vận hành thành công hệ thống lương 3P, KPI, khung năng lực và bộ tiêu chí đánh giá theo ASK
- Bao quát công việc tốt, Đào tạo, kèm cặp phát triển đội ngũ
- Chuyên môn nghiệp vụ chắc chắn
- Là người chỉn chu, nhiệt huyết, quyết đoán và có tâm;
- Tư duy logic, sắc bén;
- Tiếng Anh giao tiếp ở mức khá
Mong tìm job tại Hà nội hoặc HCM( pvan online, nếu phù hợp có thể vào HCM làm việc) với mức lương mong muốn từ 1500$ net"

Đọc xong, tôi lại nghĩ đến người bạn có tâm sự ở trên. Cuộc đời buồn khi ta gặp trắc trở do chưa đủ tự tin với những kiến thức và trải nghiệm đã có. Xong, đầu óc tôi lại lan man đến người em khoảng 30 tuổi, cũng có 2 con, vừa xin nghỉ việc sau 3 tháng làm cùng. Lý do của em là công việc không đúng với điều em thích và mong muốn (việc nhẹ lương cao). Em đâu biết để việc nhẹ thì cần phải trải qua việc nặng và sau đó tìm ra cách để việc nặng thành nhẹ. Còn em muốn lương cao thì cần phải biết cách xử lý việc nặng một cách nhẹ nhàng.

Thôi không nghĩ miên man nữa. Quay về chủ đề chính: Muốn làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự thì phải làm và học như thế nào để đạt được mức lương 3x triệu? Theo tôi nếu làm được như đoạn tự ứng tuyển ở trên thì 3x là hơi thấp. Tôi đi triển khai dự án Tái tạo hệ thống Quản trị nhân sự core - lương 3P với các cấu phần:
- Cơ cấu tổ chức (Mô tả công việc)
- Hệ thống QT hiệu suất (KPI)
- Hệ thống Đánh giá giá trị công việc
- Thệ thống QT năng lực
- Chính sách lương 3P
thì chi phí cũng phải từ 6 tháng - 12 tháng lương ở trên. Đấy là tôi chỉ làm những thứ này thôi. Huống chi, nếu làm toàn thời Quản trị nhân sự thì chắc phải cần nhiều nguồn lực hơn do cần triển khai cả tác nghiệp cũng như các công việc khác.

Nhắc đến em đồng nghiệp, đoạn văn tự ứng tuyển và chia sẻ về công việc tư vấn, tôi muốn nói với bạn tôi rằng nên làm "việc nhẹ lương cao". Tức là làm việc nặng một cách nhẹ nhàng thì lương sẽ cao. Để làm việc nặng một cách nhẹ nhàng thì cần:
-1. Kiến thức hay hiểu biết về nguyên lý công việc.
-2. Đã từng trải qua các khổ đau trong quá trình giải quyết việc nặng (trải nghiệm thực tế).

Chúng ta đi vào từng ý một.

1. Kiến thức gì để có thể làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự?

Đầu tiên là cần phải biết công việc và tư duy của người làm quản lý. Công việc của một người quản lý là:
- Thực thi chiến lược dành cho bộ phận
- Quản lý công việc chuyên môn của phòng được phân công
- Quản trị nhân sự bộ phận
- Quản lý tài chính, tài sản, sự sáng tạo của bộ phận
Tư duy của một người quản lý, theo tôi họ không phải là người lãnh đạo làm việc tốt mà là một người cảnh sát "xấu" đảm bảo sao cho công việc của bộ phận đạt kết quả tốt. (Chỗ này tôi thấy khá nhiều quản lý bị nhầm vai. Tức lạ họ nghĩ mình là lãnh đạo tốt và đẩy việc giám sát hay quản lý lên cấp cao hơn).

Trong các công việc của quản lý, quản lý chuyên môn là bao gồm:
+ Xây dựng hệ thống Quản trị chuyên môn (chính sách, công cụ để thúc đẩy và tự động hóa các công việc tác nghiệp)
+ Quản lý tác nghiệp chuyên môn (thực hành theo PDCA)

Cơ bản công việc quản lý là vậy, để viết chi tiết hơn thì có thể bài sẽ dài nên tôi xin phép chuyển tiếp sang ý thứ 2.

Thứ 2 về mặt kiến thức, để làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự cần có kiến thức rộng về QT Nhân sự cũng như QT Hành chính và sâu về Xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự.
- Kiến thức rộng: Công việc xây hệ thống nặng và nó xứng đáng lương cao nếu ai đó làm nhẹ nhàng. Để có kiến thức về mặt hệ thống cần một thời gian nghiền ngẫm. Tôi đã mất rất nhiều thời gian để tổng hợp tất cả công việc Quản trị nhân sự qua các chữ: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Những công việc này xoay quanh vòng đời của một nhân viên từ khi họ tham gia đến khi ra hẳn tổ chức. Muốn có kiến thức QT Nhân sự rộng và tổng thể thì cần biết đến 5 chữ vừa rồi. Để xem bạn có hiểu 5 chữ, chỉ cần bạn có thể trả lời được 3 câu hỏi:
- Mỗi chữ bao gồm các công việc nào?
- Quy trình triển khai công việc của mỗi chữ ra sao?
- Mỗi quy trình cần lưu ý đến cái gì?

Ngoài ra, muốn nâng cấp lên cấp độ giám đốc, tôi thấy chúng ta còn cần phải mở rộng kiến thức của mình ra khỏi Quản trị Nhân sự và Quản trị hành chính. Chúng ta còn cần cả các kiến thức của các ngày khác như Kinh doanh, Marketing, Sản xuất, Kế toán...

- Kiến thức sâu: Có kiến thức QT nhân sự rộng rồi, song song với đó làm nâng cấp bản thân mình để thêm kiến thức sâu về xây Hệ thống QT nhân sự. Cũng như việc tổng hợp ra 5 chữ xoay quanh vòng đời nhân viên ở trên, tôi cũng mất khá nhiều thời gian để nghiên cứu và nghiền ngẫm về Hệ thống QTNS để ra bức tranh thiết kế hệ thống.

Để diễn giải chi tiết bức tranh này, tôi đang trong quá trình viết sách. Từng cột của lưu đồ thiết kế, xứng đáng với 1 quyển sách. Bạn chỉ cần trả lời được các câu hỏi sau là tôi biết bạn có hiểu về cách thức xây hệ thống không:
- Lưu đồ thiết kế hệ thống này được dựa trên cơ sở và nguyên tắc nào?
- Hệ thống QTNS sẽ giải quyết các bài toán quản nhân sự gì?
- Các bước chi tiết xây dựng từng phần?
- Những lưu ý khi tiến hành chi tiết xây dựng từng phần?

Trong bức tranh trên có cái ô ở giữa, tôi hay gọi đó là Hệ thống QTNS lõi (core) - lương 3P. Muốn hiểu, không thể 1 vài buổi là học được mà cần đến ít nhất 20 buổi. Mỗi buổi cần khoảng 2h. Trong 20 buổi này, có khoảng 6 buổi lý thuyết và 14 buổi thực hành. Qua được 20 buổi, tôi tin bạn sẽ có kiến thức về 3p. Liệu bạn có sẵn sàng bỏ ra 40h để luyện công?

Nếu bạn đã sẵn sàng luyện công, dưới đây là lời khuyên hành động của tôi:
* Muốn hiểu rộng về QTNS hãy:
- Không có điều kiện tài chính (tiền):
+ Tải 2000 file tài liệu Quản trị Nhân sự để làm kho tham khảo: https://goo.gl/vHCrgb
+ Tham gia dự án Nghề Nhân sự: http://nghenhansu.net/. Đây là một chương trình đào tạo theo kiểu nhiệm vụ. Tôi thiết kế để người đọc sẽ nhận được nhiệm vụ qua email. Thông qua việc hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ dần dần cập nhật kiến thức của mình ngày càng rộng hơn.
+ Đọc các bài viết trên blog Nhân sự: https://blognhansu.net.vn
- Có điều kiện: Nếu bạn có chút tài chính dư giả hãy
+ Tham gia dự án phi lợi nhuận Bình dân học vụ đào tạo cộng đồng Giải mã Nhân sự của cộng đồng QTNS HrShare: hrshare.edu.vn/giaima
+ Ủng hộ thư viện tài liệu Quản trị Nhân sự chuyên sâu iCPO: www.tailieunhansu.net

Update 09/06/2023:

* Muốn hiểu rộng hơn về các mảng khác ngoài Quản trị nhân sự:
- Nếu chưa có điều kiện tài chính: Không có gì ngoài việc phải đọc đọc và đọc. Trên facebook có rất nhiều chuyên gia ở các mảng. Và họ luôn cung cấp nội dung. Việc của chúng ta là theo dõi họ. Rồi sau đó đọc các nội dung họ chia sẻ. Chúng ta cứ đọc thôi. Không cần phải hiểu ngay. Kể cả các nội dung khó về sản xuất như code, hay kế toán thì chúng ta vẫn không được nản. Đọc để chúng ta biết các bộ phận họ đang làm gì và có những kiến thức gì.
- Nếu có điều kiện tài chính:
+ Chúng ta hãy ra nhà sách và mua lấy vài quyển. Cứ sách nào CEO đọc thì chúng ta đọc. Cứ công ty có bộ phận nào thì chúng ta đọc nội dung đó. Thực ra việc đọc sách cũng giống như đọc các bài viết ở trên nhưng dù sao thì sách cũng đã qua biên tập nên có chiều sâu hơn.
+ Có tiền nữa thì nên đi học một khóa MBA. Khóa này sẽ cho chúng ta kiến thức tổng quan về quản trị ở tất cả các mảng. Nó thực hữu ích nếu muốn biết rộng.

* Muốn hiểu sâu về xây dựng Hệ thống QTNS:
- Không có điều kiện tài chính:
+ Đọc các bài viết: Thực ra nếu chịu khó theo dõi, đọc và tham khảo các tài liệu do tôi cung cấp ở trên blog là bạn đã có thể hiểu sâu về Hệ thống Quản trị nhân sự rồi. Tôi hay viết và cung cấp tài liệu theo hướng "đạp đổ bát cơm" tức là không dấu diếm và sẵn sàng để công thức cũng như mọi thông tin để người đọc có thể làm được.

Ví dụ, bạn đọc bài này: Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào? (https://blognhansu.net.vn/?p=20783). Rồi sau đó bạn cứ lần theo tiếp các đường link hoặc tìm kiếm các thuật ngữ trong bài để biết thêm.

+ Tải các tài liệu chuyên sâu để nghiên cứu: Thực ra tài liệu chuyên sâu về hệ thống QTNS có nhiều trên mạng. Mặc dù có chút tản mát nhưng vẫn dùng được. Tôi hay có thói quen sưu tầm tài liệu. Cứ mỗi một chuyên gia họ hé ra một phần tài liệu nào đó là tôi lại chụp về rồi sau đó gõ lại. Một thời gian sau họ lại hé tiếp một chút nào đó tài liệu, tôi tiếp tục chụp và đưa mảnh ghép vào phần thiếu. Cứ như vậy, từ từ tôi đã có cho mình được 1 kho các tài liệu chuyên sâu. Thói quen này cũng có chút gây hệ lụy với tôi. Tôi đã có lần bị bóc phốt vì tội ăn cắp tài liệu do người ta công khai chia sẻ. Nếu bạn quan tâm tới vụ bóc phốt đó, thân mời bạn đọc bài: "Phúc đáp 1 số anh chị về bài viết nói ăn cắp tài liệu của OCD". Đại khái là có ai đó chia sẻ tài liệu, tôi sưu tầm được. Sau đó người ta đổ cho tôi là ăn cắp.

Bạn cứ chịu khó nhé! Lâu dần bạn sẽ hiểu sâu về hệ thống QTNS.

- Có điều kiện: Dĩ nhiên là tôi khuyên bạn nên đọc sách và đi học rồi.
+ Đọc sách chuyên sâu: Lời khuyên này rất khoai nhưng tôi vẫn hi vọng bạn có thể làm. Trên thị trường sách có rất nhiều quyển sách khó đọc, kén người vì nó chuyên sâu. Sách viết những thứ mà phải rất nhiều trải nghiệm chúng ta mới ngộ được. Đọc nhiều chúng ta sẽ ngấm. Đến một ngày nào đó khi đủ duyên chúng ta sẽ thấy sách hữu dụng.

Ví dụ như quyển sách blog nhân sự 5: "Tái tạo nhân sư - Nâng cấp hệ thống quản trị hiệu suất tổ chức theo BSCvsKPI" này chả hạn. Quyển này dày khoảng 700 trang. Nhìn thôi đã thấy muốn đóng sách rồi. Nhưng đến khi bạn thực sự đọc bạn sẽ thấy nó là một kho báu cho hành trình trở thành trưởng phòng của mình.

+ Tham gia khóa học toàn bộ: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều khóa học kiểu cưỡi ngựa xem hoa dành cho những người muốn làm trưởng phòng HCNS. Tức là khóa học chỉ có khoảng 10 buổi gì đó và đào tạo hết những module vê QTNS. Nó giống như một phiên bản Giải mã Nhân sự (ở trên) nhưng được nâng cao hơn. Dĩ nhiên những khóa học này sẽ giúp cho bạn biết nhiều hơn. Tôi nghĩ đi học cũng tốt. Tuy nhiên nó cũng không giải quyết được cái ý chuyên sâu. Các khóa học này thiên về giải quyết phần rộng hơn.

Có tiền hơn thì đi học một khóa thạc sỹ chuyên ngành quản trị nhân lực. Lúc đó bạn sẽ được các giáo sư tiến sỹ chuyên về nghiên cứu chia sẻ cho bạn các kiến thức cập nhật được nghiên cứu đàng hoàng. Tuy nhiên do hàm lượng kiến thức lớn nên nếu bạn không thực sự nghiêm túc để lĩnh hội thì đi học thạc sỹ sẽ hơi phí phạm. Tôi thấy nhiều người đi học thạc sỹ xong rồi treo cái bằng để khoe. Chứ khi trao đổi thì thấy họ vẫn nông.

+ Tham gia các khóa học riêng lẻ: Có nhiều tiền nữa thì thân mời bạn tham gia một số khóa học do tôi đúc rút từ quá trình tư vấn và nghiên cứu của bản thân ra:
* Kỹ thuật xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất theo BSCvsKPI: Khóa học này có 8 buổi, sẽ giúp cho bạn xây dựng được hệ thống QT hiệu suất cho tổ chức. Chi tiết bạn vui lòng xem: http://daotaonhansu.net/kpi/
* Kỹ thuật xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự core lương 3P: Khóa học này với 20 buổi, bao gồm cả khóa học BSCvsKPI ở trên. Nó giúp cho bạn biết cách xây dựng các hệ thống như: Cơ cấu tổ chức, xếp hạng giá trị công việc, quản trị năng lực, quản trị hiệu suất, tổng đãi ngộ 3p. Chi tiết: http://daotaonhansu.net/3ps
Hai khóa này đều là những khóa được đúc rút từ kinh nghiệm tư vấn Hệ thống QTNS của tôi và điểm đặc biệt của lớp ở 2 từ: KỸ THUẬT & HỆ THỐNG. Tức bạn không đến chỉ để biết cách làm ra cả một hệ thống bài bản kết nối với nhau mà học xong bạn sẽ có các sản phẩm đầy đủ công thức lẫn nội dung. Lớp sẽ học theo phương pháp “TỪNG BƯỚC MỘT”: Phù hợp với khả năng từng người.

Thân mời bạn đọc bài: "Muốn thành chuyên gia hãy tiêu dùng nội dung dài". Bài này sẽ cho chúng ta thấy khá nhiều điều về việc tại sao nên chuyên sâu.

Tự nhiên tôi lại nhớ đến có một chị bảo: "Sao khóa học của thầy Cường đắt thế?". Nếu bạn cũng thấy thế thì tôi đoán khả năng cao thu nhập của bạn đang thấp. Lúc này bạn nên ra quyết định: (1) Không đi học, đi theo lời khuyên dành cho người không có điều kiện tài chính và chấp nhận thu nhập thấp một thời gian hoặc (2) Coi khoản học phí như đầu tư và đi học để nâng cấp bản thân từ đó thu nhập cao lên với thời gian ngắn hơn.

2. Đã từng trải qua các khổ đau trong quá trình giải quyết việc nặng (trải nghiệm thực tế). Tức là bạn đã có ít nhiều kinh nghiệm làm trưởng phòng HCNS.

Như ở đầu bài tôi đã viết muốn được "việc nhẹ lương cao" hay làm trưởng phòng thì cần:
-1. Kiến thức hay hiểu biết về nguyên lý công việc.
-2. Đã từng trải qua các khổ đau trong quá trình giải quyết việc nặng (trải nghiệm thực tế).
Phần kiến thức thì tôi đã đưa ra lời khuyên ở trên (Và có chút PR cho các đứa con tinh thần của mình. Rất mong bạn quan tâm). Giờ là đến phần trải nghiệm khổ đau.

Với kinh nghiệm của tôi, để có các trải nghiệm khổ đau, tôi đi theo các bước tổng quát như sau: Sẵn sàng làm nhiều hơn so với những gì mình nhận được để tích lũy kinh nghiệm. Có kinh nghiệm đủ (để viết vào CV) thì nâng giá hơn 1 chút để tiếp tục tích lũy. Cứ mỗi lần đủ thì ta lại nâng giá lên một chút. Sau nhiều lần đủ, bạn sẽ thấy công việc thì nhẹ nhàng (vì mình đã trải qua) nhưng lương thì cao (vì làm được những thứ người khác không làm được).

Người bạn có 2 con và làm với tôi được 3 tháng đã không đủ kiên nhẫn để làm theo các bước như trên. Và tôi thấy đúng là nhiều người không đi được như vậy. Đã mấy năm ròng tôi tuyển chuyên gia tư vấn để cùng tôi đến hỗ trợ các doanh nghiệp nhưng không được ai. Nó cũng là vì cái lý do tương tự. Mà cũng đúng, tại sao lại phải khổ đau trong khi có thể làm việc khác nhẹ nhàng hơn và lương cũng ổn.

Bạn đã sẵn sàng chấp nhận khổ đau trước để về sau ngon lành hơn? Nếu đồng ý, tôi thấy có mấy lộ trình sau:
- Lộ trình 1: Nhảy và nhảy. Bạn hãy hi sinh một chút, nhảy vào các công ty nhỏ nơi họ đang cần ai đó giúp họ làm nhiều nhưng kinh phí thì hạn hẹp. Ở những công ty này, họ sẵn sàng cho chúng ta thử nghiệm những cái mới và chấp nhận rủi ro hơn. Khi bạn sang các công ty nhỏ, bạn đừng để mình bị ru ngủ bởi cái thứ gọi là ít việc. Nếu bạn bị ru ngủ tức bạn giống như con chuột đã rơi vào chĩnh gạo. Hãy liên tục thử nghiệm cái công cụ quản trị nhân sự mới.

- Lộ trình 2: Xin và xin. Nếu bạn đang ở công ty to to, chúng ta có thể chủ động xin làm thêm hoặc vào các dự án áp dụng công cụ hoặc kiến thức quản trị mới. Vào đây thì cực thêm nhưng sẽ có sản phẩm và kinh nghiệm. Khi chúng ta làm đủ nhiều, tôi tin bạn sẽ có cơ hội được lên làm trưởng phòng. Nếu không có cơ hội, lúc đó chúng ta lại quay về lộ trình 1.

Viết đến đây, tôi lại tiếp tục nhớ đến một bạn khác. Bạn này cũng đồng hành với tôi được 5 - 6 tháng gì đó để làm tư vấn. Lúc đầu bạn hứa với tôi kinh lắm. Kiểu bạn đã xác định lộ trình theo hướng 1 và sẵn sàng chịu khổ một thời gian để bản thân có thể phát triển hơn. Dĩ nhiên là tôi cũng trả một mức lương tuy không cao nhưng tin rằng không thấp đối với một người học việc tư vấn. Nhưng sau một thời gian thì bạn quên luôn lời hứa ban đầu và làm tôi tổn thương. Nếu quan tâm tới drama này, thân mời bạn đọc bài: "Chiến lược QTNS “từ thiện không quạu” cho công ty mới và nhỏ không thành công".

Tôi kể chuyện không hay này ra với hi vọng bạn đừng quên lộ trình của mình, đừng quên những gì mình hứa cũng như bắt đầu. Khổ đến đâu, cố gắng đi, rồi bạn sẽ đến với điều bạn muốn: "làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự"

Một lúc nào đó, bạn sẽ lại là người chỉ đường tiếp cho thế hệ sau:

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản