Chào bạn! Hôm nay là một ngày mưa, và tôi lại rảnh để làm mấy việc yêu thích: Viết để lưu lại kiến thức và trải nghiệm của mình. Còn hôm nay của bạn là ngày gì vậy? Như bạn đã thấy trên tiêu đề, chủ đề của tôi sẽ là: "Muốn làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự thì phải làm và học như thế nào?". Hẳn đây là câu hỏi băn khoăn của nhiều anh chị em. Và bạn tôi cũng vậy. Dưới đây là tâm sự của một người bạn mà tôi mới nhận được:

"Chào bạn! Tớ bằng tuổi bạn và đang trong hoàn cảnh đơn thân nuôi 2 cháu. Tớ đang làm HCNS và tự nhận thấy kiến thức của mình chưa đủ. Trong khi nếu không ở vị trí trưởng phòng thì thu nhập sợ không đủ. Giờ tớ phải làm sao để bản thân có đủ kiến thức. Tớ muốn hiểu về QTNS, KPI, OKR, BSC, Khung năng lực, 3P .... Nói chung là hiểu bản chất các công việc của nhân sự, tư duy một cách hệ thống...Vậy tớ phải làm thế nào? Đi tìm hiểu từng chuyên đề 1 hay nên như thế nào? Cậu có thể gửi tớ xin tài liệu được không?"

Bạn biết không thời điểm này tôi 38 tuổi. Với tuổi này mà đơn thân rồi nuôi 2 cháu thì quả là khó khăn. Mọi sự còn khó hơn nữa khi đến tầm 40, chúng ta còn chưa vững với sự nghiệp và kiến thức của mình.

Dạo gần đây tôi đọc được bài ứng tuyển có nội dung như thế này:

"Mình có > 10 năm kinh nghiệm tại vị trí Giám Đốc Nhân sự/Trưởng phòng HCNS tại Công ty về Thương mại Dịch vụ, Công nghệ thông tin, Logistics và 1 chút ít kinh nghiệm làm Giám đốc sản xuất ( gần 2 năm)
Thế mạnh:
- Set up hệ thống quản trị, xây dựng quy trình, quy định, chức năng nhiệm vụ, MTCV,…một cách khoa học, logic thực tế vận hành tốt.
- Quản trị dự án ( PMP) nhân sự và công nghệ thông tin doanh nghiệp
- C&B: Đã xây dựng, triển khai và vận hành thành công hệ thống lương 3P, KPI, khung năng lực và bộ tiêu chí đánh giá theo ASK
- Bao quát công việc tốt, Đào tạo, kèm cặp phát triển đội ngũ
- Chuyên môn nghiệp vụ chắc chắn
- Là người chỉn chu, nhiệt huyết, quyết đoán và có tâm;
- Tư duy logic, sắc bén;
- Tiếng Anh giao tiếp ở mức khá
Mong tìm job tại Hà nội hoặc HCM( pvan online, nếu phù hợp có thể vào HCM làm việc) với mức lương mong muốn từ 1500$ net"

Đọc xong, tôi lại nghĩ đến người bạn có tâm sự ở trên. Cuộc đời buồn khi ta gặp trắc trở do chưa đủ tự tin với những kiến thức và trải nghiệm đã có. Xong, đầu óc tôi lại lan man đến người em khoảng 30 tuổi, cũng có 2 con, vừa xin nghỉ việc sau 3 tháng làm cùng. Lý do của em là công việc không đúng với điều em thích và mong muốn (việc nhẹ lương cao). Em đâu biết để việc nhẹ thì cần phải trải qua việc nặng và sau đó tìm ra cách để việc nặng thành nhẹ. Còn em muốn lương cao thì cần phải biết cách xử lý việc nặng một cách nhẹ nhàng.

Thôi không nghĩ miên man nữa. Quay về chủ đề chính: Muốn làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự thì phải làm và học như thế nào để đạt được mức lương 3x triệu? Theo tôi nếu làm được như đoạn tự ứng tuyển ở trên thì 3x là hơi thấp. Tôi đi triển khai dự án Tái tạo hệ thống Quản trị nhân sự core - lương 3P với các cấu phần:
- Cơ cấu tổ chức (Mô tả công việc)
- Hệ thống QT hiệu suất (KPI)
- Hệ thống Đánh giá giá trị công việc
- Thệ thống QT năng lực
- Chính sách lương 3P
thì chi phí cũng phải từ 6 tháng - 12 tháng lương ở trên. Đấy là tôi chỉ làm những thứ này thôi. Huống chi, nếu làm toàn thời Quản trị nhân sự thì chắc phải cần nhiều nguồn lực hơn do cần triển khai cả tác nghiệp cũng như các công việc khác.

Nhắc đến em đồng nghiệp, đoạn văn tự ứng tuyển và chia sẻ về công việc tư vấn, tôi muốn nói với bạn tôi rằng nên làm "việc nhẹ lương cao". Tức là làm việc nặng một cách nhẹ nhàng thì lương sẽ cao. Để làm việc nặng một cách nhẹ nhàng thì cần:
-1. Kiến thức hay hiểu biết về nguyên lý công việc.
-2. Đã từng trải qua các khổ đau trong quá trình giải quyết việc nặng (trải nghiệm thực tế).

Chúng ta đi vào từng ý một.

1. Kiến thức gì để có thể làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự?

Đầu tiên là cần phải biết công việc và tư duy của người làm quản lý. Công việc của một người quản lý là:
- Thực thi chiến lược dành cho bộ phận
- Quản lý công việc chuyên môn của phòng được phân công
- Quản trị nhân sự bộ phận
- Quản lý tài chính, tài sản, sự sáng tạo của bộ phận
Tư duy của một người quản lý, theo tôi họ không phải là người lãnh đạo làm việc tốt mà là một người cảnh sát "xấu" đảm bảo sao cho công việc của bộ phận đạt kết quả tốt. (Chỗ này tôi thấy khá nhiều quản lý bị nhầm vai. Tức lạ họ nghĩ mình là lãnh đạo tốt và đẩy việc giám sát hay quản lý lên cấp cao hơn).

Trong các công việc của quản lý, quản lý chuyên môn là bao gồm:
+ Xây dựng hệ thống Quản trị chuyên môn (chính sách, công cụ để thúc đẩy và tự động hóa các công việc tác nghiệp)
+ Quản lý tác nghiệp chuyên môn (thực hành theo PDCA)

Cơ bản công việc quản lý là vậy, để viết chi tiết hơn thì có thể bài sẽ dài nên tôi xin phép chuyển tiếp sang ý thứ 2.

Thứ 2 về mặt kiến thức, để làm trưởng phòng Quản trị Hành Chính Nhân sự cần có kiến thức rộng về QT Nhân sự cũng như QT Hành chính và sâu về Xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự. Công việc xây hệ thống nặng và nó xứng đáng lương cao nếu ai đó làm nhẹ nhàng. Để có kiến thức về mặt hệ thống cần một thời gian nghiền ngẫm. Tôi đã mất rất nhiều thời gian để tổng hợp tất cả công việc Quản trị nhân sự qua các chữ: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Những công việc này xoay quanh vòng đời của một nhân viên từ khi họ tham gia đến khi ra hẳn tổ chức. Muốn có kiến thức QT Nhân sự rộng và tổng thể thì cần biết đến 5 chữ vừa rồi. Để xem bạn có hiểu 5 chữ, chỉ cần bạn có thể trả lời được 3 câu hỏi:
- Mỗi chữ bao gồm các công việc nào?
- Quy trình triển khai công việc của mỗi chữ ra sao?
- Mỗi quy trình cần lưu ý đến cái gì?

Có kiến thức QT nhân sự rộng rồi, song song với đó làm nâng cấp bản thân mình để thêm kiến thức sâu về xây Hệ thống QT nhân sự. Cũng như việc tổng hợp ra 5 chữ xoay quanh vòng đời nhân viên ở trên, tôi cũng mất khá nhiều thời gian để nghiên cứu và nghiền ngẫm về Hệ thống QTNS để ra bức tranh thiết kế hệ thống.

Để diễn giải chi tiết bức tranh này, tôi đang trong quá trình viết sách. Từng cột của lưu đồ thiết kế, xứng đáng với 1 quyển sách. Bạn chỉ cần trả lời được các câu hỏi sau là tôi biết bạn có hiểu về cách thức xây hệ thống không:
- Lưu đồ thiết kế hệ thống này được dựa trên cơ sở và nguyên tắc nào?
- Hệ thống QTNS sẽ giải quyết các bài toán quản nhân sự gì?
- Các bước chi tiết xây dựng từng phần?
- Những lưu ý khi tiến hành chi tiết xây dựng từng phần?

Trong bức tranh trên có cái ô ở giữa, tôi hay gọi đó là Hệ thống QTNS lõi (care) - lương 3P. Muốn hiểu, không thể 1 vài buổi là học được mà cần đến ít nhất 20 buổi. Mỗi buổi cần khoảng 2h. Trong 20 buổi này, có khoảng 6 buổi lý thuyết và 14 buổi thực hành. Qua được 20 buổi, tôi tin bạn sẽ có kiến thức về 3p. Liệu bạn có sẵn sàng bỏ ra 40h để luyện công?

Nếu bạn đã sẵn sàng luyện công, dưới đây là lời khuyên hành động của tôi:
* Muốn hiểu rộng về QTNS hãy:
- Không có điều kiện tài chính (tiền):
+ Tải 2000 file tài liệu Quản trị Nhân sự để làm kho tham khảo:
+ Tham gia dự án Nghề Nhân sự: http://nghenhansu.net/
+ Đọc các bài viết trên blog Nhân sự: http://blognhansu.net.vn
- Có điều kiện:
+ Tham gia dự án phi lợi nhuận Bình dân học vụ đào tạo cộng đồng Giải mã Nhân sự của cộng đồng QTNS HrShare: hrshare.edu.vn/giaima
+ Ủng hộ thư viện tài liệu Quản trị Nhân sự chuyên sâu iCPO: www.tailieunhansu.net

* Muốn hiểu sâu về xây dựng Hệ thống QTNS:
- Không có điều kiện tài chính:
+ Tải các tài liệu chuyên sâu để nghiên cứu:
+ Đọc các bài viết:
- Có điều kiện:
+ Tham gia các khóa học riêng lẻ:
+ Tham gia khóa học toàn bộ

Còn tiếp!