Dạo này trời Hà Nội vào hè nên thời tiết oi bức. Mà đã oi bức thì thân tôi chỉ muốn kiếm chỗ nào ngủ một giấc cho đã đời chứ không thiết làm việc gì cả. Bài viết này cũng thế. Và để có cảm hứng viết bài sau mấy ngày nháp đi nháp lại, tôi khởi đầu bằng lời than vãn. Đấy. Giờ tôi có hứng rồi.

Chủ đề lần này tôi muốn chia sẻ liên quan đến "cơ cấu tổ chức". Đây là thuật ngữ khá khó hiểu với nhiều quản lý. Kể cả những người làm trong lĩnh vực quản trị nhân sự cũng chỉ hiểu mơ hồ. Họ nghĩ cơ cấu tổ chức là cái gì đó xa xôi. Nhưng thực ra đây là công việc mà bất cứ ai làm quản lý, lãnh đạo, đứng đầu một đơn vị sẽ cần làm.

Cơ cấu tổ chức là cấu trúc của 1 đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của đơn vị đó. Xây cơ cấu tổ chức đơn vị chính là tạo, sắp xếp, cũng như xác định cách thức hoạt động các bộ phận, các vị trí cho đơn vị.

Như tôi nói ở trên, nếu bạn đã đứng đầu 1 đơn vị, công việc của bạn chính là xây (nếu chưa có), tái tạo (nếu đã cũ), chỉnh sửa (nếu chưa cập nhật) cơ cấu tổ chức. Muốn hiểu các công việc liên quan đến cơ cấu tổ chức, chỉ cần đặt vai trò mình là HLV đội bóng.

1. Xác định đội bóng nên có những bộ phận hoặc vị trí nào?

Với cương vị huấn luyện viên trưởng của đội, khi tiếp quản (hoặc thành lập) đội bóng, công việc đầu tiên, bạn sẽ cần tính toán xem đội bóng nên có những vị trí nào trên sân. Nếu theo truyền thống thì sẽ có Thủ môn, hậu vệ, trung vệ, tiền vệ, tiền đạo. Tuy nhiên, trên thực tế, tùy vào đặc điểm của đội bóng, nếu không đủ điều kiện theo truyền thống giống các đội bóng khác thì có thể chỉ có 2 vị trí: Thủ môn, Cầu thủ vừa công thủ. Ví dụ như: Nếu đội bóng nhỏ chỉ có vài người để đá gôn tôm, cả đội chỉ có 2 vị trí: Thủ môn và Cầu thủ. Nhiều khi cả đội chỉ có 1 vị trí: Cầu thủ. Cứ ai đang ở gần gôn thì tiện thể phòng thủ luôn.

Nhưng khi đội bóng có nhiều hơn, thi đấu ở sân 5, lúc đó có thể sẽ chuyên môn hóa. Đội có vị trí chuyên làm Thủ môn, vị trí Hậu vệ và Tiền đạo. Đội bóng tiếp tục có nhiều người nữa, thi đấu ở sân 7 hoặc 11, lúc đó, có thể đội bóng sẽ chuyên môn hóa nhiều vị trí hơn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là đội bóng bắt buộc phải chuyên môn hóa ra các vị trí. Như đã nói ở trên, chúng ta cần cân nhắc đặc điểm bộ phận để tính toán nên có vị trí nào. Một trong những ví dụ điển hình về việc đội bóng 11 người nhưng chỉ có 2 vị trí: Thủ môn và Cầu thủ là đội bóng Hà Lan một thời với biệt danh Cơn lốc màu da cam. Bạn cứ tưởng tượng trẻ con chơi bóng thế nào thì đội Hà Lan cũng như vậy. Khi có bóng thì tất cả cùng tấn công. Khi không có bóng thì tất cả cùng phòng thủ.

Việc phân tích nên chọn các vị trí (hay bộ phận) nào sẽ cần tính toán các yếu tố. Trên góc độ thượng tầng (ban lãnh đạo xác định nên có các bộ phận gì) thì cần qua các bước:
- Bước 1 - Làm rõ chiến lược kinh doanh và định hướng chiến lược kinh doanh (bao gồm cả chiến lược vận hành)
- Bước 2 - Xác định được chuỗi giá trị, dòng chảy kinh doanh của doanh nghiệp
- Bước 3 - Tiến hành phân tích đặc điểm để lựa chọn cơ cấu tổ chức dự kiến
- Bước 4 - Phân tích chiến lược và chuỗi hoạt động chính để định hình các bộ phận cần có

Trên góc độ hạ tầng (trưởng bộ phận xác định nên có các vị trí gì cho đơn vị mình), chúng ta đi qua các bước sau:
- Phân tích để tính xem bộ phận nên tạo ra vị trí theo hướng chuyên môn hóa hay làm tổng hợp
- Phân tích tầm hạn quản lý
- Phân tích sơ lược định mức lao động
- Phân tích định hướng cơ cấu tổ chức
- Sau khi có được các phân tích vị trí, đặt tên và phân bổ nhiệm vụ cho vị trí
- Cuối cùng, có được tên vị trí, ta kiểm tra lại với tham chiếu tham khảo ngành xem các công ty khác có các vị trí tương tự không.

Chi tiết hơn vui lòng xem tại bài: "Cách xác định các vị trí trong tổ chức"

2. Có vị trí thì cần sắp xếp đội hình (vẽ sơ đồ sắp xếp các vị trí).

Khi đã phân tích đặc điểm đơn vị và biết được trong từng giai đoạn cần có các vị trí (hoặc bộ phận) nào, với tư cách HLV đội bóng, bạn sẽ cần bắt đầu sắp xếp các vị trí. Câu hỏi ta cần trả lời là: Vị trí nào được bố trí ở đâu? Khi sắp xếp các vị trí, HLV đội bóng sẽ tính toán các trường hợp để ra các phương án phối hợp đá bóng. Cũng tương tự như vậy, CEO hay trưởng đơn vị sẽ cần tính toán để các bộ phận hoặc các vị trí phối hợp với nhau sao cho đích cuối cuối là hoàn thành công việc.

Ví dụ: Là CEO, bạn tính xem:
- Nếu theo dòng chảy sản phẩm: Cung ừng mua nguyên vật liệu -> Vật liệu lưu kho NVL -> Bộ phận kho vận chuyển vật liệu vào sản xuất -> Bộ phận sản xuất tiến hành tạo ra thành phẩm -> Thành phẩm được vận chuyển lưu kho sản phẩm -> Bộ phận marketing thu hút khách hàng xem sản phẩm -> Bộ phận kinh doanh thuyết phục khách mua sản phẩm -> Khách đồng mua -> Bộ phận vận chuyển tới nơi khách hàng.
- Nếu theo dòng chảy khách hàng: Bộ phận marketing thu hút khách hàng -> Phòng Kinh doanh thuyết phục khách đặt hàng -> Cung ừng mua nguyên vật liệu -> Vật liệu lưu kho NVL -> Bộ phận kho vận chuyển vật liệu vào sản xuất -> Bộ phận sản xuất tiến hành tạo ra thành phẩm -> Thành phẩm được vận chuyển lưu kho sản phẩm -> Bộ phận vận chuyển tới nơi khách hàng.

3. Xác định vị trí và nhiệm vụ, HLV cần bắt đầu bố trí người vào đội hình.

Có đội hình, có các phương án phối hợp đã bóng, lúc này HLV sẽ bắt đầu đặt con người cụ thể vào. HLV cần trả lời câu hỏi: Ai thủ môn? Ai hậu vệ? Ai tiền đạo? Có mấy hậu vệ? Có mấy tiền đạo? Trong cơ cấu tổ chức, hoạt động này gọi là định biên nhân sự. Cách ước tính định biên:
+ Dựa vào các chỉ tiêu chiến lược và cân đối với định mức lao động trung bình để tính toán chỉ tiêu.
Ví dụ:
- 1 sale có thể mang về 100 triệu. Như vậy 1 tỷ cần 10 sale.
- 1 công nhân làm ra 100 sản phẩm. 1000 sản phẩm sẽ cần 10 công nhân.
+ Dựa vào tỷ lệ. Ví dụ 1 HR sẽ hỗ trợ được 25 người.
+ Dựa vào ngân sách để cân đối. Ví dụ phòng Kế toán có ngân sách là 100 triệu/ tháng. Lương mỗi người là 10 triệu thì phòng Kế toán cần 10 người.
...

Vui lòng xem bài: "Người ta thường dùng những cách gì để định biên nhân sự?"

4. Xác định được đội bóng nên có những vị trí nào và làm việc gì rồi thì ta xác định xem vị trí đó có quyền như thế nào?

Phân quyền cho các vị trí trong đội bóng có thể sẽ nhẹ nhàng hơn so với trong 1 đơn vị hoặc phòng ban. Nhưng cơ bản đều chia thành 2 nhóm quyền được quyết định điều gì và không được làm gì. Các bước làm như sau:

Đầu tiên, tôi bạn các quyền cho bộ phận đã được công ty phân bổ, phân lại nhóm thành 6 nhóm (5M + 1E). Cụ thể là các nhóm:
- Money - Tài chính (Tài lực)
- Merterial - Nguyên vật liệu đầu vào
- Machine - Máy móc công dụng cụ (Vật lực)
- Man - Nhân lực
- Method - Phương pháp triển khai công việc
- Environment - Môi trường

Tiếp theo, chúng thống nhất vởi trưởng bộ phận về quyền của trưởng bộ phận chính là quyền của bộ phận. Bộ phận được phân bổ những quyền gì thì họ sẽ có những quyền đó.

Sau đó, đi từng dòng quyền, ta hỏi trưởng bộ phận: Với quyền này, anh sẽ phân cho các vị trí quyền tới đâu? Anh phân toàn bộ quyền hay chỉ phân 1 phần quyền thôi? Trưởng bộ phận sẽ dựa vào công việc được phân bổ cho các vị trí (việc này gọi là phân nhiệm) để quyết định xem mình nên phân quyền gì cho nhân viên.

Đơn giản vậy!

5. Ví dụ cụ thể: Dưới đây là cơ cấu tổ chức phòng Kinh doanh

5. 1. Xác định đội bóng nên có những bộ phận hoặc vị trí nào?

5.1.1 Phân tích vị trí
* Phân tích định hướng chuyên môn hóa:
- Số người hiện tại: Ít
- Định hướng số người sắp tới: Ít
- Năng lực của nhân viên hiện tại: Đa nhiệm
- Thị trường nhân lực: Đa phần tổng hợp
- Nguồn lực để chuyển đổi công việc: Nhỏ
-> Kết luận: Nên sắp xếp các vị trí theo hướng làm tổng hợp.
* Phân tích tầm hạn quản lý: Số nhân viên bộ phận dự kiến có: 6 nhân viên -> Cần ít nhất 1 vị trí quản lý.
* Phân tích sơ lược định mức lao động: Số lượng đầu việc chuyên môn lớn có tần suất làm liên tục và làm mất cả ngày: 2 -> cần khoảng 2 vị trí chuyên môn (nếu chuyên môn hóa).
* Phân tích định hướng cơ cấu tổ chức:
- Năng lực chuyên môn hoặc quản lý cần tham mưu, hỗ trợ -> cần ít nhất 1 vị trí tham mưu
- Bộ phận không chia ra nhiều địa điểm -> không cần quản lý địa điểm

5.1.2. Đặt tên và phân bổ nhiệm vụ

STT - Chức năng - TP - PP - Sale - CSKH
A - Chức năng chính
1 - Tham gia thu hút, xúc tiến, quảng bá và tìm kiếm khách tiềm năng - C - T - T - 0
2 - Tiếp nhận thông tin, trao đổi, tiếp xúc, tư vấn giải đáp thắc mắc của khách hàng - C - T - T - 0
3 - Thuyết phục khách đồng ý trả tiền để sử dụng dịch vụ của phòng tập - C - T - T - 0
4 - Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình khách sử dụng dịch vụ - C - H - 0 - T
5 - Duy trì mối quan hệ và sự hài lòng với khách hàng - C - H - 0 - T
6 - Thu hồi công nợ khách hàng - C - H - 0 - T
B. - Chức năng hỗ trợ/ quản lý
7 - Tiến hành thu chi thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng của bộ phận - C - T - T - T
8 - Duy trì an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy, chấm công, tuân thủ kỷ luật bộ phận - C - T - T - T
9 - Quản lý tài sản của bộ phận - C - T - T - T
10 - Lên kế hoạch, chiến lược, quản trị sự thay đổi và rủi ro - C - T - 0 - 0
11 - Xây dựng hệ thống QT chuyên môn - C - T - 0 - 0
12 - Quản lý nhân sự - C - T - 0 - 0

C - Chịu trách nhiệm; T - Tham gia; H - Hỗ trợ; 0 - Không liên quan

5. 2. Có vị trí thì cần sắp xếp đội hình (vẽ sơ đồ sắp xếp các vị trí).

Phương án 1 (Chốt): Trực tuyến
- TP chịu trách nhiệm chính
- PP quản lý thay TP khi TP đi vắng

Phương án 2: Ma trận
- PP tương đương trưởng ca
- Khi đến ca, nhân viên sẽ theo sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng ca

5.3. Xác định vị trí và nhiệm vụ, HLV cần bắt đầu bố trí người vào đội hình.

- Trưởng phòng kinh doanh: 1
- Phó phòng kinh doanh: 1
- Chăm sóc khách hàng: 1
- Kinh doanh: 4

5.4. Xác định được đội bóng nên có những vị trí nào và làm việc gì rồi thì ta xác định xem vị trí đó có quyền như thế nào?

Stt - Ma trận phân quyền - TP - PP - Sale - CSKH
1 - Tìm khách - Quyền đề xuất nội dung truyền thông - Quyền đề xuất nội dung truyền thông - Quyền đề xuất nội dung truyền thông - Quyền đề xuất nội dung truyền thông
2 - Tư vấn - Quyền đề xuất giá dịch vụ - Quyền đề xuất giá dịch vụ - Quyền đề xuất giá dịch vụ Quyền đề xuất giá dịch vụ
3 - Tập thử - Quyền đề xuất số buổi tập thử - Quyền đề xuất số buổi tập thử - Quyền đề xuất số buổi tập thử - 0
4 - Chốt sale - Quyền chiết khấu cho khách - Quyền chiết khấu cho khách - Quyền chiết khấu cho khách trong ngân sách Quyền đề xuất chiết khấu cho khách
5 - Chăm sóc - Quyền quyết định quà tặng cho khách trong ngân sách - Quyền đề xuất quà tặng cho khách trong ngân sách - Quyền đề xuất quà tặng cho khách trong ngân sách - Quyền đề xuất quà tặng cho khách trong ngân sách
6 - Tái bán - Quyết định chính sách chiết khấu cho khách mua lại theo quy định - 0 - 0 - Quyết đề xuất chính sách chiết khấu cho khách mua lại theo quy định
7 - Thu chi thanh toán - Quyết duyệt lần đề xuất thu chi của bộ phận - Quyết đề xuất thu chi của cá nhân - Quyết đề xuất thu chi của cá nhân - Quyết đề xuất thu chi của cá nhân

Bạn nhớ nhé! Khi bạn đã là trưởng - người đứng đầu 1 bộ phận hoặc đơn vị, bạn phải như 1 huấn luyện viên trưởng của đội bóng!

Nguyễn Hùng Cường (knhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản