Tối thứ 5, vừa chia sẻ về Kỹ thuật triển khai xây dựng hệ thống QTNS xong thì tôi nhận được câu hỏi của một người bạn qua zalo (phần mềm chat): "Anh Cường ơi, em đang ngâm cứu về cơ cấu tổ chức nhưng chưa biết cách viết như thế nào cho mượt. Anh có bản nào đẹp đẹp về phân tích cơ cấu tổ chức, cho em tham khảo được không ạ? Em cảm ơn anh Cường nhiều ạ." Tôi thấy lạ và tự hỏi sao người bạn đó biết tôi có bản phân tích cơ cấu tổ chức nhỉ? Thực ra đó là bản phân tích đặc điểm bối cảnh tổ chức để lựa chọn sắp xếp bố trí bộ phận.

Bạn có muốn biết tôi phân tích cơ cấu tổ chức thế nào không? Nếu có, hãy kiên nhẫn được tiếp phần dưới đây của tôi.

1. Đầu tiên, chúng ta cần một lần nữa nhớ lại về các loại cơ cấu tổ chức. Ở Việt Nam và cả trong lý thuyết, hiện đang tồn tại 4 loại cơ cấu lớn:
* Cơ cấu không chỉ huy (có thể hiểu nó tương đương mô hình tổ chức phi tập trung (Holacratic) và phẳng (Flat)): Đây là cơ cấu trong đó mối quan hệ giữa các thành viên (đơn vị, cá nhân) được thực hiện trên cơ sở bình đẳng, không ai chỉ huy ai, mọi thứ tự vận hành. Ví dụ cơ cấu này có thể lấy mô hình khoán 10 ở Việt Nam.
* Cơ cấu có chỉ huy (mô hình tổ chức tập trung/ phân quyền): Là cơ cấu bao gồm việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc thể lệ cứng rắn. Cơ cấu này bao gồm các nhóm cơ cấu nhỏ hơn:
+ Cơ cấu trực tuyến (một chỉ huy): Là cơ cấu được xây dựng theo hướng cấp dưới chỉ có 1 cấp trên chỉ huy. Cơ cấu một chỉ huy bao gồm nhiều loại cơ cấu nhỏ hơn:
- Cơ cấu nằm ngang (thống nhất ra quyết định): Là loại cơ cấu chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới một nền quản lý phi tập trung. Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định. Ví dụ dễ thấy là các Hội đồng hoặc Ban chấp hành. Trong hội đồng, chủ tịch là người nắm quyền điều hành nhưng khi ra quyết định thì cần phải đưa ra hội đồng cho các thành viên cùng họp, trao đổi, thống nhất. Vị trí chủ tịch (trưởng) có thể sẽ luân phiên theo một chu kì nhất định.
- Cơ cấu theo trực tuyến (thống nhất chỉ huy): Là mô hình đơn giản nhất, mối quan hệ chủ yếu thiết lập theo chiều dọc, có cấp trên và cấp dưới. Mỗi nhánh có thế phân theo chức năng hoặc làm tổng hợp tất cả chức năng. Đa phần các công ty ở Việt Nam theo hoặc cố gắng theo mô hình này. Tuy nhiên nếu ở các công ty, họ cho phép các trưởng bộ phận khác cũng có thể chỉ huy nhân viên 1 bộ phận nhất định thì cơ cấu là chức năng ở dưới.
- Cơ cấu tổ chức hình tháp (thống nhất chỉ huy): Tương tự như cơ cấu trực tuyến nhưng có nhiều cấp.
- Cơ cấu trực tuyến địa điểm: Tương tự như cơ cấu trực tuyến nhưng có nhiều địa điểm. Khi nhìn vào cơ cấu này, chúng ta có thể thấy các địa điểm hoạt động giống như chi nhánh độc lập.
- Cơ cấu trực tuyến sản phẩm: Tương tự như cơ cấu trực tuyến nhưng có phân theo sản phẩm. Ở cơ cấu này, các sản phẩm sẽ có đội ngũ riêng triển khai hoạt động và chỉ nghe theo chỉ đạo từ người cấp trên của sản phẩm đó. Có thể hiểu mỗi sản phẩm sẽ như 1 công ty con.
- Cơ cấu trực tuyến – tham mưu: Tương tự như cơ cấu trực tuyến nhưng có tham mưu (hỗ trợ quản lý).
+ Cơ cấu chức năng (đa chỉ huy): Là cơ cấu được xây dựng theo hướng cấp dưới chỉ có nhiều cấp trên chỉ huy, bao gồm các loại cơ cấu sau:
- Cơ cấu theo chức năng (một nhân viên nhiều chỉ huy): Là cơ cấu phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý (khá giống trực tuyến nhưng nhiều người cùng chỉ huy nhân viên và phân theo chức năng). Ví dụ dễ thấy là ở các gia đình. Trong các gia đình, cơ cấu thường thấy là đa chỉ huy, cả ba và má (bố và mẹ) đều có thể chỉ huy con cái.
- Cơ cấu theo ma trận (một nhân viên một số chỉ huy): Là cơ cấu giống như cơ cấu chức năng nhưng được vẽ theo dạng ma trận. Ví dụ thường thấy là ở các công ty có phòng quản lý dự án. Phòng quản lý dự án có thể chỉ huy nhiên viên các phòng khác trong khuôn khổ dự án khi họ tham gia dự án.
- Cơ cấu chức năng địa điểm: Là cơ cấu giống như cơ cấu chức năng nhưng có nhiều địa điểm.
- Cơ cấu chức năng sản phẩm: Là cơ cấu giống như cơ cấu chức năng nhưng có phân theo sản phẩm. Mô hình cơ cấu này khá giống như cơ cấu ma trận. Mỗi bộ phận sẽ cử 1 nhân viên tập trung làm các công việc chuyên môn cho sản phẩm đó. Họ sẽ nghe theo sự chỉ hủy của cả trưởng bộ phận chuyên môn và quản lý sản phẩm.
- Cơ cấu theo chức năng - tham mưu: Là cơ cấu giống như cơ cấu chức năng nhưng có thêm tham mưu (hỗ trợ quản lý).
+ Cơ cấu hỗn hợp (trên một - dưới đa chỉ huy): Là cơ cấu được xây dựng theo hướng hỗn hợp kết hợp một số nơi thống nhất chỉ huy, một số nơi khác đa chỉ huy, gồm:
- Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng
- Cơ cấu trực tuyến - chức năng - địa điểm
- Cơ cấu trực tuyến - chức năng - sản phẩm
- Cơ cấu trực tuyến – chức năng - tham mưu

Chi tiết và hình vẽ tham khảo, bạn vui lòng xem các bài:
- Cường có cách nào để nhân viên tự chủ làm việc mà không cần phải chỉ đạo không?
- Chỗ này lộn xộn lắm, sếp nào cũng đều chỉ đạo được nhân viên, thế là không được?

2. Sau đó, chúng ta xác định các yếu tố của tổ chức sẽ được dùng để phân tích xem tổ chức nên đi theo hướng sắp xếp nào. Dưới đây là các yếu tố:
- Môi trường bên ngoài: Là yếu tố bao quanh bên ngoài doanh nghiệp như kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ, khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế, và đối thủ tiềm năng.
- Chiến lược tổng thể (Cấp doanh nghiệp): Là định hướng bao trùm cho toàn bộ các chiến lược.
- Chiến lược vận hành: Là định hướng vận hành doanh nghiệp.
- Chiến lược cạnh tranh (chiến lược cấp đơn vị): Là định hướng, ý tưởng giúp doanh nghiệp có thể thuyết phục khách hàng chọn lựa sản phẩm dịch vụ của công ty.
- Quy mô về công ty: Là đánh giá về số lượng nhân viên và doanh thu của một doanh nghiệp.
- Công nghệ quản lý: Là yếu tố liên quan đến việc áp dụng các phần mềm, phần cứng công nghệ trong việc quản lý doanh nghiệp. Ví dụ như camera giám sát, phần mềm quản trị khách hàng CRM hoặc quản trị doanh nghiệp ERP, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI)...
- Quan điểm quản trị của người đứng đầu: Là các suy nghĩ, mong muốn của giám đốc điều hành.
- Năng lực đội ngũ: Là yếu tố cho biết trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của toàn bộ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
- Giai đoạn thành lập: Là yếu tố về thời gian thành lập của bộ phận, công ty.
- Địa lý: Là yếu tố cho biết doanh nghiệp hiện đang phân bố tại nhiều hay ít địa điểm cách xa nhau.
- Quy mô sản phẩm hoặc dịch vụ: Là yếu tố về mức độ, số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc triển khai.
- Sự giúp đỡ: Là yếu tố cho biết năng lực quản lý của người đứng đầu.
- Dự phòng kế nhiệm: Là yếu tố đánh giá về việc tổ chức có dự kiến chuẩn bị cho sự thay thế của quản lý hoặc bộ phận.

3. Cuối cùng, chúng ta tiến hành phân tích các yếu tố đó và tổng hợp lại để xác định loại cơ cấu phù hợp .

- Môi trường bên ngoài:
+ Bất ổn (Môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng): Phù hợp với cơ cấu mạng lưới, cơ cấu nằm ngang (thống nhất ra quyết định).
+ Ổn định (Môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định): Phù hợp với các cơ cấu còn lại

- Chiến lược tổng thể (Cấp doanh nghiệp):
+ Kinh doanh 1 sản phẩm (Không đa dạng hóa sản phẩm): Kinh doanh đơn nhất 1 sản phẩm sẽ loại bỏ cơ cấu theo sản phẩm.
+ Nhiều sản phẩm (Đa dạng hóa): Kinh doanh nhiều sản phẩm nên cơ cấu phù hợp có thêm cơ cấu theo sản phẩm.

- Chiến lược vận hành:
+ Phụ thuộc (Cooporate): Phù hợp với các cơ cấu đa chỉ huy.
+ Độc lập (Holding): Phù hợp với các cơ cấu thống nhất 1 chỉ huy.

- Chiến lược cạnh tranh (chiến lược cấp đơn vị):
+ Nếu công ty chọn hướng chiến lược cạnh tranh là chi phí thấp thì chiến lược nhân sự phục vụ là kiểm soát nhân lực. Chiến lược này chú trọng đến việc quy trình hóa, kiểm soát hoạt động, ít đào tạo... Do đó, các loại cơ cấu liên quan đến có chỉ huy sẽ phù hợp. Trong các loại cơ cấu có chỉ huy, cơ cấu thống nhất 1 chỉ huy sẽ hợp lý do năng lực đội ngũ thấp.
+ Ngược lại, nếu chiến lược cạnh tranh là khác biệt hóa, chiến lược nhân sự đối ứng là gia tăng cam kết với việc tập trung vào tuyển những người có năng lực chuyên môn tốt, cho phép nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định... Vì thế, cơ cấu phù hợp thường bao gồm: Cơ cấu không chỉ huy, cơ cấu đa chỉ huy (nơi nhân viên có thể xử lý đa nhiệm).

- Quy mô về công ty (số lượng nhân viên và doanh thu):
+ Đây là yếu tố cũng cần phải cân nhắc. Nếu công ty có quy mô lớn, các cơ cấu phù hợp đa phần đều phù hợp trừ cơ cấu nằm ngang (thống nhất ra quyết định). Vì cơ cấu này chỉ phù hợp với công ty quy mô nhỏ nơi gần như mọi nhân viên đều có thể tham gia được vào quá trình ra quyết định của công ty.
+ Với công ty quy mô nhỏ, cơ cấu không phù hợp đó là cơ cấu không chỉ huy (mạng lưới), các dạng cơ cấu địa điểm. Nguyên nhân do tính chất nhỏ nên nếu chọn các cơ cấu đó sẽ dẫn tới lãng phí nguồn lực và chi phí, vận hành không hiệu quả.

- Công nghệ quản lý: Đến giai đoạn công nghệ AI đã đi vào đời sống quản trị này, việc xem xét yếu tố công nghệ để xác định cơ cấu dường như có chút lỗi thời. Tuy nhiên trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam, chúng ta vẫn có những công ty hiện tại đang vận hành một cách thủ công. Do đó, chúng ta vẫn nên cân nhắc.
+ Nếu một doanh nghiệp ít ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp, cơ cấu không phù hợp là cơ cấu không chỉ huy, cơ cấu đa chỉ huy có nhiều địa điểm (chức năng - địa điểm). Nguyên do loại bỏ cơ cấu đó là vì không thể quản lý được.
+ Trong trường hợp ứng dụng nhiều công nghệ quản trị, mọi cơ cấu đều có thể áp dụng bao gồm cả cơ cấu không chỉ huy. Vì có công nghệ, mọi thông tin, dữ liệu, cách thức liên lạc đều được thông suốt, người quản lý có thể ngồi từ xa nhưng vẫn biết được chi tiết công việc đang như thế nào.

- Quan điểm quản trị của người đứng đầu: Thông thường nếu người đứng đầu có quan điểm nhân trị thì thường có xu hướng dân chủ và hay lựa chọn cơ cấu theo hướng không chỉ huy hoặc đa chỉ huy. Còn nếu họ theo quan điểm pháp trị, xu hướng của họ hay độc đoán và cơ cấu phù hợp là cơ cấu thống nhất một chỉ huy.
- Năng lực đội ngũ: Như đã viết ở phần chiến lược cạnh tranh. Nếu năng lực đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty cao, họ có thể xử lý công việc đa nhiệm, nên cơ cấu phù hợp là các cơ cấu đa chỉ huy, cơ cấu không chỉ huy, cơ cấu nằm ngang. Ngược lại, năng lực đội ngũ thấp, công ty nên chọn cơ cấu thống nhất 1 chỉ huy.
- Giai đoạn thành lập: Trong trường hợp công ty mới thành lập, công ty nên lựa chọn: Cơ cấu nằm ngang (thống nhất ra quyết định), Cơ cấu theo trực tuyến (thống nhất chỉ huy) hoặc Cơ cấu theo chức năng (một nhân viên tất cả chỉ huy). Còn nếu công ty đã có một thời gian phát triển, lúc này quá trình vận hành ổn định hơn nên cơ cấu phù hợp là các cơ cấu còn lại, bao gồm cả cơ cấu không chỉ huy.
- Địa lý: Nếu công ty vận hành và hoạt động tập trung tại một địa điểm, chúng ta bỏ cơ cấu có địa điểm. Ngược lại, nếu địa điểm phân tán, cơ cấu có địa điểm là phù hợp.
- Quy mô sản phẩm hoặc dịch vụ: Nếu trong doanh nghiệp có sản phẩm dịch vụ có quy mô sản xuất hoặc triển khai lớn, việc phân tách theo hướng cơ cấu sản phẩm sẽ phù hợp hơn. Với quy mô nhỏ, công ty không nên lựa chọn cơ cấu sản phẩm.
- Sự giúp đỡ: Trong trường hợp ban lãnh đạo cần tư vấn, hỗ trợ quản lý, cơ cấu có tham mưu sẽ phù hợp. Chúng ta loại bỏ cơ cấu tham mưu nếu ban lãnh đạo không cần sự giúp đỡ khi phân tích yếu tố này.
- Dự phòng kế nhiệm: Nếu ban lãnh đạo có cần kế nhiệm, cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu (Cơ cấu tham mưu). Còn không thì ngược lại, bỏ cơ cấu tham mưu.

Ví dụ: Sau khi phân tích, chúng ta thấy Cơ cấu theo ma trận (một nhân viên một số chỉ huy) có nhiều yếu tố phù hợp nhất thì chúng ta nên sắp xếp bố trí bộ phận theo hướng ma trận.

Lưu ý:
- Cách tôi thường làm là sắp xếp các loại cơ cấu và yếu tố thành một bảng ma trận. Các loại cơ cấu là cột, các yếu tố là dòng. Sau đó, tôi họp với toàn thể hội đồng chiến lược (ban lãnh đạo và quản lý), và cùng họ phân tích. Tôi sẽ hỏi và giải thích các yếu tố và hội đồng sẽ lựa chọn xem điều gì phù hợp với tổ chức. Đây là cách làm nhanh và đơn giản. Bạn hãy làm theo cách tôi làm, đừng tự làm.
- Hoạt động phân tích bối cảnh doanh nghiệp để ra cơ cấu tổ chức, từ đó biết cách sắp xếp các bộ phận, được thực hiện sau khi thân tích chiến lược và phân tích chuỗi giá trị (xác định các bộ phận cần có).
- Không có cơ cấu nào sẽ tốt hơn cơ cấu nào, chỉ có cơ cấu phù hợp với doanh nghiệp. Bạn đang muốn tìm một cơ cấu tốt nhất? Tôi khuyên bạn bỏ suy nghĩ đó đi. Nếu không bạn sẽ rơi vào tình huống "đau bụng uống nhân sâm", tức dùng sai thuốc.

Nguyễn Hùng Cường