Đây là bài viết tiếp theo trong chuỗi (seri) các bài viết dành cho cơ quan nhà nước về KPI. Ở bài trước, tôi đã biên nội dung hướng dẫn UBND cấp xã làm KPI theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương. Cùng với đó tôi cũng đã để file cho cả nhà tham khảo. Chi tiết bài viết, bạn vui lòng xem tại: "Hướng dẫn làm KPI nhanh cho UBND cấp xã theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương".

Chia sẻ với cả nhà 1 chút để anh chị em nắm được mạch bài viết. Giờ chúng ta sẽ đi vào hướng dẫn làm KPI UBND xã - phòng văn hóa xã hội theo HD 02 của Ban Tổ chức Trung ương.

1. Lựa chọn phương pháp làm KPI:

Về các làm KPI cho phòng văn hóa xã hội, do tính chất cơ quan nhà nước nên chúng ta sẽ làm theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương và nghị định 335/2025/NĐ-CP​ về đánh giá, xếp loại chất đối với cơ quan hành chính nhà nước và công chức. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Xây dựng danh mục và sản phẩm công việc. Để ra danh mục này như hướng dẫn 02, chúng ta có các bước nhỏ:
- Bước 1.1: Việc đầu tiên là cần xác định được chức năng nhiệm vụ của Phòng rồi phân bổ cho các vị trí.
- Bước 1.2: Xác định các sản phẩm có được với từng đầu việc của từng vị trí.
- Bước 1.3: Xác định hệ số quy đổi. Hệ số quy đổi = Điểm chấm công việc / Điểm chấm công việc thấp nhất (công việc chuẩn).
Bước 2: Tính điểm KPI cho từng đầu mục số lượng (A), chất lượng (B), tiến độ (C), thực hiện theo chỉ đạo (D)
- Bước 2.1: Tính điểm đối với tất cả các sản phẩm/công việc khác theo điểm của đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn.
+ Số lượng quy đổi = Số lượng (sản phẩm) * Hệ số quy đổi.
+ Quy đổi = Thực tế hoàn thành / Số lượng (sản phẩm) * Số lượng quy đổi
- Bước 2.2: Tính tổng điểm cho từng nhóm:
+ Tổng A (số lượng) = Quy đổi điểm số lượng công việc 1 + Quy đổi điểm số lượng công việc 2 +...
+ Tổng B (chất lượng) = Quy đổi điểm chất lượng công việc 1 + Quy đổi điểm chất lượng công việc 2 +...
+ Tổng C (tiến độ) = Quy đổi điểm tiến độ công việc 1 + Quy đổi điểm tiến độ công việc 2 +...
+ Tổng D (thực hiện theo chỉ đạo) = Quy đổi điểm hoàn thành theo chỉ đạo công việc 1 + Quy đổi điểm hoàn thành theo chỉ đạo công việc 2 +...
Bước 3: Tính % hoàn thành KPI theo công thức: KPI = (A+B+C+D)/4

Chi tiết hướng dẫn: "Hướng dẫn làm KPI nhanh cho UBND cấp xã theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương".

Download (tải về):
- Phụ lục Hướng dẫn 02-HD/BTCTW năm 2026: Phu luc 1,2 huong dan 02 ban chap hanh trung uong.pdf
- Nnghị định 335: 335_2025_ND-CP__686369.doc

2. Tiến hành làm KPI UBND xã - phòng văn hóa xã hội theo HD 02 của Ban Tổ chức Trung ương

2.1 Bước 1: Xây dựng danh mục và sản phẩm công việc.
* Bước 1.1: Việc đầu tiên là cần xác định được chức năng nhiệm vụ của Phòng rồi phân bổ cho các vị trí.

Để xác định được chức năng nhiệm vụ của phòng, đơn giản nhất chúng ta dùng theo quyết định phân công nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân xã về việc Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của Phòng Văn hóa xã hội thuộc UBND. Dưới đây là chức năng nhiệm vụ của phòng tôi tổng hợp được:

- Làm chủ tài khoản, quản lý tài chính của phòng; tài sản của cơ quan theo quy định
+ Phụ trách công tác kế toán của cơ quan.
+ Công tác thủ quỹ của cơ quan (Phụ trách quỹ phòng, đơn vị).
- Phụ trách Lĩnh vực Nội vụ, gồm:
+ Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước;
+ Chính quyền địa phương, địa giới đơn vị hành chính;
+ Cán bộ, công chức, viên chức và công vụ;
+ Thi đua, khen thưởng;
+ Văn thư, lưu trữ nhà nước;
+ Phụ trách công tác Công đoàn và vệ sinh cơ quan
- Phụ trách Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo, gồm: Giáo dục mầm non; Giáo dục phổ thông (giáo dục tiểu học và giáo dục trung học cơ sở);
+ Phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, chế độ chính sách và cơ sở vật chất giáo dục.
+ Công tác tổ chức bộ máy trường học.
+ Biên chế, hợp đồng giáo viên.
+ Tuyển dụng, tiếp nhận, điều động giáo viên.
+ Thi đua, khen thưởng ngành giáo dục.
+ Đánh giá viên chức, người đứng đầu cơ sở giáo dục.
+ Chế độ chính sách giáo viên, học sinh.
+ Cơ sở vật chất trường học.
+ Chương trình mục tiêu, đầu tư xây dựng trường học.
+ Tài chính, ngân sách giáo dục.
+ Khiếu nại, tố cáo, kiểm tra, thanh tra lĩnh vực giáo dục.
+ Chuyển đổi số, cơ sở dữ liệu ngành.
+ Phụ trách công tác chuyên môn giáo dục: Theo dõi hoạt động chuyên môn của 11 trường học. Giáo dục mầm non. Giáo dục tiểu học. Giáo dục trung học cơ sở.
+ Phổ cập giáo dục, xóa mù chữ.
+ Chất lượng giáo dục, các kỳ khảo sát, thi tuyển sinh.
+ Công tác học sinh, an toàn trường học, phòng chống đuối nước.
+ Hội khỏe Phù Đổng, các hội thi ngành giáo dục.
+ Công tác khuyến học, xã hội học tập.
+ Tổng hợp báo cáo chuyên môn ngành giáo dục.
- Phụ trách Lĩnh vực Xã hội - Lao động:
+ hội, tổ chức phi chính phủ;
+ thanh niên;
+ lao động, tiền lương;
+ việc làm;
+ an toàn, vệ sinh lao động.
+ Công tác bảo trợ xã hội;
+ Phòng chống tệ nạn xã hội;
+ Bảo hiểm y tế; bảo hiểm xã hội;
+ Người có công;
+ bình đẳng giới;
- Phụ trách Lĩnh vực Y tế
+ Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng;
+ Bà mẹ, trẻ em; dân số;
+ Phòng, chống tệ nạn xã hội (không bao gồm cai nghiện ma túy và quản lý sau cai nghiện ma túy);
+ Y dược cổ truyền; dược; mỹ phẩm;
+ An toàn thực phẩm; thiết bị y tế.
+ Thiết bị y tế.
- Phụ trách Lĩnh vực Văn hóa - Thông tin;
+ Công tác thể dục, thể thao;
+ Thông tin cơ sở;
+ Thông tin đối ngoại;
+ Quản lý Trang thông tin điện tử.
+ Văn hóa; gia đình; du lịch; quảng cáo; phát thanh truyền hình; báo chí.
+ Du lịch; quảng cáo; phát thanh truyền hình; báo chí.
- Trực tiếp hoặc ủy quyền cho cấp phó giải quyết đơn thư, phải khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Tham mưu, tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm của phòng; báo cáo Chỉ thị, Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Đề án theo lĩnh vực được giao.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, đột xuất theo quy định (Xây dựng báo cáo tháng, quý năm; xây dựng kế hoạch hàng năm của cơ quan).
+ Tổng hợp lịch công tác tuần, tháng, quý và Chương trình công tác năm của Phòng;
+ Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của phòng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân công

Xác định xong chúng ta tiến hành phân bổ các công việc xuống các vị trí.

* Bước 1.2: Xác định các sản phẩm có được với từng đầu việc của từng vị trí.

Để làm bước này, chúng ta tách lấy các công việc của từng vị trí đã được phân bổ như ở bước 1.1. Tiếp đó, chúng ta cần phải làm chi tiết các đầu việc. Tức là chúng ta trả lời câu hỏi: Để làm các đầu việc này thì vị trí cần triển khai các bước là gì? Ví dụ:

Vị trí: Lao động xã hội
- Nhiệm vụ được phân công: Lao động, tiền lương;
- Công việc chi tiết: Quản lý nội quy lao động (Đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp) - thực hiện theo Quyết định số 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 của Bộ Nội Vụ
- Các bước triển khai:
+ Tiếp nhận hồ sơ (nội quy lao động) qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến hoặc trực tiếp đến cơ quan chuyên môn hoặc qua đường bưu điện
+ Kiểm tra thành phần hồ sơ
+ Thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động (nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật)
+ Trả kết quả và quyết định công nhận

Tiếp đến, với từng đầu việc, chúng ta bắt đầu xác định: Cấp trình; Độ khó, mới, phức tạp; phạm vi tác động; Sản phẩm; Số lượng; Tiến độ/ tần suất; Ghi chú; Điểm chấm công việc cho từng đầu việc. Ví dụ:

Đầu việc chi tiết: Trả kết quả và quyết định công nhận
- Cấp trình: Trưởng phòng;
- Độ khó, mới, phức tạp, phạm vi tác động: Việc này dễ;
- Sản phẩm: Phiếu quyết định công nhận;
- Số lượng: 15;
- Tiến độ/ tần suất: Hàng ngày;
- Ghi chú;
- Điểm chấm công việc: 120
Chú ý: Chúng ta xác định theo tháng.

Xong từng đầu việc chi tiết, chúng ta sang bước 1.3.

* Bước 1.3: Xác định hệ số quy đổi cho từng đầu việc chi tiết. Hệ số quy đổi = Điểm chấm công việc / Điểm chấm công việc thấp nhất (công việc chuẩn).

Bước 2: Tính điểm KPI cho từng đầu mục số lượng (A), chất lượng (B), tiến độ (C), thực hiện theo chỉ đạo (D)

* Bước 2.1: Tính điểm đối với tất cả các sản phẩm/công việc khác theo điểm của đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn.

Với bước này, chúng ta chuyển sang bảng KPI của vị trí. Trong bảng KPI của vị trí, chúng ta vẫn có cột nhiệm vụ; Sản phẩm; Số lượng; Tiến độ; Hệ số quy đổi như ở bảng Danh mục công việc và sản phẩm đã làm ở bước 1.2 ở trên. Nội dung của các cột chúng ta vẫn lấy nguyên từ bàng Danh mục sang.

Trong bảng này chúng ta có thêm các cột mới: Số lượng quy đổi; KPI số lượng; KPI chất lượng; KPI tiến độ ; Lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Trong các cột KPI có thêm 2 cột nhỏ: Thực tế hoàn thành; Quy đổi. Nội dung của các cột:
+ Số lượng quy đổi được tính theo công thức: Số lượng (sản phẩm) * Hệ số quy đổi.
+ Quy đổi = Thực tế hoàn thành / Số lượng (sản phẩm) * Số lượng quy đổi.
+ Thực tế hoàn thành: Nhập tay theo kết quả thực tế.

* Bước 2.2: Tính tổng điểm cho từng nhóm. Chúng ta tính theo công thức:
- Ở cột Số lượng quy đổi, tính tổng số lượng quy đổi = Số lượng quy đổi công việc 1 + Số lượng quy đổi công việc 2 +...
- Ở cột Quy đổi (thuộc KPI - A): Tổng A (số lượng) = Quy đổi điểm số lượng công việc 1 + Quy đổi điểm số lượng công việc 2 +...
- Ở cột Quy đổi (thuộc KPI - A):Tổng B (chất lượng) = Quy đổi điểm chất lượng công việc 1 + Quy đổi điểm chất lượng công việc 2 +...
- Ở cột Quy đổi (thuộc KPI - A):Tổng C (tiến độ) = Quy đổi điểm tiến độ công việc 1 + Quy đổi điểm tiến độ công việc 2 +...
- Ở cột Quy đổi (thuộc KPI - A):Tổng D (thực hiện theo chỉ đạo) = Quy đổi điểm hoàn thành theo chỉ đạo công việc 1 + Quy đổi điểm hoàn thành theo chỉ đạo công việc 2 +...

Bước 3: Tính % hoàn thành KPI theo công thức:

Đến bước này chúng ta làm theo các bước nhỏ sau:
- Quy đổi A, B, C, D về % theo công thức = A/ Tổng số lượng quy đổi
- Tính điểm KPI theo công thức: KPI = (A+B+C+D)/4
- Tổng điểm = 30 + %KPI x 70
Do các bước 2.2 và bước 3 chỉ là công thức nên chúng ta nhập xong dữ liệu là sẽ ra kết quả điểm KPI của vị trí.

Download file để tham khảo kĩ hơn: JD - KPI UBND xa - p Van hoa xa hoi theo HD 02.xls

Chúc anh chị em hoàn thành nhiệm vụ.

3. Nên nâng cấp phương phám làm KPI của hướng dẫn 02

Giống như các bài trước, tôi có đề xuất: Phương pháp đánh giá công việc này tôi cho rằng sẽ còn phải cải tiến rất nhiều. Nếu được đề xuât thì nên đi theo hướng phương pháp của tôi. Như trong bài "KPI lĩnh vực hành chính dùng cho cơ quan MTTQ xã và các vị trí trong cơ quan" tôi đã chia sẻ. Chúng ta đi qua các bước nhỏ:
* Bước nhỏ 1: Liệt kê các đầu việc của vị trí
* Bước nhỏ 2: Trả lời 3 câu hỏi: Các nhiệm vụ như thế nào là đạt (số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí)? Công việc đích cuối cần đảm bảo điều gì? Có vấn đề gì xảy ra ở công việc?
* Bước nhỏ 3: Dựa trên câu trả lời, chuyển đổi thành thước đo theo mẫu: Số + cụm từ công thức hoặc giải thích; Tỷ lệ + cụm từ công thức tính.
* Bước nhỏ 4: Tập hợp các KPI vào thư viện KPI vị trí.
* Bước nhỏ 5: Lựa chọn và hoàn thiện KPI cho các vị trí.

Kết quả ra bảng như này:

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản