Hôm nay, tôi đọc được 1 câu hỏi đặc biệt quá: "Em chào các anh chị ạ, em đang cần tư vấn KPI lĩnh vực hành chính, cụ thể là dùng cho cơ quan MTTQ xã và mọi người trong cơ quan. Anh chị nào chuyên mảng này giúp em với ạ".
Thế là tôi vào trả lời: "Đúng nghề của Cường luôn o.0 Riêng với nhà nước, Cường làm để cống hiến. Em Cường xin việc ạ! À tiện thể xin phép được còm "cụ thể là dùng cho cơ quan MTTQ xã và mọi người trong cơ quan" >> Cường cũng từng có thời lăn lộn làm tình nguyện viên cho Ủy ban phường (có vài chức vụ) nên hiểu thực ra cơ quan nhà nước có các chỉ tiêu (từ đầu năm). Giờ chỉ là điều chỉnh lại cho nó ra dáng KPI hơn 1 chút (bớt cảm tính)."
Trước khi đi vào giải bài toán, tôi sẽ phân tích chút đầu bài:"dùng cho cơ quan MTTQ xã và mọi người trong cơ quan":
- Đầu bài dường như chỉ giới hạn xây KPI ở cơ quan Mặt trận tổ quốc và sau đó sẽ tiến hành áp dụng để đánh giá cho các cán bộ viên chức trong cơ quan MTTQ.
- Nhìn từ "xã" là tôi liên tưởng đến các cùng ngoài của trung tâm thành phố. Thời điểm này, nước ta đã gần như hoàn thành việc sát nhập xã và bỏ cấp quận nên có thể hiểu cơ quan xã nó khá lớn. Như tôi biết ngày xưa, MTTQ thì chỉ có trưởng ban là thường trực, cả Ủy ban sẽ dùng chung 1 viên chức văn phòng.
- Như đã viết ở trên, tôi cũng từng có thời lăn lộn làm tình nguyện viên cho Ủy ban phường (có vài chức vụ) nên hiểu thực ra cơ quan nhà nước có các chỉ tiêu (từ đầu năm). Nếu nhìn bản kế hoạch đầu năm, nhiều khi có thể lên đến khoảng 100 đầu mục, chia thành 4 - 5 nhóm chính. Sẽ có một số chỉ tiêu khá cảm tính. Vì thế tôi nhận định: Chỉ cần điều chỉnh lại cho nó ra dáng KPI hơn 1 chút (bớt cảm tính) là được.
Phân tích đầu bài xong, giờ đến đoạn tiến hành xác định KPI. Các bước tôi thường triển khai KPI như sau:
- Bước 1: Xác định KPI từ cấp cao hơn giao xuống.
- Bước 2: Xác định chức năng của cơ quan (các công việc chính của cơ quan)
- Bước 3: Phân tách KPI từ chức năng của cơ quan và KPI từ cấp cao hơn giao xuống.
- Bước 4: Tập hợp các KPI chức năng và KPI cấp cao vào thư viện KPI của bộ phận.
- Bước 5: Phân bổ các KPI trong thư viện KPI xuống cho các vị trí theo MTCV.
- Bước 6: Rút gọn lựa chọn các thước đo KPI cho vị trí.
Tổng quan là vậy, giờ đến hướng dẫn chi tiết:
1. Xác định KPI từ cấp cao hơn giao xuống.
Thông thường các chỉ tiêu từ cấp cao hơn chính là từ hội đồng nhân dân xã giao xuống. Quy trình thông thường (cũng giống như các DN), trưởng ban MTTQ sẽ thay mặt cơ quan lên một bản đăng ký mục tiêu (thường hay nằm trong 1 văn bản có tên kế hoạch và nhiệm vụ năm). Sau đó bản mục tiêu đó sẽ được gửi cho Hội đồng nhân dân đọc và sau đó thông qua trong phiên họp liên quan đến nhiệm vụ năm của xã.
... Còn tiếp
Nguyễn Hùng Cường
