Sáng sớm nay, vừa ngồi vào bàn làm việc, tôi thấy trên cộng đồng có bạn hỏi: "Sếp đang yêu cầu e xây dựng chức năng, nhiệm vụ các phòng ban và từng vị trí trong phòng ban. A/chị có tài liệu cho em xin tham khảo với ạ. Em cảm ơn". Câu hỏi này có thể tách thành 2 phần: "xây dựng chức năng vụ các phòng ban" và "xây dựng nhiệm vụ từng vị trí trong phòng ban". Đây là câu hỏi hay và thực may, đúng lúc tôi đang viết các bài liên quan đến chủ đề này.

Hiện tôi đã hướng dẫn xong 7 bước trong giai đoạn 3 (Xác định cơ cấu tổ chức bộ phận - hạ tầng) của hành trình "làm" cơ cấu cẩu tổ chức. Thực hiện 7 bước này chúng ta sẽ ra được 1 bản tạm gọi là "bản tổng thể chức năng phòng ban hoặc bộ phận". Sở dĩ tôi nói tạm gọi là vì theo định nghĩa cơ cấu tổ chức là là một cấu trúc của đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức bộ phận bao gồm các yếu tố: Mục đích (vai trò), chức năng, sơ đồ vị trí, định biên nhân sự, ma trận phân quyền, ma trận phối hợp, mô tả công việc, quy trình, quy định. Các yếu tố vừa rồi chia thành 2 phần: Phần tổng thể cả bộ phận (bao gồm từ mục đích cho đến phân quyền, phối hợp), phần còn lại gọi là phần chi tiết. Bản tổng thể chức năng phòng ban hoặc bộ phận chí là phần tổng thể.

1. Bản tổng thể chức năng một bộ phận hoàn chỉnh gồm có gì?

Với tôi, một bản tổng thể chức năng bộ phận là một bộ phận có các phần:
- Định hướng cơ cấu tổ chức: Xác định xem cơ cấu tổ chức theo mô hình nào (một chỉ huy, đa chỉ huy, vùng miền ...)?
- Mục đích của phòng: Phòng sinh ra để làm gì cho tổ chức (công ty?) (thường hay dùng từ đảm bảo ở đầu)
- Chức năng của bộ phận: Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện.
- Ma trận phân nhiệm và phân quyền xuống các vị trí: Bảng phân bổ chức năng thành nhiệm vụ cho các vị trí và quyền hạn của vị trí.
- Sơ đồ tổ chức vị trí của bộ phận: Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?
- Định biên nhân sự: Bộ phận cần bao nhiêu người để duy trì hoạt động bình thường?
- Ma trận phân quyền: Các vị trí được phân quyền ra sao?
- Ma trận phối hợp: Các vị trí sẽ phối hợp như thế nào?
Mỗi một phần sẽ trả lời một câu hỏi để cho người quản lý biết tổng thể bức tranh về công việc của cả bộ phận.

Ví dụ như hình dưới đây được gọi là: Bản tổng thể chức năng một bộ phận.

Như đã viết ở đầu bài, để ra được bản tổng thể thì cần phải qua 7 bước. Tôi đã chia sẻ rất kĩ trong các bài:
+ Bước 1 – Phân tích đặc điểm bộ phận xác định hướng chỉ huy (cơ cấu) của bộ phận
+ Bước 2 – Xác định mục đích sinh ra (vai trò) của bộ phận
+ Bước 3 – Phân tích xác định và đặt tên vị trí trong bộ phận
+ Bước 4 – Xác định chức năng và phân bổ nhiệm vụ cho vị trí
+ Bước 5 – Xác định sơ đồ vị trí và tính toán định biên số lượng nhân viên cho từng vị trí của bộ phận
+ Bước 6 – Xác định quyền bộ phận và phân quyền cho các vị trí
+ Bước 7 – Xây dựng ma trận phối hợp phê duyệt, thực hiện, nhận thông tin và tham mưu giữa các vị trí

Đầy đủ là vậy, nhưng nếu bạn muốn làm nhanh hơn giống như câu hỏi tình huống của bài thì làm thế nào? Dưới đây là cách tôi làm nhanh.

2. Cách làm cơ cấu tổ chức bộ phận nhanh (bản tổng thể chức năng bộ phận)

Thông thường cách làm nhanh này hay được tôi dùng trong các dự án tư vấn xây dựng KPI cho các vị trí. Lúc này với yêu cầu làm nhanh và có thể xảy tình trạng không có mô tả công việc. Tôi thường ngồi trực tiếp với trưởng bộ phận để làm rõ các câu hỏi:
- Mục đích của phòng: Phòng sinh ra với đích là gì? (Hay phòng đảm bảo điều gì cho tổ chức?)
- Sơ đồ tổ chức của bộ phận: Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?
- Chức năng của bộ phận: Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện.
- Ma trận phân nhiệm và phân quyền xuống các vị trí: Bảng phân bổ chức năng thành nhiệm vụ cho các vị trí và quyền hạn của vị trí.
Mặc dù là làm tắt nhưng những câu hỏi ở trên cũng khá cân não với nhiều trưởng phòng.

Đầu tiên, cũng khá nhiều trưởng bộ phận không thể trả lời được câu hỏi: "Phòng sinh ra với đích là gì?". Không trả lời được do quá trình họ lên làm trưởng phòng đã không được đào tạo một cách kỹ càng hoặc đơn giản công ty cũng không xác định được rõ tại sao phòng đó sinh ra. Công ty chỉ thấy cần rồi đẻ ra phòng. Trong trường hợp nếu buổi họp này có CEO, tiểu ban sẽ dễ xác định được mục đích của bộ phận hơn thông qua những mong muốn của họ.

Từng bộ phận được sinh ra để đảm bảo điều gì đó. Nếu bạn muốn biết, tôi xin bật mí cách tôi hay làm đó là tưởng tượng ra bản thân là CEO và sau đó kỳ vọng xem bộ phận sẽ giúp mình giải quyết việc gì, tránh các rủi ro ra sao. Chỉ cần tưởng tượng đủ là bạn sẽ thấy. Ví dụ:

Phòng cung ứng:
- Đảm bảo tiến độ và chất lượng sản xuất thông qua việc cung cấp đầu vào đúng theo kế hoạch
- Đảm bảo chi phí đầu vào thấp
- Đảm bảo tiến độ đáp ứng hàng cho kinh doanh, chất lượng hàng hóa trong kho

Phòng kế toán:
- Đảm bảo các số liệu tài chính kế toán trung thực, chính xác; tuân thủ theo quy định pháp luật
- Đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh
...

Tiếp theo, hoàn thành xác định xong mục đích của bộ phận, tôi sẽ đi vào xác định sơ đồ các vị trí. Việc này khá dễ vì chỉ là mô tả lại hiện trạng các vị trí đang được sắp xếp. Các trưởng phòng trả lời câu hỏi "Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?" khá dễ. Với kinh nghiệm của tôi, khi bắt đầu vẽ lại sơ đồ các vị trí, trưởng bộ phận lúc này bắt đầu mở lòng và chia sẻ về các vấn đề tồn tại của bộ phận cũng như vị trí. Bạn nào áp dụng giống như tôi và thấy đúng nhớ báo lại cho tôi biết ha.

Có sơ đồ, để tiếp tục làm nhanh, tôi cùng tiểu ban đi tới việc xác định chức năng cần phải làm cho bộ phận. Đây là việc khá khó. Do nhiều công ty chỉ xây mô tả công việc cho vị trí chứ không xây chức năng cho bộ phận. Để ra được các chức năng tôi hay sử dụng các câu hỏi:
- Chức năng của bộ phận là gì?
- Hoặc các công việc lớn của bộ phận ra sao?
- Hoặc các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?
Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.

Mặc dù câu hỏi thứ 3 khá dễ để trả lời, nhưng đôi khi vẫn khó với một số người. Để có thể tư vấn và hỗ trợ các bộ phận tìm ra chức năng. Tôi thường hay giúp đỡ và hướng dẫn các trưởng bộ phận liên tưởng đến dòng chảy công việc. Các bộ phận luôn có dòng chảy công việc. Đôi khi các công việc này khi vẽ ra thì nó thành 1 vòng tròn. Ví dụ như các công việc nhân sự là: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Các công việc nhân sự xoay quanh vòng đời của một nhân viên trong tổ chức.

Một ví dụ khác là phòng kế toán: Dòng chảy công việc của phòng sẽ xoay quanh dòng chảy của tiền. Mọi việc bắt đầu từ có tiền (Quỹ). Có tiền xong công ty sẽ Chi tiền để mua đầu vào rồi nhập kho (Tài sản, NVL). Có đầu vào rồi thì tiến hành sản xuất (Giá thành, chi phí sản xuất). Sản xuất ra thảnh phẩm thì tiến hành nhập kho (Thành phẩm). Có sản phẩm, công ty mang đi bán và thu tiền về (Thu). Có tiền rồi thì sẽ trả nợ và theo dõi đòi nợ nếu chưa thu hết (Công nợ). Đến kỳ, công ty sẽ cần phải thống kê và báo cáo về tiền (Báo cáo quản trị). Báo cáo xong ra lỗ lai, công ty sẽ đóng thuế cho nhà nước (Thuế). Hoàn thành đóng thuế, số tiền còn lại sẽ bắt đầu chia (phân bổ Quỹ). Cứ vậy, dòng tiền chảy liên tục.

Phân tích được dòng chảy tiền, việc viết chức năng kế toán trở thành đơn giản hơn:
1. Thực hiện các hoạt động thanh toán, hạch toán thu chi
2. Quản lý tài sản, nguyên vật liệu, sản phẩm, vật tư tồn kho về mặt giá trị sổ sách
3. Theo dõi chi phí sản xuất, tính toán giá thành
4. Quản lý công nợ
5. Tiến hành lập báo cáo quản trị tài chính
6. Triển khai các hoạt động tuân thủ luật thuế
7. Thực hiện phân bổ, quản lý quỹ, ngân sách
8. Thực hiện đầu tư và huy động vốn

Công việc cuối cùng hoàn thành xác định cơ cấu chức năng bộ phận tắt là: phân bổ nhiệm vụ xuống cho các vị trí. Để phân bổ, tôi hay dùng ma trận phân nhiệm. Tức là tạo ra ma trận với dòng là các chức năng và cột là các vị trí. Sau đó gán C (chịu trách nhiệm chính, báo cáo, giải trình) - T (tham gia vào dòng chảy công việc) - H (hỗ trợ, cung cấp thông tin) vào từng ô.

Câu hỏi đầu tiên để phân bổ nhiệm vụ tôi dùng: "Trưởng bộ phận có phải là người chịu trách nhiệm chính cho các công việc của bộ phận?" Sở dĩ tôi phải dùng câu hỏi này vì quá trình tôi đi tư vấn, đã từng gặp phải tình huống trưởng bộ phận nhưng năng lực yếu nên có mảng không phải chịu trách nhiệm trước giám đốc mà để cho phó phòng. Sau đó, câu hỏi tiếp theo để phân bổ nhiệm vụ, tôi dùng là: "Từng chức năng một, các vị trí có tham gia không hay hỗ trợ?". 2 câu hỏi này tôi dùng để hỏi trưởng bộ phận, giúp họ có thể chủ động đưa ra các phương án phân bổ cho mình.

Bạn đừng sợ trưởng bộ phận không biết phân bổ chức năng xuống thành nhiệm vụ cho các vị trí. Bản thân họ là người nắm vững nhất công việc của bộ phận nên họ biết cách bố trí. Có thể chúng ta sẽ gặp phải cảnh phân bổ hơi "chéo ngoe" và có chút rủi ro như quản lý quỹ đi với thu chi. Lúc đó chúng ta sẽ cần đưa ra cảnh báo là đủ. Nếu công ty hoặc bộ phận vẫn phân bổ mà không sợ rủi ro thì có thể họ đã dự phòng việc đó. Ví dụ người làm vị trí vừa quản lý quỹ vừa thực hiện thu chi có thể là vợ giám đốc.

Cách làm tắt này của tôi tiêu tốn khoảng 30 phút. Bộ phận nào chậm cần hướng dẫn lâu thì khoảng 1 giờ đồng hồ.

Tái bút: Tôi xin được nhắc thêm 1 lần: Đây chỉ là cách làm tắt. Còn cách làm đầy đủ ra chức năng bộ phận khá dài. Nó bắt đầu từ chuỗi hoạt động tạo ra giá trị cho khách hàng của công ty. Sau đó phân bổ các hoạt động đó xuống các bộ phận bằng cách gán CTH. Từ các hoạt động trong chuỗi được gán đó, chúng ta phân tích thực trạng bộ phận để hoàn thiện (viết) lại các chức năng của bộ phận cho hợp. Sau đó xác định sơ đồ vị trí và phân bổ nhiệm vụ.

Ở tình huống còn có một bài toán cần giải nữa "xây dựng nhiệm vụ từng vị trí trong phòng ban", đây là câu hỏi về cách xây dựng mô tả công việc cho các vị trí. Do bài cũng dài nên thân mời bạn đọc tiếp bài "Các bước tắt xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty sao cho nhanh".

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản