Đang viết bài hướng dẫn xây dựng cơ cấu tổ chức bộ phận đế bước số 7 (xây dựng ma trận phối hợp phê duyệt, thực hiện, nhận thông tin và tham mưu giữa các vị trí) thì tự nhiên tôi thấy trên cộng đồng Quản trị nhân sự HrShare có câu hỏi hay quá: "Nhờ các anh/chị hướng dẫn làm hệ thống phân quyền cho toàn công ty ạ. Và để phó giám đốc có thể ký những loại văn bản nào thì nên làm gì ạ?". Câu hỏi này đúng nghề của tôi vì khi đi tư vấn tái cấu trúc hệ thống Quản trị nhân sự tôi hay cùng đối tác làm.

1. Cách xác định ma trận phối hợp

Trước khi viết câu trả lời câu hỏi, chúng ta xây dựng ma trận phối hợp giữa các vị trí trong bộ phận. Tương tự như ở ma trận phân nhiệm nhưng thay vì dùng C-T-H, chúng ta đổi thành R-A-C-I:
- R - Responsible: Trách nhiệm thực thi. Đây là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành. Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động.
- A - Accountable: Trách nhiệm giải trình hoặc phê duyệt. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động. Thường đây là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của công việc.
- C - Consult: Tham vấn. Đây là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C.
- I - Inform: Thông báo. Đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc/hoạt động. Các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan.

* Bước 1: Tách các chức năng bộ phận được lấy từ ma trận chức năng thành 2 nhóm: Chức năng chính và chức năng quản lý (hỗ trợ).
* Bước 2: Viết lại và bổ sung chức năng. Tôi hay sử dụng các câu hỏi để trao đổi với trưởng bộ phận:
- Chức năng của bộ phận là gì?
- Hoặc các công việc lớn của bộ phận ra sao?
- Hoặc các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?
Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.
* Bước 3: Có được chức năng hoàn chỉnh cho bộ phận, việc tiếp theo là chúng ta bắt đầu tiến hành xác định sự phối hợp giữa vị trí. Chúng ta đặt các vị trí vào các cột và đi từng dòng chức năng rồi đặt câu hỏi cho trưởng bộ phận:
- Trưởng bộ phận có phải chịu trách nhiệm chính, giải trình hoặc phê duyệt cho toàn bộ công việc của bộ phận? Nếu có đánh chữ A tại ô giao giữa dòng chức năng và cột vị trí trưởng. Cụ thể trưởng bộ phận phê duyệt cái gì?
- Chức năng này được trưởng bộ phận phân thế nào? Vị trí nào chịu trách nhiệm, giải trình hoặc phê duyệt cho 1 nhóm trước bộ phận? Đánh chữ A1 vào ô giao giữa vị trí và chức năng nếu có vị trí đó. Vị trí nào chịu trách nhiệm cá nhân và trực tiếp thực thi công việc? (Đánh chữ R nếu có). Vị trí nào hỗ trợ khi rảnh và cung cấp thông tin? (Đánh chữ C nếu có). Vị trí nào được nhận thông tin? (Đánh chữ I).
Cứ đi lần lượt từng chức năng cho đến khi hết là chúng ta hoàn thành việc xác định sự phối hợp.

Ví dụ: Ma trận phối hợp của phòng HCNS.
Chức năng - TP HCNS - HCNS
+ Tiến hành thu hút, tuyển chọn, thử việc nhân viên - A/I/C - R/I
+ Triển khai đào tạo, truyền thông nội bộ, tổ chức teambuilding - A/I/C - R/I
+ Quản lý thực hiện, đánh giá công việc - A/R/I
+ Tính công, trả lương, thực hiện các thủ tục chế độ, BHXH - A/I/C - R/I
+ Theo dõi thông tin nhân sự, xử lý quan hệ lao động, nghỉ việc, kỷ luật - A/I/C - R/I

Ma trận phối hợp này có tác dụng giúp cho các vị trí hợp tác với nhau nhuần nhuyễn hơn và về sau chúng ta sẽ nâng cấp thành quy trình chuyên môn của bộ phận.

2. Hệ thống phân quyền (bao gồm kí duyệt) cho toàn công ty

Hoàn thành xong ma trận phối hợp, chúng ta quay trở lại câu hỏi tình huống ở đầu bài:"Nhờ các anh/chị hướng dẫn làm hệ thống phân quyền cho toàn công ty ạ. Và để phó giám đốc có thể ký những loại văn bản nào thì nên làm gì ạ?". Cho đến thời điểm viết bài này, chúng ta đã có 3 cách, bao gồm:
* Cách 1: Bạn có thấy ma trận phối hợp ở trên có phần phê duyệt không? Chỉ cần chúng ta làm đủ chi tiết, mỗi bộ phận sẽ có được 1 bảng ma trận phê duyệt. Sau đấy chúng ta tổng hợp lại là ra 1 bảng ma trận phê duyệt cho toàn công ty.

* Cách 2 và 3 đã được tôi viết chi tiết trong bài: "Tổng hợp hướng dẫn cách làm hệ thống phân quyền kí duyệt cho các vị trí trong công ty":
+ Cách 2: Xây dựng ma trận phân quyền bộ phận và ma trận phân quyền vị trí.
+ Cách 3: Ta vẽ quy trình thực hiện từng chức năng (hoạt động lớn của công ty) và lần theo lưu đồ, đến chỗ nào có hình thoi thì chỗ đó chính là quyền là kí duyệt.

Hoàn thành bài viết này là tôi đã xong phần xác định cơ cấu tổ chức chung của bộ phận. Sang đến các bài viết sau, chúng ta sẽ đi vào chi tiết xây dựng mô tả công việc từng vị trí và quy trình triển khai công việc chuyên môn. Hẹn gặp bạn ở các bài tiếp.

Nguyễn Hùng Cường