Chào bạn! Bạn đang đọc những dòng chữ này, hẳn bạn đang tò mò về việc thiết lập cơ cấu tổ chức một bộ phận (phần hạ tầng) như thế nào. Không biết bạn đã đọc và tìm hiểu hết các bước để thiết lập cơ cấu tổ chức toàn công ty (phần thượng tầng) chưa? Nếu chưa, tôi xin chia sẻ lại các bước như sau: Xác định điều lệ, mô tả công việc của CEO, nội quy, thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động; Xác định sơ đồ các bộ phận cần có; Tiến hành hoạch định lộ trình phát triển (bậc chuyên môn - tầng quản lý); Ước tính định biên nhân sự và ngân sách; Phân bổ chức năng, quyền hạn, phối hợp; Xây dựng quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty; Xây dựng quy chế toàn công ty.

Nếu ở 7 bước trên, chúng ta đổi từ công ty thành bộ phận là ra được các bước để xác định cơ cấu tổ chức bộ phận. Tuy nhiên, do đây là bộ phận, không phải công ty cho nên có một số bước, chúng ta có thể làm tắt. Dưới đây là các bước xác định cơ cấu tổ chức cho 1 bộ phận:
+ Bước 1 – Phân tích đặc điểm bộ phận xác định hướng chỉ huy (cơ cấu) của bộ phận (Giống công việc phân tích đặc điểm bối cảnh tổ chức để lựa chọn sắp xếp bố trí bộ phận của bước 2 - Xác định sơ đồ các bộ phận cần có - trong giai đoạn 2: Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng)
+ Bước 2 – Xác định mục đích sinh ra của bộ phận
+ Bước 3 – Phân tích xác định và đặt tên vị trí
+ Bước 4 – Xác định chức năng và phân bổ nhiệm vụ cho vị trí (Giống bước 5 – Phân bổ chức năng, quyền hạn, phối hợp - trong giai đoạn 2: Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng)
+ Bước 5 – Xác định sơ đồ vị trí (Giống bước 2 - Xác định sơ đồ các bộ phận cần có - trong giai đoạn 2: Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng)
+ Bước 6 – Xác định quyền bộ phận và phân quyền cho các vị trí (Giống bước 5 – Phân bổ chức năng, quyền hạn, phối hợp - trong giai đoạn 2: Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng)
+ Bước 7 – Xây dựng ma trận phối hợp giữa các vị trí
+ Bước 8 - Xây dựng Mô tả công việc vị trí
+ Bước 9 - Định mức lao động và tín toán số lượng nhân viên trong bộ phận
+ Bước 10 - Xây dựng quy trình bộ phận
+ Bước 11 - Xây dựng quy định nội bộ

Chúng ta đi vào tìm hiểu bước số 1 trong 11 bước: Phân tích đặc điểm bộ phận xác định hướng chỉ huy (cơ cấu) của bộ phận.

1. Các loại cơ cấu tổ chức ở Việt Nam:

Cũng giống như trong bài "Phân tích đặc điểm bối cảnh tổ chức để lựa chọn sắp xếp bố trí bộ phận", đầu tiên chúng ta cùng cần ôn lại các loại cơ cấu tổ chức. Trong lý thuyết và hiện tại đang tồn tại 2 loại cơ cấu lớn:
* Cơ cấu không chỉ huy (có thể hiểu nó tương đương mô hình tổ chức phi tập trung.
* Cơ cấu có chỉ huy (mô hình tổ chức tập trung/ phân quyền).Cơ cấu này bao gồm các nhóm cơ cấu nhỏ hơn:
+ Cơ cấu trực tuyến (một chỉ huy).
+ Cơ cấu chức năng (đa chỉ huy).
+ Cơ cấu hỗn hợp (trên một - dưới đa chỉ huy).

2. Sau đó, chúng ta xác định các yếu tố của tổ chức sẽ được dùng để phân tích xem bộ phận nên đi theo hướng sắp xếp nào. Dưới đây là các yếu tố:
- Quy mô bộ phận: Là đánh giá về số lượng nhân viên và doanh thu của một bộ phận.
- Công nghệ quản lý: Là yếu tố liên quan đến việc áp dụng các phần mềm, phần cứng công nghệ trong việc quản lý bộ phận. Ví dụ như camera giám sát, phần mềm quản trị khách hàng CRM hoặc quản trị doanh nghiệp ERP, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI)...
- Quan điểm quản trị của người đứng đầu: Là các suy nghĩ, mong muốn của trưởng bộ phận.
- Năng lực đội ngũ: Là yếu tố cho biết trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của toàn bộ cán bộ nhân viên trong bộ phận.
- Giai đoạn thành lập: Là yếu tố về thời gian thành lập của bộ phận.
- Địa lý: Là yếu tố cho biết bộ phận hiện đang phân bố tại nhiều hay ít địa điểm cách xa nhau.
- Quy mô sản phẩm hoặc dịch vụ công ty: Là yếu tố về mức độ, số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc triển khai.
- Sự giúp đỡ: Là yếu tố cho biết năng lực quản lý của người đứng đầu.
- Dự phòng kế nhiệm: Là yếu tố đánh giá về việc tổ chức có dự kiến chuẩn bị cho sự thay thế của quản lý hoặc bộ phận.

3. Cuối cùng, chúng ta tiến hành phân tích các yếu tố đó và tổng hợp lại để xác định loại cơ cấu phù hợp.

Cách tôi thường làm là sắp xếp các loại cơ cấu và yếu tố thành một bảng ma trận. Các loại cơ cấu là cột, các yếu tố là dòng. Sau đó, tôi họp với trưởng bộ phận, và cùng họ phân tích. Tôi sẽ hỏi và giải thích các yếu tố và người đứng đầu bộ phận sẽ lựa chọn xem điều gì phù hợp với bộ phận. Đây là cách làm nhanh và đơn giản. Bạn hãy làm theo cách tôi làm, đừng tự làm.

- Quy mô bộ phận (số lượng nhân viên):
+ Đây là yếu tố cũng cần phải cân nhắc. Nếu bộ phận có quy mô lớn, các cơ cấu phù hợp đa phần đều phù hợp trừ cơ cấu nằm ngang (thống nhất ra quyết định). Vì cơ cấu này chỉ phù hợp với bộ phận quy mô nhỏ nơi gần như mọi nhân viên đều có thể tham gia được vào quá trình ra quyết định của bộ phận.
+ Với bộ phận quy mô nhỏ, cơ cấu không phù hợp đó là cơ cấu không chỉ huy (mạng lưới), các dạng cơ cấu địa điểm. Nguyên nhân do tính chất nhỏ nên nếu chọn các cơ cấu đó sẽ dẫn tới lãng phí nguồn lực và chi phí, vận hành không hiệu quả.
- Công nghệ quản lý: Đến giai đoạn công nghệ AI đã đi vào đời sống quản trị này, việc xem xét yếu tố công nghệ để xác định cơ cấu dường như có chút lỗi thời. Tuy nhiên trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam, chúng ta vẫn có những công ty hiện tại đang vận hành một cách thủ công. Do đó, chúng ta vẫn nên cân nhắc.
+ Nếu một bộ phận ít ứng dụng công nghệ trong quản trị, cơ cấu không phù hợp là cơ cấu không chỉ huy, cơ cấu đa chỉ huy có nhiều địa điểm (chức năng - địa điểm). Nguyên do loại bỏ cơ cấu đó là vì không thể quản lý được.
+ Trong trường hợp ứng dụng nhiều công nghệ quản trị, mọi cơ cấu đều có thể áp dụng bao gồm cả cơ cấu không chỉ huy. Vì có công nghệ, mọi thông tin, dữ liệu, cách thức liên lạc đều được thông suốt, người quản lý có thể ngồi từ xa nhưng vẫn biết được chi tiết công việc đang như thế nào.
- Quan điểm quản trị của người đứng đầu: Thông thường nếu người đứng đầu có quan điểm nhân trị thì thường có xu hướng dân chủ và hay lựa chọn cơ cấu theo hướng không chỉ huy hoặc đa chỉ huy. Còn nếu họ theo quan điểm pháp trị, xu hướng của họ hay độc đoán và cơ cấu phù hợp là cơ cấu thống nhất một chỉ huy.
- Năng lực đội ngũ: Như đã viết ở phần chiến lược cạnh tranh. Nếu năng lực đội ngũ cán bộ nhân viên của bộ phận cao, họ có thể xử lý công việc đa nhiệm, nên cơ cấu phù hợp là các cơ cấu đa chỉ huy, cơ cấu không chỉ huy, cơ cấu nằm ngang. Ngược lại, năng lực đội ngũ thấp, bộ phận nên chọn cơ cấu thống nhất 1 chỉ huy.
- Giai đoạn thành lập: Trong trường hợp bộ phận mới thành lập, nên lựa chọn: Cơ cấu nằm ngang (thống nhất ra quyết định), Cơ cấu theo trực tuyến (thống nhất chỉ huy) hoặc Cơ cấu theo chức năng (một nhân viên tất cả chỉ huy). Còn nếu bộ phận đã có một thời gian phát triển, lúc này quá trình vận hành ổn định hơn nên cơ cấu phù hợp là các cơ cấu còn lại, bao gồm cả cơ cấu không chỉ huy.
- Địa lý: Nếu bộ phận vận hành và hoạt động tập trung tại một địa điểm, chúng ta bỏ cơ cấu có địa điểm. Ngược lại, nếu địa điểm phân tán, cơ cấu có địa điểm là phù hợp.
- Quy mô sản phẩm hoặc dịch vụ: Nếu trong doanh nghiệp có sản phẩm dịch vụ có quy mô sản xuất hoặc triển khai lớn, việc phân tách theo hướng cơ cấu sản phẩm sẽ phù hợp hơn. Với quy mô nhỏ, bộ phận không nên lựa chọn cơ cấu sản phẩm.
- Sự giúp đỡ: Trong trường hợp ban trưởng bộ phận cần tư vấn, hỗ trợ quản lý, cơ cấu có tham mưu sẽ phù hợp. Chúng ta loại bỏ cơ cấu tham mưu nếu trưởng bộ phận không cần sự giúp đỡ khi phân tích yếu tố này.
- Dự phòng kế nhiệm: Nếu trưởng có cần kế nhiệm, cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu (Cơ cấu tham mưu). Còn không thì ngược lại, bỏ cơ cấu tham mưu.

Ví dụ: Sau khi phân tích, chúng ta thấy Cơ cấu theo ma trận (một nhân viên một số chỉ huy) có nhiều yếu tố phù hợp nhất thì chúng ta nên sắp xếp bố trí bộ phận theo hướng ma trận.

Lưu ý: Không có cơ cấu nào sẽ tốt hơn cơ cấu nào, chỉ có cơ cấu phù hợp với bộ phận.

Như vậy chúng ta đã đi xong được bước số 1 (Phân tích đặc điểm bộ phận xác định hướng chỉ huy (cơ cấu) của bộ phận). Sang bài sau chúng ta sẽ tiếp tục đến bước 2 (Xác định mục đích sinh ra của bộ phận). Hẹn gặp bạn ở bài sau.

Nguyễn Hùng Cường