Sau khi đã xác định được bộ phận nên chỉ huy theo hướng nào (không chỉ huy, một chỉ huy hay đa chỉ huy), việc tiếp theo trong quá trình xác định cơ cấu tổ chức bộ phận là xác định mục đích sinh ra (vai trò) của bộ phận. Ở phần thượng tầng chúng ta có hành động tương tự là lúc xác định giá trị cốt lõi và tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức.

Thông thường, chúng ta chỉ cần hỏi trưởng bộ phận câu hỏi: Phòng (hoặc bộ phận sinh) ra với mục đích hoặc vai trò là gì?. Nếu trong trường hợp trưởng bộ phận không hiểu, chúng ta có thể đổi câu hỏi thành: Phòng đảm bảo điều gì cho tổ chức?

Những tưởng câu hỏi này dễ trả lời, nhưng thực tế cũng khá nhiều trưởng bộ phận không thể nói ra đáp án. Không trả lời được do quá trình họ lên làm trưởng phòng đã không được đào tạo một cách kỹ càng hoặc đơn giản công ty cũng không xác định được rõ tại sao phòng đó sinh ra. Công ty chỉ thấy cần rồi đẻ ra phòng.

Trong trường hợp nếu buổi họp này có CEO, chúng ta sẽ dễ xác định được mục đích của bộ phận hơn thông qua những mong muốn của họ.

Từng bộ phận được sinh ra để đảm bảo điều gì đó. Nếu bạn muốn biết, tôi xin bật mí cách tôi xác định mục đích (vai trò), đó là tưởng tượng ra bản thân là CEO và sau đó kỳ vọng xem bộ phận sẽ giúp mình giải quyết việc gì, tránh các rủi ro ra sao. Chỉ cần tưởng tượng đủ là bạn sẽ thấy. Ví dụ:

Phòng kinh doanh:
- Đảm bảo bán hết sản phẩm, mang lại doanh thu cho công ty
- Đảm bảo sự hài lòng của khách và thương hiệu phát triển

Phòng cung ứng:
- Đảm bảo tiến độ và chất lượng sản xuất thông qua việc cung cấp đầu vào đúng theo kế hoạch
- Đảm bảo chi phí đầu vào thấp
- Đảm bảo tiến độ đáp ứng hàng cho kinh doanh, chất lượng hàng hóa trong kho

Phòng sản xuất:
- Đảm bảo sản xuất ra sản phẩm đúng tiến độ, chất lượng và số lượng
- Đảm bảo hạn lãng phí, hao hụt vật tư, đúng định mức trong quá trình sản xuất

Phòng chất lượng:
- Đảm bảo nhà máy sản xuất đạt chất lượng theo yêu cầu
- Đảm bảo nhà máy có sản phẩm mới, hiệu quả và tối ưu sản xuất
- Đảm bảo khách hàng hài lòng về sản phẩm

Phòng kế toán:
- Đảm bảo các số liệu tài chính kế toán trung thực, chính xác; tuân thủ theo quy định pháp luật
- Đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh

Phòng HCNS tổng hợp:
- Đảm bảo nguồn nhân lực đủ và đạt chất lượng cho sự phát triển của công ty
- Đảm bảo sự gắn kết, nhân lực đạt hiệu quả, không xảy ra các rủi ro liên quan đến luật mảng lao động
- Đảm bảo môi trường làm việc thuận lợi, an toàn
- Đảm bảo nhân sự tuân thủ nội quy, văn hóa tổ chức
...

Quay trở lại với việc trưởng bộ phận không thể nói ra đích cuối của bộ phận cần đảm bảo điều gì, bạn hãy hướng dẫn họ tưởng tượng ra bản phân là CEO rồi trả lời. Nếu họ vẫn chưa tưởng tượng ra, bạn hãy tiếp tục hướng dẫn họ xem lại các chức năng của bộ phận được công ty giao trong ma trận chức năng và tiếp tục đặt câu hỏi: Với các chức năng được giao, nếu là CEO thì bạn sẽ kì vọng đích cuối công việc cần phải đảm bảo điều gì?

Trong trường hợp bạn là quản lý của 1 bộ phận. Tình cờ bạn đọc được bài viết này, bạn hãy giống như trên, tưởng tượng bản thân là CEO và bắt đầu trả lời câu hỏi.

Việc 1 trưởng bộ phận hoặc ai đó có thể xác định và trả lời được đích cuối công việc (hoặc bộ phận) cần phải đảm bảo điều gì sẽ giúp họ lớn trong quá trình tổ chức thực hiện công việc về sau. Bạn còn nhớ bài toán "vòng tròn bi kịch đổ lỗi" như trong bài "Không có tổ chức nào phát triển bền vững nếu quyền hạn mơ hồ, vai trò chức năng chồng chéo" không? Trong bài toán này, đại diện các bộ phận đều không nhận lỗi, nói nước đôi và đổ lỗi cho bộ phận khác. Có lẽ, nguyên nhân một phần là do các trưởng bộ phận không hề biết bộ phận họ sinh ra để làm gì.

Nếu phụ trách Sản xuất biết bộ phận sản xuất sinh ra là đảm bảo sản xuất ra sản phẩm đúng tiến độ, chất lượng và số lượng thì việc họ không sản xuất ra được sản phẩm phải là lỗi của họ, chứ không phải là đổi lỗi cho kho. Họ cần phải chủ động làm mọi thứ để đạt được cái đích bộ phận sinh ra. Ví dụ như thấy nguy cơ nguyên vật liệu không đủ để sản xuất, họ phải liên tục thúc kho và báo cáo lên giám đốc tình trạng dần cạn đầu vào.

Tương tự như vậy, nếu đích cuối của phòng kế toán là đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, thì khi "tiền chưa về", công ty không có vốn phải là lỗi của phòng. Họ không thể đổi lỗi cho kinh doanh "không thúc khách trả tiền thì sao có tiền mà thanh toán được". Cũng giống như sản xuất, phòng kế toán cần chủ động làm mọi thứ để đảm bảo nguồn vốn. Nếu thấy sắp hết tiền, họ cần thúc giục phòng kinh doanh, tiến hành đối soát thu hồi nợ, báo cáo tình trạng lên CEO, đưa ra giải pháp huy động vốn.

Như vậy đối với "vòng tròn bi kịch đổi lỗi", tôi đã có 3 giải pháp:
- Làm rõ chức năng, quyền hạn, cách thức phối hợp (Bài "Không có tổ chức nào phát triển bền vững nếu quyền hạn mơ hồ, vai trò chức năng chồng chéo").
- Cần xây quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty (Bài "Muốn giải quyết bài toán hợp tác giữa các bộ phận, cơ cấu tổ chức cần có quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty".
- Xác định và làm trưởng bộ phận hiểu rõ mục đích vai trò của bộ phận (Bài "Xác định mục đích sinh ra (vai trò) của bộ phận").

Nguyễn Hùng Cường