Ngày nay, kỹ năng mềm đóng vai trò then chốt, quyết định phần lớn sự thành công của mỗi cá nhân. Bên cạnh những kỹ năng chuyên môn, một yếu tố không thể thiếu, một “vũ khí” lợi hại giúp bạn đạt được mục tiêu, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thăng tiến trong sự nghiệp chính là kỹ năng đàm phán. Vậy kỹ năng đàm phán là gì và làm thế nào để đàm phán thành công? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết nhé.
Đàm phán là gì?
Đàm phán (negotiation) là quá trình mà các bên tham gia thảo luận và đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề thông qua thương lượng và đối thoại. Đây là một phương pháp giải quyết xung đột thông qua việc trao đổi quan điểm, yêu cầu và lợi ích của các bên liên quan.
Trong quá trình đàm phán, các bên thường cố gắng đạt được một thỏa thuận mà có thể đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của mỗi bên. Đàm phán được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh, chính trị, quốc tế đến cuộc sống hàng ngày.
Kỹ năng đàm phán (negotiation skills) là những khả năng, kỹ thuật, phương pháp giúp hai hoặc nhiều bên đạt được kết quả thỏa hiệp, tránh xảy ra xung đột và tạo ra sự đồng thuận giữa các bên liên quan. Đàm phán bao gồm các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết phục, thấu hiểu, lập kế hoạch, hợp tác,...
Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”.
Các nguyên tắc để thành công trong đàm phán
1. Ấn tượng ban đầu
Để đàm phán thành công, không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn phải luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó, bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.
2. Chú ý tới cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán
Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nĩa của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ tạo nên thiện cảm với phía đối tác đàm phán.
3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán
Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng đạt được.
4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình khả năng lắng nghe đối tác nói
Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.
5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt
Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng.
Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hóa, phương thức thanh toán,...
6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều
Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán.
Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu.
7. Người đàm phán cần phải biết mình cĩ thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào
Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không".
8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thỏa hiệp nếu cần thiết
Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó.
Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia.
9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới
Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.
Lời kết
Kỹ năng đàm phán không chỉ là khả năng thương lượng để đạt được lợi ích nào đó mà còn là nghệ thuật xây dựng mối quan hệ, tìm kiếm giải pháp win-win và tạo ra giá trị bền vững trong môi trường làm việc. Dù bạn là một nhân viên mới vào nghề hay một quản lý cấp cao, việc trau dồi và rèn luyện kỹ năng đàm phán là điều cần thiết, giúp bạn tự tin chinh phục mọi thử thách và gặt hái những thành công vượt trội.
