Kể từ lúc tôi gửi cả nhà file mẫu dùng để xây KPI ( P3 KPI va BSC cong ty.xlsx ) và chia sẻ về 11 thứ cần có khi tiến hành triển khai xây dựng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc trong bài: Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 1: 11 thứ bắt buộc cần có để xây dựng KPI ( http://blognhansu.net.vn/?p=19981 ), tôi hay được mọi người hỏi sâu hơn về cách xây dựng KPI. Theo quan điểm của tôi, chỉ cần file P3 đó thôi là mọi người có thể xây dựng được rồi. Ấy thế vẫn có anh chị em thắc mắc. Điều này thôi thúc tôi viết tiếp bài thứ 2 chia sẻ kinh nghiệm của bản thân trong quá trình xây dựn KPI này.

Như đã nói ở bài 1, để triển khai xây dựng hệ thống KPI, buổi đầu tiên (số 1), công việc tôi hay làm là đánh giá xem mức độ quyết tâm và cam kết của CEO đến đâu. Bình thường, CEO đã gặp tôi để chia sẻ về tình huống quản trị nhân sự thực tế của công ty và xin lời khuyên, tức là đang quan tâm đến việc làm sao để công ty có được sự phát triển ổn định. Nhưng tôi vẫn phải kiểm nghiệm xem có thực họ quan tâm thật không? Tôi kiểm nghiệm bằng cách đưa ra các lời khuyên xử lý các tình huống trước mắt, đồng thời vẽ một bức tranh về hệ thống Quản trị Nhân sự công ty cần có ra giấy. Trong lúc vẽ tranh, tôi sẽ dựa trên độ quan tâm của họ để một lần nữa đánh giá xem thái độ của CEO ra sao. (Đại khái, CEO nào lắng nghe, hỏi kỹ, chú tâm là ok).

Bức tranh bắt đầu từ việc là 1 CEO, tức họ có 5 công việc cần phải làm khi thành lập công ty: Điều hành, Kinh doanh, Tài chính, Nhân sự, Sản xuất. 5 mảng này ít nhiều CEO cũng phải khá trở lên thì công ty mới phát triển và đều quan trọng như nhau. Mặc dù vậy, nếu để ý kỹ thì tất cả sẽ có dính dáng đến Nhân sự. Vậy Quản trị Nhân sự là gì?

Tôi bắt đầu vẽ sang nét thứ 2: Quanh đi quẩn lại là làm thế nào để các nhân viên - con người trong tổ chức - hoàn thành mục tiêu của mình, thông qua đó, tổ chức đạt mục tiêu thì đó là QTNS. Và quản trị nhân sự là Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải hoặc Dụ - Dạy - Dùng - Dưỡng - Diệt. Công việc về quản trị Nhân sự cứ như vòng tuần hoàn liên tục. Ai giỏi quản trị Nhân sự, người đó sẽ thúc đẩy công ty tiến lên. Ai không giỏi thì công ty sẽ đi chậm. Có một thực tế rằng không phải CEO nào cũng biết và giỏi về QTNS.

Nét 3: Để QTNS tốt hay TDDG tốt thì chúng ta cần:
1. Có kỹ năng quản trị nhân sự: giao tiếp, thuyết trình, hội họp, tạo động lực, đào tạo...
2. Có hệ thống quản trị NS tiên tiến để hỗ trợ công việc quản trị nhân sự.
(1) Kỹ năng QTNS chính là 1 phần của việc Điều hành còn (2) Đó là:
- Con người biết về QTNS: Leader, HR, nhân viên
- Hệ thống văn bản chính sách quy định quy trình văn hoá tốt, giải quyết được các vấn đề con người, giúp con người trong hệ thống QTNS. Đây còn gọi là các công cụ QTNS.

Nét 4: Cụ thể về Hệ thống QTNS như thế nào?
1. Con người trong hệ thống là:
- Leader (lãnh đạo/ quản lý): là những người quản trị nhân sự. Họ phải làm các công việc như: tuyển, dạy, dùng giữ. Nếu ở đâu đó, các quản lý chưa làm công việc này mà chỉ chăm chăm vào công việc chuyên môn thì họ chưa làm hết việc.
- HR: là những người hỗ trợ các leader quản trị nhân sự, quản lý thông tin nhân sự. Leader sẽ là người tuyển và HR là người hỗ trợ leader tuyển. HR sẽ tìm CV, sơ loại, đánh giá ứng viên nhưng leader là người quyết định cuối cùng. Tương tự như các công việc dạy, dùng, giữ.
- Staff (nhân viên): là đối tượng tác động của hệ thống chính sách. Hệ thống là phải phù hợp với họ.

Các văn bản, chính sách, tài liệu, văn hóa … của công ty trong hệ thống QTNS, chúng ta còn có cách gọi khác: HR Tool - Công cụ QTNS.

2. Công cụ QTNS - HR tool bao gồm:
+ Cơ cấu tổ chức
+ Mô tả công việc
+ Quy trình, quy chế hoạt động tác nghiệp gắn với từng phòng ban
+ Nội quy, văn hóa
+ Hệ thống theo dõi thông tin NS
+ Lương 3P
+ BSC và KPI
+ Quản trị tri thức
+ Thương hiệu tuyển dụng
...

Nét 5: Nhìn hình chúng ta thấy rõ: Hệ thống Quản trị Nhân sự tốt là hệ thống
+ Phù hợp với luật pháp
+ Có tính tạo động lực
+ Có tính linh họat

Cái 1 (luật) và 3 (linh) chúng ta đã rõ. Còn cái 2 là thế nào? Theo tôi, có tính tạo động lực là hệ thống phải tuân theo 1 thuyết tạo động lực nào đó. Tôi khuyên mọi người nên dùng Thuyết 2 yếu tố (Herzberg) và công bằng (Adam).

Môi trường tạo động lực theo thuyết 2 yếu tố là môi trường tổ chức luôn duy trì các yếu tố duy trì bằng với trung bình của thị trường. Cụ thể là các yếu tố duy trì sau:
- Chế độ, chính sách của tổ chức: có đủ như các công ty khác.
- Sự giám sát trong công việc: phù hợp
- Các điều kiện làm việc: như trung bình thị trường
- Lương bổng và các khoản thù lao: bằng trung bình của thị trường
- Quan hệ với đồng nghiệp: không có vấn đề
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới): bình thường

Cùng với đó là chúng ta tăng dần các yếu tố tạo động lực như:
- Sự thừa nhận của tổ chức, lãnh đạo và đồng nghiệp về thành quả công việc
- Trách nhiệm trong công việc.
- Sự tiến bộ, thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Sự tăng trưởng mong muốn.

Thuyết công bằng Adam chỉ ra rằng: nhân viên sẽ có xu hướng điều chỉnh hành vi (làm việc) để đảm bảo nỗ lực của họ nhận kết quả tương ứng.

Nét 6: Chỉ ra từng công cụ sẽ giải quyết bài toán gì?

1. Có bao giờ anh chị nghĩ: cofounder – người đồng cam cộng khổ của mình sẽ từ bỏ ?
2. Không có quy trình công ty vẫn hoạt động ngon cho đến khi CEO nhìn lại …
3. Quản lý của anh chị đã làm hết việc của mình chưa ?
4. Làm cách nào để khắc chế việc nhân viên vẫn tự nhảy ra ngoài, mang theo khách hàng của công ty và làm ăn riêng ?
5. Văn hóa chuyện nhỏ từ cái số tay và nội quy
6.Quy trình – lá bùa hộ mệnh cho lời nguyền “em không biết”
7. Vừa xấu, vừa lùn, vừa không tiền, chúng ta hút ứng viên bằng gì ?
8. Chúng ta có gì cho ứng viên “rường cột” tương lai để đàm phán ?:
9. Tôi cần bao nhiêu nhân viên là đủ ?
10. Em vào làm rồi chợt nhận ra chả ai quan tâm tới em cả …
11. CEO phát triển năng lực nhân viên nòng cốt, xây dựng đội ngũ kế thừa và rồi họ trở thành đối thủ cạnh tranh …?
...

Nét 7: Vậy tổng thể Hệ thống QTNS sẽ trông như thế nào?. Lúc này, tôi sẽ mang case Google thực tế ra để CEO xem. Xin tặng cả nhà file đính kèm về Hệ thống QTNS của Google. Tôi lọc ra từ quyển Workrules - Laszlo Bock. Ra file này quả cũng mất công. Tôi thấy mình như cô Tấm nhặt "ý văn" từng chỗ rồi sắp xếp (các ý) theo trật tự.

Link download: Hệ thống Quản trị nhân sự của Google như thế nào? ( http://blognhansu.net.vn/?p=19742 )

hoặc Link: HT QTNS Google, Microsoft.xls

Toàn bộ vừa rồi chính là nội dung của buổi trao đổi số 1 giữa tôi và CEO. Nếu còn thời gian, tôi sẽ trao đổi thêm nữa như việc xây dựng HT QTNS chính là điều chỉnh văn hóa. Rồi làm thế nào để doanh nghiệp có thể tự động ... Lúc này CEO xuôi và quyết tâm xây dựng hệ thống QTNS rồi thì tôi mới đàm phán lịch buổi thứ 2 và yêu cầu 11 thứ cần chuẩn bị như trong bài: Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 1: 11 thứ bắt buộc cần có để xây dựng KPI ( http://blognhansu.net.vn/?p=19981 )

Sang đến buổi trao đổi thứ 2. Đây là buổi làm việc tại công ty còn buổi 1 hay ở quán cafe. Buổi số 2 có mấy việc tôi hay làm:
- Thăm quan toàn bộ công ty
- Tham dự một buổi họp nội bộ để nắm xem tình hình và làm quen với mọi người.
- Trao đổi với HR xem tình hình hệ thống QTNS của công ty thực sự thế nào

Buổi số 3 (nếu buổi số 2 còn thời gian, tôi sẽ kết hợp luôn), tôi tiến hành đào tạo chia sẻ cho toàn bộ quản lý và HR của công ty về bức tranh tổng thể QTNS cùng với những công việc cần làm. Cơ bản bức tranh sẽ giống như bức tranh tôi chia sẻ cho CEO nhưng sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với đối tượng Quản lý. Anh chị em nào đi học lớp Giải Mã Nghề Nhân sự từ đầu, có tham dự buổi tôi chia sẻ thì sẽ rõ. Buổi số 3 tương tự như buổi đào tạo đó. Mục tiêu là để cho Quản lý hiểu công ty cần có hệ thống QTNS và sắp tới sẽ làm gì.

Có một thực tế, sau 1 tháng từ khi buổi số 3 chia sẻ về Hệ thống QTNS này, rất ít quản lý sẽ nhớ đến nó. Tôi hơi buồn 1 chút khi kiểm tra lại. Nhưng không sao! Họ nắm được mục tiêu công ty cần có hệ thống QTNS và sắp tới sẽ làm gì là được rồi.

Nếu cả nhà tò mò xem buổi số 3 có nội dung gì, tôi thân mời anh chị em cùng tham gia buổi số 1 của dự án Giải Mã: http://hrshare.edu.vn/ . Tài liệu và slide tôi cũng gửi luôn trong dự án.

Không như đối với CEO, tôi sẽ bắt đầu từ câu hỏi: "THEO ANH CHỊ, CEO CỦA ANH CHỊ MONG MUỐN GÌ Ở NHÂN VIÊN VÀ CÔNG VIỆC ?". Tiếp theo tôi sẽ dẫn mọi người đi dần đến hệ thống QTNS cần có và các công việc Quản lý, HR cần phải làm.

Vậy là anh chị em đã biết buổi 1, buổi 2 và buổi 3 tôi làm gì rồi. Cơ bản là nắm thông tin, truyền thông và đả thông tư tưởng cho CEO và cán bộ quản lý. Bài viết này chưa liên quan đến xây dựng KPI lắm nhưng nó là nền tảng để vào buổi số 4: xây dựng chiến lược và BSC. Không có 3 buổi này thì dự án khó thành công.

Hẹn gặp cả nhà trong bài số 3. Tôi sẽ tiếp tục nói chi tiết những gì tôi làm để anh chị em trong cộng đồng cùng biết, trao đổi, góp ý và hi vọng mọi người sẽ triển khai được dự án KPI.

Nguyễn Hùng Cường |kinhcan24
HRM Blogger | HRM consultant at Blognhansu.net.vn