Xa xưa, tôi có bài viết với chủ đề: Kinh nghiệm và cách sử dụng các thực tập sinh, cộng tác viên ( https://goo.gl/ViBsHK ). Trong bài tôi có chia sẻ kinh nghiệm đau thương của tôi về việc sử dụng các thực tập sinh và cộng tác viên như thế nào. Mãi gần đây tôi nhận được comment của bạn Thảo:

"Chào anh Cường, rất tiếc rằng giờ em mới đọc được bài viết này của anh từ năm 2014. :(. DN bên em hiện cũng đang sử dụng nhân sự thực tập và vẫn đang gặp phải các tình trạng đau thương như anh liệt kê trong bài viết trên. Ngoài ra, còn có tình trạng thời gian đi làm thì không đều, đi muộn về sớm, thường xuyên xin đổi lịch, nghỉ…

Vậy, anh cho em hỏi: từ đó đến giờ anh có sử dụng nhân sự thực tập và công tác viên nữa không ạ? Và nếu có, anh đã khắc phục và đào tạo như thế nào để cải thiện chất lượng và thái độ làm việc của nhóm nhân sự thực tập này ạ?
Cảm ơn anh!"

Giờ có lẽ tôi có thể trả lời được ít nhiều. Chúng ta sẽ áp dụng Thuyết X để tạo động lực cho các bạn thực tập, cộng tác viên. Cụ thể hơn, theo tôi đa số các bạn thuốc nhóm người trong Thuyết X. Tức là những người:
- Bản chất không thích làm việc và luôn trốn tránh khi có thể.
- Không thích thú công việc và thường tránh nếu có thể.
- Không khát vọng, ít muốn có trách nhiệm và thích được chỉ bảo.
- Ít có khả năng sáng tạo.

Với những người nhóm này, chúng ta phải:
1. Giao việc cụ thể cho nhân viên.
2. Hướng dẫn cụ thể, yêu cầu cụ thể kết quả đát được và thời hạn hoàn thành từng kết quả.
3. Kiểm tra công việc thường xuyên và yêu cầu nộp kết quả theo tiến độ.
4. Thưởng trực tiếp theo thu nhập để động viên (Thưởng vật chất).
5. Phạt để tạo động lực (hơn thưởng). Ví dụ như cho nghỉ việc ...

Để cải thiện chất lượng và thái độ làm việc của nhóm nhân sự thực tập này chúng ta cần hình dung mô hình 5 cấp độ lãnh đạo theo 360 độ:

–Cấp độ 1: Chức vị: Mọi người đi theo bạn vì họ buộc phải theo.
–Cấp độ 2: Sự chấp thuận: Mọi người đi theo bạn vì họ muốn theo.
–Cấp độ 3: Định hướng kết quả: Mọi người đi theo bạn vì những gì bạn đã làm cho tổ chức
–Cấp độ 4: Phát triển con người: Mọi người đi theo bạn vì những gì bạn đã làm cho họ.
–Cấp độ 5: Cá nhân: Mọi người đi theo bạn vì bạn là ai và bạn đại diện cho điều gì.

Nhóm nhân sự thực tập có thể coi như là nhóm nhân viên nằm ở dưới cả cấp độ 1. Đó là những người không biết rằng vào tổ chức là phải làm việc cho dù đó là miễn cưỡng, làm đủ số việc, hết giờ mới được về, muốn nghỉ phải có kế hoạch và xin phép. Chúng ta sẽ áp dụng cách quản lý theo thuyết X cho đến khi nào các bạn ngoi lên cấp độ 1. Tức là họ biết rằng vào 1 tổ chức là phải làm việc cho dù chỉ cần làm đủ công việc được giao, hết giờ thì về. Điều này đồng nghĩa với các bạn thực tập đã biết việc, gắn bó với tổ chức được 1 thời gian nhất định.

Sau khi vào đến cấp độ 1, chúng ta cần thay đổi cách quản lý và tạo động lực theo hướng chuyển dần sang cách quản lý của thuyết Y. Tức là những người:
- Yêu thích làm việc, làm việc là một hoạt động bẩm sinh.
- Có xu hướng nhận trách nhiệm và hướng tới sự phát triển cao hơn.

Với những người nhóm Y, chúng ta phải:
1. Giao việc, giao kết quả mong muốn, để nhân viên tự chủ sáng tạo trong công việc.
2. Kiểm tra, nhắc nhở mang tính chất tích cực, chia sẻ.
3. Thưởng vật chất và tinh thần.

Tức là chúng ta sẽ đưa họ vào môi trường tạo động lực theo thuyết 2 yếu tố. Môi trường tạo động lực theo thuyết 2 yếu tố là môi trường tổ chức luôn duy trì các yếu tố duy trì bằng với trung bình của thị trường. Cụ thể là các yếu tố duy trì sau:
- Chế độ, chính sách của tổ chức: có đủ như các công ty khác.
- Sự giám sát trong công việc: phù hợp
- Các điều kiện làm việc: như trung bình thị trường
- Lương bổng và các khoản thù lao: bằng trung bình của thị trường
- Quan hệ với đồng nghiệp: không có vấn đề
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới): bình thường

Cùng với đó là chúng ta tăng dần các yếu tố tạo động lực như:
- Sự thừa nhận của tổ chức, lãnh đạo và đồng nghiệp về thành quả công việc
- Trách nhiệm trong công việc.
- Sự tiến bộ, thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Sự tăng trưởng mong muốn.

Đó là phía môi trường tổ chức (các điều kiện do phòng HR tạo ra), bản thân chúng ta là quản lý cũng cần phải tăng cấp độ lãnh đạo của mình lên. Vì các bạn thực tập đã vào cấp độ 1, gần như có thể họ đã là nhân viên của công ty. Và giờ mới đến lúc chúng ta tự chuyển mình lên làm lãnh đạo cấp độ 2 để kéo các bạn lên làm nhân viên cấp độ 2 (họ chủ động hơn trong công việc vì họ quý chúng ta).

Khi các bạn thực tập đã nhảy được lên cấp độ nhân viên 2 thì coi như chúng ta đã giải quyết được bài toán: khắc phục và đào tạo như thế nào để cải thiện chất lượng và thái độ làm việc của nhóm nhân sự thực tập ?

Đọc đến đây, nếu ai đó hiểu tôi đang viết gì thì hẳn sẽ đồng tình rằng: muốn tạo động lực cho nhân viên thì công ty cần có:
1. Hệ thống duy trì các yếu tố duy trì ngang bằng với thị trường.
2. Hệ thống tạo động lực
3. Bản thân các cấp quản lý cần biết cách quản lý phù hợp với từng nhân viên. Tức là biết:
+ Nhìn người để xem họ thuộc nhóm người nào (thuyết X hay Y hay ở giữa X và Y), nhân viên đang ở cấp độ nào?
+ Biết cách quản lý với từng nhóm người theo từng thuyết.
+ Biết cách lãnh đạo theo từng cấp