Tôi là một 8x. Thanh xuân của tôi gắn liền với những bài hát của các ca sĩ như Lam Trường. Những giai điệu nhẹ nhàng, có chút ấm, chút buồn, chút cô đơn đó có lẽ không chỉ làm cho tôi mà cả một lứa những người như tôi say sưa. Rồi mọi thứ cuốn đi, ai cũng lớn, cũng mãi miết đi. Chỉ có chút buồn, chút ấm cùng thanh xuân là ở lại. Một ngày, chàng trai đã trở thành bố của các thiếu nhi, tình cờ nghe được giai điệu ấm buồn đó. Trái tim tôi vẫn lắc lư theo những âm thanh quen thuộc. Mọi thứ đều quay trở về tuổi thanh ấy. Chỉ có một vài điều khác, giờ giai điệu ấy không chỉ nhẹ nhàng, có chút ấm, chút buồn mà còn có cả trải nghiệm hơn 20 năm, những thứ cần giữ gìn và không còn chút cô đơn.

Tôi không cô đơn. Tôi có gia đình và anh em bạn bè. Khi rảnh tôi sẽ mở tin nhắn ra đọc rồi viết bài hướng dẫn, chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân. Viết xong là hết buổi. Hơi đâu để cô đơn. Hôm nay, tôi sẽ một lần nữa viết về chủ đề: "Đánh giá hiệu quả công việc của công nhân như nào?"

Trước hết mời cả nhà đọc tình huống mà tôi mới nhận được:

Tình huống 1: "Em chào anh! Em là Tr..., e được a Lê Luân giới thiệu biết đến anh, em theo dõi a hơn 1 năm nay ạ, khi đọc các bài viết hướng dẫn của anh, e cũng được hiểu biết rất nhiều khía cạnh của nhân sự, rất mong có cơ hội để học hỏi và trau dồi kiến thức từ anh. Chia sẻ với a là trước đấy e làm công việc về nhân sự 3 năm nhưng thực chất nhân sự e ko pải chuyên môn của em, nên hầu như kiến thức của em là tự học và kinh nghiệm thực tế. Em có thể hỏi anh vấn đề này được ko ạ?

Còn về phương pháp em đang muốn tìm hiểu về phương pháp tính lương theo sản phẩm có thưởng nhưng chưa có kiến thức về phương pháp này. Em rất mong được a hỗ trợ giúp đỡ cũng như học hỏi từ anh. Em cảm ơn anh rất nhiều."

Tình huống 2: "Anh Cường ơi! Em đang gặp khó khăn trong việc xây dựng KPI cho bộ phận sản xuất. Anh có thể chia sẻ giúp em qua về cách triển khai xây dựng cho BP sản xuất được không? Từ vị trí công nhận từng công đoạn cho đến vị trí quản lý. Bên em là lĩnh vực về Nội thất và Kết cấu xây dựng.

Bên em nhóm thợ đi theo công trình. Sếp em đang muốn đánh giá hiệu quả CV theo công trình, tức muốn biết CT này thợ làm hiệu quả hay không? Em có các chỉ số thống kê:
- Giá trị công trình
- Số lượng Nhân công
- Giờ tăng ca
- chi phí lương
- Các chi phí nhân công phát sinh khác đi theo Công trình
Vậy bước tiếp theo qua những chỉ số này mình đáng giá hiệu quả như nào được? Em xin tư vấn từ anh."

Trả lời: Nhiều khi tôi cũng bức xúc. Rõ ràng là tôi đã chia sẻ một cách chi tiết, từng bước cách làm KPI như "đạp đổ bát cơm" trong bài: "Làm thế nào để lập KPI cho vị trí công nhân?". Độc giả chỉ cần lần theo con chữ là làm được. Vậy mà tôi vẫn nhận được câu hỏi tương tự. Nhưng không sao. Tôi vẫn biên bài này để một lần nữa hi vọng sẽ giúp được anh chị em chút gì đó.

1. Công nhân nên dùng khoán để đánh giá hiệu quả công việc và trả thù lao.

1.1 Tổng quát:

Như chúng ta biết, thường vị trí công nhân không yêu cầu quá cao về năng lực. Nên đa phần công nhân sẽ có trình độ thấp. Nhiều người có thể còn không tính toán một cách nhanh trong được. Vì thế nếu được chúng ta nên có cách đánh giá và trả thù lao nào đó đơn giản. Bên cạnh đó công việc của công nhân đơn giản nên khá dễ để ra được các thước đo và chỉ tiêu.

Do đó, từ xưa, các nhà quản trị đã áp dụng cách đánh giá và trả thù lào là khoán sản phẩm, khoán công nhật hay khoán định mức. Cách làm như sau:
- Bước 1: Tính toán đơn giá để ra 1 sản phẩm. Trong đơn giá này có đơn giá nhân công.
- Bước 2: Tính toán mức lương đủ sống của 1 công nhân.
- Bước 3: Lấy mức lương đủ sống của 1 công nhân / đơn giá nhân công làm ra 1 sản phẩm. Lúc này chúng ta có được số sản phẩm công nhân cần phải làm để đủ sống.

Trong trường hợp chúng ta không muốn làm theo cách trên thì còn một cách nữa:
- Bước 1: Tiến hành định mức lao động (Trả lời câu hỏi: Trung bình 1 ngày công nhân làm ra được bao nhiêu sản phẩm? Hoặc Để ra một sản phẩm, trung bình công nhân mất bao nhiêu ngày làm việc?)
- Bước 2: Xác định mức lương trung bình có thể tuyển được 1 công nhân.
- Bước 3: Lấy mức lương trung bình có thể tuyển được / số sản phẩm một công nhân có thể làm được trong tháng. Công thức này giúp chúng ta ra được đơn giá 1 sản phẩm cần trả bao nhiêu tiền cho công nhân.

Hai cách trên giúp chúng ta đã có mức khoán cho công nhân. Sau đó thì chúng ta ra chính sách trả lương theo khoán với công thức:

* Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Lcn= Đsf *Q
Trong đó:
- Lcn: Là lương công nhân trực tiếp làm ra sản phẩm
- Đsf: Là đơn giá sản phẩm
- Q: Là số lượng sản phẩm sản xuất được

* Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Lcn = Đsf * Q * k.
Trong đó:
- Lcn: là lương cho công nhân phục vụ
- Đsf: là đơn giá sản phẩm
- K: là hệ số dành cho lao động phục vụ

* Trả lương sản phẩm luỹ kế: Lcn = Đsfi *Qi.
Trong đó:
- Đsfi: là đơn giá sản phẩm thứ i
- Qi: là số lượng sản phẩm thứ i

Công thức trên là khoán sản phẩm. Cũng tương tự với khoán công nhật. Chúng ta chỉ cần thay: Lcn= Đsf *(Q1 + Q2 + Q3+...)
- Đsf: Là đơn giá công nhật
- Qi: Là số lượng công nhật để ra 1 sản phẩm i

1.2 Chi tiết vào tình huống:

a. Ở tình huống 1: Công nhân gia công tấm inox. Công việc của công nhân đơn giản chỉ làm 1 việc và trọn vẹn nên làm theo cách:
- Bước 1: Tính toán đơn giá để ra hoàn thành gia công 1 tấm inox. Trong đơn giá này có đơn giá nhân công.
- Bước 2: Tính toán mức lương đủ sống của 1 công nhân.
- Bước 3: Lấy mức lương đủ sống của 1 công nhân / đơn giá nhân công hoàn thành 1 tấm inox.
Lúc này chúng ta có được số tấm inox công nhân cần phải làm để đủ sống.

Trong tình huống này chúng ta có câu hỏi: "tăng là tăng bao nhiêu %, dựa vào những tiêu chí nào?". Chúng ta sẽ tăng lương lên sao cho ngang bằng với trung bình của thị trường (lương đủ sống). Khi đã khoán rồi thì không cần phải dựa vào tiêu chí nào cả.

b. Ở tình huống 2: Thợ đi theo công trình. Do thợ đi theo công trình nên làm nhiều thứ vì thế chúng ta làm theo các bước:
- Bước 1: Tiến hành định mức lao động (Trả lời câu hỏi: Trung bình 1 ngày thợ thi công được bao nhiêu khối lượng? Hoặc Để thi công được khối lượng là 1 triệu giá trị, trung bình thợ mất bao nhiêu ngày làm việc?)
- Bước 2: Xác định mức lương trung bình có thể tuyển được 1 công nhân.
- Bước 3: Lấy mức lương trung bình có thể tuyển được / khối lượng thi công mà thợ có thể làm được trong tháng.
Cuối cùng chúng ta có được Đơn giá hoàn thành khối lượng thi công giá trị 1 triệu cần trả bao nhiêu tiền cho thợ.

Thôi thấy chỉ cần chúng ta nắm được tổng quát là sẽ ra được cách tính toán sao cho khoán mà win win 2 bên.

2. Nếu theo khoán, công ty sẽ khó bảo công nhân

Khoán là phương pháp khuyến khích lao động rất tốt vì nó tác động trực tiếp vào nhu cầu số 1 của con người. Tuy nhiên nếu chúng ta áp dụng khoán 100% cho các công nhân thì dẫn tới nhược điểm: Khi có công có việc, chúng ta không thể huy động công nhân làm. Muốn họ thực hiện cần phải có thêm các khuyến khích tài chính như thưởng thêm. Ví dụ như bạn muốn triển khai 5S nên bảo công nhân dọn dẹp. Do khoán nên công nhân sẽ tập trung vào tạo ra sản phẩm nên họ se không chịu dọn vệ sinh. Áp dụng biện pháp mạnh thì có thể sẽ sinh ra phản ứng của công nhân.

Để giải quyết bài toán này, tôi thấy nên xây dựng thêm đội công nhân cơ hữu. Họ sẽ vừa có lương cứng vừa có thưởng kpi. Đây là cách trả lương hỗn hợp. Cách để ra KPI cho công nhân, tôi đã viết ở bài: "Làm thế nào để lập KPI cho vị trí công nhân?". Thân mời bạn đọc để biết rõ thêm.

Đi vào 2 câu hỏi của tình huống, tôi thấy KPI của các công nhân như sau:
a. Ở tình huống 1: Công nhân gia công tấm inox.
- Số tấm inox cần gia công
- Tỷ lệ tấm inox bị gia công lỗi/ tổng số tấm inox được gia công
- Thời gian trung bình gia công 1 tấm inox
- Số lỗi vi phạm tiêu chuẩn chất lượng, 5S bị phát hiện, nội quy
- Tổng chi phí tiêu hao NVL, năng lượng hoặc lãng phí trong tháng
- Hiệu suất cân bằng chuyền

Trong trường hợp dùng KPI để tính toán thu nhập cho công nhân, với câu hỏi "tăng là tăng bao nhiêu %, dựa vào những tiêu chí nào?", ta cần làm theo các bước:
- Bước 1: Xác định xem với mức lương "6tr+ pc cơm khoảng 800k" tương ứng với KPI trung bình đạt được như nào.
- Bước 2: Tính toán xem với mức lương đủ sống để có thể tuyển được công nhân là bao nhiêu. Ví dụ lương có thể tuyển được là 7 triệu.
- Bước 3: Tính toán mức thưởng thêm khi hoàn thành KPI. Mức thưởng KPI = lương đủ sống * 3/7 = 7 *3/7 = 3 triệu.
- Bước 4: Tính toán KPI cần phải thực hiện để đạt được mức thu nhập = 7 + 3 = 10 triệu.
- Bước 5: ÁP dụng KPI theo mức tính toán của bước 4 và dùng công thức: Thu nhập công nhân = (6 triệu lương cứng + 0,8 triệu phụ cấp + 0,2 triệu bù thêm cho đủ sống) * ngày công thực tế/ ngày công lý thuyết + % hoàn thành KPI * 3 triệu.

Như vậy số tiền cần phải tăng thêm là 10triệu / (6triệu + 0,8 triệu) = 147%.

Lưu ý:
- Con số 3/7 chính là tỷ lệ: Lương cứng trả cố định hàng tháng của công nhân / lương mềm nhận thêm trung bình tháng của công nhân. Tổng thu nhập của công nhân = Lương cứng + lương mềm.
- Con số lương cứng và mềm được lấy từ dữ liệu năm cũ và tham khảo thị trường.

b. Ở tình huống 2: Thợ đi theo công trình.
- Tổng khối lượng cần thi công
- Tổng số lỗi thi cong bị giám sát phát hiện được
- Tỷ lệ khối lượng thi công hoàn thành tiến độ/ tổng khối lượng thi công dự kiến
- Số lỗi vi phạm tiêu chuẩn chất lượng, 5S bị phát hiện, nội quy
- Tổng chi phí tiêu hao NVL, năng lượng hoặc lãng phí trong tháng
- Hiệu suất cân bằng chuyền

Sau khi có KPI rồi, chính sách lương của chúng ta như sau: Thu nhập công nhân = Lương cơ bản + %hoàn thành KPI * mức thưởng KPI.

3. Cuối cùng, tôi thấy câu hỏi "muốn biết công trình này thợ làm hiệu quả hay không?"

Việc đánh giá một công trình có hiệu quả hay không thì lại dự trên mấy chỉ tiêu KPI:
- Doanh thu bình quân/ đầu người
- Lợi nhuận bình quân/ đầu người
- Khối lượng thi công bình quân/ đầu người
Doanh thu, lợi nhuận và khối lượng thi công bình quân càng cao thì thợ làm càng hiệu quả.

Rồi chúng ta cũng xét thêm tiêu chí: Tỷ lệ lợi nhuận / doanh thu công trình. Nếu tỷ lệ này ngang bằng hoặc cao hơn trung bình ngành thì tức là hiệu quả tốt. Với ngành thi công nội thất, tôi thấy tỷ lệ 7% là ổn. Lên đến 10% là tuyệt vời. Cao hơn nữa thì chứng tỏ công ty quản trị tốt.

Ẩn sau câu hỏi này không chỉ là bài toán động lực thúc đẩy hiệu suất mà còn bài toán về kiểm soát chi phí. Nếu công trình có thể hạn chế các lãng phí sau:
- Lãng phí do tồn kho (Inventory)
- Lãng phí do thao tác (Motion)
- Lãng phí do chờ đợi (Waiting)
- Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over Production)
- Lãng phí do gia công/xử lý thừa (Over processing)
- Lãng phí do sai lỗi/ khuyết tật (Defect).
thì chúng ta cũng có thể giúp cho công ty tăng được lợi nhuận.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suât BSCvsKPI