Hôm qua tôi có đi offline nghe chia sẻ của anh Nguyễn Tiến Dũng về 5S. Thấy hay quá nên ghi nhanh lại được mấy ý.

Đây là anh Nguyễn Tiến Dũng

Còn đây là hình ảnh buổi off. Thực sự chúng ta triển khai 5S để làm gì?

+ Ban đang thấy nơi làm việc luộn thuộm?
+ Bạn thấy mọi thứ thật bẩn?
+ Bạn tìm một thứ mãi không ra?

Thế là bạn nghĩ đến 5S như là một công cụ cứu cánh. Rồi bạn áp dụng luôn để giải quyết các vấn đề trên. Từ đó, bạn muốn duy trì một văn hóa ngăn nắp quy củ cho công ty.

Đừng sai lầm... 5S sẽ không thay đổi được gì nếu:
+ Đến nhà bạn còn chả thể ngăn nắp sạch sẽ
+ Bản thân bạn còn không tuân thủ kỷ luật bản thân

Tại sao lại như vậy? Là vì nếu coi DN là một cơ thể sống thì các hành vi, ứng xử, ra quyết định, bệnh tật chỉ là thứ bên ngoài, bề mặt.

Chụp cắt lớp DN chúng ta sẽ thấy có 6 tầng tạo ra văn hóa tổ chức.

Khi chúng ta triển khai 5S thì chúng ta cần phải biết tại sao làm vậy và nên bắt đầu từ đâu. Thông thường chúng ta chỉ mong muốn cái bên ngoài. Chúng ta thấy DN của chúng ta đang bị bệnh:
+ Ban đang thấy nơi làm việc luộn thuộm?
+ Bạn thấy mọi thứ thật bẩn?
+ Bạn tìm một thứ mãi không ra?

Và điều này tạo ra hệ lụy:
- Ảnh hưởng tới Sức khỏe của nhân viên
- Ảnh hưởng tới năng suất, hiệu quả lao động
- Ảnh hưởng tới hành vi, thói quen, tính cách
- Ảnh hưởng tới thương hiệu công ty
- Ảnh hưởng tới tập thể
- Ảnh hưởng …(n)

Chúng ta muốn hành vi, biểu hiện:
- Tăng cường khả năng quản lý bằng trực quan
- Cải thiện không gian làm việc, loại bỏ lãng phí.
- Cải thiện không gian làm việc, nâng cao hiệu quả công việc
- Sắp xếp trang thiết bị làm việc tối ưu, nâng cao năng suất lao động
- Rèn luyện ý thức kỷ luật, tuân thủ quy định công ty của CBCNV
- Đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng các thíết bị điện, dễ dàng kiểm tra, sửa chữa, ngăn ngừa các nguy cơ chập, cháy nổ thiết bị điện.

Cụ thể hơn chúng ta muốn:
1. Không lãng phí thời gian
- Luôn có sẵn các dụng cụ, hồ sơ, tài liệu khi cần sử dụng
2. Không còn công việc không phù hợp
- Trong một văn phòng sạch đẹp khi nhìn thấy công việc không
trôi chảy hoặc không phù hợp thì ai cũng cảm thấy khó chịu
3. Sử dụng hiệu quả tài sản
- Văn phòng luôn ngăn nắp việc đi lại và làm việc thuận lợi hơn
- Thiết bị giữ gìn sạch sẽ, tránh được sự cố hư hỏng, trục trặc
4. Hoàn thành công việc đúng hạn định
- Nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái thì tỉ lệ đi làm việc càng cao
- Dụng cụ, đồ vật có đủ hay thiếu chỉ cần nhìn qua là biết ngay
- Sự hoạt động của máy móc không bị trục trặc
> Tất cả đều hoạt động tốt thì sẽ không còn sự chậm trễ
5. Tinh thần làm việc
- 5S tạo mối quan hệ tốt giữa những người cùng làm việc
- Nâng cao văn hóa nơi công sở
- Người ngoài cảm phục khi tới làm việc, thăm quan
- Khách hàng yên tâm về công việc được chuyển giao

Tóm lại tất cả những thứ này ở đều ở tầng 6, bề mặt mà thôi. Chúng ta muốn tầng 6 như trên và thấy có người mách công cụ 5S. Vậy là chúng ta áp dụng:

S1 – Seiri – Sàng lọc
Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

1. Kỹ thuật
- Thẻ đỏ + Ảnh chụp (loại bỏ trong vòng 1 tuần  ví dụ tham khảo)
- Chuẩn bị “Khu vực tạm thời” chứa các vật bị loại bỏ
3. Phương pháp
- Báo chí, tạp chí hơn 3 tháng không sử dụng: Thẻ đỏ
- Tài liệu hết hiệu lực không sử dụng trong 1 năm: Thẻ đỏ
- Các hồ sơ không liên quan đến nhân sự không sử dụng hơn 1 năm: Thẻ đỏ
- Máy móc, thiết bị văn phòng hỏng không được sửa hơn 1 năm: Thẻ đỏ
- Các tập tin không sử dụng hơn 1 năm: Thẻ đỏ
3. Loại bỏ (Do Hội đồng xử lý)
- Thẻ đỏ (1- 2 tuần) tới “Khu vực tạm thời” để:
- Tái sử dụng hoặc Bán hoặc Loại bỏ thành phế liệu

S2 – Seiton – Sắp xếp
Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp, đúng vật, đúng chỗ và có đánh ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng, dễ kiểm tra

Vật dụng cần dùng:
- Sử dụng thường xuyên: Đặt gần nơi làm việc
- Thỉnh thoảng sử dụng: Để ở nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ cất giữ
- Ít sử dụng nhưng phải giữ: Lưu vào kho có chia khu vực và có dấu hiệu nhận biết rõ ràng

S3 – Seiso – Sạch sẽ
Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ
Hạn chế NGUỒN gây dơ bẫn, bừa bãi
Vệ sinh, lau chùi có “Ý THỨC”

1. Kỹ thuật
- Vệ sinh hàng ngày – Định kỳ vệ sinh + kiểm tra toàn bộ
- Thành lập đội kiểm tra 5S
- Chụp ảnh trước và sau khi vệ sinh > Lấy hình ảnh chụp làm ví dụ điển hình và khuyến khích mọi người tham gia
2. Phương pháp
- Chia khu vực/ Phân công trách nhiệm > Lập bản đồ khu vực và bảng điểm 5S > phân công cụ thể trách nhiệm thực hiện theo tiêu chí kiểm tra đã đề ra
- Tiến hành vệ sinh khu vực/ máy móc thiết bị > Vệ sinh cẩn thận, có hệ thống > Làm vệ sinh không phải chỉ là chùi sạch bụi bẩn, mà chính là để KIỂM TRA
- Thực hiện cải tiến > Giảm nguồn gây dơ bẩn > Giảm thời gian vệ sinh
- Đề ra quy định giữ gìn vệ sinh trong toàn đơn vị > Kiểm tra việc tuân thủ

S4 – Seiketsu – Săn sóc
Duy trì thành quả đạt được
“Liên tục phát triển” 3S mọi lúc mọi nơi
Nguyên tắc 3 Không: “Không có vật vô dụng – Không bừa bãi – Không dơ bẩn”

Kỹ thuật
- Chấm điểm 5S
- Cải tiến các điểm chưa đạt
- Khen thưởng đơn vị thực hiện tốt

S5 – Shitsuke – Sẵn sàng
Tạo thành nề nếp, thói quen, tự nguyện, tự giác thực hiện và duy trì 3S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ
Hệ thống “Kiểm soát bằng mắt”

Cách thực hiện
- Bộ phận thực hiện chưa tốt học tập bộ phận thực hiện tốt, tiến hành đào tạo thêm cho bộ phận thực hiện chưa tốt
- Làm cho mọi người thấu hiểu các nội dung quy định bằng cách tốt nhất là nhìn hiểu ngay.
- Thực hiện ngay những gì được chỉ thị, qui định
- Thay thói quen cũ chưa tốt bằng thói quen mới tốt hơn
- Thực hiện liên tục sẽ tạo thành thói quen
- Lặp đi lặp lại 3S liên tục

Tức là:
- Ta làm 3S: S1, S2 và S3
- S4 sẽ có được sau khi làm LIÊN TỤC 3S
- S5 sẽ có được sau khi nhiều lần LẶP LẠI vòng S1 > S2 > S3 > S4

Ta tiến hành theo các bước:

1. Dự án thử với S phù hợp nhất (1 tháng)
- Phòng, ban, bộ phận điển hình: Seiri, Seiton
- Máy móc, trang thiết bị điển hình: Seiso
2. Mở rộng và nâng cấp hoạt động (3 tháng)
- Mở rộng đến phòng, ban, bộ phận khác
- Nâng cấp hoạt động đối với phòng, ban, bộ phận hoặc máy móc, trang thiết bị điển hình
3. Thực hiện 5S toàn đơn vị (Nếu đã thực hiện tốt 1, 2)
- Chuẩn bị các hoạt động toàn đơn vị
- Phương pháp thúc đẩy đào tạo
- Hoạt động 5S toàn đơn vị

Nhưng rồi tại sao mãi không được? Hóa ra là vì chúng ta
- Cho nhân viên thực hiện và duy trì thì chỉ tác động vào tầng 6
- Xây dựng chính sách, khẩu hiệu, đào tạo quản lý, ban kiểm tra 5S chỉ là thay đổi tầng 5

Muốn có 5S thực sự tức là chúng ta cần phải thay đổi tầng 4: Phong cách lãnh đạo, quan điểm quản trị và chiến lược.
- Liệu phong cách lãnh đạo của bạn có phải "MBP"?
- Quan điểm quản trị có phải là theo Nhật: "mọi người đi làm đều gắn bó, trung thành suốt đời với tổ chức cho chúng ta cần làm thế nào đó để môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, ngăn nắp, đơn giản và ít rườm rà thao tác - luôn tìm cách làm cho người lao động thực sự gắn bó với công việc của mình, yêu chỗ làm việc của mình."?
- Chiến lược nhân sự: "Tăng hiệu quả công việc thông qua gia tăng sự gắn bó của nhân viên"?
Nếu đúng thì 5S có lẽ sẽ thành công.

Tuy nhiên tầng 4 phải xuất phát từ tầng 3. Liệu sứ mệnh của DN có từ nào liên quan đến việc "liên tục gia tăng giá trị cho người lao động"?. Có tầng 3 có thể là ổn. Tuy nhiên tầng 3 còn phải chịu tác động từ tầng 2. Liệu DN của bạn có triết lý của người Nhật: “QUẢN LÝ TỐT NƠI LÀM VIỆC SẼ MANG LẠI HIỆU SUẤT CAO HƠN”?

Triết lý của tầng 2 là chưa đủ. Chúng ta còn có tầng lõi. Liệu DN của bạn có tính cách của người Nhật: trách nhiệm, tự nguyện, tự giác và kỷ luật? Có hay không thì phải hỏi người đứng đầu CEO và người sáng lập Founder. Đừng sai lầm... 5S sẽ không thay đổi được gì nếu:
+ Đến nhà bạn còn chả thể ngăn nắp sạch sẽ
+ Bản thân bạn còn không tuân thủ kỷ luật bản thân
Đó chính là lý do tôi nói: 5S sẽ không thành công. Muốn thành công, hãy xây từ lõi xây ra.

Để biết thêm về 5S, thân mời cả nhà cùng nghe clip chia sẻ của anh Dũng:
Workshop về 5S: https://goo.gl/GM8ZBb

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24