KPI là một phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện công việc trong tổ chức, doanh nghiệp, công ty được sử dụng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên đối với những người mới đi làm hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số công việc, khái niệm KPI là gì chắc hẳn vẫn còn khá mơ hồ. Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu chi tiết về chỉ số KPI nhé!
1. KPI là gì?
Có thể bạn chưa biết, trong giới Quản trị nhân sự đang tồn tại 3 kiểu định nghĩa KPI. Dù trong Tiếng Anh, chỉ số KPI chỉ đơn giản là Key Performance Indicators.
- Định nghĩa 1: “KPI là một công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”
Theo định nghĩa này, KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm hiểu, mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mỗi cá nhân trong tổ chức đưa ra kế hoạch và định hướng tốt hơn. Nhờ vậy, nhân viên hoàn thành tốt các công việc và nhiệm vụ được giao.
- Định nghĩa 2: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng”
Chỉ số KPI trong trường hợp này được dùng bởi những ai thường xuyên tiếp xúc với KPI như các HR chuyên đánh giá, HRM hoặc người đã tìm hiểu, qua các lớp đào tạo KPI cơ bản.
- Định nghĩa 3: “KPI là công cụ đo hiệu suất cốt yếu”
KPI còn là chỉ số cốt yếu, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức và được theo dõi thường xuyên bởi lãnh đạo. Vì định nghĩa này khá phức tạo nên giới chuyên gia - người tìm hiểu sâu hay thiên hướng đi vào học thuật mới sử dụng.
Tóm lại, KPI (Key Performance Indicators) là một hệ thống đánh giá định lượng nhằm đánh giá một doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu ở cấp độ như thế nào.
2. Ý nghĩa của KPI đối với doanh nghiệp và người lao động?
Có nhiều lý do cho thấy vai trò quan trọng của chỉ số KPI trong việc hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu nhé!
2.1 KPI giúp hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp
Dựa vào những báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược sát nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển trong thời gian sắp tới.
Hiểu đơn giản, KPI là việc định hướng sản phẩm, dịch vụ chính xác hơn và đánh đúng nhu cầu và tâm lý tiêu dùng để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời, khuyến khích nhân viên phát huy tốt nhất hiệu quả công việc, tạo sự liên kết bền chặt với các phòng ban.
2.2 KPI giúp đo lường mục tiêu
Mặc dù hay bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty hay là mục tiêu chính, nhưng chỉ số KPI là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Chẳng hạn, nếu công ty đặt mục tiêu là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những sản phẩm/dịch vụ mỗi tháng, KPI sẽ chỉ ra cách nhanh nhất hay chậm nhất để đạt được mục tiêu này.
Trong trường hợp khác, KPI có thể chỉ ra rằng đội ngũ kinh doanh chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty đã thiết lập. Vậy với vai trò là một người quản lý, bạn phải giúp đội ngũ nhận thức rõ ràng về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.
2.3 KPI giúp tiếp nhận các thông tin quan trọng nhanh chóng, kịp thời
Chỉ số KPI cung cấp “bức tranh” tổng thể về hiệu suất của doanh nghiệp. Nếu bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.
Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp cũng cho phép doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hệ thống. Bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu.
2.4 KPI tạo động lực phát triển của mỗi cá nhân
Không phải dự án hay chiến dịch nào cũng đạt được kết quả như kỳ vọng. Nhưng bằng cách giám sát hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường không ngừng học tập và tiến bộ.
Với việc đánh giá theo KPI, các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm mà không cần chờ đến cuối tháng, cuối quý hay kết thúc dự án.
2.5 KPI là cách để quản lý hiệu quả công việc
Có thể nói đây là lý do lớn nhất giải thích vì sao KPI lại quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Chỉ số KPI giúp minh bạch và đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất. Bằng cách cho phép mỗi người nhìn thấy không chỉ những gì họ làm mà cả những gì đồng nghiệp/mọi người xung quanh đang làm. Qua đó, tất cả mọi người đều đảm bảo làm việc theo đúng định hướng và mục tiêu.
2.6 KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu chiến lược
Nhờ khả năng này của KPI, ban lãnh đạo và các bên liên quan sớm điều chỉnh trước khi mọi chuyện vượt khỏi tầm kiểm soát.
KPI là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chuẩn xác dựa trên báo cáo, thống kê bằng con số. Nhờ đó, việc kiểm soát mục tiêu, chiến lược kinh doanh trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
3. Các loại KPI phổ biến hiện nay
3.1 KPI chiến lược
Những KPI chiến lược liên quan trực tiếp đến mục tiêu lâu dài của tổ chức. Chẳng hạn, tỷ lệ tăng trưởng doanh số bán hàng hàng năm có thể là KPI chiến lược.
3.2 KPI tác vụ
KPI tác vụ liên quan đến các hoạt động hàng ngày và được thiết lập để đo lường hiệu suất ngay tại cấp tác vụ. Chẳng hạn, số lượng sản phẩm xuất xưởng mỗi ngày ngày có thể là KPI tác vụ.
3.3 KPI cơ bản
Đây là những chỉ số cơ bản như doanh số bán hàng, lợi nhuận ròng hay chi phí hoạt động. Chúng thường được sử dụng để đánh giá tổng thể một tổ chức.
4. Triển khai và quản lý KPI hiệu quả trong doanh nghiệp
4.1 Xác định mục tiêu rõ ràng
Tổ chức cần xác định mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được. Mục tiêu này nên phản ánh chiến lược tổ chức và có thể đo lường được dễ dàng.
4.2 Lựa chọn KPI phù hợp
Dựa trên các mục tiêu, doanh nghiệp chọn lọc những KPI phù hợp để theo dõi và đánh giá hiệu suất. Điều này đòi hỏi sự chín chắn và hiểu biết sâu rộng về ngành nghề cũng như môi trường kinh doanh.
4.3 Sử dụng công nghệ và dữ liệu
Bạn cũng biết công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai KPI. Hệ thống quản lý thông tin có thể giúp doanh nghiệp tổ chức và theo dõi dữ liệu một cách hiệu quả. Từ đó làm tăng tính chính xác và minh bạch của quá trình thực hiện.
4.4 Xây dựng hệ thống theo dõi liên tục
KPI không chỉ là một công cụ đánh giá tại một thời điểm mà còn cần phải được theo dõi liên tục. Tổ chức nên thiết lập hệ thống theo dõi để có khả năng phản ứng nhanh chóng và linh hoạt đối với sự thay đổi.
4.5 Phản hồi và điều chỉnh khi có thay đổi
Dựa trên dữ liệu từ KPI, doanh nghiệp cần có khả năng tổ chức và đánh giá những gì đã - đang diễn ra. Các điều chỉnh chiến lược và hoạch định tương lai phải phản ánh thông tin thu thập được từ KPI.
Lời kết,
KPI đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và đo lường hiệu suất của tổ chức, doanh nghiệp hay dự án. Bằng cách tập trung vào những chỉ số quan trọng và theo dõi chúng liên tục, tổ chức có thể duy trì sự linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với thay đổi.
