Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của mỗi cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị. Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu rõ hơn về khái niệm MBO là gì cũng như lợi ích và quy trình xây dựng MBO nhé!
1. MBO là gì?
Quản trị theo mục tiêu/quản lý theo mục tiêu trong tiếng Anh là Management By Objectives (MBO). Nghĩa là quản trị thông qua việc xác định mục tiêu cho từng nhân viên và sau đó hướng hoạt động cho người lao động vào việc thực hiện và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập.
Vậy MBO là gì? Quản trị theo mục tiêu là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị.
2. Bản chất của MBO là gì?
Bản chất của MBO là thiết lập mục tiêu, lựa chọn chương trình hành động và ra các quyết định có sự tham gia của nhà quản trị và nhân viên. Một phần quan trọng của MBO là đo lường và so sánh về hiệu suất thực tế của người lao động với các mục tiêu tiêu chuẩn. Từ đó, có thể tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu để có giải pháp điều chỉnh kịp thời.
3. Mục đích của MBO là gì?
Mục đích của MBO là gì? Đó là gia tăng kết quả hoạt động của tổ chức bằng việc đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua các mục tiêu của nhân viên trong toàn bộ tổ chức.
Bên cạnh đó, MBO khuyến khích việc mở rộng sự tham gia của mọi thành viên công ty vào quá trình xác định mục tiêu làm việc, thay vì chỉ có một số ít lãnh đạo cấp cao. Mọi thành viên không chỉ hiểu rõ những mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp mà còn nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình đạt được mục tiêu. Đồng thời, có quyền lựa chọn hành động và mục tiêu nên họ có nhiều khả năng để thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình.
4. Lợi ích và hạn chế của MBO (quản lý theo mục tiêu)
4.1 Lợi ích của MBO là gì?
# Thúc đẩy việc lập kế hoạch
Thực hiện công tác quản lý theo phương pháp MBO giúp doanh nghiệp xác định chính xác mục tiêu và phát triển đúng hướng. Hơn thế, các mục tiêu quản lý thúc đẩy các nhà quản lý quan tâm đến kết quả hơn cách làm việc như thế nào.
# Tạo ra cam kết và động lực
Lợi ích của MBO là gì? Tất cả cấp dưới được yêu cầu tham gia vào quá trình thiết lập công cụ đánh giá định hướng và hiệu suất. Điều này giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và có sự cam kết, đồng thuận giữa các bộ bận. Nhờ vậy, công việc của doanh nghiệp sẽ trơn tru và hiệu quả hơn.
# Nâng cao tinh thần cộng tác
MBO giúp các công ty xác định điều hướng mục tiêu cá nhân tới các mục tiêu chung. Để tạo và xác thực các mục hiệu ứng, mỗi cá nhân phải có vai trò nhất định trong tổ chức, doanh nghiệp. Qua đó, các công ty có thể dễ dàng kết nối các phòng ban, bộ phận khác nhau để nâng cao sự hợp tác kinh doanh của doanh nghiệp.
# Đánh giá và kiểm định công bằng
Quản trị theo mục tiêu giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất của từng nhân viên dựa trên định hướng công việc. MBO cũng cho phép các tổ chức đánh giá công bằng nhân viên dựa trên kết quả khách quan và thực tế.
# Nâng cao nhân sự
Ngoài ra, MBO thúc đẩy quản lý và phát triển nhân viên tự học hỏi. Khi sử dụng cách tiếp cận này, các nhà quản trị sẽ học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ đó tư duy cũng sẽ thay đổi theo. Vậy nên, quyền kiểm soát và điều hành sẽ được nâng cao.
4.2 Hạn chế của MBO là gì?
Bên cạnh những lợi ích của MBO là gì, công cụ này cũng có những hạn chế nhất định:
- Sự thay đổi của môi trường có thể dẫn tới mục tiêu đã được thiết lập không phù hợp và phải thay đổi liên tục.
- Tốn thời gian do việc xác định mục tiêu phải đạt trên cơ sở đồng thuận ở mỗi cấp độ quản trị.
- Những hạn chế vì tính cứng nhắc của tổ chức bởi ngần ngại hay thay đổi mục tiêu.
- Gặp khó khăn khi xác định mục tiêu và yêu cầu cho những công việc hay vị trí công việc cao cấp, những công việc khó định lượng hiệu quả như tham mưu, tư vấn, …
5. Quy trình quản lý theo mục tiêu MBO là gì?
MBO là một quá trình gồm 6 bước:
- Xác định mục tiêu doanh nghiệp
- Xác định mục tiêu nhân viên
- Giám sát hiệu suất và tiến độ công việc
- Đánh giá hiệu suất công việc
- Cung cấp phản hồi về kết quả
5.1 Bước 1: Xác định mục tiêu doanh nghiệp
Đây là những mục tiêu khác ngoài các mục tiêu dài hạn như tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược phát triển của tổ chức. Các mục tiêu do người giám sát đặt ra chỉ là tạm thời và dựa trên những quan sát hay đánh giá về những gì tổ chức phải đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
5.2 Bước 2: Xác định mục tiêu nhân viên
Sau khi nhân viên nhận được bản tóm tắt về chiến lược, kế hoạch và mục tiêu tổng thể, người quản lý có thể làm việc với cấp dưới để phát triển các mục tiêu riêng cho từng vị trí. Đây được xem như một cuộc trao đổi để chia sẻ những gì bạn có thể làm với các nguồn lực sẵn có tại một thời điểm nhất định và đưa ra các mục tiêu khả thi cho tổ chức hay bộ phận.
Khi xác định mục tiêu của nhân viên, hãy áp dụng nguyên tắc 80/20, tập trung xác định 20% mục tiêu chính quyết định và 80% còn lại. Bước này đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý theo mục tiêu MBO là gì.
5.3 Bước 3: Giám sát hiệu suất và tiến độ công việc
Để đạt được các mục tiêu phát triển chung của tổ chức, mỗi người phải thực hiện tốt trách nhiệm của bản thân. Vậy nên, việc theo dõi kỹ lưỡng tiến độ, hiệu suất và sự tiến bộ của nhân viên là cực kỳ quan trọng.
Các nhà quản trị có thể tham khảo các công cụ quản lý công việc để giám sát chặt chẽ việc thực hiện và tiến độ của mỗi mục tiêu công việc gắn với mỗi nhân viên. Tạo danh sách công viên, quản lý lịch trình cũng như hỗ trợ đánh giá chất lượng.
5.4 Bước 4: Đánh giá hiệu suất công việc
Trong khuôn khổ MBO là gì, đánh giá hoạt động nên được thực hiện thường xuyên với sự tham gia của ban lãnh đạo và các cấp quản lý liên quan.
5.5 Bước 5: Cung cấp phản hồi về kết quả
Thông qua cách tiếp cận quản lý theo mục tiêu, phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu là bước quan trọng giúp nhân viên xác định điểm mạnh và điểm yếu để điều chỉnh kế hoạch làm việc.
Phản hồi liên tục có thể được bổ sung qua các cuộc họp đánh giá thường xuyên, nơi người quản lý và nhân viên thảo luận về tiến độ và các vấn đề trong việc đạt được mục tiêu. Điều này cung cấp các gợi ý để cải thiện cách thức thực thi.
5.6 Ghi nhận kết quả đạt được
Ghi nhận kết quả đạt được là bước đo lường và lập hồ sơ thành công của nhân viên trong tổ chức MBO. Ở bước này, người quản lý ghi nhận và đánh giá kết quả công việc, khen thưởng nhân viên đạt được mục tiêu. Đồng thời, đưa ra các chính sách và hoạt động khuyến khích, động viên và khích lệ tinh thần.
Lời kết,
Blognhansu mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm MBO là gì, lợi ích khi áp dụng MBO trong doanh nghiệp và quy trình xây dựng hệ thống MBO. Bên cạnh BSC, KPI hay OKR, đây cũng là phương pháp quản trị đáng để tham khảo của nhà quản trị. Chúc bạn tìm được công cụ quản trị doanh nghiệp phù hợp!
