Đợt này tôi nhận được tâm sự của chị bạn về các công việc cũng nhưng hệ thống Quản trị Nhân sự. Chị hỏi nhiều nên trong khi gần đây tôi không có nhiều thời gian. Chỉ vì thế tôi bỏ thời gian ra viết bài này để chị và một ai đó có câu hỏi tương tự sẽ biết và đọc luôn. Tôi đỡ phải trả lời lại. Tâm sự của chị như sau:

"Chào bạn. Mình đc 1 người bạn giới thiệu bạn và đã đọc sơ lược timeline trên FB của bạn. Mình sinh năm 83. Hiện tại mình đang làm Chánh VP cho 1 cty và vì đây là 1 cty start up nên chưa có nhiều nhân sự. Mình đang phải kiêm nhiệm thêm cả công việc về Quản trị nhân sự. Nhưng kiến thức và kinh nghiệm trong ngành nay mình rất hạn chế. Mình rất mong được bạn tư vân và nếu có những khoá đao tạo cơ bản để tham gia.

Mình đã tham khảo 1 sô tài liệu bạn gửi, và cảm thấy rất hưu ích với 1 người mới chập chững tìm hiểu ngành nhân sự ntn. Mình đang muốn hỏi thêm Cường về tiền lương, về KPI với 1 doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập. Bạn có những lớp đào tạo cơ bản không? cho mình xin thông tin. Mình nghĩ ngoài việc đoc tài liệu cần phải đi học mới đủ."

Đây là một tâm sự dài. Với tôi, nếu là một doanh nghiệp mới thành lập thì cần sống đã. Vì thế không cần phải học về QTNS.

A. Trường hợp chị bạn của tôi muốn biết bức tranh toàn cảnh để làm và chuẩn bị trước thì cần:
1. Hiểu được chiến lược công ty và lên được các chiến lược phù hợp và phục vụ được cho chiến lược cạnh tranh
2. Biết cách xây được hệ thống Quản trị nhân sự (tạo ra các công cụ chính sách để thực thi chiến lược và duy trì vận hành nhân sự)
3. Biết cách tác nghiệp, giải quyết, xử lý các bài toán và công việc QTNS, vận hành các hoạt động Tuyển Dạy Dùng Giữ Thải (liên quan đến con người).

Để nói về 3 điểm trên, tôi thấy đúng là cần một bài dài.

1. Hiểu được chiến lược công ty và lên được các chiến lược phù hợp và phục vụ được cho chiến lược cạnh tranh. Muốn hiểu được chiến lược công ty thực không khó. Chúng ta chỉ cần đối chiếu các hành động hoặc ý tưởng hoạt động của công ty vào các mô hình là sẽ biết được ngay công ty đang theo đuổi chiến lược gì. Từ các chiến lược đó, chúng ta bắt đầu tính toán và lên các ý tưởng chiến lược Nhân sự cho tổ chức. Chúng ta có thể tự viết một bản chiến lược nhân sự theo cách thức như sau:

- Chiến lược cạnh tranh của công ty:
- Để đáp ứng chiến lược cạnh tranh, công ty cần:
+ Tuyển: Cần triển khai các hoạt động ... Ví dụ như cần tuyển đủ số người theo định biên là 5 người.
+ Dạy: Cần triển khai các hoạt động ... Ví dụ: Hoàn thành quy trình hội nhập nhân viên.
+ Dùng: Cần triển khai các hoạt động ... Ví dụ: Xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất
+ Giữ: Cần triển khai các hoạt động ... Ví dụ: Áp dụng chính sách lương 3P
+ Thải: Cần triển khai các hoạt động ... Ví dụ: Lưu trữ hồ sơ thông tin nhân sự đầy đủ.

Để hiểu chiến lược thân mời bạn đọc các bài này:
- Ở công ty này làm gì có chiến lược, Cường ơi! https://blognhansu.net.vn/?p=23681
- Cách xác định dòng chảy ý tưởng chiến lược phục vụ xây dựng Bản đồ chiến lược https://blognhansu.net.vn/?p=25276
- Xác định dòng chảy chiến lược của tổ chức trong xây hệ thống QT hiệu suất - tại sao KH lại chọn ta? https://blognhansu.net.vn/?p=26311
- Chiến lược cạnh tranh chi phí thấp sẽ có chiến lược nhân sự là gì ? https://blognhansu.net.vn/?p=21423
- Chiến lược nhân sự cho giai đoạn công ty khởi nghiệp

Từ bản chiến lược, tôi sẽ bắt đầu lên bản kế hoạch cụ thể triển khai từng đầu việc. Thực tế tôi đã duy trì được công ty trong 3 năm. Dưới đây là quan điểm cũng như chiến lược nhân sự tôi áp dụng theo các giai đoạn công ty và kết quả:
- 1. Mới mở: Phù hợp - Tuyển dụng chậm - Sa thải nhanh. Kết quả: Công ty một mình tao, tự làm tự ăn.
- 2. Được 1 năm: Phù hợp - Có người - Đào tạo - Sa thải nhanh. Kết quả: Công ty 2 - 3 anh em, còn lại rụng hết luôn.
- 3. Được 2 năm: Có người - Từ thiện - Không quạu - Phù hợp - Đào tạo - Sa thải nhanh. Kết quả: Công ty 2 - 3 anh em, còn lại vào một tí, ngồi lâu một chút rồi rụng. Lúc ấy:
+ Sếp: Đang chạy ăn sấp mặt nuôi thân và quân. Thời gian nào mà đào tạo? Chả lẽ đào tạo vào tối hay chủ nhật? Lúc ý lại có ng bảo công ty bóc lột.
+ Tuyển dụng: Có người làm là mừng rồi. Họ ở lại lâu lâu một chút còn mừng hơn. Lấy đâu ra thứ xa xỉ là người phù hợp.
+ Nhân viên: Ít người được đào tạo chuyên nghiệp để hiểu vào công ty cần làm việc ra kết quả mà họ chỉ nghĩ vào công ty là công ty phải trả tiền. Đến lúc giao việc thì đòi hỏi phải đào tạo. Đào tạo xong, thấy áp lực thì xin nghỉ. Công ty mất đống tiền nhưng không thu đc gì. Cuối cùng quay lại ý 1.
- 4. Được 3 năm: Từ thiện - Không quạu - Tuyển đủ - Đào tạo nhiều - Sa thải khi không đạt hiệu suất - Phù hợp. Kết quả: Đang chờ năm 4 xem thế nào!

Cứ lần lượt đi từ trái qua phải, tích V từng chữ với từng vị trí. Nói chung thực tế nó vả cho không trượt phát nào nên giờ tôi không dám chém gió. Tôi đưa ra kết quả thực tế để bạn có thể thấy rằng lý thuyết đôi khi chỉ đúng trong một bối cảnh nào đó. Chúng ta cần rất cẩn trọng khi áp dụng lý thuyết vì không sẽ toang như tôi đó.

2. Xây được hệ thống Quản trị nhân sự (tạo ra các công cụ chính sách để thực thi chiến lược và duy trì vận hành nhân sự). Ở phía trên là hiểu về chiến lược và đưa ra các ý tưởng hành động cho hợp với chiến lược thì ở phần này chúng ta không chỉ đưa ra ý tưởng và còn đưa ra công cụ. Nếu là một hệ thống chuẩn bì cần phải có nhiều thứ. Vui lòng xem lưu đồ ở dưới đây để biết rõ hơn.

Linkdownload: Mo hinh he thong Quan tri Nhan su

Nếu nhìn theo góc độ tổng quát thì hệ thống Quản trị nhân sự sẽ bao gồm các hệ thống nhỏ hơn như là Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. 5 hệ thống này có thể còn chia thành các hệ thống nhỏ hơn để giải quyết các bài toán cụ thể.

Tôi viết và sưu tầm khá nhiều về từ khóa hệ thống, thân mời bạn cùng đọc:
- Hệ thống Quản trị nhân sự của Google như thế nào? https://blognhansu.net.vn/?p=19742
- Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào?
- Hệ thống Quản trị nhân sự sinh ra là để phục vụ cho Quan điểm quản trị và chiến lược doanh nghiệp
- Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?
- Hệ thống Quản trị Nhân sự thực tế có gì?

Chỉ cần click vào các link trên là ta có thể thấy được hệ thống gồm những gì. Trong trường hợp nếu cần biết những công cụ quản trị nhân sự tối thiểu doanh nghiệp cần có thì dưới đây là danh sách:
- Mô tả công việc
- Quy trình triển khai công việc
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn
- Chính sách thúc đẩy làm việc (lương)
- Nội quy/ nguyên tắc làm việc
- Năng lực làm việc

Tìm hiểu được cách xây dựng nhưng công cụ này là bức tranh toàn cảnh QTNS trong đầu đã rất rõ ràng.

Từ các công cụ, khi bạn đã đọc được các bài viết ở trên, bạn sẽ hiểu bức tranh Hệ thống quản trị Nhân sự sẽ gói gọn như sau:

Bất cứ doanh nghiệp nào đều có 6 lớp văn hóa. Lớp trong sẽ chi phối lớp ngoài.
(Lớp ngoài cùng) 6. Biểu hiện hành vi văn hóa nhân viên - tổ chức
5. Hệ thống Quản trị (bao gồm hệ thống QTNS
4. Chiến lược, phong cách lãnh đạo, quan điểm quản trị
3. Sứ mệnh, tầm nhìn, hoài bão, giá trị cạnh tranh lõi
2. Triết lý tổ chức
(Lớp trong cùng) 1. Tính cách tổ chức

Chúng ta muốn tác động đến hành vi của nhân viên thì cần phải xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự (Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải) tốt. Mà muốn xây Hệ thống QTNS nhân sự tốt thì cần phải có cơ sở:
+ Cơ sở 1: Tuân theo và phục vụ cho lớp văn hóa số 4 (chiến lược, phong cách lãnh đạo, quan điểm QT).
+ Cơ sở 2: Tuân theo luật, linh hoạt và có tính tạo động lực.

Đấy! Bức tranh về Hệ thông QTNS cơ bản là vậy. Muốn tìm hiểu chi tiết, tôi xin nhắc lại là bạn cần chịu khó click vào các link của tôi để trong bài. Chứ một bài viết không hết được.

Dưới đây là các bài viết giới thiệu ví dụ về một số công ty theo mô hình văn hóa 6 lớp:
- Mô hình văn hóa Doanh nghiệp KC phiên bản mới
- Khung – Mô hình văn hóa của Thế Giới Di Động (MWG)
- Mô hình văn hóa “sở hữu” của SRC – Cách biến công ty thành gia đình?

Bạn đã có đủ các công cụ này chưa? Nếu vẫn còn thắc mắc xem nên làm gì, có lẽ các bài viết dưới đây sẽ làm bạn thỏa mãn thêm:
- Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?
- 8 công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật
- Công ty mới thành lập (startup), các công việc nhân sự cần làm năm đầu tiên là gì?

3. Tác nghiệp, giải quyết, xử lý các bài toán và công việc QTNS, vận hành các hoạt động Tuyển Dạy Dùng Giữ Thải (liên quan đến con người). Tất cả các hoạt động tác nghiệp này chỉ với mục đích đảm bảo con người trong tổ chức đạt mục tiêu, thông qua đó tổ chức đạt mục tiêu, tránh rủi ro liên quan đến con người, gia tăng sự gắn kết cho tổ chức. Cũng giống như xây dựng hệ thống, càng tìm hiểu chúng ta tự nhiên nghiệm ra bức tranh sau:

Nhìn vào bức tranh Tuyển Dạy Dùng Giữ Thải, bạn sẽ thấy các công việc giống như một vòng tròn Kim Mộc Thủy Hỏa Thổ tương sinh tương khắc. Và đó là một vòng tròn luân hồi liên tục xoay quanh vòng đời của nhân viên từ khi họ vào cho đến khi ra khỏi tổ chức. Vòng tròn xoay liên tục sẽ giúp công ty tiến về phía trước.

Nhìn kỹ hơn về bức tranh, chúng ta sẽ thấy các công việc được tiến hành theo một trình tự nhất định. Đó là các quy trình quản trị nhân sự. Tôi thấy đa phần các doanh nghiệp đều tuân theo các quy trình vậy. Công ty to thì quy trình chi tiết công ty nhỏ thì quy trình sơ sài, gộp các bước vào với nhau cho nhanh.

Tổng thể các quy trình Quản trị nhân sự như sau:

Chi tiết về từng quy trình, tôi có nghiên cứu và viết ra trong file excel sau. Bạn muốn hiểu hơn hãy tải xuống và xem nhé.

Linkdownload: 6 Qui trinh quan ly nhan su ver 4.1

Cũng giống như trên, nói chi tiết về các quy trình thì một bài viết là không thể. Bạn có thể đọc thêm các bài trong quyển sách blog Nhân sự 2: Mới chuyển sang vị trí nhân sự nên bắt đầu từ đâu? - http://goo.gl/4fPmX7 . Các bài viết này tôi đều lấy trên blog và sau đó biên tập lại thành sách. Bạn chỉ cần chịu khó tìm kiếm các bài viết theo mục lục của sách là đọc được.

Ví dụ các bài như:
- Mới chuyển ngang sang vị trí nhân sự (Hr) nên bắt đầu từ đâu ?
- Xây dựng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu trong quản lý nhân sự của 1 công ty theo ISO như thế nào ?
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p1 – tổng quan và tuyển dụng
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p2 – thử việc và thực tập
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p3 – bảo hiểm, quản lý công việc, vi phạm kỷ luật
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p4 – đánh giá, bổ nhiệm và khen thưởng
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p5 – đào tạo nhân sự

Tự nhiên khi đọc lại các bài viết, tôi thấy mình cần phải viết tiếp. Tổng thể lý thuyết về nhân sự mới dừng đến phần 5, trong khi còn nhiều phần nữa.

Bạn đã đọc hết các link tôi dẫn ở trên chưa? Nếu đọc rồi bạn sẽ thấy rằng thực ra những gì mà tôi viết hay tôi nói về Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải chỉ là một góc nhìn khác, dẫn dã hơn về Quản trị nhân sự. Nếu so sánh thì những chữ này cũng tương ứng với các thuật ngữ trong khoa học Quản trị nhân sự. Sự tương ứng này tôi để trong ma trận tri thức quản trị nhân sự.

Bạn chỉ cần tải file dưới đây, đọc kỹ rồi sau đó lần theo từng thuật ngữ để hiểu định nghĩa sau đó tìm hiểu các tình huống cho từ khóa đấy là có kiến thức tổng thể về QTNS.

Linkdownload: Ma tran kien thuc ve Quan tri Nhan su

Vậy là tôi đã chia sẻ những bức tranh dành cho bạn hoặc ai đó muốn thấy bức tranh toàn cảnh về Quản trị nhân sự. Chỉ cần nghiền ngẫm các bức tranh này là sẽ ra toàn bộ các kiến thức và công việc về QTNS.

B. Chị bạn tôi trong tình huống có câu hỏi chi tiết hơn: "tiền lương, về KPI với 1 doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập". Mặc dù là chi tiết hơn nhưng nó cũng rất dài và có thể phải đọc vài quyển sách mới xong được.

Trước tiên, về thực tế triển khai ở doanh nghiệp do tôi làm chủ - Quy mô công ty mới được vài tỏi, đang gồng lỗ và loay hoay tìm điểm bùng phát, tôi đang thử sai để tìm công thức. Do là người đi tư vấn nên tôi áp dụng lương 3P và KPi vào trong doanh nghiệp của tôi. Cách làm thì tôi làm tắt một phần.

1. Cụ thể với KPI, tôi làm như sau:
1.1 Xác định BSC công ty:
- Xác định SWOT của doanh nghiệp rồi vẽ bản đồ chiến lược năm theo BSC.
- Từ Bản đồ tôi xác định các chỉ tiêu KPI chiến lược để ra bản BSC
- Có BSC công ty, tôi phân bổ nó xuống các bộ phận (C-T-H)
1.2. Xác định KPI vị trí:
- Xác định Mô tả công việc vị trí (JD)
- Xác định các KPI từ JD
- Nhặt KPI từ chiến lược (bản BSC công ty) và kết hợp với KPI từ JD
- Chốt lấy 8 KPI cho một vị trí

Ai cần tham khảo thì liên hệ với tôi nhé. Tôi sẽ gửi file công ty tôi cho anh chị và các bạn tham khảo.

2. Về lương 3p: Tôi làm tắt y như các bài:
- Chính sách cho Sale (kinh doanh) cửa hàng thế nào là hợp lý? http://blognhansu.net.vn/?p=22248
- Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ? http://blognhansu.net.vn/?p=22409

Nghĩa là tôi làm theo các bước:
- Xác định xem vị trí có bao nhiêu bậc.
- Quy đổi các bậc đó ra năm kinh nghiệm. Bậc 1 có năm kinh nghiệm <1, bậc 2 có năm kinh nghiệm từ 1 - 2 năm...
- Tìm hiểu xem thị trường hiện nay cần trả bao nhiêu là có thể tuyển được người làm cho vị trí đó ở bậc 1.
- Gán lương P1 bậc 1 = mức lương thị trường bậc 1, gán P2 = mức lương thị trường bậc 1 - lương P1 của bậc 1
- Tiếp tục tìm hiểu xem thị trường trả bao nhiêu cho bậc 2 rồi gán lương P1 bậc 2 = lương P1 bậc 1, P2 của bậc 2 = mức lương thị trường bậc 2 - lương P1.
- Cứ tiếp tục như vậy cho hết các bậc.
- Sau đó thì tính P3 cho các bậc theo công thức: Thưởng P3 = lương cứng (P1 + P2) * x% / y%. Trong đó x% + y% = 100%. x% là số phần trăm của thưởng P3 và y% là số phần trăm của lương cứng (P1 + P2).

Bạn muốn các file này và hướng dẫn chi tiết, hãy xem các bài viết tôi để ở trên.

Tiếp theo, nếu bạn muốn triển khai bài bản và đầy đủ giống như các công ty tôi tư vấn thì có lẽ bạn sẽ cần phải đọc nhiều bài hơn.

1. Với KPI, đây không chỉ là công cụ mà còn là hệ thống Quản trị hiệu suất. Lưu đồ và các bước triển khai thiết kế hệ thống Quản trị hiệu suất theo phương pháp kết hợp BSC – JD – KPI như sau:

Giai đoạn 1: Xây dựng Thẻ điểm cân bằng – BSC cho tổ chức (Topdown – Từ trên xuống):
- Xác định dòng chảy chiến lược.
- Xác định bản đồ chiến lược.
- Xác định các thước đo và chỉ tiêu chiến lược.
- Đưa các thước đo và chỉ tiêu chiến lược vào thẻ điểm cân bằng (BSC).
- Hoàn thiện BSC của công ty:
+ Trọng số viễn cảnh, thành phần.
+ Đơn vị.
+ Tần suất kiểm soát.
- Từ bản BSC hoàn thiện, phân bổ các chỉ tiêu xuống các bộ phận theo nguyên tắc CTH (C: Chịu trách nhiệm chính, báo cáo giải trình; T: Tham gia vào dòng chảy công việc; H: Hỗ trợ cung cấp thông tin).

Giai đoạn 2: Xây dựng thư viện KPI của bộ phận (Bottomup – Từ dưới lên):
- Nhận chỉ tiêu được phân bổ từ công ty.
- Coi các chỉ tiêu của công ty như là mục tiêu của bộ phận..
- Phân rã các mục tiêu bộ phận ra thành các mục tiêu nhỏ hơn để giúp bộ phận dễ đạt mục tiêu hơn.
- Xác định chức năng nhiệm vụ, vị trí của bộ phận.
- Tìm các thước đo hiệu quả và chỉ tiêu công việc từ chức năng và quy trình bộ phận.
- Tập hợp các thước đo và chỉ tiêu đó vào bảng chỉ tiêu được phân bổ để tạo thành thư viện KPI (thước đo hiệu quả công việc).

Hình – Lưu đồ thiết kế hệ thống QT hiệu suất theo phương pháp BSC mix JD - KPI

Giai đoạn 3: Hoàn thiện các thẻ KPI cho vị trí và hệ thống Quản trị hiệu suất:
- Tiến hành rút gọn, lựa chọn các KPI phù hợp cho từng vị trí.
- Chỉnh sửa, thêm bớt các thước đo khắc phục điểm yếu khi áp dụng KPI.
- Xây dựng hệ thống đo đếm báo cáo.
- Xây dựng chính sách đánh giá và lương thưởng thúc đẩy hoàn thành KPI.
- Kiểm thử chính sách trước khi áp dụng.

Giai đoạn 4: Triển khai áp dụng KPI vào thực tế:
- Lên kế hoạch công việc.
- Triển khai đo lường.
- Đánh giá, xác định công việc trọng yếu cần đào tạo..
- Triển khai hệ thống đãi ngộ.

Tôi đã viết các bài để trên blog hướng dẫn triển khai các giai đoạn trên và cũng đã tập hợp, biên tập thành quyển sách blog số 5: Tái tạo Hệ thống QT hiệu suất (PM) KPI. Nếu bạn ngại đọc các bài viết bằng thiết bị điện tử, thân mời cả nhà cùng ủng hộ bản giấy.

2. Với lương 3P: Do 3P là kết hợp của trả lương theo vị trí (P1), theo năng lực (P2), theo hiệu quả (P3) nên để xây dựng ra hệ thống lương 3P thì cần biết:
- Hệ thống Đánh giá giá trị công việc (P1)
- Hệ thống Quản trị hiệu suất PM (Performance Management) – KPI (P3)
- Hệ thống Quản trị năng lực CM (Competencie Management) (P2)
- Hệ thống Đãi ngộ 3P (C/s Lương 3P) (Total reward) (3P)

Để viết về 4 gạch đầu dòng này thì cũng mất vài quyển sách. Nếu bạn muốn tôi viết thêm thì hãy comment vào bài nhé. Quay trở lại ý đầu bài, chốt là năm 1 thì cứ sống đã khôgn cần hệ thống làmg gì cho bài bản.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QTNS bài bản