KPI là một công cụ Quản trị mạnh, điều chỉnh hành vi của nhân viên trong tổ chức. Khi bạn làm theo những gì tôi viết trong chuỗi những bài về Xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất, bạn sẽ chúng ta xử lý được rất nhiều bài toán về nhân sự liên quan đến công việc. Sở dĩ nó có thể điều chỉnh được hành vi vì KPI được thiết kế để gắn với thưởng và chính sách dừng hợp tác khi không đạt hiệu suất.

Đặc biệt ở Việt Nam, theo luật lao động, chúng ta không được trừ lương của người lao động. Nhưng luật không hề cấm việc trừ thưởng. Do đó, KPI bị lạm dụng trở nên xấu xa với hình tượng "cây gậy". Nhân viên không tuân theo điều gì đó, chúng ta đưa vào làm KPI với các con số rồi sau đó trừ thưởng (hay còn gọi là phạt). Tôi thích KPI là công cụ tạo động lực với hình tượng "củ cà rốt hơn".

Chính vì là công cụ điều chỉnh hành vi mạnh mẽ nên chúng ta có xu hướng cài thêm một số thước đo xử lý vấn đề:
1. Sáng tạo và cải tiến công việc
2. Tuân thủ nội quy
3. Đọc sách
...

Khi đi tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị hiệu suất theo BSC mix JD - KPI, tôi thường hay được hỏi câu hỏi:" Tôi muốn thêm 1 số thước đo KPI không liên quan đến công việc có được không?". Tôi không khuyến khích việc thêm các KPI không liên quan đến công việc của vị trí. KPI dùng để đo hiệu suất. Vậy là đủ.

Tuy nhiên, nếu trong bản đồ chiến lược, chúng ta có chiến lược gì đó liên quan đến các vấn đề trên thì các vị trí có thể thêm các KPI liên quan đến chiến lược. Ví dụ, có công ty, họ có chiến lược trong viễn cảnh Phát triển là: Định hình lại văn hóa. Để chiến lược có thể thành công, họ đưa ra chiến thuật: "Tất cả nhân viên tuân thủ nội quy". Từ chiến thuật đó, KPI chiến lược với cái tên "Tỷ lệ nhân viên tuân thủ nội quy" và "Tổng số lần nhân viên vi phạm nội quy" ra đời. Các thước đo này được phân bổ xuống bộ phận và tới các vị trí.

Đấy là quan điểm của tôi. Nhưng tôi đi tư vấn thì lại cố gắng không đưa các quan điểm của mình vào tổ chức thông qua các công cụ. Tôi chỉ đề xuất, tư vấn. Nếu công ty đồng ý thì đưa vào. Còn nếu không thì tôi sẽ lựa các quan điểm của tổ chức để ra được một bộ công cụ tốt. Cách làm này của tôi cũng thể hiện rất rõ lý thuyết mà tôi chia sẻ: Hệ thống Quản trị sinh ra để phục vụ cho quan điểm quản trị. Mà tôi nói thật, cho dù tôi không đồng ý thì đến khi tôi rút khỏi tổ chức, họ cũng sẽ thay đổi, điều chỉnh công cụ cho phù hợp với quan điểm của họ.

Bạn có muốn thêm các thước đo ngoài công việc vào bản KPI của vị trí? Dưới đây là một số thước đo ví dụ:
- Tăng cường sáng tạo: Số sáng kiến cải tiến công việc cần có
- Duy trì văn hóa: Số lần vi phạm nội quy
- Hoàn thành công việc của bộ phận: Tỷ lệ hoàn thành KPI của trưởng phòng

Để ra các thước đo này, chúng ta làm giống như cách ra KPI công việc. Chúng ta đặt và trả lời câu hỏi: "Việc (hay vấn đề) này xử lý ra kết quả như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?". Với từng câu trả lời, chúng ta đổi sang thành các thước đo KPI. Thông thường các thước đo có cấu trúc:
+ Số + ....
+ Tỷ lệ + ...
+ Thời gian + ...

Ví dụ:
+ Tăng cường sáng tạo đạt là mỗi người có 3 cải tiến công việc trong năm. Như thế, chúng ta nhìn vào số 3 và từ "cải tiến" để ra thước đo: Số + cải tiến công việc cần có trong năm.
+ Nếu Tăng cường sáng tạo đạt là có 10% đề xuất cải tiến được áp dụng thì thước đo là: Tỷ lệ + đề xuất cải tiến được áp dụng/ tổng số cải tiến trong năm.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị hiệu suất