Cường mới nhận được một tình huống như thế này. Tôi tên là Hùng Cường. Người mới gặp thường hay gọi tên là Hùng. Lúc đầu cũng có chút bối rối nhưng tôi được gọi như thế nhiều, riết cũng quen.

"Chào anh Hùng,
Em là A, 28 tuổi, rất xin lỗi vì đã đường đột viết thư cho anh, nhưng thực sự em rất mong anh đọc thư này và cho em lời khuyên vì em biết chắc chắn đối với em sẽ rất quý giá.

Em đã đi làm được 5 năm, nhưng chỉ mới làm cán bộ nhân sự được hơn 1 năm ở 1 công ty về Thiết bị y tế. Công ty này có hơn 50 nhân viên và công việc chính của em ở đó là làm bảo hiểm cho nhân viên, chấm công, xây dựng các form mẫu khi được yêu cầu. Đại loại là trên em có trưởng phòng nhân sự giao việc và em chỉ làm các công việc theo bảng mô tả công việc của mình.

Hiện nay em đã nghỉ việc ở đó và đã đi thi tuyển ở công ty khác và được thông báo trúng tuyển với vị trí phó phòng nhân sự ( không có vị trí trưởng phòng). Em được hẹn 1 tuần nữa đi làm.

Công ty mới làm về kinh doanh và cũng có hơn 40 nhân viên. Điều làm em lo lắng là em không biết bắt đầu như thế nào và em phải làm những công việc gì đầu tiên khi đi làm ở công ty mới. Ý em muốn nói là nếu mình làm nhân viên thì đã có trưởng phòng giao việc, còn nếu mình là 1 người trưởng phòng thì mình phải làm những gì trong ngày đầu tiên? chẳng nhẽ cứ ngồi không đợi giám đốc yêu cầu mình làm gì thì mình làm đấy ( điều này chắc chắn là không được).

Em rất muốn hỏi nhiều nhưng sợ làm phiền anh.
Em rất mong anh hiểu và thông cảm cho những băn khoăn của em và cho em một vài lời khuyên bổ ích.
Em cũng rất mong anh trả lời sớm giúp em vì em sắp đến ngày nhận công việc mới rồi."

Nếu anh chị ở trong hoàn cảnh trên thì anh chị sẽ làm gì ?

Không bình luận nhiều về vấn đề tại sao công ty lại nhận và vì sao chủ nhân của mail trên lại đỗ. Tôi chỉ muốn đi vào việc giải quyết vấn đề : "khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?" mà bạn đó đang vướng phải. Vậy tôi sẽ làm gì ?

Tất nhiên và cũng là đầu tiên, tôi sẽ dành ra khoảng vài ngày cho đến 1 tuần để làm quen với mọi người và làm quen với văn hóa. Song song với đó là tìm hiểu thực trạng quản trị nhân sự ở đây. Việc làm quen với mọi người thì tùy theo kinh nghiệm mỗi người sẽ có cách làm khác nhau. Có lẽ khi mới vào công ty, sếp tổng sẽ phải giới thiệu tôi với các trưởng bộ phận khác để làm quen. Nhưng nếu không được như thế thì tôi sẽ chủ động yêu cầu sếp sắp xếp 1 buổi để giới thiệu tôi. Đây gọi là chính danh. Không chính danh thì ai làm việc được chứ. Sau đó, tôi sẽ chủ động gửi mail cho từng người (có thể là bcc) để tự giới thiệu thông tin về cá nhân (nếu sếp không gửi mail).

Làm quen còn phải nhiều động thái nữa. Tôi sẽ áp dụng theo cách này : http://blognhansu.net/2013/07/05/nhan-su-moi-hr-fresher-khi-moi-vao-nen-lam-gi/ . Dĩ nhiên là tôi sẽ không cư xử như là 1 người mới vào nghề. Tôi ứng xử với mọi người như là 1 người phù hợp. Thay vì ăn cùng, tôi có thể sẽ là mời mọi người 1 li nước. Mời các phòng ban 1 ít hoa quả ... Nói chung là nhiều cách. Làm quen với văn hóa thì khó hơn 1 chút. Theo tôi, văn hóa tổ chức nó gắng với văn hóa của sếp. Sếp thế nào thì tổ chức nó na ná như thế. Vì vậy cứ để ý thói quen, tính cách, sở thích của người đứng đầu là ra văn hóa của công ty. Sếp thích uống bia? Có lẽ tôi nên mời mọi người 1 cốc bia . Sếp thích ăn mặc đẹp, có lẽ tôi nên mua một bộ quần áo mới để mặc đi làm. ...

Cùng với việc làm quen chào hỏi là việc tiếp cận với thực trạng nhân sự của công ty. Cách đơn giản nhất nhưng lại khó khăn nhất đó là : yêu cầu nhân viên bộ phận và sếp cung cấp toàn bộ các tài liệu về nhân sự. Thuận lợi thì được nhưng nhỡ nhân viên hỏi là: em cũng không biết phải đưa cái gì cho anh cả thì bạn sẽ làm sao ? Tốt nhất là lập cái list và đưa cho mọi người để mọi người cung cấp. List đó là:
1. Quy trình nhân sự (bao gồm từ tuyển dụng, đào tạo cho đến trả lương) và biểu mẫu.
2. Quy trình ISO (tất tần tật các bộ phận luôn).
3. Các biểu mẫu, template khác như mẫu báo cáo, mẫu slide ...
4. Các tài liệu liên quan đến từng mảng bộ phận 1:
a. Tuyển dụng:
- Quy trình tuyển dụng
- Quy chế tuyển dụng
- Báo cáo, kế hoạch tuyển dụng tháng, năm
- Các KPI về tuyển dụng được giao
- Bảng theo dõi tuyển dụng: cái bảng có ghi và theo dõi danh sách ứng viên đã qua phỏng vấn.
b. Đào tạo:
- Quy trình đào tạo
- Quy chế đào tạo
- Báo cáo kế hoạch đào tạo
- Các KPI về đào tạo
- Bảng theo dõi quá trình đào tạo
- Tài liệu đào tạo nội bộ, chung, bộ phận
c. Lương thưởng:
- Quy trình trả lương
- Bảng lương tháng vừa rồi
- Ngạch lương
- Quy chế lương
- Quy chế thưởng
- Bảng theo dõi thông tin nhân viên
- Báo cáo tình hình nhân sự tháng, năm
d. Bảo hiểm:
- Báo cáo tình hình đóng báo hiểm
- Các bản, tài liệu về bảo hiểm.
3. Ngoài ra là 1 loạt những cái khác như:
- Cơ cấu tổ chức và mô tả công việc
- KPI và bảng theo dõi KPI
- Một loạt những chính sách khác: nhiều quá, các bạn vui lòng xem thêm ở đây: Danh sách các quy chế, quy định cần có trong công ty … ?
- Nội quy, sổ tay văn hóa, thỏa ước lao động

List này tôi mới tạm thời nghĩ ra. Có thể chưa đủ nhưng ít ra thì sẽ cho ta được cái nhìn tổng quan về nhân sự. Nếu muốn kỹ nữa, chúng ta có thể dựa vào bài này để lên danh sách: Các công việc phòng nhân sự sẽ phải làm phần 2 – theo cách nhìn của chức năng phòng Nhân sự

Và dựa vào nhận định của cá nhân mỗi người, chúng ta có thể lên được ngay danh sách những việc cần làm. Ví dụ như mô tả công việc lâu quá chưa làm thì chúng ta làm lại. Nội quy không cập nhật thì viết nội quy mới. Cái gì chưa có thì chúng ta sẽ làm cái đó. Chúng ta khi phỏng vấn đã trao đổi với sếp và hẳn đã nghe về các vấn đề lãnh đạo muốn giải quyết. Dựa vào những vấn đề, và các việc cần làm, tiếp tục chúng ta quay lại ngồi với lãnh đạo thêm vài lần nữa để trao đổi. Sau khi thống nhất các vấn đề cần làm chúng ta sẽ bắt đầu triển khai.

Chú ý, trong quá trình làm trưởng phòng thì nên đọc thêm cả bài này: 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ? . Ở bài viết này chúng ta sẽ bắt gặp những kinh nghiệp và những điều trưởng phòng không nên làm. Rất hữu ích.

Tôi cũng có chia sẻ kinh nghiệm từng làm trưởng phòng nhân sự ở chuỗi bài viết về nhật ký HRM. Nhân tiện bài này, đọc lại tôi vẫn thấy bồi hồi. Anh chị và các bạn tham khảo thêm ở đây nhé:
Nhật ký HRM – quyết định thành lập phòng nhân sự
Nhật ký HRM – khảo sát hiện trạng Nhân sự

Vậy là chúng ta đã lên được list danh sách các công việc cần làm, các nguồn lực cần có, thời gian cần hoàn thành và kết quả cuối cùng của công việc đó là gì. Đây tôi gọi là mảng công việc về dự án nhân sự.

Ngoài việc triển khai các dự án vá lỗi đó, tôi sẽ phải để ý và đánh giá xem các mảng công việc mà các nhân viên của phòng tôi đang làm thế nào ? Liệu đã làm tốt chưa? Cần làm gì để tốt hơn? Có biểu mẫu hay cách nào hay hơn không? Và có cần hỗ trợ không ? Nếu có tôi sẽ phải sắn tay vào làm.

Tôi để ý thấy, có một số anh chị khi mới lên trưởng phòng hoặc chuyển sang làm trưởng phòng các công ty khác thường hay thay đổi lại bố trí của phòng mới. Chúng ta cũng có thể làm theo cách đó để đánh dấu sự có mặt của mình.

Tôi chợt nhớ ra còn có một bài viết cũng về chủ đề này nhưng ở khía cạnh khác, mời anh chỉ và các bạn tham khảo: Thiết lập phòng tổ chức – hành chính – nhân sự công ty nên bắt đầu từ đâu ?

Mỗi người khi bắt đầu làm trưởng phòng nhân sự ở đâu đó sẽ có một cách khởi đầu riêng cho mình. Có người thì không cần làm quen mà cứ lao vào hùng hục xử lý các công việc vật lý còn tồn đọng. Có người người thì lại đi giao lưu hết xong mới làm việc .... Tùy vào từng người nhưng hẳn mọi người sẽ có một mẫu số chung nào đó.

Là anh chị và các bạn, anh chị và các bạn sẽ bắt đầu sự khởi đầu mới của mình bằng cách nào ?