Nếu làm trong nghề Quản trị nhân sự, tôi tin bạn sẽ sớm có một số kỹ thuật để xử lý các tình huống liên quan đến con người. Cụ thể với tình huống: Nhân viên nghỉ ngang, không báo, nhất quyết không đến (không liên lạc) công ty để bàn giao công việc, trong khi đó luật lao động lại không cho phép giữ lương và giấy tờ. Hoặc tình huống khác: Nhân viên xin nghỉ phép dài hạn mấy tháng rồi sang chỗ khác làm. Khi họ đạt thử việc thì họ sang hẳn chỗ mới làm và không quay lại bàn giao công việc. Tóm lại là tình huống nhân viên "mất tích". Vậy chúng ta sẽ làm gì? Có một cách đó là: Báo giảm BHXH theo trường hợp nghỉ không lương (để không đóng BHXH, không chốt sổ). Công ty cứ treo mã BHXH như vậy. Cho đến khi nhân viên sang bên mới họ đóng BHXH nhưng không đóng được hoặc muốn chốt sổ nhưng không chốt được. Rồi sau đó họ phải liên hệ lại với công ty để làm các thủ tục (bao gồm cả bàn giao công việc).

Ví dụ trên cộng đồng mới có trao đổi:
- Người ẩn danh: Đọc được trường hợp này, em đoán là bên phía NLĐ nghỉ ngang rồi công ty không chốt BH đây. Xin ý kiến A/C đỉ trước thì việc làm của cty trên là đúng hay sai ạ. Em thấy nhiều công ty cũng gặp như vậy.

+ Nguyễn Hữu Định: Nghỉ ngang thì cty báo k lương cũng đúng. Ở th này thì chỉ nên hay không nên thôi. Và nếu như mình thì cũng báo giảm cho xong. Khỏi báo không lương, bên cty kia báo tăng thì lại nhiễu việc ra.
- T.Hồng Nguyễn: Nguyễn Hữu Định NLĐ chưa hoàn tất thủ tục nghỉ việc thì ko nên làm vậy bạn ạ. Trong khi đơn nghỉ việc, biên bản bàn giao chưa có thì khi có tranh chấp lao động xảy ra, thiệt thòi vẫn là về phía công ty. Trường hợp này nếu bạn muốn báo giảm luôn phải làm đủ quy trình thủ tục để sa thải NLĐ thì mới được báo giảm hẳn
+ Nguyễn Hữu Định: T.Hồng Nguyễn xử lý theo trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là được. "Sa thải" là cụm từ không bao giờ nên đụng đến. Ở tình huống này người lao động đã sang công ty mới làm việc và được đóng bảo hiểm thì phải qua thời gian thử việc rồi. Cũng có nghĩa là cũng phải được 30 đến 60 ngày. Nên công ty cũ hoàn toàn có thể ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Vì người lao động vi phạm. Và báo giảm bảo hiểm xã hội bình thường.

Theo lý bình thường mà mọi người đang hiểu: Báo giảm BHXH không lương, người lao động sẽ không cắt, đóng nối và chốt sổ được khi sang bên mới. Tuy nhiên tình huống lại không được như vậy: Vẫn có trường hợp báo tăng BHXH được. Xin mời cả nhà cùng đọc tiếp trao đổi của mọi người trong ví dụ trên.

- Linh Linh KT Thuế: bên mình NLĐ qua cty khác làm, mình chưa kịp báo giảm, mà cty khác báo tăng là tự động hệ thống báo giảm bên mình luôn
+ Nguyễn Hữu Định: Linh Linh KT Thuế nhiều case hiện tại đang bị như v, bạn báo giảm bên bạn đi, nhớ gửi thông báo cho nld. K có k may lại bị giải trình mệt ra
- Linh Linh KT Thuế: Nguyễn Hữu Định mình báo giảm, xong hồ sơ trả kết quả ko hợp lệ, xong trong email trả kết quả ghi rõ tên cty kia đã báo tăng rùi. mình hỏi cán bộ thu thì họ kiu giờ làm mẫu 620 hay gì á để in tờ rời nữa thôi
+ Nguyễn Hữu Định: Linh Linh KT Thuế thế thì làm theo hd của cán bộ thu thôi bạn ạ. Đấy nhiều người cứ bảo là báo giảm để phạt người lao động. Nhưng hệ thống phần mềm mới bây giờ nó cứ hay như vậy đấy. 😂
- Duy: Nghỉ ngang giờ CTY vẫn phải chốt bh mà như CTY brother vẫn chốt bình thường
+ Hà Gà Gà: giờ tự động ghi nhận tăng mới ở cty mới nếu báo tăng, cty cũ còn chả báo GH hay báo KL gì mà cũng bị cắt luôn ý
- Người tham gia ẩn danh 916: Tự động giảm nhưng cố báo lên thì vẫn lên, sau đó thành trùng quá trình. Nói chung nlđ nghỉ ngang là sai, nhưng ngta đã làm cty mới ròi thì nên giảm cho ngta. Mình làm vậy ảnh hưởng đến tất cả quá trình sau này chứ ko chỉ 1 2 tháng đó. Nên đào tạo kỹ vấn đề trùng bảo hiểm từ khâu đầu vào để nlđ nắm được và ko để mình rơi vào tình trạng đó.
+ T.Hồng Nguyễn: Bên bhxh sẽ cắt giảm không lương nhưng họ sẽ ko thể chốt sổ nếu công ty chưa báo giảm hẳn thầy ạ.
- Admit Trần: Người lđ mà công ty cũ ko đóng bhxh hoặc ko trả lương cho lđ mà chưa báo giảm bhxh đươc. LĐ làm việc tại công cty mới báo tăng thì bhxh sẽ cắt bên cũ và bắt đầu đóng nối theo công ty mới ạ.
+ Thu Hà: Admit Trần chuẩn ạ, cty mình có trường hợp báo tăng tại cty mới và cty cũ auto bị giảm, bên bảo hiểm không xác nhận với bên cũ gì cả, tự động cho giảm luôn. Đến lúc nhận C12 thấy dư tiền check ra mới biết.

Trên đây là trao đổi về thực tế vẫn có nơi có thể báo tăng được BHXH cho người lao động cho dù bên công ty cũ chưa cắt. Mặc dù có thể báo tăng được BHXH nhưng quá trình sẽ bị trùng, không thể làm chế độ bảo hiểm. Chúng ta tiếp tục đọc trao đổi.

- Kieu Nhu Doan Nguyen: Ko đúng, đó chỉ là với 1 vài trường hợp cá nhân mà dữ liệu BHxH chưa đồng bộ thôi, hiện tại còn rất ít. Con là quy trình BhXh hiện tại đối với hơn 97% hồ sơ đã đồng bộ BHXH trên hệ thống thì chỗ cũ ko báo giảm hẳn sẽ ko tăng dc chỗ mới, kể cả cán bộ BH cũng ko có khả năng để tự báo giảm một bên như vậy trên hệ thống BH điện tử hiện tại.
luật có quý định rõ trong 1 số tình huống đặc biệt cơ quan BH có thể tự báo giảm (cty phá sản / ngưng hoạt động mà chưa báo giảm, …) nhưng phải có quyết định văn bản chính thức từ cấp giám đốc BHxH thì cơ quan BH mới tự giảm dc
+ Trịnh Thị Yến: Bhxh không có cán bộ nào dám tự ý báo cắt nếu công ty chưa làm thủ tục hồ sơ cắt a nhé.
- Pham Phuong: Có sai, việc kia chỉ đúng với nhóm tham gia đc ngân sách nhà nước hỗ trợ thôi. Đã có văn bản nêu rõ rồi. Việc áp dụng sai chắc sẽ giảm trong thời gian tới. Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam thay thế Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017.

Hôm nay tôi sẽ đọc cái công văn này để hóng.

Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam thay thế Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017

Điều 5. Cập nhật dữ liệu và giải quyết hồ sơ
"1. Nguyên tắc xử lý hồ sơ
1.1. Trường hợp hồ sơ tiếp nhận và dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác: hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ kèm lý do trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
...
1.3. Đối với hồ sơ thực hiện giao dịch điện tử:
1.3.1. Hệ thống phần mềm
...
1.3.2. Đối với các trường hợp kê khai tăng người tham gia mà mã số BHXH đó đang tham gia ở các nhóm đối tượng khác, như sau:
a) Đang tham gia BHXH bắt buộc tại Đơn vị sử dụng lao động khác (trừ đối tượng chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN) hoặc đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc đang hưởng chế độ hưu trí: Hệ thống phần mềm tự động trả lại kèm theo lý do và đề nghị liên hệ cơ quan BHXH để hoàn thiện hồ sơ.
b) Đang tham gia BHYT theo nhóm được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng, tự đóng, tham gia BHXH tự nguyện: hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng kê khai thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của người tham gia vào (cột ghi chú) Mẫu D02-LT, Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP để cơ quan BHXH cập nhật báo tăng kịp thời và hoàn trả tiền đóng cho người tham gia. Sau khi cập nhật báo tăng, hệ thống phần mềm tự động gửi thông báo về việc hoàn trả tiền đóng cho người tham gia trên ứng dụng VssID và dữ liệu hoàn trả đến viên chức KH-TC.
c) Đang tham gia BHYT theo nhóm tổ chức BHXH đóng, ngân sách nhà nước đóng, hệ thống phần mềm tự động giảm số phải thu, người tham gia và cắt giá trị sử dụng thẻ BHYT tại Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT.
2. Cập nhật hồ sơ vào CSDL..."

Trong quyết định này có điều 5 quy định rõ: "Hệ thống phần mềm tự động trả lại kèm theo lý do và đề nghị liên hệ cơ quan BHXH để hoàn thiện hồ sơ" đối với các trường hợp đang tham gia BHXH bắt buộc tại Đơn vị sử dụng lao động khác.

Như vậy: Hiện tại đang có tình trạng mặc dù đã có quy định không cho phép báo tăng đối với các trường hợp người lao động đang tham gia ở 1 bên khác nhưng vẫn có nơi cho đóng nối BHXH. Việc này có thể sẽ dẫn tới trùng quá trình đóng BHXH của NLĐ về sau.

Tôi sẽ cập nhật tiếp khi tìm hiểu được câu trả lời: Liệu có quy định nào cho phép đóng nối tiếp BHXH cho người lao động mặc dù họ đang tham gia với một bên khác (trong tình trạng treo - báo giảm không lương) không?

Nguyễn Hùng Cường