Dạo gần đây tôi gặp tình trạng công ty tinh gọn. Tức họ học theo nhà nước tinh gọn. Họ gộp hết các phòng lại với nhau, đổi thành bộ phận rồi gọi cả khối đó là phòng. Kiểu giống như bộ Nội vụ gộp với bộ Lao động. Ví dụ như câu hỏi vừa được đăng trên cộng đồng: "Bên em chưa có phòng mua hàng vì nhân sự phòng ít. Sếp muốn gộp nhân sự mua hàng vào HCNS hoặc kế toán. Vậy theo anh chị nên gộp phòng nào phù hợp nhất ạ?"
Tôi liền cảm thán: Ôi! Học là tốt nhưng không phải cái gì cũng học. Người ta gộp là vì chức năng nó giống nhau (đầu việc giống chỉ khác mảng) và theo nguyên tắc thống nhất 1 đầu mối. Chứ gộp các phòng thành bộ phận, mỗi bộ phận có một phó. Thế thì khác gì vẫn cũ. Chúng ta có các trưởng phòng và ở trên có 1 trưởng khối.
Sau khi cảm thán xong, tôi trả lời: HCNS nhé. Gộp với kế toán là sinh ra rủi ro tham ô. Hoặc gộp HCNS với Kế toán, để nguyên Mua hàng.
Vậy theo bạn, nguyên tắc nào chúng ta có thể tuân theo để tinh gọn hay chia tách bộ phận phòng ban?
Khi tiến hành tinh gọn, chúng ta có xu hướng: Nhặt các hoạt động tương tự với nhau rồi cho vào 1 nhóm. Còn chia tách bộ phận, ta cắt từng khúc trong chuỗi hoạt động của công ty và cho vào 1 nhóm. Ví dụ như hình dưới đây: Công ty thấy tình trạng có nhiều phòng ban quá và nó có cùng tính chất là hỗ trợ nên đã gom cả Kế toán, Hành chính, Nhân sự vào chung 1 phòng gọi là phòng Tài chính tổng hợp. Việc gom các bộ phận này có vẻ như tối ưu về chi phí. Nhưng như tôi nói ở trên, nếu không khéo thì chỉ là "bình cũ rượu mới".
Dưới đây là 1 số nguyên tắc để cân nhắc việc hợp nhất hay chia tách phòng ban:
1. Thống nhất:
- Hợp logic: Tức là sơ đồ tổ chức cần có cơ sở, đi từ chuỗi hoạt động chính và hỗ trợ của công ty (tổ chức).
- Phù hợp chiến lược: Chiến lược chỉ có kỳ vọng 50 người thì sơ đồ tổ chức nên xây cho kỳ vọng đó. Không nên chiến lược 1 đằng (50 người) nhưng xây sơ đồ tổ chức cho (1000 người). Một ví dụ khác: Nhà nước có chiến lược "Đưa dịch vụ công và chính quyền đến gần dân". Suy ra: Chính quyền 2 cấp, gồm TP và Thị xã (Phường).
2. Tối ưu:
- Phù hợp định biên: Việc xác định lập ra một phòng ban cần căn cứ vào định biên chiến lược và tham chiếu ngành. Ví dụ định biên: Cứ khoảng 20 nhân viên thì cần 1 HR. 50 nhân viên thì cần 2 HR + 1 Admin. Hoặc tỷ lệ cứ 2 kinh doanh cần 1 hỗ trợ.
- Nguyên tắc phân lớp: Một người quản lý thông thường có thể quản lý từ 2 cho đến 12 người. Trung bình, cứ 1 quản lý có thể quản lý được 7 nhân viên. Tùy theo năng lực, quản lý có thể quản được nhiều hoặc ít hơn. Ví dụ như quân đội có nguyên tắc "tam tam chế". Một tiểu đội thường có 3 tổ, mỗi tổ 3 người. Vì thế tiểu đội thường là 9 người chia làm ba tổ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tiểu đội có thể gồm 7 người (2 tổ) hoặc 12 người (4 tổ). Nguyên tắc này cũng có thể áp dụng lên bộ phận: Cứ 7 tổ (nhóm) gộp thành 1 bộ phận. Cứ 7 bộ phận gộp thành 1 phòng. Cứ 7 phòng thì sẽ gộp thành 1 khối. Một ban giám đốc thì không nên quản quá con số 7 (khối hoặc phòng hoặc cả khối và phòng).
- Nguyên tắc thống nhất một đầu mối: Mỗi một chức năng thì chỉ có 1 bộ phận chịu trách nhiệm chính và giải trình trước ban giám đốc.
- Nguyên tắc dự phòng rủi ro: Khi gộp chung các hoạt động lại với nhau cần không để xảy ra các rủi ro tham ô, vừa đá bóng vừa thổi còi.
3 Hiệu quả:
- Nguyên tắc tiết kiệm nguồn lực: Việc chuyển đổi hoạt động có tốn nguồn lực hay không? Nếu để chuyển đổi từ hoạt động A sang hoạt động B tốn nguồn lực lớn thì nên tách riêng để chuyên môn hóa. Và ngược lại, nếu việc chuyển đổi các hoạt động lớn không tốn kém nguồn lực cũng như chi phí, tổ chức có thể hợp nhất các hoạt động lại. Bên cạnh đó, chúng ta nên tránh để ra phòng ban để rồi cần thêm quản lý. Tóm lại, cơ cấu tổ chức hay hoạt động tinh gọn cũng như phân tách tổ chức cần theo hướng thực hiện được mục tiêu với chi phí nhỏ nhất.
Khi nhìn rộng hơn, những nguyên tắc ở trên cũng là các nguyên tắc dùng trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức.
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng HT QTNS bài bản
