Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường ngày nay, nguồn nhân lực không chỉ là một trong những tài sản quý giá nhất mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, việc quản lý và phát triển nguồn lực này một cách hiệu quả lại không hề đơn giản. Đó là lý do tại sao hoạch định nguồn nhân lực trở thành một điều không thể thiếu trong doanh nghiệp. Cùng Blognhansu tìm hiểu hoạch định nguồn nhân lực là gì và lý do tại sao cần thực hiện hoạch định nhé.
Hoạch định nguồn nhân lực là gì?
Nguồn nhân lực là tổng thể các yếu tố về con người có khả năng tham gia vào quá trình lao động, sản xuất, tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội.
Một nguồn nhân lực chất lượng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. Góp phần giúp tổ chức hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững. Bằng cách tập trung vào nguồn nhân lực, tổ chức có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực và phát triển tiềm năng của các cá nhân, từ đó, thúc đẩy sự thành công và tăng trưởng của tổ chức.
"Hoạch định nguồn nhân lực (Human Resource Planning - HRP) là quá trình xác định, dự đoán và đáp ứng nhu cầu nhân lực một cách hiệu quả trong sự phát triển bền vững của tổ chức. Đây là quá trình chi tiết hóa các yêu cầu công việc, đánh giá và ước tính nguồn nhân lực cần thiết nhằm đảm bảo tổ chức có đủ số lượng và chất lượng nhân sự để hoàn thành mục tiêu của tổ chức."
Tại sao cần hoạch định nguồn nhân lực (hoạch định nhân sự)?
1. Kiểm soát nhu cầu tuyển dụng
Kiểm soát nhu cầu tuyển dụng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc phải hoạch định nhân sự ở mỗi doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự cần rà soát, xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần tuyển để đáp ứng được các nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp.
Việc kiểm soát tốt nhu cầu tuyển dụng giúp doanh nghiệp có thể tránh được các vấn đề về thiếu hụt lao động hay lãng phí nhân sự. Ngược lại, nếu không kiểm soát tốt vấn đề về nhu cầu tuyển dụng thì doanh nghiệp có thể gặp những rắc rối như năng suất công việc giảm do thiếu lao động, hiệu quả dự án không tốt do chất lượng nhân sự không đáp ứng được, doanh thu giảm…
Ví dụ, vào tháng 8/2022, công ty Cao su Bà Rịa cho biết đang thiếu 15 - 20% lao động so với kế hoạch, tương đương 300 - 350 lao động nhưng không tuyển được vì chưa có kế hoạch hoạch định nhân sự. Điều này đã làm giảm năng suất sản xuất và trở thành bài toán khó giải cho ban quản lý công ty.
2. Kiểm soát nhu cầu phát triển nhân sự kế thừa
Những nhân viên được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm được đề bạt lên những vị trí cao hơn là điều cần thiết cho hiệu suất của doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc vào sự chính xác của thông tin về các yêu cầu của công việc trong hiện tại và tương lai ở tất cả các vị trí quản lý và thông tin này được cung cấp thông qua một quá trình hoạch định nhân sự hiệu quả.
Trong trường hợp công ty không có kế hoạch cho một đội ngũ nhân sự kế thừa, công ty đó có thể không kịp trở tay khi có những thay đổi bất ngờ đến từ phía những nhân sự cũ. Điều này sẽ làm chậm tiến trình của dự án và hiệu quả hoạt động của công ty trong một khoảng thời gian.
Vinamilk chính là một ví dụ tiêu biểu cho việc kiểm soát rất tốt nhu cầu phát triển nhân sự kế thừa. Doanh nghiệp này chú ý tới nhu cầu phát triển nhân sự kế thừa nằm ở việc họ trẻ hóa nguồn lực nhằm thúc đẩy bộ máy, liên tục sáng tạo và tạo ra sự thay đổi để bắt kịp với xu hướng thời đại.
3. Kiểm soát nhu cầu đào tạo
Kiểm soát nhu cầu đào tạo là điều cơ bản nhưng không kém phần quan trọng trong việc lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Cần đánh giá đội ngũ nhân sự về số lượng và chất lượng, cụ thể là các kỹ năng mà doanh nghiệp yêu cầu.
Nếu không đánh giá được nhu cầu đào tạo sẽ gây ra khó khăn cho của các dự án trong doanh nghiệp. Khi không biết được nhu cầu đào tạo của dự án đó, công ty có thể sẽ tuyển dụng những lao động thiếu tay nghề hoặc kém chất lượng. Điều này sẽ gây ra một lỗ hổng lớn đối với hiệu suất của dự án.
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam phải đối mặt với nguy cơ thiếu hụt nhân sự chất lượng cao khi có kế hoạch mở rộng quy mô. Vì vậy, kiểm soát nhu cầu đào tạo là điều cần thiết, không thể thiếu trong kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực.
4. Kiểm soát chi phí
Cân bằng chi phí giữa việc sử dụng cơ sở vật chất, chi phí nguyên vật liệu và lực lượng lao động cho các dự án khác nhau là điều cần thiết để đưa ra được lựa chọn tối ưu.
Không có kế hoạch về chi phí nhân sự sẽ làm tăng hoặc gây ra rủi ro về chi phí nguồn nhân lực và các loại chi phí khác. Nếu làm tăng chi phí nhân sự chỉ vì không có kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả sẽ làm giảm doanh thu, lợi nhuận và gây ra những tổn thất không đáng có cho công ty.
Các công ty cũng có thể kiểm soát chi phí nhân sự, giúp giảm thiểu những chi phí không cần thiết và tiết kiệm ngân sách thông qua các cách như thúc đẩy chính sách làm việc tại nhà, rút ngắn thời gian làm việc của nhân viên, rà soát các chi phí và thương lượng thêm với những nhà cung cấp (cơ sở vật chất, dịch vụ ăn uống ở công ty…) và thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt.
5. Kiểm soát quan hệ lao động
Khi lên kế hoạch kinh doanh cho một sản phẩm/dự án nào đó, người ta sẽ đưa ra các giả định về năng suất của nguồn nhân lực sẽ có ảnh hưởng từ quan hệ lao động. Những giả định về năng suất của nguồn nhân lực đó được đưa ra thông qua các thông tin được cung cấp bởi việc hoạch định nhân sự.
Quan hệ lao động là tạo sự liên kết giữa nhân viên và doanh nghiệp, đào tạo nhiều hơn cho nhân viên, trả lương phù hợp với năng lực để họ có thu nhập ổn định. Từ đó, năng suất lao động sẽ tăng lên, tăng hiệu suất của dự án và đem lại hiệu quả đầu tư cho doanh nghiệp.
6. Mở rộng nguồn lực kịp thời
Một dự án khi được tiến hành sẽ có thể phát sinh thêm dự án khác, hoặc khi một dự án này hoàn thiện sẽ có thêm nhiều dự án đã và được lên kế hoạch. Do đó, việc hoạch định nguồn nhân lực là điều cần thiết để đáp ứng các tình huống mới được tạo ra trong doanh nghiệp do thực hiện các kế hoạch mở rộng.
Mở rộng nguồn lực nếu không được giải quyết kịp thời sẽ gây ra những vấn đề trì trệ về công việc của doanh nghiệp. Khi một dự án bị trì trệ sẽ kéo theo những hậu quả mà không doanh nghiệp nào mong muốn, điều này có thể sẽ gây nên những ảnh hưởng xấu đối với các đối tác.
Ví dụ, một dự án đã hoàn thiện và đến bước cuối cùng là tiến hành dự án và đưa vào hoạt động, việc công ty cần làm là đảm bảo nguồn lực để thực hiện điều đó và phải phát triển quy mô nhân sự nếu cần thiết để đảm bảo dự án đi theo đúng tiến độ đã đề ra như trong kế hoạch trước đó.
7. Luân chuyển lao động đúng người đúng lúc
Mọi doanh nghiệp đều có vấn đề về việc luân chuyển lao động nhưng tùy thuộc mức độ có thể khác nhau giữa các công ty. Có nhiều công ty sẽ có nhu cầu tuyển dụng những người mới cho các vị trí còn trống và việc này được thực hiện thông qua quá trình hoạch định nguồn nhân lực.
Việc luân chuyển lao động đúng người đúng lúc đúng việc thể hiện sự linh hoạt trong quản lý nhân sự của ban lãnh đạo công ty. Chẳng hạn, có những thời điểm có hai công việc mà hai nhân viên đang ở vị trí tương ứng ấy không thể đáp ứng được nhu cầu của công việc, công ty có thể xem xét đến năng lực thích hợp để luân chuyển hai nhân viên này cho các vị trí của nhau để đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thành theo kế hoạch.
8. Thay thế người kịp thời
Mọi dự án đều cần có một kế hoạch dự phòng. Đối với mảng nhân sự, doanh nghiệp luôn phải chuẩn bị người đảm nhận vị trí mới trong trường hợp bất ngờ để có thể hoàn thành những dự án, công việc còn dang dở.
Nếu một doanh nghiệp mà không có kế hoạch thay thế người kịp thời thì công việc sẽ bị chậm trễ, làm ảnh hưởng đến tiến độ. Ví dụ, doanh nghiệp đang thầu một dự án lớn với đối tác Nhật Bản. Không may hôm gặp đối tác người nước ngoài thì phiên dịch của công ty có việc đột xuất. Lúc đó, việc của bên nhân sự là cần tìm người thay thế kịp thời để buổi gặp mặt giữa 2 bên không bị gián đoạn.
Lời kết
Hoạch định nguồn nhân lực không phải là một lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức muốn tồn tại và phát triển lâu dài. Đầu tư vào hoạch định nguồn nhân lực chính là đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp, đảm bảo rằng bạn luôn có đúng người, đúng thời điểm và đúng vị trí để đạt được mục tiêu đề ra.
