Việc xác định cấp bậc công việc (Job Grade) là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống lương thưởng công bằng và minh bạch. Tuy nhiên, để đưa ra những quyết định chính xác, đòi hỏi các nhà quản lý phải áp dụng những phương pháp đo lường công việc một cách khoa học và bài bản. Vậy có những phương pháp nào hiệu quả để xác định cấp bậc công việc? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé.
1. Phương pháp tính điểm (Point Factor)
Phương pháp tính điểm là phân tích định lượng công việc bằng cách gán điểm cho các yếu tố chuyên môn, kỹ năng và thâm niên. Các điểm tích lũy đặt mỗi công việc trong một lớp cụ thể.
Để thực hiện phương pháp này, doanh nghiệp cần dành thời gian xây dựng hệ thống Tiêu chuẩn công việc và năng lực bài bản để giảm thiểu chủ quan khi triển khai đánh giá hiệu suất công việc.
Ví dụ: Doanh nghiệp phân loại 10-20 công việc trong các bộ phận tiến hành chấm điểm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn các công việc cần đánh giá
- Bậc 1 - Thực tập sinh
- Bậc 2 - Nhân viên văn phòng
- Bậc 3 - Giám đốc điều hành
- Bậc 4 - Trợ lý điều hành
- Bậc 5 - Phó phòng
- Bậc 6 - Quản lý
- Bậc 7 - Quản lý cấp cao
- Bậc 8 - Trợ lý phó chủ tịch
- Bậc 9 - Phó chủ tịch
Bước 2: Chọn các yếu tố cho từng công việc (kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ, điều kiện làm việc…)
- Nhóm 1 - Không có kỹ năng
- Nhóm 2 - Kỹ năng trung bình
- Nhóm 3 - Có kỹ năng
- Nhóm 4 - Kỹ năng cao
Bước 3: Phân loại từng yếu tố trên cơ sở định nghĩa được cấp bậc
- Nhóm 1 - Công việc đơn giản, không có trách nhiệm giám sát, không đại diện
- Nhóm 2 - Công việc đơn giản, không có trách nhiệm giám sát, có sự đại diện
- Nhóm 3 - Độ phức tạp công việc trung bình, không có trách nhiệm giám sát, có sự đại diện
- Nhóm 4 - Độ phức tạp công việc trung bình, có trách nhiệm giám sát, có sự đại diện
- Nhóm 5 - Độ phức tạp công việc cao, có trách nhiệm giám sát, có sự đại diện
Bước 4: Chỉ định trọng số (weights) và chỉ định điểm (point) phù hợp tương ứng cho các yếu tố và đưa lên bảng tính tổng điểm tất cả các giá trị được chỉ định cho công việc cần gán điểm.
2. Phương pháp xếp hạng (Ranking)
Xếp hạng công việc là việc phân tích giá trị của từng công việc và đặt nó theo thứ bậc. Phương pháp này chủ yếu sử dụng trong các tổ chức với ít hơn 100 nhân viên.
Tương tự với ví dụ trên, hệ thống đánh giá công việc bằng cách so sánh từng cặp công việc trong công ty với mọi công việc khác và cho điểm chúng. Các công việc sau đó được xếp hạng theo điểm số. Nếu công việc ở cột bên trái xếp hạng cao hơn việc tại hàng ngang trên cùng, sẽ được cho “1” điểm, nếu thấp hơn là “0”. Hệ thống phân cấp giá trị công việc bằng cách tính tổng điểm số một công việc đạt được khi so sánh với các công việc khác (công việc D có số điểm xếp hạng cao nhất).
3. Phương pháp so sánh yếu tố (Factor Comparison)
Phương pháp này liên quan đến việc xác định các công việc có vai trò tương tự và so sánh chúng dựa trên các yếu tố riêng lẻ của từng vị trí sau đó tiến hành xếp hạng chúng một cách tổng thể.
Ví dụ: Một công ty có thể so sánh người làm phân tích dữ liệu kinh doanh với người phân tích dữ liệu kỹ thuật và so sánh các vai trò này dựa trên quá trình đào tạo, thời gian họ cần để đạt được kết quả công việc, kỹ năng yêu cầu.
Dựa theo bảng trên, doanh nghiệp thiết lập tỷ lệ thanh toán cho nhân viên theo từng yếu tố trong công việc chuẩn. Các yếu tố được lựa chọn như kỹ năng, trách nhiệm, nỗ lực cho công việc, điều kiện làm việc…
Doanh nghiệp có thể điều chỉnh trọng số phù hợp theo thực tế sao cho phù hợp vai trò công việc giữa các yếu tố công việc chuẩn được dùng. Các công việc tiêu chuẩn được chọn nên có những đặc điểm nhất định: Sự công bằng chi trả (không trả thừa hoặc trả thấp), phạm vi của các yếu tố (Ví dụ cùng 1 yếu tố trách nhiệm, ở những vị trí công việc khác nhau trong tổ chức sẽ có tỷ lệ thanh toán theo cấp bậc khác nhau theo ví dụ trên).
4. Phương pháp phân loại (Classification)
Phân loại là việc tạo các danh mục bao gồm các công việc khác nhau và sau đó xếp hạng các công việc trong mỗi loại. Ví dụ: Tất cả các vị trí quản lý là cấp bậc quản lý và tất cả yêu cầu đào tạo về chuyên môn đều nằm ở cùng mức độ dành cho cấp bậc.
Ví dụ:
Nhiều tổ chức sử dụng cấu trúc phân loại công việc tương tự trên khi đề cập đến các nhóm công việc phổ biến như vận hành, tiếp thị, bán hàng, nhân sự, tài chính, hỗ trợ khách hàng, dịch vụ… tùy thuộc vào các hoạt động chức năng của từng mô hình doanh nghiệp.
5. Phương pháp so sánh với thị trường (Job matching)
Công ty kết hợp các công việc nội bộ và tương tự bên ngoài thị trường lao động, sau đó, so sánh theo cấp bậc, mức lương, các gói chế độ phúc lợi, lương thưởng.... Có thể dùng bên thứ ba khảo sát thu thập dữ liệu từ các công ty và phân tích chúng như một phần của quy trình chấm điểm công việc để xác định cấp bậc.
Lời kết
Việc lựa chọn và áp dụng đúng phương pháp đo lường công việc có ý nghĩa then chốt trong việc xác định cấp bậc công việc (Job Grade) một cách công bằng và hiệu quả. Dù là phương pháp xếp hạng đơn giản, phân loại rõ ràng, so sánh cặp chi tiết, cho điểm định lượng hay yếu tố chính toàn diện, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với đặc thù và quy mô của từng tổ chức.
