Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sắp xếp và quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ cho công tác này chính là cấp bậc công việc (job grade). Vậy cấp bậc công việc là gì, tại sao nó lại cần thiết và có những loại cấp bậc nào phổ biến trong các tổ chức? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết nhé.
Cấp bậc công việc (Job grade) là gì?
Tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp, cấp bậc công việc có thể gọi là “cấp độ công việc (job level)” hoặc “phân loại công việc (job classification)”. Cấp bậc công việc là phương pháp để quyết định sự tác động, thâm niên và kỳ vọng với một vai trò cụ thể trong tổ chức.
Trong trường hợp doanh nghiệp xây dựng tốt hệ thống phát triển nghề nghiệp, cấp bậc công việc sẽ phản ánh cả kiến thức, kỹ năng và trách nhiệm lao động.
Cấp bậc công việc giúp làm rõ những kỳ vọng trong công việc của người lao động, giúp họ và công ty đưa ra các quyết định lương thưởng một cách hợp lý, cụ thể:
- Lập kế hoạch cho người lao động: Mỗi nhân viên có mức độ trách nhiệm, phạm vi công việc, kỹ năng và yêu cầu kết quả hoàn thành khác nhau.
- Lên kế hoạch thăng tiến: Hiệu suất công việc của nhân viên có thấp hơn hoặc vượt quá mong đợi so với cấp bậc của họ không? Các kết quả đánh giá cho thấy đã đến lúc nhân viên được cân nhắc thăng tiến?
- Hỗ trợ công tác tuyển dụng: Xây dựng cấp bậc công việc tốt sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác tuyển dụng. Nhân viên mới cần có những kỹ năng gì cho từng nhóm cấp bậc? Mức lương phù hợp cho từng cấp bậc công việc là bao nhiêu?
- Minh bạch, nhất quán, công bằng trong việc trả lương thưởng: Các chế độ cho nhân viên nhất quán và rõ ràng hơn. Các dải lương được tính toán giúp đo lường mức độ công bằng chi trả trong hệ thống và điều chỉnh chính sách thích hợp.
- Lập ngân sách: Các mức lương theo cấp bậc công việc giúp bộ phận có kế hoạch tuyển dụng, tăng lương cho nhân viên phù hợp.
- Xây dựng tính nhất quán trong bản chất công việc: Công ty đặt các công việc tương tự trong một nhóm.
- Phân định rõ cơ cấu tổ chức: Người quản lý không thể cùng cấp với cấp dưới. Mô hình phổ biến tại các công ty tạo ra cấu trúc trong đó tầm hạn quản trị có hai đến ba cấp tính từ quản lý cấp Bộ phận đến người giám sát (quản lý cấp cơ sở).
- Hoạch định đào tạo: Các công ty đặt vị trí cấp càng cao yêu cầu đào tạo để nâng cấp bậc, vai trò và nhiệm vụ cao hơn để mang lại chế độ thù lao, lương thưởng tương xứng.
- Áp dụng linh hoạt theo quy mô công ty: Nếu công ty nhỏ (ít hơn 100 nhân viên), hệ thống phân loại công việc theo phạm vi hẹp sẽ có lợi hơn để tiết kiệm chi phí và làm phẳng cơ cấu quản trị. Các công ty lớn hơn có thể được hưởng nhiều lợi ích từ hệ thống phân loại công việc theo mô hình hỗn hợp.
Nhiều công ty, đặc biệt là các công ty lớn phân loại công việc thành hệ thống cấp bậc hay nhóm cấp bậc. Từ đó, họ xây dựng quy trình đánh giá công việc, đưa ra các yêu cầu công việc (Lưu ý: Vai trò công việc được phân loại để đánh giá chứ không phải đánh giá con người). Thông qua cách thức này, giá trị của một công việc trong doanh nghiệp được xác định một cách khách quan, tạo cơ sở cho hệ thống trả lương công bằng và bình đẳng.
Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần đánh giá và xếp loại tất cả các công việc trong tổ chức. Thông thường, cơ cấu cho việc phân loại công việc xác định một loạt các cấp độ (level), mỗi cấp độ có một phạm vi lương liên quan (có thể là một số hoặc dải giá trị tương ứng thông qua việc tham chiếu thị trường lao động.
Ví dụ: Một cách tiếp cận khác là sử dụng cấu trúc chi trả lương cho các cấp bậc công việc theo cách chia đều và tăng dần:
Bậc 1: 10 triệu – 20 triệu
Bậc 2: 21 triệu – 30 triệu
Bậc 3: 31 triệu – 40 triệu
Theo đó, bất kể công ty áp dụng cách tiếp cận nào, mục đích chính của hệ thống phân loại công việc là đảm bảo rằng các vị trí có giá trị công việc ngang nhau sẽ được trả lương như nhau, với mục đích tạo hiệu quả công việc khách quan bằng cách tiếp cận dựa theo yêu cầu công việc.
Những điều cơ bản trên phối hợp làm nền tảng cho chiến lược trả lương thưởng hay nghĩ đơn giản là: “Khi một người lao động mới bắt đầu sự nghiệp, họ là nhân viên cấp thấp trong công ty. Sau khi có kinh nghiệm, họ chuyển sang vai trò cao hơn với nhiều trách nhiệm hơn”.
Các loại cấp bậc công việc
Có 3 loại cấp bậc công việc, đó là cấp bậc công việc hẹp, cấp bậc công việc phổ rộng và cấp bậc công việc theo mô hình hỗn hợp.
1. Cấp bậc công việc hẹp
Cấp bậc công việc hẹp thường dùng cho các công ty có cấu trúc phân cấp duy nhất. Hiểu đơn giản là trong một nhóm hoặc bộ phận, mỗi cá nhân có một cấp độ quyền hạn khác nhau từ cấp dưới đến cấp cao. Có những sự khác biệt không đáng kể về mặt công việc giữa vai trò hiện tại và vai trò được bổ nhiệm cao hơn, nhân viên được thăng chức thường xuyên sẽ thấy ít sự thay đổi trong trách nhiệm của họ hơn.
Phân loại công việc hẹp phù hợp với các công ty ít hơn 100 nhân viên. Ưu điểm của việc cho điểm công việc theo phạm vi hẹp là cơ hội thăng tiến thường xuyên, quy trình thăng tiến đơn giản và sự phân biệt rõ ràng về vai trò, cấp độ quyền hạn.
Tuy nhiên, hạn chế của loại cấp bậc công việc hẹp là việc chuyển sự chú ý từ hiệu suất công việc sang cấu trúc thứ bậc, sự căng thẳng giữa các thành viên trong nhóm do cấp bậc và địa vị.
2. Cấp bậc công việc phổ rộng
Cấp bậc công việc theo dải rộng có ít cấp độ hơn so với dải hẹp và tập trung vào hiệu suất công việc. Đối với dải cấp bậc công việc rộng, nhân viên có ít áp lực hơn khi hướng tới sự thăng tiến so với phạm vi hẹp.
Theo đó, cấp bậc công việc rộng nhấn mạnh việc cải thiện hiệu suất công việc ở mức độ cho phép các cá nhân tiến bộ, các công ty phát triển dải lương trong một mức phù hợp với thị trường lao động.
Hệ thống cho điểm cấp bậc rộng giúp tạo ra kế hoạch đánh giá hiệu suất tốt hơn khi xem xét lộ trình cho nhân viên, phạm vi lương toàn diện hơn trong các cấp bậc… Mặc dù vậy, vấn đề của cập bậc rộng nằm ở sự ít thăng tiến, vấn đề về thứ bậc trong trường hợp cấp dưới vượt lên cấp trên và giảm tinh thần ở nhân viên cấp cao khi cấp thấp hơn vượt qua họ trong hệ thống cấp bậc.
3. Cấp bậc công việc theo mô hình hỗn hợp
Cấp bậc công việc theo mô hình hỗn hợp là sự kết hợp các tính năng của cả hai loại công việc theo phạm vi hẹp và phạm vi rộng, giúp gia tăng cơ hội thăng tiến từ các vị trí cấp thấp hơn lên cao hơn. Các cá nhân ở cấp cao hơn có phạm vi trách nhiệm toàn diện hơn và mô hình làm việc linh hoạt hơn.
Mô hình hỗn hợp liên quan đến việc sử dụng các khía cạnh tích cực của từng cấp độ, mang lại cơ hội thăng tiến, gia tăng vai trò của các chiến lược đánh giá hiệu suất ở cấp cao hơn. Tuy nhiên, cấp bậc công việc theo mô hình hỗn hợp đòi hỏi một cơ cấu tổ chức phức tạp, mất nhiều thời gian để thiết kế và triển khai.
Lời kết
Cấp bậc công việc (job grade) không chỉ là một hệ thống phân loại đơn thuần mà còn là nền tảng vững chắc cho việc quản lý nhân sự hiệu quả trong mọi tổ chức. Từ việc thiết lập cơ cấu lương thưởng công bằng, minh bạch đến việc định hướng lộ trình phát triển sự nghiệp cho từng cá nhân, cấp bậc công việc đóng vai trò then chốt.
