Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả hoạt động và môi trường làm việc chuyên nghiệp, mô hình 5S nổi lên như một phương pháp quản lý đơn giản nhưng mạnh mẽ. Không chỉ giúp tối ưu hóa không gian làm việc, 5S còn mang lại những lợi ích thiết thực trong việc nâng cao năng suất, giảm thiểu lãng phí và xây dựng văn hóa làm việc tích cực. Vậy mô hình 5S là gì và làm thế nào để triển khai nó một cách hiệu quả tại nơi làm việc? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé.
Mô hình 5S là gì?
Mô hình 5S là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc của Nhật Bản - quốc gia nổi tiếng với tính kỷ luật và hiệu suất cao trong lao động. 5S xuất phát từ công ty ô tô Toyota vào khoảng đầu - giữa thế kỷ 20. Trải qua thời gian, mô hình này đã chứng minh được sự hiệu quả của nó và trở nên phổ biến trên toàn thế giới, đặc biệt là tại các công ty (doanh nghiệp) sản xuất.
5S là 5 từ bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật:
- SEIRI (Sàng lọc – Sort)
- SEITON (Sắp xếp – Set in order)
- SEISO (Sạch sẽ – Shine)
- SEIKETSU (Săn sóc – Standardized)
- SHITSUKE (Sẵn sàng – Sustain)
Đặc điểm của ngành sản xuất là kết hợp thể lực và trí lực trong quá trình làm việc. Hiệu quả sản xuất thường được đánh giá theo khối lượng sản phẩm, năng suất của nhà máy, công xưởng, dây chuyền… Để đạt được kết quả tốt cần phụ thuộc nhiều vào ý thức kỷ luật của người lao động, cũng như, hệ thống hóa quá trình lao động. 5S chính là mô hình giúp các doanh nghiệp sản xuất hiện thực hóa điều này.
Cách thực hiện 5S nơi làm việc
1. SEIRI (Sàng lọc - Sort)
Seiri là sàng lọc, phân loại để giữ lại những thứ cần thiết, loại bỏ những thứ không cần thiết khi làm việc. Bước này giúp xác định những yếu tố, dụng cụ và thiết bị cần cho công việc với số lượng cụ thể.
Cách thực hiện là cần quan sát khu vực làm việc và đánh giá các vật dụng. Nếu cần thiết thì giữ lại hoặc không cần thiết thì cất gọn hoặc loại bỏ. Nếu chưa rõ có cần hay không có thể phân loại riêng, theo dõi sau 1 tuần hoặc 1 tháng không dùng đến thì có thể thanh lý… Sàng lọc thể được thực hiện định kỳ trong doanh nghiệp hoặc đầu ca làm việc thông qua các câu hỏi:
- Mục đích của vật dụng này là gì?
- Lần cuối cùng vật này được sử dụng là khi nào?
- Vật dụng có thường xuyên được dùng đến không?
- Ai là người sử dụng vật này?
- Vật dụng này có nhất thiết phải đặt ở đây không?
Tối giản hóa các vật dụng và máy móc không cần thiết giúp tăng không gian làm việc, giảm diện tích lưu trữ, hạn chế số lượng tủ tài liệu tủ đựng hồ sơ và tối ưu không gian làm việc.
2. SEITON (Sắp xếp - Set in order)
Seiton là sắp xếp các vật dụng làm việc và môi trường làm việc gọn gàng để thuận tiện trong quá trình sử dụng.
Các vật dụng nên được sắp xếp theo nhóm, tính chất, công dụng hoặc quy định vị trí cụ thể. Đối với những đồ ít sử dụng, chúng có thể được cất trong tủ hoặc kho chứa. Các vật dụng, máy móc, thiết bị thường xuyên sử dụng nên được để gần, trong tầm với hoặc những nơi dễ tìm để có thể sử dụng ngay khi cần.
Seiton giúp xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, đồng thời hạn chế tình trạng mất tài sản, đồ dùng. Bên cạnh đó, Seiton còn giúp tiết kiệm thời gian làm việc bằng cách giảm thời gian tìm kiếm đồ vật khi cần và dễ dàng kiểm tra vật dụng.
3. SEISO (Sạch sẽ - Shine)
Seiso là vệ sinh các dụng cụ, thiết bị và môi trường văn phòng, công xưởng, nhà máy, giúp người lao động thoải mái làm việc để gia tăng hiệu suất.
Mỗi cá nhân trong các phòng ban sẽ được phân công nhiệm vụ dọn vệ sinh một nơi nhất định. Việc làm sạch vật dụng, thiết bị cần được thực hiện định kỳ. Doanh nghiệp nên theo dõi và điều chỉnh để người lao động có ý thức giữ gìn vệ sinh chung.
Seiso giúp tạo ra hình ảnh nơi làm việc đẹp trong mắt nhân viên, ứng viên, khách hàng và đối tác. Ngoài ra, việc giữ gìn vệ sinh còn giảm thiểu sự hư hỏng của thiết bị, máy móc và dụng cụ làm việc. Môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và gọn gàng mang đến sự hứng khởi, nâng cao tinh thần cho nhân viên.
4. SEIKETSU (Săn sóc - Standardized)
Nếu như 3S đầu tiên có tác dụng ngắn hạn thì Seiketsu là bước để nhìn lại 3S phía trên. Trong bước này, các quy định, tiêu chuẩn, phạm vi trách nhiệm của cá nhân khi thực hiện 3S được đặt ra, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm cho mỗi nhân viên.
Để thực hiện bước Seiketsu trong 5S, cần phải thiết lập các tiêu chuẩn và nguyên tắc cho mọi hoạt động và quy trình làm việc, đồng thời, tuân thủ theo kế hoạch tiêu chuẩn đã đề ra. Hơn nữa, xây dựng môi trường làm việc và quy trình từ trước sẽ đảm bảo sự nhất quán. Cần thực hiện việc kiểm soát, theo dõi và đánh giá định kỳ các quy trình áp dụng 3S phía trên để đảm bảo hiệu quả và duy trì liên tục.
Seiketsu chuẩn hóa 3S đầu tiên và hướng tới xây dựng môi trường làm việc chuẩn theo tiêu chí 5S.
5. SHITSUKE (Sẵn sàng - Sustain)
Shitsuke là sự sẵn sàng tuân thủ và thực hiện theo nguyên tắc 5S của tất cả cá nhân, bộ phận, và phòng ban trong doanh nghiệp, nhằm hình thành thói quen và cách vận hành tổ chức theo các quy định đã đề ra.
Ở bước này, cần xác định ra kế hoạch đào tạo và huấn luyện, cung cấp hướng dẫn cho nhân viên và chuyên viên nhân sự. Bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị tài liệu đào tạo chi tiết và tiến hành tổ chức đào tạo theo đợt hoặc trên quy mô rộng khắp doanh nghiệp. Sau đó, phải đánh giá hiệu quả và đo lường kết quả khi quá trình đào tạo kết thúc.
Shitsuke giúp hình thành thói quen tự chủ và chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Từ đó, tạo ra môi trường làm việc hiện đại, có trật tự, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và giúp doanh nghiệp tăng trưởng hơn nữa.
Lời kết
Mô hình 5S không chỉ là một bộ các nguyên tắc sắp xếp đơn thuần mà còn là một triết lý quản lý sâu sắc, hướng đến việc xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp.
