Tôi đang trong hành trình chia sẻ chuỗi bài hướng dẫn các cán bộ Ủy ban nhân dân thiết kế KPI cho các vị trí bạn ạ. Càng làm càng thấy sáng nên tôi quyết định viết thêm 1 bài nữa. Lần này chủ đề của tôi trực diện vào ví dụ thực tế: Thiết kế làm KPI cho vị trí nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) theo hướng dẫn 02. Các bước như sau:

1. Xác định công việc (nhiệm vụ) được giao:

Đây là bước đầu tiên trong hành trình xác định KPI. Thông thường các UBND bây giờ đang giao việc theo người chứ chưa giao việc theo vị trí. Chính vì thế nó xảy ra tình trạng mỗi mỗi người thuộc UB sẽ có công việc khác. Giờ chúng ta lấy ví dụ có một cán bộ được giao các đầu việc sau:
- Thủ quỹ của Phòng VHXH.
- Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước;
- Cán bộ, công chức, viên chức;
- Các tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ,
- Tham mưu thực hiện chế độ công vụ; cải cách hành chính; hội, tổ chức phi chính phủ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân côn

2. Xác định danh mục công việc chi tiết, sản phẩm đầu ra, phân nhóm công việc, điểm chấm, hệ số quy đổi:

Ở bước này, có 2 văn bản hướng dẫn mà chúng ta có thể kham khảo:
- Phụ lục Hướng dẫn 02-HD/BTCTW năm 2026: Phu luc 1,2 huong dan 02 ban chap hanh trung uong.pdf
- Nnghị định 335: 335_2025_ND-CP__686369.doc

Bước nhỏ khởi đầu ở mục 2 này là xác định các công việc chi tiết (theo quy trình triển khai) cho các công việc ở trên:
- Thủ quỹ của Phòng VHXH:
+ Nhận yêu cầu chi tiền.
+ Kiểm tra chứng từ, yêu cầu và quỹ.
+ Tiến hành chi tiền.
- Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước;
+ Thông báo có tính chuyên môn nghiệp vụ
+ Lập biên bản ghi nhận, xác lập các sự việc đơn giản trong phạm vi cơ quan, đơn vị, địa phương
+ Lập biên bản ghi nhận quá trình và kết quả thực hiện công việc
+ Báo cáo cung cấp thông tin, số liệu, sự vụ đơn giản
+ Báo cáo khó khăn, vướng mắc theo nhiệm vụ được giao (Về tiến độ chương trình, dự án, kế hoạch.., )
+ Báo cáo tổng hợp, phân tích số liệu, cung cấp thông tin trong phạm vi cơ quan, đơn vị
+ Xây dựng đề án trong phạm vi cơ quan, đơn vị
+ Lập tờ trình xin ý kiến các nhiệm vụ thường xuyên, đơn giản theo quy định trong phạm vi cơ quan, đơn vị; Tờ trình đề nghị phê duyệt, ký quyết định hành chính cơ bản, văn bản có nội dung, phạm vi ảnh hưởng nhỏ
+ Soạn thảo quyết định hành chính cá biệt về chế độ, chính sách, công tác cán bộ, khen thưởng, kỷ luật
+ Soạn thảo văn bản triển khai chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi cơ quan đơn vị
- Cán bộ, công chức, viên chức;
+ Quản lý Hồ sơ và Dữ liệu Cán bộ, Công chức
+ Về kỷ cương công vụ và đánh giá, xếp loại định kỳ
+ Thiết lập sơ đồ tổ chức bộ máy và vị trí việc làm
+ Kiểm tra công vụ cơ quan
+ Đánh giá, xếp loại CBCC
+ Quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ
+ Hồ sơ nâng lương định kỳ
+ Quản lý hồ sơ cán bộ
- Các tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ:
+ Tiếp nhận hồ sơ, theo dõi tình hình tổ chức và hoạt động của các hội đặc thù (Hội Chữ thập đỏ, Hội Người cao tuổi, Hội Khuyến học...).
- Tham mưu thực hiện chế độ công vụ; cải cách hành chính; hội, tổ chức phi chính phủ:
+ Tham mưu quản lý, giải quyết chế độ chính sách
+ Tham mưu ban hành văn bản chỉ đạo điều hành, triển khai thực hiện các nội dung công tác CCHC
+ Tham mưu văn bản về Cải cách bộ máy
+ Tham mưu văn bản về Cải cách công vụ
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân công
+ Báo cáo đột xuất hỏa tốc
+ Công tác Bầu cử
+ Quản lý hoạt động Thôn
+ Đề án sắp xếp, sáp nhập, chia tách thôn/tổ dân phố
+ Soạn thảo văn bản hành chính đơn giản

Sau đấy, tiến hành phân nhóm các công việc chi tiết đã có ở trên theo tiêu chí sau:
- Nhóm 1 (N1): Các công việc có tính chất đơn giản, thường xuyên lặp lại, có biểu mẫu hướng dẫn; hoặc các công việc có tính chất bổ trợ, phục vụ
- Nhóm 2 (N2): Các công việc có tính chất chuyên môn nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, đã có quy định, quy trình hướng dẫn. Khi thực hiện cần tổng hợp số liệu viết báo cáo/ phân tích/ giải trình, đôi khi phát sinh những tình huống mới đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm mới làm được
- Nhóm 3 (N3): Các công việc có tính chất nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, báo cáo chuyên đề về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể; những công việc chuyên môn nghiệp vụ phát sinh nhiều tình huống tương đối khác nhau, chưa có quy định hướng dẫn cụ thể, đòi hỏi người thực hiện phải có kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn sâu, có khả năng tư duy tổng hợp mới làm được
- Nhóm 4 (N4): Công việc có tính chất nghiên cứu, xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, có tính mới, phải nghiên cứu nhiều tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật khác nhau để thực hiện, phải tổng hợp, đúc kết từ thực tiễn, có liên quan đến nhiều lĩnh vực, ngành, có nhiều bên tham gia, phạm vi áp dụng trong toàn tỉnh (đối với sở, ban, ngành tỉnh), địa phương (đối với xã, phường).
- Nhóm 5 (N5): Công việc có tính chất hoạch định chiến lược, có tính chất dự báo, xây dựng cương lĩnh, chủ trương, quan điểm lớn; công việc có tính chất bao trùm và chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực, sản phẩm áp dụng trong toàn tỉnh (đối với sở, ban, ngành tỉnh), địa phương (đối với xã, phường).
Việc gán nhóm cho các công việc để xác định khung điểm tối đa cho từng đầu việc (hoặc sản phẩm). Cụ thể: N1 - 100; N2 - 200; N3 - 300; N4 - 400; N5 - 500.

Có nhóm, chúng ta tiến hành xác định điểm chấm cho từng đầu việc (hoặc sản phẩm). Công thức như sau: Điểm chấm = Điểm tiêu chí 1: Mức độ khó + Điểm tiêu chí 2: Thời gian hao phí + Điểm tiêu chí 3: Phối hợp + Điểm tiêu chí 4: Phạm vi áp dụng.

Để ra từng điểm tiêu chí, chúng ta lấy khung điểm tối đa chia cho 4 để ra điểm trung bình. Dựa vào phương pháp chuyên gia (cảm tính) so sánh với điểm trung bình để ra điểm cụ thể cho từng tiêu chí. Ví dụ:
- Công việc hoặc sản phẩm: "Biên bản ghi nhận, xác lập các sự việc đơn giản trong phạm vi cơ quan, đơn vị, địa phương"
- Nhóm việc: N1
- Khung điểm tối đa: 100 điểm.
- Điểm tiêu chí trung bình: 100/4 = 25 điểm
- Đánh giá từng tiêu chí (dựa vào cảm tính):
+ Điểm tiêu chí 1 - Mức độ khó: 1,5 điểm.
+ Điểm tiêu chí 2 - Thời gian hao phí: 1,5 điểm.
+ Điểm tiêu chí 3 - Phối hợp: 1 điểm.
+ Điểm tiêu chí 4 - Phạm vi áp dụng: 1 điểm.
- Tính điểm chấm: 1,5 + 1,5 + 1 + 1 = 5 điểm

Tiếp đến, chúng ta xác định điểm đơn vị sản phẩm công việc chuẩn. Đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn phải cơ bản đảm bảo các đặc điểm sau: Sản phẩm/công việc được thực hiện thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, không phải sản phẩm phát sinh đột xuất hoặc chỉ xuất hiện ở một số thời điểm nhất định; có quy trình xử lý và đầu ra sản phẩm rõ ràng, có thể so sánh, phân loại, lượng hóa được và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố biến động hoặc ngoại lệ. Thông thường điểm đơn vị sản phẩm công việc chuẩn thường là điểm thấp nhất. Ví dụ như trong các công việc của vị trí nội vụ (tạm gọi như vậy) có công việc hoặc sản phẩm: "Biên bản ghi nhận, xác lập các sự việc đơn giản trong phạm vi cơ quan, đơn vị, địa phương" với 5 điểm là thấp nhất nên gọi 5 điểm là điểm đơn vị sản phẩm công việc chuẩn.

Cuối cùng, chúng ta tiến hành xác định hệ số quy đổi. Công thức: Hệ số quy đổi của sản phẩm hiện tại = điểm chấm của sản phẩm hiện tại/ điểm đơn vị sản phẩm công việc chuẩn. Ví dụ: Công việc "Tham mưu văn bản về Cải cách công vụ" có điểm chấm là 65. Hệ số quy đổi = 65/ 5 = 13.

3. Thiết lập bảng KPI với số lượng sản phẩm; số lượng điểm sản phẩm quy đổi:

Nói chung, làm đến đây là coi như gần xong công việc rồi cả nhà ạ. Trong bước 3 này chúng sẽ lần lượt thực hiện các bước nhỏ sau:

Vẫn là khởi đầu bằng việc xác định số lượng sản phẩm. Nếu công việc xác định sản phẩm hoặc công việc chi tiết ở trên đã làm tốt thì việc xác định số lượng sản phẩm không khó. Chúng ta cứ kiểm đếm là ra. Công việc này tôi hay gọi là định mức lao động. Ví dụ: Công việc "Tiếp nhận, kiểm tra, số hóa, kiểm soát thủ tục hành chính và trả kết quả các lĩnh vực văn hóa - xã hội, lao động - thương binh và xã hội, nội vụ, y tế; thu phí, lệ phí; thực hiện văn thư của Trung tâm" diễn ra thường xuyên có khoảng 300 hồ sơ/năm.

Có số lượng sản phẩm, mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, chúng ta tính số lượng điểm sản phẩm quy đổi theo công thức: Số lượng điểm sản phẩm quy đổi = điểm chấm * số lượng sản phẩm.

Tiếp đến chúng ta xác định KPI số lượng; KPI chất lượng; KPI tiến độ ; Lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Trong các KPI có thêm 2 yếu tố nhỏ: Thực tế hoàn thành (Nhập tay theo kết quả thực tế) và Quy đổi = Thực tế hoàn thành / số lượng sản phẩm * điểm Số lượng quy đổi. Ví dụ cụ thể:
- Công việc "Cập nhật hồ sơ lý lịch CBCC lên phần mềm".
- Số lượng sản phẩm: 1.
- (Điểm) Số lượng quy đổi: 8.
- Thực tế hoàn thành số lượng: 1
- Thực tế hoàn thành chất lượng: 1
- Thực tế hoàn thành tiến độ: 1
- Thực tế hoàn thành lãnh đạo: 1
-> Quy đổi số lượng: 1/1 * 8 = 8
-> Quy đổi chất lượng: 1/1 * 8 = 8
-> Quy đổi tiến độ: 1/1 * 8 = 8
-> Quy đổi lãnh đạo: 1/1 * 8 = 8

4. Tiến hành chấm điểm KPI:

Cơ bản thứ tự các bước nhỏ tiến hành theo các công thức sau:
- Tính tổng số lượng quy đổi = Số lượng quy đổi công việc 1 + Số lượng quy đổi công việc 2 +...
- Tổng A (KPI số lượng) = Quy đổi điểm số lượng công việc 1 + Quy đổi điểm số lượng công việc 2 +...
- Tổng B (KPI chất lượng) = Quy đổi điểm chất lượng công việc 1 + Quy đổi điểm chất lượng công việc 2 +...
- Tổng C (KPI tiến độ) = Quy đổi điểm tiến độ công việc 1 + Quy đổi điểm tiến độ công việc 2 +...
- Tổng D (KPI thực hiện theo chỉ đạo) = Quy đổi điểm hoàn thành theo chỉ đạo công việc 1 + Quy đổi điểm hoàn thành theo chỉ đạo công việc 2 +...
- Quy đổi A, B, C, D về % theo công thức = A/ Tổng số lượng quy đổi
- Tính điểm KPI theo công thức: KPI = (A+B+C+D)/4
- Tổng điểm = 30 + %KPI x 70

Download file để tham khảo kĩ hơn: JD - KPI UBND 2 1 vi tri noi vu thu quy

Chúc anh chị em hoàn thành nhiệm vụ.

5. Nên nâng cấp phương pháp làm KPI của hướng dẫn 02

Giống như các bài trước, tôi có đề xuất: Phương pháp đánh giá công việc này tôi cho rằng sẽ còn phải cải tiến rất nhiều. Nếu được đề xuât thì nên đi theo hướng phương pháp của tôi. Như trong bài "KPI lĩnh vực hành chính dùng cho cơ quan MTTQ xã và các vị trí trong cơ quan" tôi đã chia sẻ. Kết quả ra thẻ KPI như này:

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất