Hỏi: "Mình khởi nghiệp từ một hộ kinh doanh nhỏ ngành nghề: Custom decor, mấy anh em làm chung.

Rất mong nhận được sự tư vấn của anh!"

Đáp:
1. Thực ra 3 câu hỏi trong tình huống trên là một phần nhỏ của bài toán tổng thể "cách xây dựng hệ thống QTNS sao cho bài bản". Để giải quyết bài toán tổng thể, tôi đã biên khá nhiều bài. Thân mời anh chị em quan tâm đọc các bài dưới đây:
- Setup hệ thống Quản trị Nhân sự cho công ty nước ngoài chuyên sản xuất mới thành lập?
- Kinh nghiệm xây dựng hệ thống và tác nghiệp QTNS cho công ty mới thành lập (startup)
- Công ty 1 năm tuổi có nên xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự bài bản không?
- Muốn hoàn thiện xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho công ty thì phải làm sao?
Về cơ bản, các bài tôi đều đưa ra lời khuyên: Muốn bài bản, cần xây dựng sao cho công ty có đủ nội dung theo mô hình 6 vòng tròn văn hóa:
+ Vòng ngoài - 5: Hệ thống QTNS (Quy chế lương, quy định, quy trình, nội quy).
+ Vòng cạnh ngoài - 4 (Chiến lược): Bao gồm chiến lược các loại, tư duy hành động, quan điểm quản trị, phong cách lãnh đạo
+ Vòng giữa - 3 (Hoài bão): Đó là hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cạnh tranh lõi
+ Vòng cận trung tâm - 2 (triết lý): Là hệ tư tưởng/ triết lý sống
+ Vòng trung tâm - 1 (lõi - trong cùng): Năng lực văn hóa lõi (tính cách/ thái độ/ kỹ năng/ kiến thức)
Mỗi một vòng sẽ giải quyết 1 bài toán quản trị nhân sự nhất định.

2. Tổng quan là vậy, còn đi chi tiết vào các câu hỏi của tình huống, tôi giải như sau:

Đây là các câu hỏi được giải khi hoàn thiện vòng 5 - Hệ thống quản trị nhân sự. Các công cụ sẽ được dùng: Bảng định mức ngân sách, thẻ KPI các vị trí, chính sách lương 3P.

2.1 Cơ cấu chi phí: Với doanh thu 300-500tr/tháng, cơ cấu nhân sự trên có đang bị "phình" hay quá tải chi phí không? Tỷ lệ chi phí lương/doanh thu an toàn cho ngành sản xuất/decor là bao nhiêu?

Đây là bài toán định mức ngân sách. Tác giả tình huống đúng chuẩn là CEO. Vì chỉ có CEO mới nghĩ đến việc đưa ra "chiếc vòng kim cô" để chặn việc chi phí bị "phình" gây quá tải chi phí. Tôi có 1 cái khảo sát về việc này: "Khảo sát tỷ lệ Quỹ lương / doanh thu", kết quả chung của nó là: 28,52%. Cho nên, với doanh thu 300-500tr/tháng thì nên chi tối đa khoảng 100 - 150 triệu/ tháng. Trong khi tác giả đang định chi lương:
+ Sale: 1 Sales chính(14tr/người làm cũ từ năm ngoái ), 1 Design hỗ trợ (11tr) + dự kiến tuyển thêm 1 Sales hỗ trợ.
+ Sản xuất: 1 thợ chính (10tr/người làm cũ từ năm ngoái) + 2 thợ (8tr/người) + 1 part-time (4-5tr).
+ Marketing (Mới setup): 1 Lead (9tr), 1 Edit video (8.5tr), 1 Thực tập Design (3tr) + dự kiến 2 thực tập TikTok.
Tổng số tiền lương: khoảng 70 triệu <100 triệu cho nên số tiền này vẫn ổn.

Thông thường tỷ lệ quỹ lương/ doanh thu thường loanh quanh từ 20% - 30%. Cho nên nếu lấy mốc thấp nhất thì số tiền chủ nhân tình huống có thể chi khoảng 60 triệu. Đây là số tiền thấp nhất. Còn số tiền cao nhất là 180 triệu.

2.2 Setup KPI: Làm sao để xây dựng KPI cho team Marketing, Sale, Sản xuất (đặc biệt là khi team mới, chưa đủ người) gắn liền với mục tiêu tăng doanh thu lên 1 tỷ?

Để trả lời câu hỏi này tôi cũng đã viết khác nhiều bài hướng dẫn:
- Cách làm kpi marketing nhanh, hiệu quả và đơn giản
- Cách làm kpi kinh doanh nhanh, hiệu quả và đơn giản
- E đang xây dựng KPI của khối sản xuất, anh chị có mẫu cho em xin tham khảo với ạ!
- Làm thế nào để lập KPI cho vị trí công nhân?

Tổng kết lại cách làm rất đơn giản: Chúng ta lấy chỉ tiêu KPI từ chiến lược phân bổ xuống bộ phận rồi vị trí, kết hợp với lấy KPI từ chức năng công việc. Kết hợp xong thì rút gọn, lựa chọn các thước đo theo nguyên tắc (rút xuống 8 KPI, chọn thước đo quan trọng - key , thước đo có thể cân đo đong đếm được - smart, thước đo có tính động lực - càng làm nhiều càng tốt, thước đo tiết kiệm - dễ đo). Để có thể tìm ra được các thước đo KPI, chúng ta cứ mang công việc hoặc chiến lược ra và sau đó làm theo 2 bước:
- Bước 1: Trả lời câu hỏi "Công việc như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?".
- Bước 2: Có được câu trả lời rồi thì ta chuyển đổi sang tên thước đo (KPI). Khi tiến hành bước này chúng ta lưu ý mẫu tên các thước đo thường có 3 dạng: Số + ...; Tỷ lệ + ... ; Thời gian + ...

Với tình huống "Mục tiêu: 1 tỷ/tháng" chúng ta dùng 2 bước trên ra được các thước đo KPI:
- Doanh thu cần đạt
- Số khách hàng cần mua
- Giá trị trung bình 1 khách hàng
- Số đơn hàng Custom decor cần có
- Giá trị trung bình 1 đơn hàng
- Số data khách hàng tiềm năng muốn Custom decor cần có
- Tỷ lệ chốt sale trung bình
- Số sản phẩm Custom decor cần bán
- Số sản phẩm Custom decor cần sản xuất
- % tồn kho phục vụ kinh doanh
Từ các thươc đo, ta phân bổ xuống cho team Marketing (Số data khách hàng tiềm năng muốn Custom decor cần có, Số khách hàng cần mua), Sale (Doanh thu cần đạt, Số khách hàng cần mua, Số sản phẩm Custom decor cần bán), Sản xuất (Số sản phẩm Custom decor cần sản xuất, % tồn kho phục vụ kinh doanh). Cách để ra được các chỉ tiêu thì chúng ta cứ đi theo công thức là xong:
- Doanh thu = Số khách hàng * giá trị trung bình 1 khách hàng = số đơn hàng * giá trị trung bình 1 đơn hàng.
- Số data khách hàng tiềm năng muốn Custom decor cần có * 100/ tỷ lệ chốt sale
- Số sản phẩm Custom decor cần bán = Số đơn hàng * số sản phẩm trung bình 1 đơn hàng
- Số sản phẩm Custom decor cần sản xuất = Số sản phẩm Custom decor cần bán * 100/ (100 - % tồn kho phục vụ kinh doanh)
Cùng với công thức, chúng ta lấy thêm dữ liệu trung bình của quá khứ để làm căn cứ tính tương lai. Ví dụ giá trị trung bình 1 khách hàng là 100 triệu. Doanh thu cần đạt là 1000 triệu >> Số khách hàng cần mua hàng = Doanh thu / giá trị trung bình 1 khách = 1000/100 = 10 khách.

Trong trường hợp team mới chưa đủ người thì chúng ta cần tuyển thêm người cho đủ để nhận chỉ tiêu đều các tháng (mỗi tháng tầm 100 triệu) hoặc chia mục theo theo tháng sao cho tháng sau cao hơn tháng trước (tháng 1: 10 triệu, tháng 2 - tuyển được thêm 1 người: 40 triệu...)

2.3. Công bằng nội bộ: Cách cân đối lương giữa các bộ phận (Sale mang tiền về, Sản xuất làm ra hàng, Marketing kéo traffic) để giữ chân nhân sự lâu năm mà vẫn kích thích nhân sự mới

Giải pháp để giải quyết được bài toán này là chính sách lương 3P. Vì lương 3P sinh ra để giải quyết bài toán công bằng không chỉ nội bộ mà công bằng với cả bên ngoài. Cụ thể chính sách lương 3P là đường lối, nguyên tắc trả thu nhập của người lao động với 3 phần:
- Pay for Position (P1) - Trả lương theo vị trí công việc: Giải quyết sự tị nạnh những người khác vị trí với nhau và những người có thâm niên.
- Pay for Person (P2) - Trả lương theo năng lực: Giải quyết sự tị nạnh của những người cùng vị trí nhưng năng lực khác nhau.
- Pay for Performance (P3) - Trả lương theo kết quả: Giải quyết sự tị nạnh của nghững người cùng vị trí nhưng kết quả công việc làm ra khác nhau.

Cùng giống như trên, tôi có khá nhiều bài viết hướng dẫn làm lương 3P:
- Cách xây dựng lương 3P nhanh
- Cách làm lại thang bảng lương 3P sao cho tổng lương vẫn như hiện tại

Các bước làm đơn giản như sau: Xác định các vị trí. Sau đó tính xem vị trí nào quan trọng hơn vị trí nào. Từ đó xác định mức lương P1 cho các vị trí theo sự quan trọng đã tính toán. Có P1 (tạm gọi là lương cứng) thì khảo sát thị trường để ra mức lương thị trường. Lấy mức lương thị trường - lương P1 là ra lương P2 (tạm gọi là các khoản hộ trợ bổ sung khác). Có lương P1 và P2 rồi thì xác định tỷ lệ lương cố định trả hàng tháng / lương mềm thưởng thêm. Lương mềm thưởng thêm đó chính là P3 (gọi là thưởng KPI và các loại thưởng khác).

Khi ra được lương 3P cho từng vị trí là "giữ chân nhân sự lâu năm mà vẫn kích thích nhân sự mới".

Vậy là tôi đã trả lời xong 3 câu hỏi của tình huống. Để hiểu hơn điều tôi viết, anh chị em hãy click thêm vào các link tôi đưa trong bài.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản