Từ khi Luật Công đoàn 2024 có hiệu lực và Chính phủ ban hành Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, câu chuyện về kinh phí công đoàn (KPCĐ) trở thành một trong những chủ đề được quan tâm nhiều nhất trong cộng đồng nhân sự, kế toán và chủ doanh nghiệp. Đặc biệt, hàng loạt câu hỏi liên tục xuất hiện trên các diễn đàn nghề nghiệp như: "Chưa thành lập Công đoàn cơ sở có phải đóng KPCĐ không?", "Doanh nghiệp hoạt động nhiều năm nhưng chưa đóng có bị truy thu không?" hay "Mức phạt nếu chậm đóng là bao nhiêu?".

Thực tế, Nghị định 105/2026/NĐ-CP không tạo ra nghĩa vụ mới cho doanh nghiệp. Nghĩa vụ đóng 2% kinh phí công đoàn đã tồn tại từ nhiều năm trước theo Luật Công đoàn. Tuy nhiên, việc ban hành Luật Công đoàn 2024 và các văn bản hướng dẫn mới đang khiến nhiều doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ hồ sơ lao động, bảo hiểm xã hội và nghĩa vụ tài chính công đoàn để đánh giá các rủi ro có thể phát sinh.

Trong quá trình tư vấn nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động cho doanh nghiệp, đây cũng là một trong những nội dung thường xuyên bị bỏ sót nhất. Đáng chú ý, phần lớn các trường hợp phát sinh truy thu không xuất phát từ việc doanh nghiệp cố tình vi phạm mà đến từ việc hiểu chưa đầy đủ quy định pháp luật.

Kinh phí công đoàn là gì và ai có trách nhiệm đóng?

Để hiểu đúng nghĩa vụ của doanh nghiệp, trước tiên cần phân biệt rõ khái niệm kinh phí công đoàn với đoàn phí công đoàn.

Căn cứ Điều 29 Luật Công đoàn 2024 quy định:

"Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng lao động là đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội phải đóng kinh phí công đoàn."

Đồng thời, Khoản 1 Điều 30 Luật Công đoàn 2024 quy định:

"Mức đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động."

Từ quy định trên có thể thấy, nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn được xác định dựa trên hai yếu tố:

• Doanh nghiệp có sử dụng lao động;
• Người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Luật không quy định điều kiện doanh nghiệp phải có Công đoàn cơ sở mới phát sinh nghĩa vụ đóng KPCĐ. Đây là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang hiểu sai.

Chưa có Công đoàn cơ sở có phải đóng KPCĐ không?

Câu trả lời là: Có.

Không ít đơn vị cho rằng chỉ khi thành lập Công đoàn cơ sở hoặc có đoàn viên công đoàn thì mới phát sinh nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn.

Tuy nhiên, nếu đối chiếu trực tiếp với quy định của Luật Công đoàn 2024 thì có thể thấy cách hiểu này chưa thực sự chính xác.

Căn cứ Điều 29 Luật Công đoàn 2024:

"Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng lao động là đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội phải đóng kinh phí công đoàn."

Nói cách khác, việc thành lập Công đoàn cơ sở là quyền của người lao động và liên quan đến tổ chức đại diện tại doanh nghiệp; trong khi nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn lại được xác định dựa trên việc doanh nghiệp sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Đây là hai vấn đề hoàn toàn khác nhau và không nên đánh đồng với nhau.

Chính vì vậy, doanh nghiệp chưa thành lập Công đoàn cơ sở hoặc chưa có đoàn viên công đoàn vẫn cần chủ động rà soát nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn để tránh phát sinh các khoản truy đóng, tiền lãi chậm đóng hoặc các rủi ro pháp lý khác trong tương lai.

Phân biệt Kinh phí công đoàn và Đoàn phí công đoàn

Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp thực hiện chưa đúng là nhầm lẫn giữa kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn.

Kinh phí công đoàn là khoản doanh nghiệp phải đóng theo quy định của Luật Công đoàn. Mức đóng hiện nay bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Trong khi đó, đoàn phí công đoàn là khoản đóng góp của đoàn viên công đoàn theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam. Theo Quyết định 61/QĐ-TLĐ năm 2025, từ ngày 01/7/2025, mức đóng đoàn phí của đa số đoàn viên tại doanh nghiệp ngoài nhà nước là 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, tối đa bằng 10% mức lương cơ sở. Đây là nghĩa vụ của người lao động tham gia công đoàn, không phải nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Từ góc độ quản lý nhân sự và tuân thủ, doanh nghiệp chỉ cần ghi nhớ một nguyên tắc: kinh phí công đoàn là nghĩa vụ của doanh nghiệp, còn đoàn phí công đoàn là nghĩa vụ của đoàn viên công đoàn. Việc phân biệt rõ hai khoản thu này sẽ giúp tránh được nhiều sai sót trong quá trình kê khai, hạch toán và đối chiếu với tổ chức công đoàn.

Hai khoản này hoàn toàn khác nhau về chủ thể đóng và cơ sở pháp lý.

Doanh nghiệp chưa đóng KPCĐ nhiều năm có bị truy thu không?

Đây là nội dung được quan tâm nhiều nhất kể từ khi Nghị định 105/2026/NĐ-CP được ban hành.

Điều 6 Nghị định 105/2026/NĐ-CP đã xác định rõ các hành vi vi phạm liên quan đến nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, bao gồm:

"Chậm đóng kinh phí công đoàn."

"Không đóng kinh phí công đoàn."

"Đóng kinh phí công đoàn không đủ mức phải đóng."

"Đóng kinh phí công đoàn không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng."

Việc nghị định quy định rõ các hành vi trên cho thấy cơ quan quản lý có cơ sở pháp lý cụ thể để xác định các trường hợp doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ KPCĐ.

Trong thực tế, khi dữ liệu BHXH ngày càng được số hóa và liên thông, việc đối chiếu quỹ lương đóng BHXH với số kinh phí công đoàn đã nộp trở nên thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp đang chủ động rà soát lại hồ sơ của mình trước khi phát sinh thanh tra hoặc kiểm tra.

Mức xử phạt đối với hành vi chậm đóng hoặc không đóng KPCĐ

Ngoài nghĩa vụ truy nộp số tiền còn thiếu, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Khoản 2 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

"Phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Chậm đóng kinh phí công đoàn; đóng kinh phí công đoàn không đúng mức quy định; đóng kinh phí công đoàn không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng."

Không dừng lại ở đó, Khoản 5 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP còn quy định biện pháp khắc phục hậu quả:

"Buộc đóng đủ số tiền kinh phí công đoàn phải đóng đối với hành vi vi phạm."

"Buộc nộp khoản tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng chưa đủ."

Điều này đồng nghĩa với việc chi phí thực tế doanh nghiệp phải bỏ ra không chỉ là khoản KPCĐ còn thiếu mà còn bao gồm tiền lãi chậm đóng và tiền xử phạt vi phạm hành chính.

Doanh nghiệp cần đóng KPCĐ như thế nào?

Theo Hướng dẫn số 30/HD-LĐLĐ (Huong dan dong KPCD ve TLD 2025) ngày 30/6/2025 của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội, từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp thực hiện nộp 2% kinh phí công đoàn thông qua hệ thống tài khoản định danh được xây dựng trên cơ sở mã số thuế doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể thực hiện nộp qua VietinBank, BIDV hoặc Agribank theo hướng dẫn của tổ chức công đoàn. Đồng thời, các đơn vị chưa được khai báo dữ liệu cần thực hiện thủ tục đăng ký thông tin trước khi tiến hành nộp kinh phí công đoàn. Việc chuẩn hóa dữ liệu này nhằm giúp quá trình theo dõi, đối chiếu và phân bổ kinh phí được thực hiện tự động, minh bạch và chính xác hơn.

Như vậy, Nghị định 105/2026/NĐ-CP không tạo ra nghĩa vụ mới về kinh phí công đoàn, nhưng đã làm rõ hơn cơ chế quản lý và xử lý đối với các trường hợp chậm đóng, đóng thiếu hoặc không đóng KPCĐ. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ khó có thể tiếp tục bỏ sót nghĩa vụ này như trước đây.

Từ góc độ quản trị rủi ro, đây là thời điểm phù hợp để bộ phận nhân sự, kế toán và ban lãnh đạo doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ dữ liệu lao động, BHXH và kinh phí công đoàn. Việc phát hiện và xử lý sớm luôn ít tốn kém hơn rất nhiều so với việc để phát sinh truy thu, tiền lãi chậm đóng hoặc quyết định xử phạt từ cơ quan có thẩm quyền.

Vân Phương