Trong giai đoạn xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - phần thượng tầng, sau khi hoàn thành xong điều lệ công ty, nếu bạn là chủ doanh nghiệp sở hữu 100% vốn thì bạn sẽ là người điều hành công ty luôn. Tuy nhiên, trong trường hợp, công ty có nhiều thành viên sở hữu, việc quyết định ai hoặc thuê ai làm điều hành và quyền hạn đến đâu là việc rất quan trọng. Vậy mô tả của vị trí điều hành doanh nghiệp là gì?

Với câu hỏi này, luật doanh nghiệp đã quy định (trả lời) tương đối rõ mô tả công việc, quyền của Giám đốc, Tổng giám đốc cho các loại hình doanh nghiệp. Tổng hợp lại như sau:

1. Hội đồng (quản trị hoặc thành viên) bổ nhiệm (có thời hạn) một thành viên Hội đồng hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
2. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng; chịu trách nhiệm trước Hội đồng và trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao.
3. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng hoặc Chủ tịch;
b) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
d) Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng;
e) Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng;
g) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
h) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng;
i) Kiến nghị phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
k) Tuyển dụng lao động;
l) Quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng, hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn, tôi thấy chúng ta nên thiết kế chi tiết hơn mô tả công việc trên. Một bản mô tả công việc chi tiết là bản trả lời được các câu hỏi sau:
- Quan hệ quản lý: Cấp trên cấp dưới trực tiếp của vị trí là vị trí nào?
- Quan hệ công việc: Vị trí phải trao đổi, làm việc trực tiếp với các bộ phận nào?
- Mục đích công việc: Công việc đảm bảo điều gì?
- Trách nhiệm và nhiệm vụ: Vị trí cần phải làm công việc gì?
- Kết quả đầu ra (chỉ tiêu): Đầu ra của công việc ra sao?
- Quyền hạn thực hiện công việc: Để làm được việc, vị trí cần quyền hạn gì?
- Điều kiện làm việc: Vị trí cần được cung cấp công cụ dụng cụ gì và làm trong điều kiện môi trường nào?
- Tiêu chuẩn công việc: Để làm được công việc, người vào vị trí cần có bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức, thái độ, tính cách gì?

Cụ thể mô tả công việc của Tổng giám đốc (giám đốc / CEO) điều hành chi tiết như sau:
1. Quan hệ quản lý:
- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch hội đồng.
- Cấp dưới trực tiếp: Các vị trí quản lý và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty theo đề xuất của CEO.

2. Quan hệ công việc:
- Bên trong: Làm việc với tất cả các bộ phận phòng ban.
- Bên ngoài: Làm việc với Hội đồng và tất cả các cơ quan bên ngoài.

3. Mục đích công việc:
- Đảm bảo doanh nghiệp có lợi nhuận, vận hành ổn định và phát triển, đạt mục tiêu do Hội đồng đề ra.
- Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ, không xảy ra các rủi ro liên quan đến pháp luật và các rủi ro khác.

4. Trách nhiệm và nhiệm vụ:
* Đánh giá phân tích thực tế doanh nghiệp và đưa ra các ý tưởng chiến lược giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán hiện tại.
* Dự phòng các rủi ro trong quản trị (quản trị rủi ro), đưa ra các công cụ chính sách xử lý các rủi ro chuyên môn trước khi chúng xảy ra.
* Tiến hành thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức (quản trị thay đổi):
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
* Lãnh đạo nhân sự và (xây dựng) duy trì phát triển văn hóa:
+ Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải:
- Tuyển dụng lao động;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng;
+ Khuyến khích, thúc đẩy tinh thần nhân viên
* Điều hành, tổ chức thực hiện chiến lược (tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng hoặc Chủ tịch, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty):
+ Quản lý thực hiện chiến lược (thực hành theo PDCA): Lập kế hoạc thực thi chiến lược - Phân công thực thi chiến lược - Theo dõi, giám sát thực thi chiến lược - Cải tiến, điều chỉnh, báo cáo chiến lược.
+ Thực hiện các công việc chuyên môn chỉ riêng giám đốc làm, bao gồm và không giới hạn như:
- Triển khai các chiến lược riêng dành cho CEO
- Ngoại giao, xây dựng các mối quan hệ với các đối tác quan trọng.
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng;
* Quản lý tài chính và tài sản:
- Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng;
- Kiến nghị phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
* Thực hiện các công việc khác theo quy định tại Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng, hợp đồng lao động.

5. Kết quả đầu ra (chỉ tiêu): Lợi nhuận, doanh thu, chi phí, sản lượng...

Lưu ý: CEO là người đứng cao nhất công ty và chịu trách nhiệm cho mọi thứ. CEO sẽ nhận các mục tiêu của Hội đồng quản trị rồi tìm cách thực thi. Mà đã là mục tiêu của Hội đồng quản trị thì chỉ có lợi nhuận, doanh thu, chi phí, tốc độ phát triển của công ty. Sau khi nhận được mục tiêu thì CEO sẽ trao đổi và đàm phán với Hội đồng quản trị. Để biết được KPI của CEO thế nào thì chúng ta cứ xem các nghị quyết của Hội đồng cổ đông các công ty hoặc xem báo cáo của Hội đồng Quản trị là ra.

6. Quyền hạn thực hiện công việc: Quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, cụ thể:
- Quyền quyết định về công việc: Quyết định phê duyệt, cho phép hoặc không cho phép hành động liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Quyền quyết định về tài chính: Có quyền quyết định việc chi tiêu theo kế hoạch được Hội đồng duyệt.
- Quyền quyết định về vật lực (máy móc, công cụ dụng cụ): Có quyền bố trí, phân bổ vật lực cho các vị trí, bộ phận trong tổ chức.
- Quyết quyết định về nhân lực: Có quyền quyết định lựa chọn nhân viên cho các vị trí cấp dưới, quyết định chế độ lương thưởng theo ngân sách được duyệt đầu năm, quyết định sử dụng nhân viên trong tổ chức theo hợp đồng thỏa thuận 2 giữa 2 bên.

Lưu ý: Về phân quyền cho CEO, đây là sự thỏa thuận giữa 2 bên: Hội đồng và CEO. Trong trường hợp cần thiết có thể sử dụng phân quyền theo 5M (Money - Tài chính (Tài lực); Merterial - Nguyên vật liệu đầu vào; Machine - Máy móc công dụng cụ (Vật lực); Man - Nhân lực; Method - Phương pháp triển khai công việc) để tiến hành.

7. Điều kiện làm việc:
- Thời gian: Linh hoạt.
- Môi trường làm việc: Văn phòng.
- Trang thiết bị làm việc: Trang thiết bị theo yêu cầu phù hợp với ngân sách.

8. Tiêu chuẩn công việc:
- Không thuộc đối tượng không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản trị kinh doanh của công ty và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định:
* Yêu cầu trình độ đào tạo: MBA (thạc sỹ quản trị kinh doanh hoặc các ngành kinh tế)
* Yêu cầu về kinh nghiệm quản lý: >5 năm (tùy theo yêu cầu công ty)
* Năng lực tiêu biểu:
+ A: Phẩm chất tiêu biểu: Bao quát; Kiên nhẫn; Mạo hiểm/quyết đoán; Sáng tạo; Thích nghi
+ S: Kỹ năng tiêu biểu: Kỹ năng lãnh đạo; Kỹ năng tư duy; Kỹ năng xây dựng đội nhóm; Kỹ năng tạo dựng quan hệ; Kỹ năng lập kế hoạch
+ K: Kiến thức tiêu biểu: Chiến lược kinh doanh; Kế toán/tài chính; Quản trị nhân sự; Marketing/tiếp thị; Ngành nghề kinh doanh

Lưu ý:
- Năng lực tiêu biểu được xây dựng theo mô hình ASK. ASK là mô hình được sử dụng rất phổ biến trong quản trị nhân sự nhằm đào tạo và phát triển năng lực cá nhân. Mô hình này đưa ra các tiêu chuẩn nghề nghiệp cho các chức danh công việc trong tổ chức dựa trên ba nhóm tiêu chuẩn chính: Phẩm chất hay thái độ (Attitude), Kỹ năng (Skills) và Kiến thức (Knowledges).
- Các năng lực này được tham khảo từ sách Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam, tác giả Lê Quân (2016).

Nguyễn Hùng Cường