Nội quy công ty là “bộ luật” điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Một bộ nội quy chuẩn chỉnh không chỉ giúp đảm bảo kỷ luật lao động mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Vậy làm thế nào để xây dựng một bộ nội quy chuẩn chỉnh? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé.
Nội quy công ty là gì?
Hiểu đơn giản, nội quy công ty là một loại nội quy lao động. Đây là văn bản được các doanh nghiệp - người sử dụng lao động xây dựng và ban hành. Các quy định về quy tắc xử sự yêu cầu người lao động phải có trách nhiệm tuân thủ khi tham gia vào các quy trình cũng như mối quan hệ làm việc.
Thông qua nội quy công ty, doanh nghiệp xác lập trật tự lao động, chuẩn mực và quy tắc chung trong một hệ thống, tổ chức.
Tại sao cần có nội quy công ty?
Không phải ngẫu nhiên nội quy công ty lại được thiết lập, ban hành và thực thi. Có rất nhiều lý do cho thấy việc có nội quy công ty là cần thiết và đánh dấu sự quan trọng đặc biệt.
1. Tính pháp lý
Về mặt pháp lý, bất kể doanh nghiệp nào thành lập cũng đều phải có nội quy lao động được hiện thức hóa bằng văn bản. Theo Điều 118 Bộ luật lao động 2019, các doanh nghiệp có từ 10 lao động trở nên bắt buộc phải có nội quy lao động đầy đủ, rõ ràng và minh bạch.
Các văn bản phải đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động, thấp nhất là cấp tỉnh. Nếu không ban hành văn bản quy định nội quy, doanh nghiệp/tổ chức có thể bị phạt theo Khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP. Cụ thể phạt tiền từ 5.000.000đ - 10.000.000đ nếu vi phạm một trong những hành vi sau:
a. Không có nội quy lao động bằng văn bản khi doanh nghiệp sử dụng 10 người lao động trở lên;
b. Sử dụng nội quy lao động không đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh như đã quy định;
c. Sử dụng nội quy lao động hết hiệu lực.
d. Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật;
e. Tạm đình chỉ công việc với người lao động không đúng quy định của pháp luật.
2. Đảm bảo kỷ luật
Nội quy lao động chính là cơ sở để các tổ chức/doanh nghiệp thực thi các quyền quản lý. Theo đó, các nhân viên các cấp đều phải thực hiện theo đúng quy tắc và cần phải giải trình rõ ràng nếu không thực hiện đúng. Đồng thời, đảm bảo hạn chế tối đa việc tổ chức/doanh nghiệp vi phạm các luật đã được quy định.
3. Định hướng văn hóa nội bộ
Các nội quy công ty thường có nhiều loại tài liệu tham khảo cho nhân viên, hỗ trợ công việc hàng ngày của họ được tốt nhất. Đây là công cụ giúp quản lý, định hướng cách hành xử cho toàn bộ nhân viên. Từ đó, nâng cao giá trị cốt lõi của toàn bộ tổ chức/doanh nghiệp.
4. Gắn kết nhân viên
Nội quy giúp gắn kết các nhân viên lại với nhau, để mọi người có thể thống nhất được các vấn đề chung và có định hướng hành động. Các nội quy có thể là yếu tố giúp mọi thành viên trong tổ chức/doanh nghiệp hòa nhập và thống nhất về quan điểm, hạn chế tối đa những xung đột.
Cách xây dựng nội quy công ty
Dưới đây là các bước xây dựng nội quy công ty bạn có thể tham khảo tổ chức/doanh nghiệp của mình:
1. Xây dựng nội quy công ty
Trong nội quy công ty, cần phải có những nội dung cụ thể để đảm bảo bảo vệ quyền lợi cho người lao động và người sử dụng lao động (doanh nghiệp):
- Quy định Hợp đồng thử việc: Pháp luật không quy định người lao động phải thông báo trước bao nhiêu ngày nếu có ý định nghỉ việc trong thời gian thử việc. Vì vậy, doanh nghiệp không cần thiết phải đưa hạng mục này vào trong nội quy. Trong thời gian thử việc, hai bên đều có quyền hủy bỏ thỏa thuận mà không cần báo trước hay bồi thường.
- Quy định về làm thêm giờ: Nhân viên làm thêm giờ phải có sự đồng thuận của chính bản thân họ. Đặc biệt, phải đảm bảo các điều kiện về số giờ làm thêm tại Khoản 2 điều 107 Bộ Luật Lao động 2019.
- Các hình thức xử lý, kỷ luật lao động: Theo Điều 124 của Bộ luật lao động năm 2019, các hình thức xử lý kỷ luật bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải. Nếu có thêm hạng mục nào khác phát sinh đều là trái pháp luật. Như vậy, doanh nghiệp không nên thêm các hình thức xử lý bởi có thể bị phạt từ 6.000.000đ - 14.000.000đ.
- Hoàn trả chi phí đào tạo của người lao động: Một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động phải có trách nhiệm chi trả chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước thời hạn. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật thì hoàn toàn không có điều khoản này, người nghỉ chỉ cần bồi thường nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Những nội dung phải có trong Nội quy bao gồm thời gian làm việc, thời gian nghỉ trưa, trật tự nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ… và các hành vi vi phạm khác.
2. Thống nhất ý kiến trong tổ chức/doanh nghiệp
Sau khi xây dựng xong hệ thống nội quy công ty, cần có sự nhất quán giữa các hệ thống và bộ phận. Ban lãnh đạo công ty, ban chấp hành công đoàn, nhân viên doanh nghiệp sẽ tham gia cuộc họp thống nhất về nội quy.
3. Đăng ký nội quy lao động
Trong vòng 10 ngày sau khi ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký Nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động (cấp tỉnh).
Hồ sơ đăng ký bao gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở với nơi tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động (nếu có)
Hồ sơ sẽ được chia làm 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản và sẽ được xử lý trong khoảng 7 ngày.
Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách xây dựng nội quy công ty thì có thể tham khảo Bộ tài liệu Quản trị nhân sự. Bộ tài liệu về hệ thống Quản trị nhân sự iCPO 4.0 dành cho tất cả anh chị đang làm nghề nhân sự, có thể trả lời 90% các yêu cầu về tài liệu nhân sự không giới hạn. Cụ thể:
- 10+ Quy trình hành chính - nhân sự: quy trình đào tạo, quy trình tuyển dụng, quy trình onboarding, quy trình sa thải, …
- 100+ Mô tả công việc chuyên sâu: Marketing, kế toán, kinh doanh, sản xuất, pháp lý, …
- 50+ Bộ câu hỏi phỏng vấn nhiều vị trí: IT, kế toán, marketing, HR, …
- 10 Báo cáo mẫu nhân sự: tình hình nhân sự, đào tạo, nghỉ việc, thử việc, chi phí tuyển dụng, ...
Lời kết
Việc xây dựng nội quy công ty chuẩn chỉnh là một quá trình quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của tổ chức. Một bộ nội quy rõ ràng không chỉ giúp định hình văn hóa doanh nghiệp mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi cá nhân đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
