Tôi có một người bạn mới làm trưởng phòng nhân sự. Anh ý được giao nhiệm vụ làm lại thang lương cho tổ chức. Anh hứng khởi lắm và bắt đầu tìm hiểu cách xây dựng thang lương cho dễ hiệu và logic. Nhưng được một thời gian tìm hiểu thì anh cáu. Anh gọi tôi và ca thán: Anh chả hiểu mấy quyển sách viết gì. Tôi tủm tỉm thầm nghĩ: Vì anh không gọi tôi sớm thôi. Tôi trả lời anh: "Anh muốn làm được thang lương P1 thì cần có vị bảng xếp hạng giá trị công việc các vị trí. Sau đó thì làm các bước như sau..."

Nếu bạn cũng trong tình huống giống anh bạn tôi thì bài viết này chính là dành cho bạn.

1. Thế nào là thang lương P1?

Trước tiên, chúng ta cùng thống nhất định nghĩa bậc. Thực ra từ bậc này là từ viết gọn của từ bậc thang. Bậc thang là nơi để người bước chân lên khi di chuyển, có công dụng chủ yếu là đưa người và các vật thể lên (hoặc xuống) các độ cao khác nhau. Ví dụ: Bậc lương là các mức lương (tương ứng với số tiền lương) để nhân viên khi đạt được điều kiện gì đó thì sẽ "bước chân di chuyển" lên hoặc xuống và nhận được số tiền lương khác nhau.

Nhắc đến bậc thì chúng ta cũng bàn đến thang. Thang là một công cụ được thiết kế với nhiều bậc, dùng để bước lên (hoặc xuống). Thang lương là ma trận có hàng dọc là nhiều vị trí (hoặc ngạch) và hàng ngang là nhiều bậc lương.

Ví dụ về thang lương thông thường:

Chúng ta nhìn kỹ từng bậc và đối chiếu theo lương 3P: Thu nhập của 1 bậc = Lương giá trị công việc p1 + Lương năng lực p2 + Thưởng p3

Việc của chúng ta là làm sao để chuyển thang lương thông thường thành thang lương 3P trong đó có thang lương P1. Khi triển khai, tôi có 2 phương án thiết kế thang lương P1 gắn với quan điểm của tổ chức:
- Phương án 1: Lương P1 cố định. Các bậc lương của thang lương P1 đều bằng nhau. Sự thay đổi lương của các bậc do lương P2. Quan điểm trả lương của phương án này là: Thu nhập của nhân viên không gắn với thâm niên (lòng trung thành của nhân viên) mà chỉ dựa vào giá trị của vị trí, năng lực và kết quả. Nếu có thâm niên thì thâm niên chính là năng lực.
- Phương án 2: Lương P1 biến đổi. Các bậc lương của thang lương P1 thay đổi. Quan điểm trả lương của phương án này là tổ chức có mong muốn nhân viên gắn bó và trung thành với tổ chức (thâm niên). Do đó, thu nhập của nhân viên gồm cả giá trị công việc, thâm niên, năng lực và kết quả công việc.

Dưới đây là ví dụ thang lương P1 cố định:

Còn đây là ví dụ thang lương p1 biến đổi:

2. Các bước thiết kế thang lương P1

2.1 Một cách tổng quan, ta đi qua 3 bước sau:
- Xác định ngạch lương (nếu nhiều vị trí)
- Xác định số bậc của thang lương
- Xác định mức lương theo giá trị công việc cho từng vị trí
- Dựa vào mức lương theo giá trị công việc, tính toán mức lương cho các bậc của thang lương

2.2 Chi tiết từng bước:

Bước 1: Xác định ngạch lương (nếu có nhiều vị trí)

Khi tiến hành xác định thang lương P1, trong trường hợp nếu công ty có quá nhiều vị trí thì chúng ta có một bước đệm là tiến hành xác định ngạch lương. Ngạch là tập hợp các chức danh/ vị trí tương tự nhau về quyền hạn, tính chất. Ngạch có thể bao gồm nhiều nhóm các vị trị. (Theo khoản 4 Điều 7 Luật Cán bộ, công chức năm 2008 nêu: Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức). Nếu nhóm các vị trí có cùng quyền hạn ta ra ngạch quản lý. Và nhóm các vị trí có cùng trình độ thì sẽ có nghạc chuyên môn.

Từ định nghĩa chung về ngạch, ta có ngạch tiền công (hay ngạch lương) là một nhóm các công việc dọc theo hệ thống thứ bậc về giá trị của các công việc và được trả cùng một mức tiền công.

Như đã viết ở trên, nguyên nhân cần có ngạch lương do công ty (hoặc tổ chức) có quá nhiều vị trí, tạo ra các ngạch tiền công để đơn giản hóa việc xây thang lương P1 và trả công.

Lưu ý:
- Ngạch lương có thể đặt tên trùng với ngạch chức danh.
- Nếu công ty không có quá nhiều (ít) vị trí thì bỏ qua việc tiến hành xác định ngạch lương.
- Một số chỗ gọi ngạch lương là hạng lương.

Bước 2: Xác định số bậc của thang lương (cho từng vị trí hoặc ngạch)

Trong quá trình tìm hiểu, tôi không thấy có chuyên gia hay sách nào viết công thức để tính ra số bậc lương. Đa phần đều viết chung chung theo ý rằng do quan điểm của tổ chức (muốn thế nào thì để vậy) hoặc dựa vào độ rộng của dải lương và mức độ chấp nhận được của từng bậc để tính ra số bậc (Ví dụ: Vị trí A có dải lương từ 7 triệu đến 15 triệu, mức hợp lý của mỗi bậc là có bước nhảy 2. Như vậy, vị trí A có 5 bậc lương. Bậc 1 là 7 triệu, bậc 2 là 9 triệu...).

Còn tôi, sau khi nghiềm ngẫm nhiều thang lương và đã phát hiện ra công thức: Bậc lương = Thời gian Tổ chức hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức và vị trí / Thời gian trung bình nâng lương của vị trí

Ví dụ:
- Thời gian Giám đốc hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức ở vị trí B: 7,5 năm
- Thời gian trung bình nâng lương: 1 năm
- Bậc lương: 7,5 bậc
- Chúng ta làm tròn thành 8 bậc lương cho vị trí B

Thời gian trung bình nâng lương tùy vào từng vị trí. Có những vị trí cần có tần suất tăng lương ngắn do sự thay đổi mức lương của thị trường nhanh hoặc tốc độ nâng cao năng lực nhanh (dẫn tới kết quả thay đổi trong thời gian ngắn). Ngược lại, có những vị trí thời gian nâng lương sẽ dài do không có sự thay đổi lương của thị trường hoặc năng lực làm việc không thay đổi cho dù có nhiều thời gian để học và làm việc.

Tương tự áp dụng công thức tính ở trên để tính số bậc cho ngạch lương.

Bước 3: Xác định mức lương theo giá trị công việc cho từng vị trí (trong trường hợp không có ngạch lương)

Công thức tính: Lương theo giá trị công việc = Hệ số giá trị công việc x Đơn giá tiền lương

Cách tính hệ số giá trị công việc:
- Sau khi tính ra tổng số điểm của các vị trí sẽ ra được vị trí thấp điểm nhất (bảng xếp hạng giá trị các vị trí).
- Coi vị trí thấp điểm nhất sẽ là hệ số 1. Các vị trí khác lấy tổng điểm chia cho tổng điểm của vị trí thấp nhất.
Ví dụ: vị trí có tổng điểm thấp nhất là Nhân viên tạp vụ được 20 điểm. Vị trí Nhân sự được 40 điểm. Ta lấy 40/20 = 2 để ra hệ số của vị trí nhân sự.

Cách tính đơn giá tiền lương:
- Đơn giá tiền lương = Quỹ lương P1 / (Số lượng nv vị trí 1 x hệ số giá trị công việc vị trí 1 + Số lượng nv vị trí 2 x hệ số giá trị công việc vị trí 2 + ...)
- Đơn giá tiền lương cần chốt do quỹ lương đã được định sẵn.
- Có thể lấy đơn giá tiền lương = lương tối thiểu.
- Tổng lương Quỹ P1 nên = 30% Quỹ lương & thưởng. Tuy nhiên, một số nơi đề xuất 60%. Nên quỹ lương P1 phụ thuộc điều kiện của từng đơn vị.

Bước 4: Xác định mức lương chung cho cả ngạch (nếu có ngạch lương)

Khi tổ chức có các ngạch lương, tùy vào cách sắp xếp các vị trí vào ngạch mà chúng ta có cách xác định mức tiền công chung cho ngạch. Nếu:
- Nhóm các vị trí theo số điểm giá trị công việc: Ở mỗi ngạch cần chọn 1 công việc then chốt và lấy mức tiền công của công việc đó làm mức tiền công chung cho cả ngạch.
- Nếu nhóm các vị trí theo các yếu tố công việc giống nhau: Mức tiền công trung bình của các công việc trong ngạch sẽ là mức tiền công chung cho cả ngạch.

Ví dụ về cách tính mức tiền công chung theo ngạch lương có các vị trí được sắp xếp từ điểm giá trị công việc:
- Ngạch lương 1 với các vị trí có điểm giá trị từ 100 đến 300. Trong ngạch có vị trí X là công việc then chốt thì mức lương của vị trí X được gọi là mức lương chung của ngạch 1.
- Ngạch lương 2 với các vị trí có điểm giá trị từ 301 dến 400. Trong ngạch có vị trí Y là công việc then chốt thì mức lương của vị trí Y được gọi là mức lương chung của ngạch 2.
- Ngạch lương 3 với các vị trí có điểm giá trị từ 401 đến 600 . Trong ngạch có vị trí Z là công việc then chốt thì mức lương của vị trí Z được gọi là mức lương chung của ngạch 3.

Ví dụ về cách tính mức tiền công chung theo cách sắp xếp các vị trí có yếu tố công việc giống nhau:
- Ngạch lương 1 với các vị trí yếu tố công việc giống nhau là văn phòng. Trong ngạch có các vị trí A, B, C với các mức lương tương ứng: 6 triệu, 8 triệu, 9 triệu thì mức lương chung của ngạch là (6 + 8 + 9)/3 = 7,666 triệu.

Cả 2 cách xác định mức lương chung ở trên đề cần phải tính mức lương theo giá trị công việc của vị trí. Quay trở lại với các tính mức lương theo giá trị công việc ở trên. Công thức tính: Lương theo giá trị công việc vị trí = Hệ số giá trị công việc vị trí x Đơn giá tiền lương.

Cá nhân tôi thường dùng cách hỗn hợp. Tức là tôi:
- Nhóm các vị trí có cùng mức điểm và các yếu tố công việc giống nhau vào 1 nhóm (gọi là ngạch).
- Xác định mức điểm giá trị trung bình của ngạch. Công thức: Điểm giá trị trung bình của ngạch = Tổng điểm giá trị công việc của từng vị trí / số vị trí.
- Sau dùng công thức tính mức tiền lương chung của ngạch: Mức tiền lương theo giá trị công việc chung của ngạch = Hệ số giá trị công việc của ngạch x Đơn giá tiền lương (trong trường hợp ngạch).
- Hệ số giá trị công việc của ngạch i = Điểm giá trị trung bình của ngạch i / Điểm giá trị trung bình của ngạch thấp nhất
- Đơn giá tiền lương (trong trường hợp ngạch) = Quỹ lương P1 / (Số lượng nv vị trí thuộc ngạch 1 x hệ số giá trị công việc ngạch 1 + Số lượng nv ngạch 2 x hệ số giá trị công việc ngạch 2 + ...)

Thực tế, trong quá trình triển khai xây dựng thang lương P1, khi xác định điểm giá trị công việc trung bình của ngạch, ban dự án tiền lương sẽ cần phải điều chỉnh con số ("bốc thuốc") để cho mức tiền lương theo giá trị công việc chung giữa cách ngạch có sự thay đổi phù hợp. Tức là mức tiền lương chung giữa các ngạch nên có sự thay đổi đâu đó từ 10 - 20%.

Cuối cùng, trước khi sang bước sau, chúng ta cùng bàn về vấn đề nếu dùng mức lương chung:
- Nếu các vị trí có mức lương giống nhau dẫn tới sự không công bằng giữa các vị trí.
- Thực tế tuyển dụng, lương sẽ được đàm phán tùy vào mức độ khan hiếm và cần người cho từng vị trí, dẫn tới mức lương khác nhau. Do đó, khó có thể cùng duy trì một mức lương chung.

Bước 5: Tính toán mức lương cho các bậc của vị trí (hoặc ngạch)

Quay lại với phương án thiết kế lương P1 ở trên: Phương án 1: Lương P1 cố định. Các bậc lương của thang lương P1 đều bằng nhau; Phương án 2: Lương P1 biến đổi. Các bậc lương của thang lương P1 thay đổi.

5.1 Nếu triển khai phương án Lương P1 cố định:
+ Không dùng P1 để đóng BHXH: Chúng ta coi lương theo giá trị công việc chính là lương Pp1 của bậc 1. Sau đó, cho lương P1 bậc 1 = lương P1 của các bậc tiếp theo. Lương P1 bậc 1 = lương P1 bậc 2 = ... Hệ số giá trị công việc * Đơn giá tiền lương
+ Có dùng P1 để đóng BHXH: Lương P1 đóng BHXH bậc 1 = lương P1 đóng BHXH bậc 2 = ... Hệ số giá trị công việc * Mức lương tối thiểu theo luật.

5.2 Nếu triển khai phương án Lương P1 biến đổi: Ta có 3 cách để xây thang lương P1: Đầy đủ - theo hệ số lương; Làm tắt - dựa vào khoảng bậc; Đơn giản - cảm tính nhân với x% nào đó.

Nếu tiến hành xây thang lương P1 biến đổi, chúng ta cần biết có 3 loại bậc lương:
- Tăng đều đặn (tỷ lệ tăng ở các bậc bằng nhau).
- Tăng luỹ thoái (tỷ lệ tăng ở bậc sau thấp hơn tỷ lệ tăng ở bậc trước)
- Tăng luỹ tiến (tỷ lệ tăng ở bậc sau cao hơn tỷ lệ tăng ở bậc trước).

Ví dụ về 3 loại bậc lương:

Tôi đề xuất Chọn loại tăng đều đặn theo thông thường. Giờ chúng ta đi vào chi tiết cách xây:

Cách 1 xây dựng thang lương đầy đủ

Công thức tính mức lương từng bậc: Mức lương bậc i = hệ số lương i x mức lương bậc 1

Trong đó:
Lương Ti = T1 x Ki
Ti: mức lương bậc i
T1: mức lương bậc thấp nhất

Ki: Hệ số lương bậc i
Ki = Ki-1 x hkc
Ki-1: Hệ số lương bậc i - 1
K1 = 1

hkc: hệ số khoảng cách lên đều đặn
hkc = căn bậc n -1 của B
n: số bậc trong thang lương

Bộ số lương B = Tmax / Tmin

Ví dụ thang lương P1 "biến đổi" theo vị trí:

Ví dụ thang lương P1 "biến đổi" theo ngạch:

Lưu ý:
- Bội số thang lương: Là sự so sánh giữa bậc cao nhất và bậc thấp nhất trong một thang lương, hay nói cách khác mức lương công nhân bậc cao nhất cao gấp mấy lần bậc thấp nhất (bậc 1).
- Hệ số mức lương: Là con số chỉ rõ rằng lao động của công nhân bậc nào đó phải được trả cao hơn mức lương bậc thấp nhất bao nhiêu lần.

Cách xác định T min – T max
- Phương án 1: Coi T là mức trung bình. T = mức lương chung của ngạch hoặc vị trí
+ Tmax = T trung bình x X% | ví dụ 130%
+ Tmin = T trung bình x Y% | ví dụ 70%

- Phương án 2: Trong trường hợp không muốn xác định Tmin và Tmax thông qua mức lương chung cho cả ngạch, chúng ta tính điểm theo ngạch (nhóm) lương.
+ Tmax = Hệ số lương max * Mức lương tối thiểu
+ Tmin = Hệ số lương min * Mức lương tối thiểu

Chi tiết phương án 2 tính Tmax - Tmin như sau:
* Bc1: Xác định số lượng ngạch cần có (đã xác định ở bước 1).
* Bc2: Xác khoảng điểm của từng ngạch theo công thức:
+ Điểm cao nhất của ngạch = Điểm thấp nhất của ngạch + Độ rộng của ngạch
+ Điểm thấp nhất của ngạch sau = điểm cao nhất của ngạch trước + 1
+ Độ rộng của ngạch: (Điểm cao nhất – điểm thấp nhất)/ (Số lượng ngạch – 1)
* Bc3: Xác định hệ số góc min của các ngạch:
+ Hệ số góc min ngạch thấp nhất là 1
+ Hệ số góc min của các ngạch tiếp theo được tính bằng cách lấy điểm của ngạch hiện tại chia cho số điểm của ngạch thấp hơn liền kề.
* Bc4: Xác định hệ số góc max của các ngạch:
+ Hệ số góc max ngạch thấp nhất = Điểm cao max của ngạch thấp nhất/ điểm min của ngạch thấp nhất.
+ Hệ số góc max của các ngạch tiếp theo được tính bằng cách lấy điểm của ngạch hiện tại chia cho số điểm của ngạch thấp hơn liền kề.
* Bc5: Tính mức lương min & lương max theo hệ số góc của từng ngạch: Mức lương theo hệ số góc = Hệ số góc x Đơn giá tiền lương (trong trường hợp ngạch)
* Bc6: Tính hệ số lương min & hệ số lương max các ngạch: Hệ số lương = mức lương theo hệ số góc hiện tại / mức lương theo hệ số góc min của ngạch thấp nhất.
* B7: Tính lương max và lương minh cho từng ngạch:
+ Tmin = hệ số lương * Mức lương tối thiểu
+ Tmax = hệ số lương * Mức lương tối thiểu

Cách 2 – 3: Xây dựng thang lương tắt hoặc đơn giản

Cách 2: căn cứ số bậc, giá trị thấp nhất và cao nhất rồi tính khoảng bậc. Từ khoảng bậc, lương bậc sau = lương bậc trước + khoảng bậc lương
- Tmin = Đơn giá tiền lương x Hệ số giá trị công việc
- Tmax = mức lương cơ bản cao nhất thị trường
- Khoảng bậc lương = (Tmax - Tmin)/ (số bậc lương - 1)

Cách 3: Đơn giản nhất là lương bậc sau = lương bậc trước * Y%.
- Hệ số giá trị công việc = Điểm vị trí hiện tại / Điểm vị trí min
- Lương cơ bản (bậc 1) = đơn giá tiền lương x Hệ số giá trị công việc

THANG LƯƠNG P1 LÀ 1 PHẦN CỦA CHÍNH SÁCH LƯƠNG 3P NÊN CÁC VẤN ĐỀ VỀ LUẬT VÀ CÔNG BẰNG VỚI BÊN NGOÀI CHƯA BÀN KỸ Ở ĐÂY

TUY NHIÊN .....

Nếu dùng P1 để đóng BHXH:
+ Lương P1 đóng BHXH bậc i = Hệ số đóng BHXH bậc i * Mức lương tối thiểu theo luật.
+ Hệ số đóng BHXH bậc i = Lương P1 theo giá trị công việc bậc i / Lương P1 theo giá trị công việc thấp nhất (min).

TRƯỜNG HỢP CHƯA (HOẶC KHÔNG) XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯƠNG 3P, PHƯƠNG ÁN 2 – P1 BIẾN ĐỔI LÀ CÁCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG LƯƠNG THÔNG THƯỜNG (LƯƠNG TĂNG THEO CẤP BẬC – THÂM NIÊN)

Khi triển khai xây dựng thang lương P1 với các bậc lương biến đổi thì có thể coi đây như là cách thức xây dựng thang lương thông thường với các bên chưa có hệ thống lương 3p. Các bên và các tổ chức vẫn làm.

CÔNG THỨC TÍNH MỨC LƯƠNG CHO CÁC BẬC VẪN VẬY NHƯNG ... Khi xây dựng lương theo cách thông thường, đôi khi không cần đến Lương theo giá trị công việc. Mà có thể dùng theo cân bằng thị trường.
- Tmax = Mức lương max của thị trường cho vị trí
- Tmin = Mức lương min của thị trường cho vị trí

Nếu anh chị định dùng cách tôi hướng dẫn để xây thang lương nói chung (không phải thang P1) thì cần nhớ lương trả cho người lao đông thấp nhất bằng lương tối thiểu.

LƯU Ý
- Nếu thang lương có bậc lương nhỏ hơn lương tối thiểu vùng thì cần cơ chế để tăng thêm cho đủ lương tối thiểu hoặc đưa người lao động vào bậc có mức lương trên tối thiểu vùng
- Ngày nay, ở các nước, các thang lương với mức tăng cố định ít được phổ biến, chúng chỉ còn được dùng ở một số lĩnh vực công và các lĩnh vực làm việc tự nguyện.
- Nếu dùng thì sẽ dùng trong trường hợp có bậc tăng theo thâm niên hoặc tăng theo trình độ lành nghề của người lao động (năng lực).

Chốt lại: Lương P1 gắn với giá trị công việc. Lương P1 = Hệ số giá trị công việc * Đơn giá tiền lương. Tùy vào quan điểm mà chúng ta có:
- Nếu công ty không muốn gắn thâm niên vào P1:
+ Không dùng P1 để đóng BHXH: Lương P1 bậc 1 = lương P1 bậc 2 = ... Hệ số giá trị công việc * Đơn giá tiền lương
+ Có dùng P1 để đóng BHXH: Lương P1 đóng BHXH bậc 1 = lương P1 đóng BHXH bậc 2 = ... Hệ số giá trị công việc * Mức lương tối thiểu theo luật

- Nếu công ty muốn gắn thâm niên vào P1:
+ Không dùng P1 để đóng BHXH: Lương P1 bậc i = Hệ số lương bậc i * Lương P1 bậc 1. Hệ số lương bậc i = Hệ số lương bậc (i-1) * Hệ số khoảng cách. Hệ số khoảng cách = căn bậc (n-1) của Bội số lương. Bội số lương = mức lương cao nhất của vị trí/ mức lương thấp nhất của vị trí. N là số bậc lương. Mức lương cao nhất = x% * Lương P1 theo giá trị công việc. Mức lương thấp nhất = y% * Lương P1 theo giá trị công việc.
+ Có dùng P1 để đóng BHXH: Lương P1 đóng BHXH bậc i = Hệ số đóng BHXH bậc i * Mức lương tối thiểu theo luật. Hệ số đóng BHXH bậc i = Lương P1 theo giá trị công việc bậc i / Lương P1 theo giá trị công việc thấp nhất (min).

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QTNS bài bản