Khi nào cần thay đổi hệ thống?

Dạo này, Nhung hay thấy facebook mọi người chia sẻ câu chuyện về quản lý đàn Kiến làm việc. Câu chuyện như sau:

Mỗi ngày, Kiến đi làm rất sớm và luôn tập trung hoàn thành công việc với một thái độ vui vẻ, thoải mái. Ông chủ của Kiến, là Sư Tử, rất ngạc nhiên khi thấy Kiến làm việc đạt năng suất cao mà không cần sự giám sát. Sư Tử bèn nghĩ, nếu có cấp trên giám sát trực tiếp thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc còn hiệu quả hơn. Thế là không chần chừ lâu, Sư Tử thuê Gián về để giám sát Kiến.

Sau khi Gián vào làm, quyết định đầu tiên là cài đặt máy chấm công để theo dõi việc Kiến liệu có đi làm đúng giờ hay không? Thêm vào đó, Gián cũng cần 1 thư ký để thay mình ghi chú công việc, thực hiện báo cáo, và thế là...Gián thuê thư ký Nhện với nhiệm vụ quản lý báo cáo và nhận các cuộc gọi.

“Sếp” Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Trưởng nhóm Gián, vì vậy Gián được yêu cầu chuẩn bị những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường để Sư Tử trình bày tại cuộc họp Ban quản trị. Nghĩ rằng mình cần thêm thiết bị hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ được giao, Gián đề nghị và được duyệt mua 1 cái máy vi tính mới, cùng với 1 máy in lazer. Nhu cầu quản lý máy móc phát sinh, Gián tiếp tục tuyển Ruồi về làm Trưởng bộ phận IT.

Quay lại chuyện của Kiến, lúc trước Kiến ta làm việc rất siêng năng với một tinh thần tích cực, giờ đây trong lòng cảm thấy rất là bực mình vì những thủ tục giấy tờ và những cuộc họp vô bổ chiếm hết thời gian!

Xuy xét tình hình hiện tại, ông chủ Sư Tử đi đến kết luận là cần phải có một quản lý chung cho toàn bộ bộ phận mà  Kiến đang làm việc. Chức vụ “ông chủ nhỏ” này ngay lập tức được giao cho Ve Sầu! Quyết định đầu tiên của Ve là mua ngay 1 tấm thảm thật đẹp và một cái ghế thật êm cho phòng làm việc. Ve Sầu cũng cần thêm 1 máy vi tính và một thư ký riêng, người sẽ giúp cho Ve chuẩn bị Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công việc và Ngân quỹ. Nghĩ là làm, Ve tuyển ngay thư ký cũ đã từng làm việc cùng mình trước đó.

Ngày qua ngày, văn phòng Kiến làm việc dần trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng, khó chịu... Thế là Ve Sầu thuyết phục ông chủ lớn, là Sư Tử, về sự cần thiết phải làm một cuộc nghiên cứu kỹ lưỡng về môi trường làm việc tại doanh nghiệp. Nghe được đề xuất của Ve Sầu, Sư Tử bèn xem lại các báo cáo tài chính tại bộ phận này. Sư Tử phát hiện rằng hiệu suất công việc cùng kết quả doanh thu đã sụt giảm rất nhiều.

Đau đầu nghĩ cách giải quyết - Sư Tử thuê Cú, vốn là 1 cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành nghiên cứu và đưa ra các giải pháp cần thiết. Cú bỏ ra 3 tháng nghiên cứu về văn phòng và viết một báo cáo khổng lồ, lên đến vài quyển, cuối cùng đi đến kết luận: “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên...”

Một câu hỏi được đặt ra, khi nào thì cần thay đổi hệ thống quản trị.

Khi Nhung đi tư vấn xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho doanh nghiệp, sau khi xây dựng xong hệ thống quản trị hiệu suất theo phương pháp KPI, Nhung tư vấn sang xây dựng hệ thống lương 3P nhanh. Tất nhiên trong quá trình tư vấn theo nhu cầu của doanh nghiệp, nhằm tránh thay đổi lớn về quy chế lương cho cán bộ nhân viên, tránh tạo ra sự bất mãn thì lương nhận mới phải tương đương với lương nhận cũ (trừ trường hợp doanh nghiệp muốn thay máu nhân sự sẽ có những thay đổi quyết liệt về quy chế lương) hoặc trường hợp lương cũ cao hơn lương mới thì trong quá trình thử nghiệm thì người lao động sẽ nhận lương cũ, còn trường hợp lương mới cao hơn lương cũ thì người lao động nhận lương mới để khuyến khích người lao động. Thời gian chạy thử nghiệm thông thường là 3 tháng.

Trong quá trình tư vấn cho doanh nghiệp này, sau khi xây dựng xong chính sách lương mới và được CEO đồng ý. Nhung mới quay lai hỏi vị CEO này là doanh nghiệp anh chị có nhiều cán bộ nhân viên nhiệt tình với công việc, sẵn sàng làm thêm giờ, cống hiến cho doanh nghiệp, và hiện tại thâm niên của cán bộ nhân viên ở đây rất lâu, CEO cũng hài lòng với tỷ lệ chi trả cho cán bộ nhân viên/tổng doanh thu, điều đó cũng có nghĩa là mọi thứ vận hành đang ổn định, anh có cần thay đổi cái đang ổn định mà chuyển sang sự xáo trộn hay không? Câu hỏi này đã dặt ra cho vị CEO này suy nghĩ rất nhiều. Tất nhiên về phía người làm tư vấn, như vậy chẳng khác nào đạp đổ chén cơm của mình, nhưng Nhung hiểu, việc tư vấn của mình, với cách tư vấn này đã mở ra CEO một cách nhìn mới, rộng hơn về quản trị nhân sự, về chiến lược kinh doanh, nhìn nhận lại doanh nghiệp mình cần gì, muốn gì trong tương lai, định hình đứa con tinh thần của mình chuẩn hơn.

Đôi khi, có những doanh nghiệp chưa rõ mình cần gì, nhìn thấy anh hàng xóm làm như vậy, nên mình cũng muốn làm như vậy. Vừa tốn chi phí, vừa tốn thời gian mà sau đó lại chẳng thể áp dụng được, hoặc nếu áp dụng thì tạo ra sự xáo trộn không mong muốn, thậm chí nếu làm không đúng thì còn làm hỏng cả hệ thống, dẫn tới nhiều vấn đề đau đầu khác cho doanh nghiệp. Nhung biết có doanh nghiệp chỉ vì chọn sai đơn vị tư vấn, mà thiệt hại hàng tỷ đồng trong vòng vài tháng ngắn ngủi, mặcc dù lúc chọn dơn vị tư vấn rất kỹ, nhưng có thể phù hợp với doanh  nghiệp khác nhưng không phù hợp với doanh nghiệp mình. Làm thế nào để chọn được đơn vị tư vấn phù hợp, hôm nào Nhung sẽ chia sẻ nhé.

Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *