Nếu một ngày nào đó, bạn rơi vào tình huống dưới đây, bạn sẽ làm thế nào?
Hi Cường,
Mình là thành viên diễn đàn HR Share.Mình là trưởng phòng nhân sự, mình mới nhận 1 công việc mới với vị trí trưởng phòng nhân sự nhưng làm việc giống như giám đốc nhân sự. Mình được yêu cầu xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty chi nhánh của công ty mình, tùy theo ngành nghề kinh doanh sẽ điều chỉnh lại cho phù hợp. Mình chưa biết bắt đầu việc này như thế nào, Cường có thể giúp hướng dẫn mình cách làm được không ha mình thực sự đang confused và chưa có ý tưởng xây dựng nó như thế nào.
Cám ơn Cường rất nhiều.
Hẳn sẽ có bạn bối rối. Còn với tôi, đây là một tình huống tương tự tôi đang triển khai. Và tôi làm như này!
Đầu tiên phải hiểu yêu cầu đầu bài: "Mình được yêu cầu xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty chi nhánh của công ty mình, tùy theo ngành nghề kinh doanh sẽ điều chỉnh lại cho phù hợp". Có thể nói đây là mong muốn xây dựng được 1 hệ thống Quản trị Nhân sự sao cho: phù hợp thực tế + bài bản + từ A đến Z + có thể tùy chỉnh cho nhiều công ty. Đây là điều tôi cũng muốn và đang triển khai.
Rõ ràng, khi có một hệ thống bài bản và phù hợp thực tế, công ty có thể sẽ phát triển lớn mạnh và nhân bản được. Việc có Hệ thống chỉ là một điều kiện. Thực ra nó chỉ là một chiến lược trong viễn cảnh về nội bộ/ quy trình. Muốn công ty phát triển thì công ty phải có đầy đủ cả 4 viễn cảnh: Tài chính + Khách hàng + Nội bộ + Phát triển.
Như tôi vừa viết, Hệ thống QTNS chỉ là 1 phần của hệ thống Quản trị vì thế tôi làm như sau:
Bước 1: Đầu tiên tôi hỏi về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp với câu hỏi: DN đã vẽ ra bức tranh này chưa?
Nếu chưa thì tôi đề nghị DN tự vẽ. Còn nếu đã có, tôi đề nghị được cho xem qua. Bức tranh này thú vị vì nó sẽ cho thấy doanh nghiệp của công ty sẽ thế nào?
Bước 2: Tôi yêu cầu thành lập hội đồng chiến lược bao gồm BGĐ và các quản lý để xây dựng:
- Các ý tưởng chiến lược (các ý tưởng này từng thành viên của hội đồng đã chuẩn bị trước)
- Ráp nối các ý tưởng lên bản đồ chiến lược
- Từ bản đồ chiến lược thống nhất các mục tiêu thực hiện
- Sau khi có các chỉ số và chỉ tiêu chiến lược, tôi nhập nó vào bảng excel BSC và cùng trao đổi với hội đồng về trọng số.
Chi tiết giống như trong seri bài hướng dẫn xây dựng KPI: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-kpi/ .
Bước này chủ yếu để trả lời các câu hỏi như:
- Công ty sẽ đi về đâu, lớn cỡ nào, giải quyết đươc vấn đề gì của thị trường, mang lại giá trị / tiện ích cho khách hàng thông qua giải pháp giá trị cụ thể ra sao?
- Công ty sẽ sản xuất / cung cấp theo cách nào / bằng nguồn lực gì
- Các giá trị công ty nỗ lực tạo ra và mang nó cho khách hàng, cho cổ đông, cho nhân viên
- Các chỉ số tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, thu nhập, năng suất hàng năm cần đạt là bao nhiêu
- Các ưu tiên cần thực hiện trong năm tới, trong 3 đến 5 năm tới là các ưu tiên nào, thực hiện xong thì kết quả đạt được bao nhiêu, do ai làm, làm bằng nguồn lực nào.
...
Bước 2 xong, tôi sang bước 3:
- Xây dựng KPI chi tiết cho bộ phận được phân bổ từ bảng BSC (KPI công ty) xuống
- Phác thảo nhiệm vụ, quy trình của bộ phận
- Tìm ra điểm điểm cần kiểm soát để cân đo đong đếm đưa vào KPI chức năng nhiệm vụ của bộ phận
Ở bước này, mục tiêu của tôi là tìm ra các KPI và: định mức, hạn mức, công tác kiểm soát giao dịch, kiểm tra, cùng với quan điểm lãnh đạo điều hành của chủ đầu tư, của ban lãnh đạo doanh nghiệp.... Song song với đó, trong bước này tôi cũng triển khai: Hình thành dần các quy chế / quy chuẩn / quy định / pháp lý áp dụng / quyền hạn / trách nhiệm nội bộ và Nhận diện rủi ro, bất khả kháng trong từng khâu công việc, tìm mọi biện pháp để ngăn ngừa / hoặc khắc chế / hoặc dự trù điều kiện chấp nhận cho rủi ro trong phạm vi chịu đựng được.
Ví dụ:
Bước 4: Xây dựng mô tả công việc cho các vị trí và thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận. Có KPI cho bộ phận rồi, tôi bắt đầu tiến hành xây dựng mô tả công việc. Cách làm giống như trong seri bài hướng dẫn xây dựng KPI: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-kpi/. Xây dựng mô tả công việc để rút gọn KPI cho phù hợp với vị trí. Bước này để làm rõ: các nhiệm vụ của vị trí / vai trò của phụ trách phòng / trách nhiệm / quyền hạn / quyền lợi từng vị trí trong bộ phận.
Chi tiết về hướng dẫn xây dựng MTCV, tôi cũng đã chia sẻ ở đây: http://blognhansu.net.vn/?p=20813
Như vậy là đến đây, tôi đã có:
- Mô hình công ty
- Bản đồ chiến lược công ty
- KPI công ty (bao gồm KPI CEO, bộ phận và vị trí)
- Phác thảo Sơ đồ tổ chức công ty, bộ phận, nhiệm vụ của các phòng ban
- Mô tả công việc của từng vị trí
Tiếp đến là sang các bước:
Bước 5: Tính thử chính sách thúc đẩy KPI, rút gọn KPI
Bước 6: Xây dựng chính sách lương thưởng cho công ty
Bước 7: Xây dựng Quy trình triển khai các công việc của công ty
Trong bước 6, tôi sẽ xây dựng và thống nhất các Quy trình, biểu mẫu, chu trình luân chuyển hồ sơ chứng từ, định mức, hạn mức, công tác kiểm soát giao dịch và Hệ thống kế hoạch, báo cáo, lưu trữ & bảo vệ hồ sơ / tài liệu, giao tiếp nội bộ... giúp hình thành quy trình ra quyết định và xử lý công việc.
Như vậy bước 5,6,7 sẽ cho ra đời thêm các công cụ:
- Chính sách sách lương thưởng cho công ty
- Quy trình triển khai công việc
Bước 8: Rà soát, xây dựng nội quy, quy định, nguyên tắc làm việc cho công ty và bộ phận
Bước 9: Xây dựng chi tiết lộ trình nghề nghiệp cho các vị trí
Với bước 9, tôi sẽ xây ra được: Các chương trình, quy định, hành động truyền thông nội bộ, đào tạo nội bộ, hướng dẫn, làm mẫu, thúc đẩy, động viên...
Kết thúc bước 9 là hệ thống QTNS sẽ có:
- Mô hình công ty
- Bản đồ chiến lược công ty
- KPI công ty (bao gồm KPI CEO, bộ phận và vị trí)
- Sơ đồ tổ chức công ty, bộ phận, nhiệm vụ của các phòng ban
- Mô tả công việc của từng vị trí
- Chính sách sách lương thưởng cho công ty
- Quy trình triển khai công việc
- Nội quy, quy định và nguyên tắc làm việc
- Khung năng lực và lộ trình nghề nghiệp/ đào tạo
Với tôi, doanh nghiệp có như thế này là quá bài bản rồi.
Đợt này, chạy "xô" tư vấn một lúc mấy công ty nên tự nhiên mình thấy thời gian trôi nhanh quá. Ngẩng mặt lên đã sang năm mới. Ngày nào cũng như ngày nào, cứ từ sáng cho đến đêm. Nhiều khi vợ hỏi vu vơ: "Em cứ bảo với mọi người là anh bận làm việc. Rồi mọi người hỏi anh bận làm gì mà đến giờ ăn rồi còn không xuất hiện. Hình như anh phải làm việc đến 12 tiếng nhỉ?". Lúc ấy, tôi đang ngồi bàn, vừa gõ phím vừa trả lời: "Nhanh nhỉ! Tận 12 tiếng cơ à? Giá mà có thể nhân bản anh được thì tốt!"... May mà vợ tôi hiểu, chứ không thì chắc không ổn tí nào.
Tôi vốn lười. Cho nên khi làm việc gì đó tôi luôn nghĩ làm sao để đỡ tốn sức, thời gian nhất. Do đó, những lúc rảnh rang giữ các "xô", tôi tự hỏi làm thế nào để có thể "hỗ trợ, tư vấn cho nhiều công ty?". Tôi đã tìm ra cách: "Nhân bản những gì tôi có". Từ ý tưởng đó tôi lọ mọ để:
- Công cụ
- Kiến thức
được đóng gói. Rồi lần lượt những đưa con tinh thần được ra đời:
- Công cụ:
+ iCPO advan ( http://kinhcan.net/hrform ) dành cho hệ thống Quản trị Nhân sự
+ iCEO ( http://tailieugiamdoc.com ) dành cho hệ thống Quản trị công ty
- Kiến thức: Sách blog nhân sự ( http://www.sachnhansu.net/ )
Tái bút: Những thứ tôi viết ở trên chính là những thứ tương tự như trong bài viết này. Anh chị em đọc thêm để nắm tổng thể.
Để phù hợp pháp luật, khi có bộ khung hệ thống quản trị tôi sang bước 10:
Bước 10: Rà soát sự tuận thủ pháp luật của hệ thống QTNS. Việc rà soát này vừa giúp hệ thống tuân thủ theo luật vừa giúp xem chúng ta còn lỗ hồng gì không? Nội dung rà soát như trong bài: http://blognhansu.net.vn/?p=21179
Hi vọng những gì tôi viết rõ ràng và giúp được anh chị em quan tâm. Nếu có trao đổi gì, rất mong cả nhà cùng comment ở dưới bài!
Nguyễn Hùng Cường (mr)
HRM consultant/ HRM blogger at blognhansu.net.vn
Quay lại sau 10p là sao, Cường ơi viết tiếp đi, mọi người đang lót dép hóng nè
Thành thật xin lỗi chị, Cường bận quá. Giờ C update đây!
bài viết của anh hùng cường thật tuyệt vời cảm ơn anh
bài viết của anh hùng cường thật tuyệt vời thank anh nhiều nha.
mong anh sẽ tiếp tục phát triển hơn nữa và chia sẽ kinh nghiệm để anh em học hỏi.
Cảm ơn anh Hùng Cường về bài viết của anh. Mong anh sẽ tiếp tục chia sẽ những kinh nghiệm quý báu của mình cho cộng đồng Nhân sự
Mình có ý kiến:
– Nên đảo Bước 3 và bước 4
– Bước 7,8: Xây dựng Quy trình triển khai các công việc của công ty => tiến hành song song hoặc trước các bước 1, 2
Mr NGUYỄN ĐĂNG QUANG
Mình có chút ý kiến, sau Mô hình hoạt động của Công ty là xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, mô tả công việc của các vị trí. Tiếp đến là Bản đồ chiến lược của Công ty vì KPIs cá nhân được xây dựng dựa trên MTCV, mục tiêu cty được phân bổ xuống và mục tiêu của cá nhân.
Chị ơi! Chiến lược phải đi trước Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ, chức năng nhiệm vụ). Tức là cơ cấu phục vụ cho chiến lược.
Bài viết chi tiết quá, những kinh nghiệm rất quý báu. Cảm ơn anh Cường.
Bài viết rất thú vị! Cảm ơn Cường!
Rất hay và hữu ích, cám ơn anh Cường nhé
Diễn đàn rất hay, cảm ơn bạn
Tôi hoàn toàn thống nhất với ý kiến đề xuất của Hùng Cường và có thêm một số ý kiến nhỏ để người làm có thông tin triển khai xây dựng cụ thể như sau:
– Nên bắt đầu từ Điều lệ/Quy chế tổ chức hoạt động của Công ty đây là văn bản pháp lý đầu tiền của doanh nghiệp;
– Tiến hành rà soát toàn bộ hệ thống tài liệu nội bộ của đơn vị;
– Xem xét chiến lược sản xuất của đơn vị nếu có. Nếu không có yêu cầu phòng kinh doanh/kế hoạch cung cấp kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và kế hoạch dự định các năm tiêp theo.
– Căn cứ vào các tài liệu trên để có cơ sở xây dựng các nội dung về QTNS theo đề xuất của Cường.
Trân trọng!
Quan Duc Hai
Cảm ơn anh Cường về bài viết chia sẻ rất chi tiết và cụ thể. Do đầu bài không nói rõ tình trạng của Công ty là mới thành lập hay thành lập và hoạt động đã lâu nên tôi thấy có nhiều ý kiến về thứ tự các bước. Theo tôi, nếu là một công ty thành lập và hoạt động được một thời gian nhất định thì ở Bước 2 nên thêm vào nội dung: đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy hiện tại, xem đã phù hợp hay chưa, có cần điều chỉnh hay xây mới lại hoàn toàn sau đó đẩy nội dung này vào các bước tiếp theo thì sẽ đầy đủ hơn.
Rất mong tiếp tục được tiếp thu, chia sẻ những ý kiến bổ ích của các anh/chị.
Bài viết rất bổ ích. Bên chị đang tái cấu trúc doanh nghiệp, cũng làm theo các nội dung này nhưng vẫn đang phải tìm hiểu thêm nhiều thông tin để chỉnh sửa cho phù hợp.
Cảm ơn em nhiều
Chào em,
Hầu như các công ty Lớn của Đài loan, Trung Quốc, hay CTy Việt Nam thì họ đều có KPI. Riêng các cty Hàn Quốc thì ko áp dụng KPI nhưng họ vẫn làm việc ok. Thậm chí là làm việc thoải mái hơn những cty Đài loan, TQ hay Việt Nam luôn.Điển hình như công ty anh đang làm nè,ko hề áp dụng KPI,Nhưng làm việc vẫn hiệu quả, cuối năm thưởng vẫn cao, không biết có cty nào dám thưởng 10 chiếc xe máy /780 người vào dịp cuối năm hay ko? nhưng cty bên anh thì có và nhiều phần thưởng khác nữa.
Anh Nam
Cảm ơn anh Cường nhiều, bài viết rất hữu ích ạ :)
Bài viết rất hay và hữu ích, cám ơn Cường nhé!
Chào Cường,
Cơ bản mình nhất trí với những nội dung Cường chia sẻ. Tuy nhiên mình có một số ý kiến như sau cùng thảo luận ko biết có hợp lý không?
I. Nếu theo nội dung của Cường mình xin đổi thứ tự chút:
Bước 1. Đầu tiên tôi hỏi về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp;
Bước 2: Tôi yêu cầu thành lập hội đồng chiến lược bao gồm BGĐ và các quản lý;
Bước 8: Rà soát (chưa xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung) nội quy, quy định, nguyên tắc làm việc cho công ty và bộ phận;
Bước 4: Xây dựng sơ đồ tổ chức của bộ phận, mô tả công việc cho các vị trí và thống nhất;
Bước 7: Xây dựng Quy trình triển khai các công việc của công ty
Bước 3: Xây dựng KPI chi tiết cho bộ phận và từng vị trí, cá nhân
Bước 5: Tính thử chính sách thúc đẩy KPI, rút gọn KPI
Bước 6: Xây dựng chính sách lương thưởng cho công ty
Bước 9: Xây dựng chi tiết lộ trình nghề nghiệp cho các vị trí (theo mình thì khi nói đến lộ trình nghề nghiệp là ta nói đến phát triển nghề ngiệp của một cá nhân cụ thể chứ ko phải cho một vị trí công việc. Cùng một vị trí công việc nhưng 2 NV có thể sẽ có 2 lộ trình nghề nghiệp khác nhau)
II. Theo mình nghĩ vị lãnh đạo này muốn có một thống văn bản quản trị nhân sự giống như bộ tài liệu mà Cường đã tổng hợp. Với bối cảnh Cty mới thành lập thì mình làm như sau:
1. Mình chưa rõ cách hiểu về cụm từ Mô hình công ty của Cường là như nào. Theo mình hiểu thì hình như chúng ta đang nói tới loại hình doanh nghiệp tức nó Cty TNHH MTV hay TNHH hai thành viên hoặc Cty CP. Và từ đó Ban lãnh đạo/GĐ đưa ra mục tiêu để làm căn cứ xây dựng kế hoạch chiến lược hoạt động kinh doanh sơ bộ ban đầu.
2. Xây dựng Cơ cấu tổ chức và Tổ chức bộ máy nhân sự (Cái này cơ bản có thể sẽ biến động theo mục tiêu, chiến lược kinh doanh theo giai đoạn)
3. Căn cứ vào Điều lệ Cty theo loại hình doanh nghiệp và Cơ cấu tổ chức xây dựng hệ thống chức năng nhiệm vụ của các đơn vị thành viên; phòng ban; vị trí công việc;
4. Xây dựng Nội quy, các quy chế, chính sách (tiền lương; khen thưởng, kỷ luật…); các quy định, quy trình công việc;
5. Xây dựng MTCV; tiêu chuẩn công việc/khung năng lực;
6. Xây dựng và thiết lập KPI hoặc một công cụ đánh giá hiệu quả công việc nào đó
Mình nghĩ cơ bản cần xây dựng những nội dung trên sau tổ chức phổ biến, triển khai thực hiện –> Giám sát thực hiện và điều chỉnh các nội dung trên dựa theo hệ thống chiến lược, mục tiêu
Mạn phép có đôi lời vậy. Thực tế thì mình thấy hệ thống và các bài viết trước Cường cũng làm như này thì phải :)
Trân trọng.,
Dear Anh Cường,
Cảm ơn Anh đã chia sẽ những kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống quản trị nhân sự.
Bản thân Phương cũng đã và đang thực hiện xây dựng chuẩn hóa hệ thống quản trị nhân sự. Đối với công ty Phương thì mọi cái đã có, nhưng áp dụng chưa đồng bộ (có cái áp dụng được, có cái chưa đưa vào thực tế được), nên khi làm lại hệ thống quản trị nhân sự thì Phương 1 mặt rà soát lại hết những cái đã có xem cái gì cần dùng, cần thay đổi, cần loại bỏ; song song đó là lập kế hoạch cho từng mục xoay quanh tuyển, dạy, dùng, giữ…; mặt khác là truyền thông đến quản lý cấp trung. Sau khi thực hiện thì Phương nhận thấy:
1/ Đồng ý với Anh là hệ thống quản trị nhân sự gói gọn vào những nội dung mà Anh nêu trên;
2/ Các bước thực hiện tùy theo vào tính chất công ty (vá lỗi, đập đi làm lại..), cho dù thế nào thì thay đổi mind set của Ban điều hành, quản lý cấp trung và truyền thông đến nhân viên là bước làm nên làm trước khi thực hiện các bước sau (Phương nghĩ là từ bước thứ 2 trở đi)
Chút suy nghĩ chia sẽ cùng Anh,
Thân mến,
Mrs. Hồng Phương
Ban Giám sát nội bộ
Trưởng phòng TC-HC
Bài viết quá hữu ích, cảm ơn Cường nhiều nhé
Bổ ích lắm ạ
Hùng Cường Mến,
Cảm ơn Hùng Cường đã gửi email. Cty mình từng làm sử dụng hầu hết các công cụ mà Hùng Cường chia sẻ có chăng là thứ tự hoặc cách dùng từ có khác nhau chút. Trong bài của cường còn thiếu 1 cái quan trọng là ma trận phân quyền. Ngoài ra khi tái cấu trúc hay chuyển đổi công ty thì phần chiến lược công ty cần phải có trong ngắn hạn và dài hạn từ đó ta sẽ có được sơ đồ tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn. Dưới đây là ví dụ các công cụ mà mình thường áp dụng:
1. Mô hình kinh doanh
2. Chiến lược phát triển công ty (ngắn hạn và dài hạn)
3. Sơ đồ tổ chức
4. Chức năng nhiệm vụ của HĐQT/BGĐ, Bộ phận/Phòng Ban, Nhân Viên và mô tả công việc.
5. KPIs Library (dựa trên chiến lược phát triển công ty, chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên).
6. Lộ trình nghề nghiệp
7. Khung năng lực (từ điển năng lực)
8. Ma trận phân quyền.
9. Cơ chế, chính sách, tiêu chí lương thưởng (Quy trình làm việc, SOPs, cơ chế quản lý, chính sách đãi ngộ, lương thưởng, …)
Đây là những nội dung mà mình áp dụng và tư vấn cho 1 số doanh nghiệp.
Hy vọng chia sẻ của mình có thể giải quyết được cái mà Hùng Cường đang quan tâm.
Rất mong nhận được phản hồi từ Hùng Cường.
Trân trọng,
Thanh Nam Duc Vu
Cảm ơn anh Cường đã share những kiến thức hay. Quá tuyệt, anh Cường rất tận tâm