Làm nhân sự (HR) tại các nhà máy thì hẳn mọi người sẽ không lạ gì với thuật ngữ "đơn xin xác nhận nhân sự" hoặc "đơn xin xác nhận dân sự" hoặc "giấy xác nhận nhân sự". Nguyên nhân phải có tờ đơn này hẳn ai cũng có thể suy luận ra được. Nào là do nhà máy bị mất cắp nhiều quá, nào là do công nhân vi phạm kỷ luật nhiều, nào là do công nhân không tuân thủ nội quy. Các HR nhà ta thì bất lực trong việc lọc ra những đối tượng không phù hợp khi phải tuyển số lượng lớn và nhiều. Và để tiện cho việc của mình, phòng nhân sự cũng giống hệt như các cơ quan nhà nước, không làm được thì đẩy việc khó lại cho dân. Dân ở đây là người lao động. Chúng ta không biết cách lọc ra người tốt, người xấu vậy là chúng ta đẩy việc đó cho người lao động, bắt họ về địa phương để xác nhận hạnh kiểm, xác nhận không có tiền án, tiền sự.

Thực ra có làm thế này thì cũng không kỹ. Mọi người xem bức ảnh dưới đây sẽ rõ. Nhân sự nên làm như bên chính trị (Đảng). Để được vào Đảng, phải có người về tận nơi thẩm tra lý lịch.

Đây là mẫu đơn xin xác nhận nhân sự:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do – Hành phúc
................., ngày......tháng.....năm...............

GIẤY XÁC NHẬN NHÂN SỰ

Kính gửi: Công an xã, phường, thị trấn.......

Tôi là:

Họ và tên: ……………….. Ngày sinh : …………….
Dân tộc Kinh Quốc tịch: Việt Nam
CMND số: …………. Ngày cấp: ………..
Nơi cấp: Công an ……………..
HKTT: …………………………..
Chỗ ở hiện tại: ……………………….

Trong quá trình sinh sống ở địa phương tôi luôn chấp hành tốt các chủ chương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, bản thân luôn hoàn thành các nhiệm vụ được địa phương giao, không vi phạm pháp luật, không có tiền án tiền sự.

Tôi cam đoan những lời trình bày của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật, kính mong Quý cơ quan Công an xác nhận tình trang nhận sự ở địa phương của tôi, tôi xin chân thành cảm ơn!

Người đề nghị
(Ký, ghi rõ ho tên)

XÁC NHẬN CỦA CÔNG AN....

À, khi nói đến "xác nhận nhân sự", có thể mọi người sẽ nhầm đến hoạt động này: Xác nhận nhân sự chủ chốt tại phòng quản lý doanh nghiệp xuất nhập khẩu ( http://goo.gl/Ny1Qp0 ). Cùng là 1 kiểu xác nhận nhân sự về bản chất giống nhau, tức là cùng đẩy khó cho người khác. Nhưng một cái là quy định nhà nước còn 1 cái lại là quy định của công ty. Chúng ta sẽ cùng bàn xem cái thủ tục hành chính này của công ty có đúng luật không?

Nhìn qua thì thấy cái mẫu đơn xin xác nhận nhân sự ở trên giông giống như cái phiếu lý lịch tư pháp:

Vì nó giông giống với phiếu lý lịch tư pháp nên công anh Phường (xã) thường sẽ bảo người xác nhận lên sở tư pháp để làm. Lên đây thì chắc chắn phải chờ chục ngày. Tìm hiểu kỹ thì chúng ta sẽ thấy có 2 loại giấy:

1. Giấy xác nhận nhân thân:
- Số trang: 01
- Căn cứ: thông tư liên tịch 03/2010/TTLT - BYT - BCA ngày 20 tháng 01năm 2010
- Cơ quan xác nhận: đúng thẩm quyền là CAP
- Lệ phí cấp: 0 đồng

Giấy này xử dụng trong trường hợp : giấy chứng minh nhân dân (CMND) bị mất hoặc quá hạn nhưng không có các giấy tờ thay thế khác thì buộc phải làm GIẤY CHỨNG NHẬN NHÂN THÂN hay còn gọi là GIẤY XÁC NHẬN NHÂN THÂN do công an phường nơi hành khách cư trú xác nhận.

2. Lý lịch tư pháp:
- Số trang: 09
- Căn cứ: thông tư 16/2013/TT-BTP ngày 11 tháng 11 năm 2013
- Cơ quan xác nhận: STP
- Lệ phí cấp LLTP:
+ 1. Lệ phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp: 200.000đồng/lần/người
+ 2. Lệ phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp đối với học sinh, sinh viên, người có công với cách mạng, thân nhân liệt sỹ : 100.000 đồng/lần/người
+ 3. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp đề nghị cấp trên 2 Phiếu trong một lần yêu cầu, thì kể từ Phiếu thứ 3 trở đi cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp được thu thêm 3.000 đồng/Phiếu.

Ai quan tâm tới thủ tục cấp giấy Lý lịch tư pháp tại Hà Nội vui lòng click vào đây: http://goo.gl/nXc3yG . Trong này có mẫu đơn luôn.

Như vậy, quay lại với mẫu phiếu ở trên, phòng nhân sự không nên đổi tên cái giấy đó thành Giấy xác nhận nhân sự. Cứ để nguyên thì có khi sẽ dễ dàng hơn cho người lao động. Tránh bị đẩy đi đẩy lại giữa CA Phường với Sở tư pháp.

Nhưng câu hỏi: Việc yêu cầu người lao động cung cấp giấy Xác nhận nhân sự hay Xác nhận nhân thân có đúng luật lao động không ?, đến thời điểm này chúng ta vẫn chưa có câu trả lời. Có một điều tôi chắc chắn đó là về Sổ lao động. Sổ này trước kia được dùng để cấp cho người lao động như sổ hộ khẩu và mang nó đi để xin việc. Khi có việc gì thì Doanh nghiệp sẽ phê vào sổ coi như án tích hoặc khen thưởng. ( Tìm hiểu thêm về sổ lao động tại đây: http://goo.gl/vLKcF4 ). Tuy nhiên đến dạo gần đây thì luật đã bãi bỏ việc phải có sổ lao động này ( http://goo.gl/QusjW6 ).

Trong bài viết Bộ hồ sơ lao động (nhân sự) chuẩn theo luật cần có những gì ? ( http://goo.gl/e7Uj0U ) tôi đã đi tìm hiểu và chứng minh luật yêu cầu phải có những giấy tờ sau:

01. – Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
02. – Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
03. – 02 ảnh cá nhân mới nhất (3×4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
04. – 01 bản copy chứng minh nhân dân (*)
05. – Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
06. – Giấy khai sinh bản sao có công chứng
07. – Đơn xin việc viết tay
08. – Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)
09. – Giấy đăng ký tạm trú hoặc bản sao sổ hộ khẩu
10. – Giấy phép lao động (dành cho lao động nước ngoài.)
11. – Văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động (dành cho người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi;)
12. – Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi; (số chứng minh nhân dân)
13. – Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động

và tôi không tìm thấy ở đâu có dòng yêu cầu phải có Giấy xác nhận nhân sự cả. Có chăng trong luật chỉ có dòng: Điều 19 khoản 2: “Người lao động phải cung cấp cho người sử dụng lao động về họ tên, tuổi, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, tình trạng sức khoẻ và các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu". Chỗ này chỉ có câu khá mơ hồ: "các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu". Theo hiểu biết hạn hẹp của tôi thì luật lao động không cấm việc yêu cầu phải có Giấy xác nhận nhân sự. Cái công văn của huyện Long Thành ở trên cứ vơ đũa cả nắm bảo trái luật Lao động nhưng lại không đưa ra được dẫn chứng cụ thể.

Bài dài quá rồi. Ai tìm được dẫn chứng nói Luật lao động hoặc luật nào đó cấm Doanh nghiệp yêu cầu người lao động phải có giấy xác nhận nhân sự, vui lòng báo cho tôi và mọi người cùng biết. Tôi xin đội ơn lắm.